Anda di halaman 1dari 20

MAKALAH

PEMERIKSAAN MANAJEMEN

“AUDIT MANAJEMEN TERHADAP KEPASTIAN MUTU

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Pemeriksaan Manajemen Dosen Pengasuh:

Ibu Dr. Budi Rofelawaty, SE.,M.Si.,Ak.,CA.

MAKALAH PEMERIKSAAN MANAJEMEN “AUDIT MANAJEMEN TERHADAP KEPASTIAN MUTU Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah

Oleh :

Haderianor 2013.12.8730

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI NASIONAL BANJARMASIN TAHUN 2016

1.1 Latar Belakang

BAB I PENDAHULUAN

Semakin banyaknya perusahaan di Indonesia maka persaingan yang terjadi akan semakin tinggi. Persaingan dalam merebut pasar mendorong perusahaan untuk memberikan yang lebih kepada pelanggannya relatif dibandingkan dengan apa yang diberikan pesaing. Usaha dan operasional perusahaan terfokuskan kepada keinginan, harapan dan kebutuhan pelanggan (customer focus). Sehingga, perusahaan perlu membangun suatu sistem kepastian mutu untuk memastikan bahwa proses-proses yang berjalan di dalam perusahaan dapat menjamin dihasilkan dan diserahkannya produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan.

Sistem kepastian mutu merupakan sesuatu yang dinamis. Sistem ini harus mampu beradaptasi dan berubah untuk mampu menghasilkan produk yang sesuai dengan keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan. Sebagai bagian dari komitmen perusahaan untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan untuk memenuhi persyaratan pelanggan, secara periodik dilakukan audit terhadap sistem kepastian mutu yang diterapkan perusahaan.

Dengan demikian Audit kepastian mutu sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan dalam mengukur suatu kinerja perusahaan. Bagaimana suatu perusahaan dapat bersaing dengan melihat aspek outcome. Hasil dari efesiensi dan efektivitas suatu perusahaan dapat diukur dengan input, output dan outcome. Mutu atau kualitas juga merupakan tolak ukur suatu perusaahan. Dalam makalah ini akan menjelaskan bagaimana Audit Manajemen Terhadap Kepastian Mutu. Menjelaskan prinsip dan strategi yang digunakan dalam audit manajemen terhadap kepastian mutu.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas maka rumusan masalah dari makalah ini sebagai berikut :

  • 1. Apa pengertian audit kepastian mutu?

  • 2. Apa manfaat audit kepastian mutu?

  • 3. Bagaimana ruang lingkup audit kepastian mutu?

  • 4. Bagaimana strategi pendekatan audit kepastian mutu?

1.3 Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah diatas maka makalah ini mempunyai tujuan.Tujuan dari makalah ini sebagai berikut :

  • 1. Memahami pengertian audit kepastian mutu

  • 2. Memahami manfaat audit kepastian mutu

  • 3. Memahami ruang lingkup audit kepastian mutu

  • 4. Memahami strategi pendekatan audit kepastian mutu

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Audit Manajemen Kepastian Mutu

Audit mutu didefinisikan sebagai proses sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi (BSN, 2002). Audit Sistem Mutu biasanya dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian aktivitas organisasi terhadap standar Sistem Manajemen Mutu yang telah ditentukan serta efektivitas dari penerapan system tersebut. Sedangkan menurut The International Standard For Terminology In Quality Manajement, ISO 8402, audit mutu merupakan suatu pengujian yang sitematis dan independent untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan, dan apakah pengaturan tersebut

dapat diimplementasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan. Jadi dalam hal audit ini, auditor menguji kesesuaian terhadap standard system mutu yang berlaku dan mengedentifikasi perbaikan yang mungkin dilakukan. Audit sistem kepastian mutu adalah “proses sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit yang telah dipenuhi.” Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya. Secara garis besar, urutan - urutan dari persyaratan utama ISO dapat dijelaskan sebagai berikut, (Suardi, 2001) :

  • a. organisasi dalam usahanya untuk memenuhi tujuannya memerlukan arahan yang jelas mengenai tujuan organisasi dari pimpinan puncak. Tujuan organisasi ini dijelaskan dalam visi misi organisasi yang merupakan perencanaan strategis sebagai wujud tanggung jawab manajemen (Management Responsibility). Secara lebih detail visis misi organisasi dijelaskan dalam kebijakan dan sasaran mutu.

  • b. Untuk mencapai visi misi, organisasi sangat bergantung pada pelanggannya dan pihak - pihak lain yang berkepentingan seperti karyawan dan pemegang saham. Oleh karena itu, organisasi terutama pimpinan puncak harus mengetahui keinginan dan harapan pelanggan di masa yang akan datang, yang kemudian diinformasikan keseluruh bagian organisasi.

c.

Untuk

merealisasikan

persyaratan

dan harapan pelanggan diperlukan

komitmen pimpinan puncak dalam menyediakan sumber daya (Resources Management) seperti manusia, peralatan, metode dan keuangan.

  • d. Dari perencanaan strategis dan sumber daya yang tersedia dapat menghasilkan produk jasa (Product Realizement) yang sesuai dengan persyaratan dan harapan pelanggan.

  • e. Produk atau jasa yang dihasilkan akan diterima oleh pelanggan. Pada proses ini dapat dibandingkan antara harapan dan kenyataan akan produk/jasa yang diterima pelanggan, sehingga organisasi dapat mengukur kepuasan pelanggan. Kemudian dilakukan analisis (Analysis) data dan hasilnya ditindaklanjuti dengan program peningkatan (Improvement).

  • f. Dalam menjalankan program peningkatan diperlukan analisa dan tersedianya sumber daya oleh pimpinan puncak, oleh karena itu komitmen pimpinan puncak diperlukan untuk menjalankannya dalam proses peningkatan berkesinambungan terus berlanjut (Continual Improvement) tanpa henti dengan tujuan akhir mendapatkan keuntungan bagi organisasi.

  • 2.2 Manfaat Audit Manajemen Kepastian Mutu

Audit dirancang untuk salah satu atau lebih dari tujuan berikut :

  • 1. Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan standar yang telah ditentukan

  • 2. Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan

  • 3. Memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem mutu;

  • 4. Memenuhi syarat-syarat peraturan/perundangan. Berikut ini alasan dalam mengaudit kepastian mutu :

  • 2. Meyakinkan bahwa institusi akuntabel terhadap mutu dan standar yang telah ditentukan.

  • 3. Meningkatkan

kemampuan

institusi untuk memprioritaskan lingkup

tertentu dan memfasilitasi pengambilan keputusan.

  • 4. Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan lebih baik terhadap persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta untuk menilai mutu.

  • 5. Menyediakan sarana untuk identifikasi cara kerja yang baik untuk disebarluaskan.

Audit sistem kepastian mutu memiliki peranan penting dalam memberikan kepastian kualitas mutu kepada pelanggan dan proses yang berlangsung di dalam

perusahaan. Hasil audit kepastian mutu adalah laporan yang berisi temuan-temuan berupa deviasi atau penyimpangan dari standar yang telah ditentukan dan tindakan korektif yang direkomendasikan kepada manajemen dan fungsi perusahaan yang terkait. ` Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas dengan berbagai kepentingan dan tujuannya yaitu perusahaan, pelanggan, pemerintah, asosiasi, dan lembaga sertifikasi. Manfaat audit manajemen kepastian mutu sebagai berikut :

  • 1. Menilai ketaatan terhadap prosedur pengendalian mutu dan standar program mutu.

  • 2. Menilai proses pengembalian keputusan untuk keabsahan.

  • 3. Menilai karakteristik mutu suatu produk serta proses yang berkaitan dengan spesifikasi dari pelanggan atau pendesain melalui pengendalian dari inspkesi reguler.

  • 4. Memperbaiki efektivitas dari program manajemen mutu.

  • 5. Mengeksplorasi penyebab kerusakan, keluhan pelanggan dan masalah lain.

  • 6. Memperoleh sertifikasi normal dari program manajemen mutu.

  • 7. Mengarahkan dan memotivasi staff dan manajemen untuk menciptakan

kesadaran mutu.

Menunjukkan

  • 8. perhatian

manajemen

mutu

terhadap

pemasok untuk

memperoleh perlindungan atas tuntutan liabilitas produk.

  • 9. Memperkenalkan formalitas dan konsistensi dalam program mutu.

10. Melakukan pelatihan dan memberikan pengetahun teknis.

Hasil audit dapat dimanfaatkan untuk berbagai keperluan. Salah satu manfaat audit yang paling sentral adalah sebagai dasar untuk mengambil keputusan, melakukan perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektivitas fungsi organisasi. Dengan informasi hasil penilaian auditor dan rekomendasi yang disampaikan, akan memungkinkan pimpinan unit operasi melakukan tindakan perbaikan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas maupun produktivitas usaha secara lebih terarah. ` Proses audit merupakan media pembelajaran dan pertumbuhan yang tidak ternilai harganya bagi para pelaku audit itu sendiri. Karena melalui proses audit, tejadi proses pemahaman secara mendalam tentang seluk beluk operasi organisasi serta permasalahan yang dihadapinya, baik permasalahan skala organisasi maupun permasalahan spesifik yang ada pada setiap fungsi dalam organisasi. Dengan demikian seorang auditor secara disadari atau tidak telah mempelajari proses manajemen organisasi secara komprehensif dan manajemen fungsional secara intensif.

  • 2.3 Ruang Lingkup Audit Manajemen

Tipe audit dapat dibedakan tergantung dari pada obyek dan tujuan audit :

  • 1. Internal dan Eksternal Audit eksternal dilakukan oleh orang luar terhadap perusahaan. Hasil audit sering dibagi oleh perusahaan yang diaudit dan pelanggan yang melakukan audit.

  • 2. Sistem, Produk, Proses, Lokasi, dan Organisasional Audit ini mensyaratkan keahlian teknologi auditor. Garis dasar (baseline) dan regular. Baseline audit, biasanya lebih menyeluruh dan intensif. Regular audit, dapat diperluas dengan audit khusus atau audit ad hoc dengan alasan kerusakan yang banyak, perubahan-perubahan, dan ketersediaan sumber daya.

  • 3. Khusus dan komprehensif

Audit khusus (special audits), adalah terbatas. Audit komprehensif (comprehensive audits), mencakup area - area lain seperti akuntansi, operasi, dan pemasaran.

Biaya mutu :

  • 1. Biaya pencegahan (prevention cost)

  • 2. Biaya penilaian (appraisal cost)

  • 3. Biaya kegagalan internal (internal failure cost)

  • 4. Biaya kegagalan eksternal (external failure cost)

` Dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) ada beberapa alasan melakukan audit berkesinambungan. Yaitu untuk melihat efektivitas sistem berdasar sampling dan lokasi / bagian, walaupun alasan yang pokok memberi jaminan dan mencegah timbulnya masalah-masalah dan meningkatkan efektivitas SMM alasan melakukan audit antara lain (Iskandar Indranata, 2006) :

  • 1. Meyakinkan organisasi akan efektivitas dan kesesuaian akan system itu sendiri.

  • 2. Meyakinkan

organisasi dalam memilih pemasok baru, bahwa SMM

pemasok sesuai dengan apa yang diinginkan organisasi.

  • 3. Meyakinkan organisasi bahwa pemasok yang ada masih memenuhi persyaratan yang ditetapkan organisasi.

  • 4. Memenuhi kesesuaian standar/undang-undang, bahwa organisasi harus terus menerus mengimplementasikan dan memelihara SMM secara konsisten.

Prinsip Audit Manajemen Mutu

Audit mutu didasarkan pada sejumlah prinsip. Ketaatan dan kepatuhan terhadap prinsip tersebut merupakan prasyarat untuk memberikan kesimpulan audit yang sesuai dan cukup serta memungkinkan auditor bekerja secara independen untuk mencapai kesamaan kesimpulan pada situasi serupa. Prinsip Audit Mutu, secara garis besar terdiri dari dua prinsip yaitu prinsip-prinsip yang terkait dengan auditor dan prinsip-prinsip yang terkait dengan kegiatan audit. Prinsip-prinsip yang terkait dengan auditor, yaitu :

  • a. Kode Etik sebagai Dasar Profesionalisme. Kode Etik merupakan dasar profesionalisme auditor dalam pelaksaan audit. Profesionalisme dari seorang auditor tercermin pada sikap dapat dipercaya, memiliki integritas, dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian. Seorang auditor harus mampu menunjukkan sikap berpendirian, yaitu sikap mampu memberikan penilaian yang proporsional dan kontekstual.

  • b. Menyajikan hasil yang obyektif dan akurat,Seorang auditor berkewajiban untuk melaporkan hasil temuan audit secara benar dan akurat. Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit mencerminkan pelaksanaan kegiatan audit secara benar dan akurat. Hambatan signifikan yang ditemukan selama audit dan perbedaan pendapat yang tidak terselesaikan antara tim audit dan auditi harus dilaporkan.

  • c. Profesional, memiliki kompetensi sebagai auditor.

Prinsip Audit yang relevan dengan kegiatan audit, yaitu :

  • a. Independen - auditor (mandiri dan tidak berpihak) tidak melakukan audit pada area yang bukan tanggungjawabnya.

  • b. Bukti Obyektif sebagai dasar membuat kesimpulan audit, dapat diverifikasi dan sample audit yang diambil cukup mewakili

  • c. Terencana, audit harus terencana secara sistematik sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi.

  • d. Auditor harus berkualifikasi dan independen

  • e. Maksud dan tujuan dari audit harus diklarifikasi dan disetujui

  • f. Audit harus direncanakan dan dipersiapkan secara memadai

  • g. Orang yang bertanggung jawab atas aktifitas yang akan diaudit harus secara baik dan diberitahukan sebelum dan sesudah audit

  • h. Rencana audit dan laporan akhir harus tertulis

  • i. Auditor harus menindaklanjuti tindakan perbaikan

  • j. Penilaian terhadap standar harus obyektif, faktual dan apabila mungkin kuantitatif

  • k. Audit tidak mengganggu kegiatan operasional yang berjalan

  • l. Frekuensi, intensitas dan luas audit bervariasi dengan kebutuhan aktual

  • m. Kertas kerja dan dokumen audit harus disimpan dengan baik dan teratur

  • n. Uji petik untuk mengumpulkan bukti harus tidak memihak dan dapat dipercaya

2.4 Strategi Pendekatan Audit Kepastian Mutu

Mengadopsi model PDSA (plan-do-study-act) yang dipopulerkan oleh deming,

audit sistem manajeman mutu dapat mengikuti langkah-langkah beriku:

  • 1. Perencanaan audit Ada tahap ini auditor melakukan identifikasi terhadap tujuan atau sasaran organisasi. Perencanaan audit dapat mengidentifikasi 5W + 1H : siapa (who), apa (what), dimana (where), mengapa (why), dan bagaimana (how), yang berkaitan dengan objek audit.

  • 2. Pelaksanaan audit Pelaksanaan audit diawali dengan suatu pertemuan pendahuluan auditor dengan berbagai pihak yang berwenag untuk membahas tentang ruang lungkup audit, tujuan, jadwal pelaksanaan, dan rancangan kertas kerja audit (KKA). Proses audit diawali dengan mereview / memeriksa proses, produk, atau sistem. Setelah mereview proses, auditor mendokumentasikan berbagai temuan auditnya dalam KKA, yang nantinya akan disajikan dalam ringkasan umum yang akan dibahas pada pertemuan akhir dengan berbagai pihak terkait. Dalam waktu yang singkat kemudian auditor menyajikan laporan tertulis, yang mencatat temuan - temuan audit, kesimpulan audit, dan rekomendasi yang diberikan.

  • 3. Mempelajari hasil audit Hasil audit menyajikan informasi tentang kekuatan, kelemahan dan beerapa bagian yang membutuhkan peningkatan dalam organisasi auditee. Sebagai respon terhadap laporan audit, pihak-pihak yang terkait kemudian mengembangkan rencana tindakan perbaikan berdasarkan rekomendasi yang diberikan auditor. Hasil pengembangan tersebut dirumuskan dan didokumentasikan dalam suatu rencana tindakan korektif yang akan diambil.

  • 4. Tindakan perbaikan Pada tahap ini, organisasi didampingi oleh auditor, mengimplementasikan rencana tindakan perbaikan yang telah ditetapkan.

Strategi

meningkatkan nilai tambah. Berikut ini adalah beberapa strategi

yang dapat dijadikan panduan oleh auditor dalam audit kepastian mutu :

  • 1. Perencanaan Audit

    • a. Memahami harapan auditee / budaya organisasi

  • b. Perhatian khusus pada beberapa permasalahan (hasil dari audit sebelumnya).

c.

Analisis

resiko

berdasarkan

sector

industry

atau

khusus

terhadap

organisasi auditee.

  • d. Praevaluasi terhadap peraturan yang berhubungan.

  • e. Membentuk tim audit yang kompeten untuk mencapai tujuan audit.

2.

  • f. Mengalokasikan waktu yang cukup. Teknik Audit

 
  • a. Fokus pada beberapa proses dengan prosedur yang terbatas. Mendokumentasikan prosedur, instruksi kerja, daftar pertanyaan, dan sebagainya sangatlah penting untuk rencana organisasi dan proses

pengendalian.

  • b. Ingat dan pahami dengan baik prinsip-prinsip managemen kualitas.

  • c. Gunakan pendekatan PDAC (plan, do, check, act ) untuk mengevaluasi

efektivitas organisasi.

 

3.

Menghubungkan

temuan

dan

pengaruhnya

terhadap kemampuan

organisasi menyediakan produk sesuai dengan spesifikasinya Laporan dan Tindak Lanjut sebagai berikut :

  • 1. Melaporkan secara pantas temuan-temuan audit.

  • 2. Pastikan bahwa beberapa aspek budaya ikut menjadi bahan pertimbangan.

  • 3. Memberi tekanan terhadap temuan positif sebagai sesuatu yang tepat.

  • 4. Melihat bagaimana solusi yang diusulkan oleh organisasi sebagai respon terhadap temuan negative berguna.

  • 5. Laporan harus objektif dan berfokus pada audiens yang tepat.

  • 3.1 Kesimpulan

BAB III

PENUTUP

Dari pembahasan makalah ini mengambil suatu kesimpulan bahwa Audit manajemen mutu bertujuan untuk mengindentifikasi kegiatan, program dan aktivitas manajemen suatu organisasi yang masih memerlukan perbaikan. Dari hasil identifikasi tersebut diberikan suatu rekomendasi kepada manajemen yang nantinya akan digunakan sebagai acuan untuk perbaikan dan pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut. Berkaitan dengan tujuan ini titik berat audit diarahkan terutama berbagai objek audit yang diperkirakan dapat diperbaiki di masa yang akan datang, disamping juga mencegah kemungkinan terjadinya berbagai kerugian. Ruang lingkup audit manajemen meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen. Ruang lingkup ini dapat berupa seluruh kegiatan atau dapat juga hanya mencakup bagian tertentu dari program / aktivitas yang dilakukan. Periode audit juga bevariasi, bisa untuk jangka waktu satu minggu, beberapa bulan, satu tahun bahkan untuk beberapa tahun, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

  • 1.2 Saran

Kriteria merupakan standar (pedoman,norma) bagi setiap individu/kelompok di dalam perusahaan dalam melakukan aktivitasnya. Penyebab merupakan tindakan yang dilakukan oleh setiap individu/kelompok di dalam perusahaan. Penyebab dapat bersifat positif, atau sebaliknya bersifat negatif. Program/aktivitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang lebih rendah dari standar yang telah ditetapkan merupakan akibat negatif dari perilaku individu dan kelompok. Untuk itulah diperlukan audit sistem mutu demi perbaikan kinerja organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Bayangkara, IBK. 2008. Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta:

Salemba Empat. P. Siagian, Sondang (2001), Audit Manajemen. Jakarta, Bumi Aksara. Tunggal, Amin Widjaja (2000), Audit Manajemen Kontemporer. Jakarta, Rineka Cipta.

Medan, 08 Juni 2012

No.

: 025/ KAP/ XI/ 2012

Lampiran

: 3 Eksemplar

Perihal

: Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada Yth, Direktur PT. Aminuddin Djarum Di Medan

Kami telah melakukan audit atas Manajemen Penjualan dan Pemasaran pada PT. Aminuddin Djarum untuk periode tahun 2010/ 2011. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas Laporan Keungan tersebut.

Audit kami hanya mencakup bidang Manajemen Penjualan dan Pemasaran yang dimiliki (terjadi pada) Perusahaan. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna).

Manajemen Penjualan dan Pemasaran yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan pelayanan yang ditemukan selama audit, sehingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien dan lebih efektif dalam mencapai tujuannya.

Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi :

BAB I

: Informasi Latar Belakang

BAB II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit

BAB III : Rekomendasi BAB IV : Ruang Lingkup Audit

Dalam melaksanakan audit, kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran Direksi maupun Staff yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu, kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik ini.

Kantor Akuntan Publik Nuda Kartika dan Rekan Nuda Kartika Harahap, SE.,Ak.CPA

Bab I Informasi Latar Belakang

PT. Aminuddin Djarum (selanjutnya disebut “Perusahaan”) yang ber-lokasi di Jl. Ali bin Abi Thalib No. 50 Medan, didirikan pada tanggal 10 Maret 2008 oleh para pendiri yang terdiri atas :

  • 1. Ir. Lisna

  • 2. Ainul Yaqin

  • 3. Amin Sentosa, SE

  • 4. Doharni Soraya

5

Dewi Maharani

PT. Aminuddin Djarum adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, produk yang dihasilkan berupa rokok dalam negri yang berkualitas Internasional. Tujuan dari didirikannya Perusahaan adalah untuk mengembangkan produk Indonesia di dalam maupun di luar Negara Indonesia dan juga untuk memperoleh keuntungan, dengan hasil produksi yang baik, bermutu dan juga berkualitas. Proses Produksi untuk menghasilkan tiap batangan rokok terdiri dari 2 tahap :

  • 1. Bahan baku berupa pohon diambil dari supplier, kemudian bahan baku diolah menjadi serbuk rokok menggunakan mesin pabrik.

  • 2. Pengolahan serbuk rokok menjadi batangan rokok yang dilakukan oleh karyawan .

Susunan Direksi Perusahaan, sebagai berikut :

Direktur Utama

: Ir. Lisna

Direktur Umum dan Keuangan : Ainul Yaqin

Sedangkan Tujuan Dilakukannya Audit, adalah untuk :

  • 1. Menilai kecukupan prosedur Manajemen Penjualan yang digunakan dalam meningkatkan penjualan.

  • 2. Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas Manajemen Penjualan yang dimiliki perusahaan.

Bab II Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama berlangsungnya audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut :

  • A. Kondisi

    • 1. Terjadinya penurunan tingkat penjualan pada Triwulan II dan Triwulan III, masing-masing sebesar 75% dan 30%. Hal ini merupakan masalah Perusahaan.

    • 2. Karyawan yang bekerja pada Manajemen Penjualan dan Pemasaran berjumlah 200 orang. Jumlah itu cukup besar dan seharusnya sangat berpeluang untuk meningkatkan penjualan perusahaan.

    • 3. Masalah utama pada Manajemen Penjualan dan Pemasaran yaitu mengenai karyawan, diantaranya:

      • A. Pada saat peneriman karyawan di bagian Manajemen Pemasaran, karyawan yang diterima tidak diuji dan tidak dipilih secara selektif.

      • B. Karyawan yang diterima untuk tamatan SLTA, tidak diperhatikan bidang ilmunya.

      • C. Sebesar 80% karyawan yang diterima belum pernah bekerja atau tidak pernah memiliki pengalaman kerja sama sekali.

      • D. Karyawan di bagian Manajemen Penjualan dibebaskan dalam bekerja, tidak diawasi sama sekali dan hanya dibebani target-target tertentu yang harus mereka capai.

      • E. Karyawan di bagaian Penjualan dan Pemasaran hanya diberikan uang makan sebesar Rp.15,000 per hari.

  • B. Kriteria

    • 1. Adanya pendekatan hubungan antara Perusahaan dengan Karyawan di bagian Manjemen Penjualan dan Pemasaran. Hal ini menjadi sangat penting karena berkaitan dengan masalah utama perusahaan yaitu menurunnya tingkat Penjualan yang cukup tinggi.

    • 2. Perusahaan harus mengadakan pelatihan terhadap 200 karyawannya agar kapasitas karyawan (input) sebanding dengan tingkat penjualan (output).

    • 3. Perusahaan harus lebih berhati-hati lagi dalam menerima calon karyawan.

    • A. Bagi calon pegawai tamatan SLTA harus diperhatikan bidang studi nya, harus berkaitan dengan pemasaran dan penjualan pada suatu perusahaan

    • B. Calon karyawan juga harus memiliki pengalaman kerja, khususnya di bidan penjualan maupun pemasaran.

    • C. Karyawan di bagian penjualan harus diperhatikan proses kerja dan hasil kerjanya, agar mereka tidak semena-mena dalam bekerja, dan tidak hanya terfokus pada target / pencapain saja, biaya yang dikeluarkan juga sangat perlu diperhatikan.

    • D. Manajer di bagian Penjualan dan Pemasaran harus melakukan pendekatan terhadap para karyawannya. Mereka harus mengetahui apa yang sebenarnya diinginkan karyawannya.

    • E. Manajer Perusahaan harus menjalin hubungan yang baik dengan para karyawan, karyawan yang bekerja harus diberi apresiasi seperti adanya tambahan gaji lembur, adanya peningkatan karir bagi karyawan yang baik dan berprestasi. Hal ini akan meningkatkan motivasi dan kinerja karyawan.

    • F. Uang makan menjadi salah satu masalah apresasi terhadap karyawan di bagian Pemasaran dan Penjualan. Manajer harus memberikan uang makan yang sebenarnya dibutuhkan karyawan.

    • G. Perusahaan harus memiliki perencanaan penjualan agar kapasitas mesin dapat digunakan semaksimal mungkin.

    • H. Perusahaan harus memiliki perencanaan penjualan yang baik, agar penggunaan SDM juga dapat secara maksimal.

    • I. Perusahaaan memerlukan sebuah Sistem Informasi Manajemen dalam hal Pemasaran dan Penjualan agar karyawan dapat bekerja dengan mudah dan tersistem dengan baik.

    C. Penyebab

    • 1. Kurang lakunya produk yang dijual karena ketidaktahuan konsumen terhadap produk yang ditawarkan.

    • 2. Kurang maksimalnya kinerja karyawan dikarenakan kurangnya pemahaman mengenai bidang penjualan dan pemasaran.

    • 3. terjalinnya

    Tidak

    hubungan

    yang

    cukup

    dekat

    antara

    manajer

    dan

    karyawan,

    sehingga

    para

    Manajer

    kurang

    tau

    apa

    yang

    sebenarnya

    karyawan inginkan.

    • 4. Tidak dilakukannya pelatihan terhadap karyawan sehingga karyawan belum mengetahui secara maksimal cara-cara mendapatkan dan mempertahankan pelanggan.

    • 5. Belum ada perencanaan penjualan yang baik yang dapat diinformasikan kepada seluruh karyawan.

    • 6. Perusahaan belum memliki system manajemen penjualan dan pemasaran yang baik.

    D. Akibat

    • 1. jumlah konsumen yang berminat terhadap produk yang

    Kurangnya

    ditawarkan.

    • 2. Tidak setianya konsumen terhadap produk perusahaan dikarenakan karyawan pemasaran kurang pintar mempertahankan konsumen.

    • 3. Terjadinya penurunan tingkat penjualan pada Triwulan II dan Triwulan III, masing-masing sebesar 75% dan 30%. Hal ini merupakan masalah Perusahaan.

    Pejabat yang Bertanggungjawab :

    Direktur Administrasi dan Keuangan, ttd Ainul Yaqin

    Bab III

    Rekomendasi

    Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus segera menjadi perhatian pihak manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi 2 (dua), yakni :

    • 1. Kelemahan yang terjadi pada sistem dan prosedur penjualan dan pemasaran yang dimiliki oleh Perusahaan.

    2. Kelemahan yang terjadi karena kurang terlatihnya karyawan di bagian penjualan dan pemasaran dalam melakukan proses menjual dan memasarkan barang.

    Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

    Rekomendasi :

    • 1. Perusahaan harus memiliki system dan prosedur promosi yg lebih luas, cth: lewat iklan di berbagai media sehingga masyarakat lebih mengenal produk rokok yang ditawarkan.

    • 2. Karyawan yang bertugas untuk melakukan proses penjualan dan pemasaran harus mendapatkan pelatihan yang memadai untuk meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

    • 3. Perusahaan harus membuat kebijakan dan peraturan yang cukup untuk menjadi dasar dalam Sistem Penjualan dan Pemasaran, baik dalam menentukan perencanaan, anggaran, target penjualan, laba minimum, biaya promosi dan target perusahaan.

    Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada pihak manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk lagi pada Sistem Penjualan dan Pemasaran Perusahaan di masa yang akan datang.

    Bab IV Ruang Lingkup Audit

    Sesuai dengan penugasan yg kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah Sistem Manajemen Penjualan dan Pemasaran PT. Aminuddin Djarum untuk periode tahun 2010/ 2011. Audit kami mencakup penilaian atas kecukupan Manajemen Penjualan dan Pemasaran, Sistem Perencanaan Anggaran Penjualan, dan aktivitas Sistem Penjualan itu sendiri.