AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI

Pengertian Audit Produksi dan Operasi

Audit produksi dan operasi melakukan penilaian secara komprehensif terhadap
keseluruhan fungsi produksi dan operasi untuk menentukan apakah fungsi ini telah
berjalan dengan memuaskan (ekonomis, efektif dan efisien). Audit ini dilakukan tidak
hanya terbatas pada unit produksi tetapi juga berlaku untuk keseluruhan proses produksi
dan operasi. Audit ini juga berperan melengkapi fungsi pengendalian kualitas.
Beberapa alasan yang mendasari perlu dilakukannya audit ini antara lain :
Proses produksi dan operasi harus berjalan sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan.
Kekurangan/kelemahan yang terjadi harus ditemukan sehingga segera dapat
diperbaiki.
Konsistensi berjalannya proses harus diungkapkan.
Pendekatan proaktif harus menjadi dasar dalam peningkatan proses.
Berjalannya tindakan korektif harus mendapat dorongan dan dukungan dari
berbagai pihak yang terkait.
Prinsip-Prinsip Umum
Beberapa prinsip umum yang memberikan panduan terhadap pelaksaan audit ini,
dapat dijadikan pedoman oleh auditor dalam menjalankan tugas profesionalnya. Prinsipprinsip tersebut antara lain:
1. Tujuan utama audit adalah untuk menentukan apakah proses produksi dan operasi
yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan untuk
memastikan bahwa produk yang dihasilkan konsisten dengan standar kualitas
yang telah ditetapkan serta mengidentifikasi wilayah (bagian) yang masih
memerlukan perbaikan.
2. Auditor harus secara objektif dan sistematis mengumpulkan dan menganalisis data
yang cukup dan relevan sebagai dasar penilaian terhadap ketaatan perusahaan
dalam menerapkan kriteria yang telah ditetapkan.
3. Auditor harus mengklarifikasi ketidaksesuaian yang terjadi antara aktivitas produksi
dan operasi denan kebutuhan kriteria (standar) yang telah ditetapkan dan
membuat

rekomendasi

untuk

peningkatan.

Disamping

itu,

auditor

harus

mendiskusikan beberapa langkah perbaikan sebagai solusi atas kekurangan yang

masih terjadi dan merupakan tanggung jawab perusahaan untuk menetukan

langkah yang paling tepat untuk memperbaiki ketidaksesuaian tersebut.
Tujuan Audit
Tujuan yang ingin dicapai melalui pelaksanaan audit ini adalah untuk mengetahui:
1. Apakah produk yang dihasilkan telah mencerminkan kebutuhan pelanggan (pasar).
2. Apakah strategi serta rencana produksi dan operasi sudah sevara cermat
menghubungkan santara kebutuhan untuk memuaskan pelanggan dengan
ketersediaan sumber daya serta fasilitas yang dimiliki perusahaan.
3. Apakah strategi, rencana produksi dan operasi telah mempertimbangkan
kelemahan-kelemahan internal, ancaman lingkungan eksternal serta peluang yang
dimiliki perusahaan.
4. Apakah proses transformasi telah berjalan secara efektif dan efisien.
5. Apakah penempatan fasilias produksi dan operasi telah mendukung berjalannya
proses secara ekonomis, efektif, dan efisien.
6. Apakah pemeliharaan dan perbaikan fasilitas priduksi dan operasi telah berjalan
sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung dihasilkannya
produk yang sesuai dengan kualitas, kuantitas dan waktu yang telah ditetapkan.
7. Apakah setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi telah
melaksanakan aktivitasnya sesuai dengan ketentuan serta aturan yang telah
ditetapkan perusahaan.
Manfaat Audit
1. Dapat memberikan gambaran kepada pihak yang berkepentingan tentang
ketaatan dan kemampuan fungsi produksi dan operasi dalam menerapkan
kebijakan serta strategi yang telah ditetapkan.
2. Dapat memberikan informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses produksi
dan operasi yang telah dilakukan perusahaan serta hambata-hambatan yang
dihadapi.
3. Dapat menentukan area permasalahan yang masih dihadapi dalam mencapai
tujuan produksi dan operasi serta tujuan perusahaan secara keseluruhan.
4. Dapat menilai kekuatan dan kelemahan strategi produksi dan operasi serta
kebutuhan perbaikannya dalam meningkatkan kontribusi fungsi ini terhadap
pencapaian tujuan perusahaan.
Tahap-Tahap Audit

1. Audit Pendahuluan
Audit pendahuluan diawali dengan perkenalan antara pihak auditor dengan
organisasi auditee. Pertemuan ini bertujuan untuk mengonfirmasi scope audit,
mendiskusikan rencara audit dan penggalian informasi umum tentang organisasi
auditee, objek yang diaudit, mengenal lebih lanjut kondisi perusahaan dan
prosedur yang diterapkan pada prises produksi dan operasi.
Pada tahap ini auditor melakukan overview terhadap perusahaan secara
umum, produk yang dihasilkan, proses produksi dan operasi yang dihasilkan,
melakukan peninjauan terhadap produksi, layout pabrik, sistem computer yang
digunakan dalam upaya menunjang keberhasilan fungsi ini dalam mencapai
tujuan. Setelah melakukan tahap ini auditor dapat memperkirakan kelemahankelemahan yang mungkin terjadi pada fungsi produksi dan operasi perusahaan
auditee.
2. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen
Auditor melakukan review dan pengujian terhadap bebrapa perubahan
yang tejadi pada struktir perusahaan, sistem manajemen kulatias, fasilitas yang
digunakan dan/atau personalia kunci dalam perusahaan, sejak hasil audit terakhir.
Pada

tahap

penyimpangan

ini

auditor

dan

juga

mengindentifikasi

gangguan-gangguan

yang

dan

mengklasifikasikan

mungkin

terjadi

yang

mengakibatkan terhambatnya pencapaian tujuan audit produksi dan operasi.

Berdasar review dan pengujian yang dilakukan pada tahap ini auditor
mendapatkan keyakinan tentang dapat diperolehnya data yang cukup dan
kompeten serta tidak terhambatnya akses untuk melakukan pengamatan yang
lebih dalam terhadap tujuan audit sementara yang telah ditetapkan pada tahapan
audit sebelumnya.
3. Audit Lanjutan (Terinci)
Pada tahapan ini auditor melakukan audit yang lebih dalam dan
pengembangan temuan terhadap fasilitas, prosedur, catatan-catatan (dokumen)
yang berkaitan dengan produksi dan operasi.
Untuk mendapatkan informasi yang lengkao , relevan, dan dapat dipercaya,
auditor menggunakan daftar pertanyaan (audit checklist) yang ditunjukkan oleh
pihak yang berwenang mengenai masalah ayang diaudit. Disini auditor harus
meyoroti keseluruhan kesesuaian atau tidak sesuaian yang ditemukan.
4. Pelaporan
Pelaporan Laporan audit dijelaskan sebagai berikut :
1. Informasi Latar Belakang

Menyajikan gamabaran umum fungsi produksi dan operasi dari perusahaan

yang diaudit , tujuan dan strategi pencapainnya serta ketersediann sumber
daya yang mendukung keberhasilan implementasi strategi.
2. Kesimpulan Audit dan Ringkasan Temuan Audit
Menyejikan kesimpulan atas hasil audit yang telah dilakukan auditor dan
ringkasan temuan audit sebagai pendukung kesimpulan yang dibuat
3. Rumusan Rekomendasi
Menyajikan rekomendasi yang diajukan oleh auditor sebagai alternative solusi
atas kekurangan-kekurangan yang masih terjadi. Rekomendasi harus didukung
hasil analisis dan menjelaskan manfaat yang diperoleh jika di rekomendasi ini
diterapkan serta dampak negative yang mungkin terjadi dimasa depan jika
rekomendasi tidak diterapkan.
4. Ruang Lingkup Audit
Ruang lingkup audit menjelaskan tentang cakupan (luas)audit yang dilakukan,
sesuai dengan penugasan yang diterima atau disepakatu dengan pemberi
tugas audit.
5. Tindak Lanjut
Rekomendasi
alternative

yang

perbaikan

ditawarkan
yang

auditor

dalam

laporannya

ditawarkan

untuk

meningkatkan

merupakan
berbagai

kelemahan atau kekurangan yang terjadi. Tindakan lanjut yang dilakukab

merupakan bentuk komitemen manajemen untuk menjadikan organisasinya
menjadi lebih baik.
Ruang Lingkup Audit
Secara keseluruhan ruang lingkuo audit produksi dan operasi meliputi:
1. Rencana Produksi dan Operasi
2. Produktivitas dan Nilai Tambah
3. Pengendalian Produksi dan Operasi
Rencana Produksi dan Operasi
Merupakan penjabaran dari rencana pencapaian tujuan perusahaan secara
keseluruhan. Rencana ini menghubungkan kebutuhan pasar atas produk yang di
prasyaratkan, aktivitas pengembangan dan rekayasa, kapasitas produksi, rencana
persediaan, keuangan, ketersediaan SDM, bahan baku, dan tingkat imbal hasil investasi
yang dirasyaratkan investor.
Untuk itu perlu disusun rencana induk, yaitu:
1. Jadwal Induk Produksi

Jadwal produksi utama membuat spesifikasi tentang apa yang akan dibuat
dan kapan akan dibuat, sesuai dengan rencana produksi
Jadwal produksi yang akurat dapat meminimumkan biaya persediaan dan
penyetelan mesin karena jadwal ini telah menghubungjan antara kebutuhan
konsumen dengan jadwal pengiriman, penerimaan, bahan baku, dan pengelolaan
kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan.
Keuntungan jadwak produksi akurat :
a. Meminimumkan kerja lembur
b. Meminimumkan waktu sumberdaya yang menganggur
c. Dan penentemuan tingkat persediaan yang optimal
2. Penilaian Atas Pengguna Kapasitas Produksi
Pertimbangan kebutuhan kapasitas berpengaruh

secara

mendasar

terhadap jadwal, oleh karena itu perusahaan harus memiliki kebijakan dan strategi
yang tepat dan berkaitan denga besaran yang harus dimiliki. Jika berdasarkan
rencana penjualan ternyata rencana produksi lebih kecil daripada kemampuan
kapasitas yang dimiliki , memungkinkan perusahaan untuk menerima pesanan
produksi dengan harga dibawah tingkat laba normal untuk memaksimalkan
penggunaan kapasitas.
3. Tingkat Persediaan
Secara umum persediaan pada industri manufaktur terdiri atas:
a. Persediaan Bahan Baku
b. Persediaan Barang Dalam Proses
c. Persediaan Barang jadi
d. Persediaan Pelengkap
4. Perencanaan Keseimbangan Lintas Produksi
Perencanaan keseimbangan lintas produksi atau disebut juga dengan
production line balancing bertujuan untuk memperoleh suatu arus produksi yang
lancar guna memperoleh optimalisasi penggunaanfasilitas, tenaga kerja dan
peralatan yang tinggi melalui penyeimbangan waktu kerja antar stasiun kerja (work
station).
Elemen- elemen dalam aktivitas produksi dikelompokkan sedemikian rupa
sehingga dapat memperoleh keseimbangan dalam penggunaan sumber daya
produksi maka tujuan produksi tercapai dengan ekonomis, efektif, dan efisien.
Melalui perencanaan keseimbangan lintas produksi yang tepat dapat diperoleh
suatu keseimbangan beban atau loading (antara operator dan mesin) dalam
aktivitas produksi, sehingga kemacetan (bottleneck) dalam lini produksi dapat
dihindari.
Dalam menyusun keseimbangan lini produksi terdapat dua faktor penting
yaitu:

1. Jumlah waktu seluruh tugas

2. Waktu elemen tugas terpanjang
Dua faktor tersebut penting karena waktu siklus operasi minimum dapat diketahui.
Berdasarkan waktu siklus ini, output dapat dihitung dengan :

waktu operasi
waktu siklus
Pemilihan waktu siklus yang lebih pendek dapat menghasilkan output lebih besar
dan membutuhkan stasiun kerja yang lebih besar pula.
Pengelompokkan

penugasan

dalam

mencapai

keseimbangan

lintas

produksi dapat dilakukan dengan dua metode:

Metode Trial and Error.

Metode ini lebih sederhana sehingga mudah diterapkan untuk kasus-kasus

dengan jumlah elemen tugas yang tidak banyak.

Metode heuristic.
Metode ini memberikan hasil yang lebih akurat pada kasus jumlah elemen
penugasan yang sangat banyak. Metode ini mengelompokkan penugasan dalam
mencapai keseimbangan lintas produksi yang optimal dengan prosedur sebagai
berikut:
1. Menetapkan tugas yang dapat dipilih sebagai tugas awal.
2. Menetapkan tugas yang cocok dengan waktu yang tersedia.
3. Menetapkan penugasan pada suatu stasiun kerja sampai maksimal.
4. Melanjutkan ke stasiun kerja berikutnya dengan mengulangi prosedur 1,2,3
sampai semua penugasan selesai.
Produktivitas dan Peningkatan Nilai Tambah
Nilai tambah meliputi seluruh usaha dalam meningkatkan manfaat yang diperoleh
baik oleh perusahaan maupun pelanggan. Penerapan teknologi mutakhir dan metode
produksi yang inovatif dapat meningkatkan efisiensi proses. Faktor penting dalam usaha
peningkatan nilai tambah adalah adanya komitmen untuk beroperasi secara efisien pada
semua tingkatan dalam perusahaan.
Lean production, suatu metode produksi ramping, yang dikembangkan oleh
produsen mampu secara signifikan member keuntungan bagi perusahaan yang
menerapkannya. Keunggulan metode ini adalah didukung oleh kebijakan dan praktik
produksi yang secara maksimal mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan
untuk meningkatkan keunggulan bersaingnya. Kebijakan dan praktik tersebut meliputi:

1. Penghapusan Persediaan (Zero Inventory)

Metode ini menggunakan Just in Time dalam menurunkan persediaan dan
pemborosan yang disebabkan oleh persediaan tersebut.
2. Zero Defect
Metode produk ini membangun suatu system produksi dan operasi yang
dapat membantu karyawan memproduksi unit yang sempurna untuk setiap kalinya.
Persiapan proses produksi dilakukan dengan lebih matang untuk mencegah
terjadinya kegagalan dalam menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas
yang telah ditetapkan.
3. Meminimalkan Kebutuhan Tempat (Areal).
Upaya memenimalkan jarak tempuh unit produk dapat mengurangi
kebutuhan tempat dalam proses produksi. Penataan fasilitas produksi yang
terintegrasi dengan gudang penyimpanan bahan baku dan/atau produk jadi, dapat
menghemat kebutuhan tempat tanpa mengganggu jalannya proses produksi.
4. Kemitraan Dengan Pemasok.
Melibatkan

pemasok

ke

dalam

rencana

keberhasilan

perusahaan

merupakan model yang banyak dikembangkan dalam praktik produksi modern saat
ini. Dengan membangun hubungan yang erat (kemitraan) dengan pemasok dan
menjalankan rencana dan standart kebutuhan bahan kepadanya, pemasok
menjadi memahami dengan baik kebutuhan perusahaan dan bertanggung jawab
untuk memenuhi kebutuhan perusahaan terhadap pasokan bahan baku baik dalam
kualitas, kuantitas, dan waktu pasokan tersebut dibutuhkan harus sudah tersedia di
perusahaan.
5. Meminimalkan Aktifitas yang Tidak Menambah Nilai.
Melalui suatu analisis aktifitas dan komitmen untuk melakukan perbaikan
secara terus-menerus, perusahaan yang menerapkan metode ini, meminimalkan
aktifitas-aktifitas yang tidak berguna (tidak menambah nilai) baik bagi pelanggan
maupun bagi perusahaan.
6. Pengembangan Angkatan Kerja.
Dengan secara terus-menerus memperbaiki desain pekerjaan, pelatihan,
partisipasi, komitmen karyawan dan pemberdayaan kelompok-kelompok kerja,
metode ini secara konsisten mengembangkan angkatan kerja.
7. Menciptakan Tantangan Dalam Bekerja.

Mampu menciptakan hal- hal baru dalam pekerjaan atau ber eksperimen
mencoba hal baru yang mampu membuat kita untuk tambah maju dan tidak
monoton.
Selanjutnya lean production juga menemukan tujuh sumber pemborosan
yang mengakibatkan operasi perusahaan tidak efisien. Hal ini tentunya harus
menjadi focus utama dalam proses audit, yaitu :

Produksi yang lebih besar dari kebutuhan

Waktu tunggu dan waktu menganggur
Penanganan material yang terlalu sering
Persediaan
Pergerakan peralatan dan operatornya yang tidak menambah nilai bagi produk.
Proses produksi yang tidak penting
Pengolahan kembali produk cacat

Pengendalian Produksi dan Operasi

Proses ini menyangkut pengamatan atas hubungan antara proses yang berjalan
dengan standar (kriteria) yang telah ditetapkan. Pengamatan ini bertujuan untuk memandi
proses agar tidak keluar dari standar operasi pencapaian tujuan perusahaan, agar
keseimbangan antara sumber daya yang tersedia dengan permintaan total dapat
dipertahankan.
Tujuan utama dari pengendalian produksi dan operasi meliputi tiga hal penting
dalam keunggulan bersaing perusahaan, meliputi:
1. Memaksimumkan Tingkat Pelayanan
Pengandalian harus menjamin bahwa pelayanan telah diberikan secara
tepat.
2. Meminimumkan Investaasi Persediaan
Pengendalian harus mampu memandu seluruh aktivitas (uatam dan
pendukung) manufaktur ke dalam suatu proses yang terintegrasi, sehingga proses
berjalan sesuai dengan rencana dan jadawal yuang telah ditentukan.
3. Efisiensi Produksi dan Operasi
Efisiensi produksi dan operasi merupakan suatu yang mutlak dan harus
menjadi budaya kerja pada setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan
operasi.
Pengendalian produksi dan operasi meliputi pengendalian terhadap
keseluruhan komponen dan

tahapan daam proses produksi mulai dari

penanganan bahan baku sampai dengan penanganan penyerahan produk jadi ke

gudang. Secara rinci pengendalian tersebut meliputi hal-hal berikut ini:

a.

Pengendalian Bahan Baku

Pengendalian bahan baku bertujuan untuk memastikan bahwa bahan baku
yang diolah dalam proses produksi telah sesuai dengan kebutuhan standar
kualitas produk yang dihasilkan.

b.

Pengendalian Peralatan dan Fasilitas Produksi

Pengendalian ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua peralatan dan
fasilitas produksi ada dalam keadaan siap untuk melaksanakan proses
produksi sesuai dengan ketentuan penggunaannya. Seluruh peralatan dan
fasilitas produksi lainnya harus sesuai dengan ukuran dan desain produk
yang telah ditentukan. Penempatan fasilitas dan peralatan harus sesuai
dengan karakteristik dan metode produksi yang diterapkan, sehingga arus
material dalam proses produksi dapat berjalan secara efektif dan efisien.

c.

Pengendalian Transformasi
Pengendalian transformasi disini bertujuan untuk memastikan bahwa
proses pengolahan input menjadi output telah berjalan sesuai dengan
kebutuhan proses yang efektif dan efisien. Untuk mencapai tujuan tersebut,
pengendalian ini mencakup:

pengesahan proses produksi dan pengendalian perubahan atas

permintaan,

d.

inspeksi sampel dalam proses untuk menguji pemenuhan spesifikasinya

pengendalian laboratorium

pemrosesan/pengerjaan ulang karena kesalahan proses

Pengendalian Kualitas
Pengendalian ini memastikan bahwa produk yang dihasilkan nanti mampu
memenuhi spesifikasi pelanggan. Setiap fungsi yang terlibat mulai dari
persiapan sampai dengan proses operasional perusahaan memiliki
tanggung jawab secara proporsional terhadap kualitas produk dan
kemampuannya dalam memenuhi harapan pelanggan. Hal ini merupakan
bentuk implementasi fokus pelanggan yang menjadi pola fikir dalam
pengelolaan

perusahaan,

dimana

seluruh

komponen

perusahaan

berkomitmen dan bekerja sama membentuk suatu rantai nilai internal.

Sistem biaya kulitas dapat memberikan informasi kepada perusahaan
tentang berbagai aktivitas yang terlibat dalam menghasilkan produk sesuai
dengan standar kualitas yang ditetapkan.

e.

Pengendalian Barang Jadi

Pengendalian ini bertujuan untuk memastikan bahwa penanganan barang
setelah produksi berjalan sesuai dengan prosedur, sehingga tidak terjadi
kerusakan barang dalam proses penyimpanan dan pendistribusiannya.
Pengendalian ini meliputi beberapa tahap antara lain:
1. Verifikasi, penanganan, dan penyimpanan; ditujukan untuk memastikan
bahwa barang yang diterima dari proses produksi telah ditangani dengan
baik termasuk penyimpanannya.
2. Inspeksi, pengujian, dan distribusi; ditujukan untuk memastikan bahwa
produk yang diserahkan kepada pelanggan adalah sesuai dengan
spesifikasinya.