MAKALAH

PEMERIKSAAN MANAJEMEN
AUDIT MANAJEMEN TERHADAP KEPASTIAN MUTU
Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Pemeriksaan Manajemen
Dosen Pengasuh:
Ibu Dr. Budi Rofelawaty, SE.,M.Si.,Ak.,CA.

Oleh :
Haderianor 2013.12.8730

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI NASIONAL

BANJARMASIN
TAHUN 2016

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Semakin banyaknya perusahaan di Indonesia maka persaingan yang terjadi
akan semakin tinggi. Persaingan dalam merebut pasar mendorong perusahaan
untuk memberikan yang lebih kepada pelanggannya relatif dibandingkan dengan
apa yang diberikan pesaing. Usaha dan operasional perusahaan terfokuskan
kepada keinginan, harapan dan kebutuhan pelanggan (customer focus). Sehingga,
perusahaan perlu membangun suatu sistem kepastian mutu untuk memastikan
bahwa proses-proses yang berjalan di dalam perusahaan dapat menjamin
dihasilkan dan diserahkannya produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan.
Sistem kepastian mutu merupakan sesuatu yang dinamis. Sistem ini harus
mampu beradaptasi dan berubah untuk mampu menghasilkan produk yang sesuai
dengan keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan. Sebagai bagian dari
komitmen perusahaan untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar mutu
yang telah ditetapkan untuk memenuhi persyaratan pelanggan, secara periodik
dilakukan audit terhadap sistem kepastian mutu yang diterapkan perusahaan.
Dengan demikian Audit kepastian mutu sangat dibutuhkan oleh setiap
perusahaan dalam mengukur suatu kinerja perusahaan. Bagaimana suatu
perusahaan dapat bersaing dengan melihat aspek outcome. Hasil dari efesiensi
dan efektivitas suatu perusahaan dapat diukur dengan input, output dan outcome.
Mutu atau kualitas juga merupakan tolak ukur suatu perusaahan. Dalam makalah
ini akan menjelaskan bagaimana Audit Manajemen Terhadap Kepastian Mutu.
Menjelaskan prinsip dan strategi yang digunakan dalam audit manajemen
terhadap kepastian mutu.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas maka rumusan masalah dari makalah ini
sebagai berikut :
1.
2.
3.
4.

Apa pengertian audit kepastian mutu?

Apa manfaat audit kepastian mutu?
Bagaimana ruang lingkup audit kepastian mutu?
Bagaimana strategi pendekatan audit kepastian mutu?

1.3 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah diatas maka makalah ini mempunyai
tujuan.Tujuan dari makalah ini sebagai berikut :
1. Memahami pengertian audit kepastian mutu
2. Memahami manfaat audit kepastian mutu
3. Memahami ruang lingkup audit kepastian mutu
4. Memahami strategi pendekatan audit kepastian mutu

BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Audit Manajemen Kepastian Mutu
Audit mutu didefinisikan sebagai proses sistematik, independen dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara
objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi (BSN,
2002). Audit Sistem Mutu biasanya dilakukan untuk menentukan tingkat
kesesuaian aktivitas organisasi terhadap standar Sistem Manajemen Mutu yang
telah ditentukan serta efektivitas dari penerapan system tersebut.
Sedangkan menurut The International Standard For Terminology In
Quality Manajement, ISO 8402, audit mutu merupakan suatu pengujian yang
sitematis dan independent untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil
sesuai dengan pengaturan yang direncanakan, dan apakah pengaturan tersebut
dapat diimplementasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan.

Jadi

dalam hal audit ini, auditor menguji kesesuaian terhadap standard system mutu
yang berlaku dan mengedentifikasi perbaikan yang mungkin dilakukan.
Audit sistem kepastian mutu adalah proses sistematis, mandiri, dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif
untuk menentukan sejauh mana kriteria audit yang telah dipenuhi. Audit ini
dirancang untuk menilai aktivitas, praktik atau kebijakan perusahaan untuk
menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar
kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya.
Secara garis besar, urutan - urutan dari persyaratan utama ISO dapat
dijelaskan sebagai berikut, (Suardi, 2001) :
a. organisasi dalam usahanya untuk memenuhi tujuannya memerlukan arahan
yang jelas mengenai tujuan organisasi dari pimpinan puncak. Tujuan
organisasi ini dijelaskan dalam visi misi organisasi yang merupakan
perencanaan strategis sebagai wujud tanggung jawab manajemen
(Management Responsibility). Secara lebih detail visis misi organisasi
dijelaskan dalam kebijakan dan sasaran mutu.

b. Untuk

mencapai

visi

misi,

organisasi

sangat

bergantung

pada

pelanggannya dan pihak - pihak lain yang berkepentingan seperti

karyawan dan pemegang saham. Oleh karena itu, organisasi terutama
pimpinan puncak harus mengetahui keinginan dan harapan pelanggan di
masa yang akan datang, yang kemudian diinformasikan keseluruh bagian
organisasi.
c. Untuk merealisasikan persyaratan dan harapan pelanggan diperlukan
komitmen pimpinan puncak dalam menyediakan sumber daya (Resources
Management) seperti manusia, peralatan, metode dan keuangan.
d. Dari perencanaan strategis dan sumber daya yang tersedia dapat
menghasilkan produk jasa (Product Realizement) yang sesuai dengan
persyaratan dan harapan pelanggan.
e. Produk atau jasa yang dihasilkan akan diterima oleh pelanggan. Pada
proses ini dapat dibandingkan antara harapan dan kenyataan akan
produk/jasa yang diterima pelanggan, sehingga organisasi dapat mengukur
kepuasan pelanggan. Kemudian dilakukan analisis (Analysis) data dan
hasilnya ditindaklanjuti dengan program peningkatan (Improvement).
f. Dalam menjalankan program peningkatan diperlukan analisa dan
tersedianya sumber daya oleh pimpinan puncak, oleh karena itu komitmen
pimpinan puncak diperlukan untuk menjalankannya dalam proses
peningkatan berkesinambungan terus berlanjut (Continual Improvement)
tanpa henti dengan tujuan akhir mendapatkan keuntungan bagi organisasi.
2.2 Manfaat Audit Manajemen Kepastian Mutu
Audit dirancang untuk salah satu atau lebih dari tujuan berikut :
1. Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu
dengan standar yang telah ditentukan
2. Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan
3. Memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem mutu;
4. Memenuhi syarat-syarat peraturan/perundangan.
Berikut ini alasan dalam mengaudit kepastian mutu :
1. Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol, dan prosedur penjaminan
mutu.

2. Meyakinkan bahwa institusi akuntabel terhadap mutu dan standar yang

telah ditentukan.
3. Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan lingkup
tertentu dan memfasilitasi pengambilan keputusan.
4. Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan lebih baik terhadap
persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta untuk menilai mutu.
5. Menyediakan sarana untuk identifikasi cara kerja yang baik untuk
disebarluaskan.
Audit sistem kepastian mutu memiliki peranan penting dalam memberikan
kepastian kualitas mutu kepada pelanggan dan proses yang berlangsung di dalam
perusahaan. Hasil audit kepastian mutu adalah laporan yang berisi temuan-temuan
berupa deviasi atau penyimpangan dari standar yang telah ditentukan dan tindakan
korektif yang direkomendasikan kepada manajemen dan fungsi perusahaan yang
terkait.
`

Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian

kualitas dengan berbagai kepentingan dan tujuannya yaitu perusahaan, pelanggan,

pemerintah, asosiasi, dan lembaga sertifikasi.
Manfaat audit manajemen kepastian mutu sebagai berikut :
1. Menilai ketaatan terhadap prosedur pengendalian mutu dan standar
program mutu.
2. Menilai proses pengembalian keputusan untuk keabsahan.
3. Menilai karakteristik mutu suatu produk serta proses yang berkaitan dengan
spesifikasi dari pelanggan atau pendesain melalui pengendalian dari
4.
5.
6.
7.

inspkesi reguler.
Memperbaiki efektivitas dari program manajemen mutu.
Mengeksplorasi penyebab kerusakan, keluhan pelanggan dan masalah lain.
Memperoleh sertifikasi normal dari program manajemen mutu.
Mengarahkan dan memotivasi staff dan manajemen untuk menciptakan

kesadaran mutu.
8. Menunjukkan perhatian manajemen mutu terhadap pemasok untuk
memperoleh perlindungan atas tuntutan liabilitas produk.
9. Memperkenalkan formalitas dan konsistensi dalam program mutu.
10. Melakukan pelatihan dan memberikan pengetahun teknis.

Hasil audit dapat dimanfaatkan untuk berbagai keperluan. Salah satu

manfaat audit yang paling sentral adalah sebagai dasar untuk mengambil
keputusan, melakukan perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektivitas fungsi
organisasi. Dengan informasi hasil penilaian auditor dan rekomendasi yang
disampaikan, akan memungkinkan pimpinan unit operasi melakukan tindakan
perbaikan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas maupun produktivitas usaha
secara lebih terarah.
`

Proses audit merupakan media pembelajaran dan pertumbuhan yang tidak

ternilai harganya bagi para pelaku audit itu sendiri. Karena melalui proses audit,
tejadi proses pemahaman secara mendalam tentang seluk beluk operasi organisasi
serta permasalahan yang dihadapinya, baik permasalahan skala organisasi maupun
permasalahan spesifik yang ada pada setiap fungsi dalam organisasi. Dengan
demikian seorang auditor secara disadari atau tidak telah mempelajari proses
manajemen organisasi secara komprehensif dan manajemen fungsional secara
intensif.
2.3 Ruang Lingkup Audit Manajemen
Tipe audit dapat dibedakan tergantung dari pada obyek dan tujuan audit :
1. Internal dan Eksternal
Audit eksternal dilakukan oleh orang luar terhadap perusahaan. Hasil audit
sering dibagi oleh perusahaan yang diaudit dan pelanggan yang melakukan
audit.
2. Sistem, Produk, Proses, Lokasi, dan Organisasional
Audit ini mensyaratkan keahlian teknologi auditor. Garis dasar (baseline)
dan regular. Baseline audit, biasanya lebih menyeluruh dan intensif. Regular
audit, dapat diperluas dengan audit khusus atau audit ad hoc dengan alasan
kerusakan yang banyak, perubahan-perubahan, dan
daya.
3. Khusus dan komprehensif

ketersediaan sumber

Audit khusus (special audits), adalah terbatas. Audit komprehensif

(comprehensive audits), mencakup area - area lain seperti akuntansi, operasi,
dan pemasaran.
Biaya mutu :
1.
2.
3.
4.
`

Biaya pencegahan (prevention cost)

Biaya penilaian (appraisal cost)
Biaya kegagalan internal (internal failure cost)
Biaya kegagalan eksternal (external failure cost)
Dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) ada beberapa alasan melakukan

audit berkesinambungan. Yaitu untuk melihat efektivitas sistem berdasar

sampling dan lokasi / bagian, walaupun alasan yang pokok memberi jaminan
dan mencegah timbulnya masalah-masalah dan meningkatkan efektivitas SMM
alasan melakukan audit antara lain (Iskandar Indranata, 2006) :
1. Meyakinkan organisasi akan efektivitas dan kesesuaian akan system itu
sendiri.
2. Meyakinkan organisasi dalam memilih pemasok baru, bahwa SMM
pemasok sesuai dengan apa yang diinginkan organisasi.
3. Meyakinkan organisasi bahwa pemasok yang ada masih memenuhi
persyaratan yang ditetapkan organisasi.
4. Memenuhi kesesuaian standar/undang-undang, bahwa organisasi harus terus
menerus mengimplementasikan dan memelihara SMM secara konsisten.

Prinsip Audit Manajemen Mutu

Audit mutu didasarkan pada sejumlah prinsip. Ketaatan dan kepatuhan
terhadap prinsip tersebut merupakan prasyarat untuk memberikan kesimpulan
audit yang sesuai dan cukup serta memungkinkan auditor bekerja secara
independen untuk mencapai kesamaan kesimpulan pada situasi serupa. Prinsip
Audit Mutu, secara garis besar terdiri dari dua prinsip yaitu prinsip-prinsip yang
terkait dengan auditor dan prinsip-prinsip yang terkait dengan kegiatan audit.
Prinsip-prinsip yang terkait dengan auditor, yaitu :

a. Kode Etik sebagai Dasar Profesionalisme. Kode Etik merupakan dasar

profesionalisme auditor dalam pelaksaan audit. Profesionalisme dari
seorang auditor tercermin pada sikap dapat dipercaya, memiliki integritas,
dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian. Seorang auditor harus
mampu menunjukkan sikap berpendirian, yaitu sikap mampu memberikan
penilaian yang proporsional dan kontekstual.
b. Menyajikan hasil yang obyektif dan akurat,Seorang auditor berkewajiban
untuk melaporkan hasil temuan audit secara benar dan akurat. Temuan
audit, kesimpulan audit dan laporan audit mencerminkan pelaksanaan
kegiatan audit secara benar dan akurat. Hambatan signifikan yang
ditemukan selama audit dan perbedaan pendapat yang tidak terselesaikan
antara tim audit dan auditi harus dilaporkan.
c. Profesional, memiliki kompetensi sebagai auditor.
Prinsip Audit yang relevan dengan kegiatan audit, yaitu :
a. Independen - auditor (mandiri dan tidak berpihak) tidak melakukan audit
pada area yang bukan tanggungjawabnya.
b. Bukti Obyektif sebagai dasar membuat kesimpulan audit, dapat
diverifikasi dan sample audit yang diambil cukup mewakili
c. Terencana, audit harus terencana secara sistematik sesuai dengan
d.
e.
f.
g.

kebutuhan dan tujuan organisasi.

Auditor harus berkualifikasi dan independen
Maksud dan tujuan dari audit harus diklarifikasi dan disetujui
Audit harus direncanakan dan dipersiapkan secara memadai
Orang yang bertanggung jawab atas aktifitas yang akan diaudit harus

secara baik dan diberitahukan sebelum dan sesudah audit

h. Rencana audit dan laporan akhir harus tertulis
i. Auditor harus menindaklanjuti tindakan perbaikan
j. Penilaian terhadap standar harus obyektif, faktual dan apabila mungkin
k.
l.
m.
n.

kuantitatif
Audit tidak mengganggu kegiatan operasional yang berjalan
Frekuensi, intensitas dan luas audit bervariasi dengan kebutuhan aktual
Kertas kerja dan dokumen audit harus disimpan dengan baik dan teratur
Uji petik untuk mengumpulkan bukti harus tidak memihak dan dapat
dipercaya

2.4 Strategi Pendekatan Audit Kepastian Mutu

Mengadopsi model PDSA (plan-do-study-act) yang dipopulerkan oleh deming,

audit sistem manajeman mutu dapat mengikuti langkah-langkah beriku:
1. Perencanaan audit
Ada tahap ini auditor melakukan identifikasi terhadap tujuan atau sasaran
organisasi. Perencanaan audit dapat mengidentifikasi 5W + 1H : siapa
(who), apa (what), dimana (where), mengapa (why), dan bagaimana (how),
yang berkaitan dengan objek audit.
2. Pelaksanaan audit
Pelaksanaan audit diawali dengan suatu pertemuan pendahuluan auditor
dengan berbagai pihak yang berwenag untuk membahas tentang ruang
lungkup audit, tujuan, jadwal pelaksanaan, dan rancangan kertas kerja audit
(KKA). Proses audit diawali dengan mereview / memeriksa proses, produk,
atau sistem. Setelah mereview proses, auditor mendokumentasikan
berbagai temuan auditnya dalam KKA, yang nantinya akan disajikan dalam
ringkasan umum yang akan dibahas pada pertemuan akhir dengan berbagai
pihak terkait. Dalam waktu yang singkat kemudian auditor menyajikan
laporan tertulis, yang mencatat temuan - temuan audit, kesimpulan audit,
dan rekomendasi yang diberikan.
3. Mempelajari hasil audit
Hasil audit menyajikan informasi tentang kekuatan, kelemahan dan beerapa
bagian yang membutuhkan peningkatan dalam organisasi auditee. Sebagai
respon terhadap laporan audit, pihak-pihak yang terkait kemudian
mengembangkan rencana tindakan perbaikan berdasarkan rekomendasi
yang diberikan auditor. Hasil pengembangan tersebut dirumuskan dan
didokumentasikan dalam suatu rencana tindakan korektif yang akan
diambil.
4. Tindakan perbaikan
Pada tahap ini, organisasi didampingi oleh auditor, mengimplementasikan
rencana tindakan perbaikan yang telah ditetapkan.
Strategi meningkatkan nilai tambah. Berikut ini adalah beberapa strategi
yang dapat dijadikan panduan oleh auditor dalam audit kepastian mutu :
1. Perencanaan Audit
a. Memahami harapan auditee / budaya organisasi

b. Perhatian khusus pada beberapa permasalahan (hasil dari audit

sebelumnya).
c. Analisis resiko berdasarkan sector industry atau khusus terhadap
organisasi auditee.
d. Praevaluasi terhadap peraturan yang berhubungan.
e. Membentuk tim audit yang kompeten untuk mencapai tujuan audit.
f. Mengalokasikan waktu yang cukup.
2. Teknik Audit
a. Fokus pada beberapa proses dengan prosedur yang terbatas.
Mendokumentasikan prosedur, instruksi kerja, daftar pertanyaan, dan
sebagainya sangatlah penting untuk rencana organisasi dan proses
pengendalian.
b. Ingat dan pahami dengan baik prinsip-prinsip managemen kualitas.
c. Gunakan pendekatan PDAC (plan, do, check, act ) untuk mengevaluasi
efektivitas organisasi.
3. Menghubungkan temuan

dan

pengaruhnya

terhadap

kemampuan

organisasi menyediakan produk sesuai dengan spesifikasinya Laporan dan

Tindak Lanjut sebagai berikut :
1. Melaporkan secara pantas temuan-temuan audit.
2. Pastikan bahwa beberapa aspek budaya ikut menjadi bahan
pertimbangan.
3. Memberi tekanan terhadap temuan positif sebagai sesuatu yang tepat.
4. Melihat bagaimana solusi yang diusulkan oleh organisasi sebagai
respon terhadap temuan negative berguna.
5. Laporan harus objektif dan berfokus pada audiens yang tepat.

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Dari pembahasan makalah ini mengambil suatu kesimpulan bahwa Audit
manajemen mutu bertujuan untuk mengindentifikasi kegiatan, program dan
aktivitas manajemen suatu organisasi yang masih memerlukan perbaikan. Dari
hasil identifikasi tersebut diberikan suatu rekomendasi kepada manajemen
yang nantinya akan digunakan sebagai acuan untuk perbaikan dan pengelolaan
berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut. Berkaitan dengan tujuan
ini titik berat audit diarahkan terutama berbagai objek audit yang diperkirakan
dapat diperbaiki di masa yang akan datang, disamping juga mencegah
kemungkinan terjadinya berbagai kerugian.
Ruang lingkup audit manajemen meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen.
Ruang lingkup ini dapat berupa seluruh kegiatan atau dapat juga hanya mencakup
bagian tertentu dari program / aktivitas yang dilakukan. Periode audit juga
bevariasi, bisa untuk jangka waktu satu minggu, beberapa bulan, satu tahun
bahkan untuk beberapa tahun, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
1.2 Saran
Kriteria merupakan standar (pedoman,norma) bagi setiap individu/kelompok
di dalam perusahaan dalam melakukan aktivitasnya. Penyebab merupakan
tindakan yang dilakukan oleh setiap individu/kelompok di dalam perusahaan.
Penyebab dapat bersifat positif, atau sebaliknya bersifat negatif. Program/aktivitas
berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang lebih rendah dari standar
yang telah ditetapkan merupakan akibat negatif dari perilaku individu dan
kelompok. Untuk itulah diperlukan audit sistem mutu demi perbaikan kinerja
organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Bayangkara, IBK. 2008. Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta:

Salemba Empat.
P. Siagian, Sondang (2001), Audit Manajemen. Jakarta, Bumi Aksara.
Tunggal, Amin Widjaja (2000), Audit Manajemen Kontemporer. Jakarta, Rineka
Cipta.
http://penulistinta92.blogspot.com/2013/12/auditkepastianmutuolehhasbullah.html
http://yustus09.blogspot.com/2012/05/audit-sistem-kepastian-mutu.html

Contoh Laporan Audit Manajemen

Medan, 08 Juni 2012
No.
: 025/ KAP/ XI/ 2012
Lampiran
: 3 Eksemplar
Perihal
: Laporan Hasil Audit Manajemen
Kepada Yth,
Direktur PT. Aminuddin Djarum
Di Medan
Kami telah melakukan audit atas Manajemen Penjualan dan Pemasaran pada PT.
Aminuddin Djarum untuk periode tahun 2010/ 2011. Audit kami tidak
dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan
perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas Laporan
Keungan tersebut.
Audit kami hanya mencakup bidang Manajemen Penjualan dan Pemasaran yang
dimiliki (terjadi pada) Perusahaan. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai
ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna).
Manajemen Penjualan dan Pemasaran yang dilakukan dan memberikan saran
perbaikan atas kelemahan pelayanan yang ditemukan selama audit, sehingga
diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan
tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien dan lebih
efektif dalam mencapai tujuannya.
Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi :
BAB I

: Informasi Latar Belakang

BAB II

: Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit

BAB III

: Rekomendasi

BAB IV

: Ruang Lingkup Audit

Dalam melaksanakan audit, kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan,

dan kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran Direksi maupun Staff yang
berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu, kami mengucapkan terima
kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik ini.
Kantor Akuntan Publik
Nuda Kartika dan Rekan
Nuda Kartika Harahap, SE.,Ak.CPA

Bab I
Informasi Latar Belakang
PT. Aminuddin Djarum (selanjutnya disebut Perusahaan) yang ber-lokasi di Jl.
Ali bin Abi Thalib No. 50 Medan, didirikan pada tanggal 10 Maret 2008 oleh para
pendiri yang terdiri atas :
1. Ir. Lisna
2. Ainul Yaqin
3. Amin Sentosa, SE
4. Doharni Soraya
5 Dewi Maharani
PT. Aminuddin Djarum adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang
manufaktur, produk yang dihasilkan berupa rokok dalam negri yang berkualitas
Internasional. Tujuan dari didirikannya Perusahaan adalah untuk mengembangkan
produk Indonesia di dalam maupun di luar Negara Indonesia dan juga untuk
memperoleh keuntungan, dengan hasil produksi yang baik, bermutu dan juga
berkualitas.
Proses Produksi untuk menghasilkan tiap batangan rokok terdiri dari 2 tahap :
1. Bahan baku berupa pohon diambil dari supplier, kemudian bahan baku
diolah menjadi serbuk rokok menggunakan mesin pabrik.
2. Pengolahan serbuk rokok menjadi batangan rokok yang dilakukan oleh
karyawan .
Susunan Direksi Perusahaan, sebagai berikut :
Direktur Utama

: Ir. Lisna

Direktur Umum dan Keuangan

: Ainul Yaqin

Sedangkan Tujuan Dilakukannya Audit, adalah untuk :

1. Menilai kecukupan prosedur Manajemen Penjualan yang digunakan dalam
meningkatkan penjualan.
2. Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas Manajemen Penjualan yang
dimiliki perusahaan.
3. Memberikan berbagai saran perbaikan dan kelembagan Manajemen Penjualan
yang ditemukan.

Bab II
Kesimpulan Audit
Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama berlangsungnya audit yang
kami lakukan, kami dapat menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut :
A. Kondisi
1. Terjadinya penurunan tingkat penjualan pada Triwulan II dan Triwulan
III, masing-masing sebesar 75% dan 30%. Hal ini merupakan masalah
Perusahaan.
2. Karyawan yang bekerja pada Manajemen Penjualan dan Pemasaran
berjumlah 200 orang. Jumlah itu cukup besar dan seharusnya sangat
berpeluang untuk meningkatkan penjualan perusahaan.
3. Masalah utama pada Manajemen Penjualan dan Pemasaran yaitu
mengenai karyawan, diantaranya:
A. Pada saat peneriman karyawan di bagian Manajemen Pemasaran,
karyawan yang diterima tidak diuji dan tidak dipilih secara selektif.
B. Karyawan yang diterima untuk tamatan SLTA, tidak diperhatikan
bidang ilmunya.
C. Sebesar 80% karyawan yang diterima belum pernah bekerja atau tidak
pernah memiliki pengalaman kerja sama sekali.
D. Karyawan di bagian Manajemen Penjualan dibebaskan dalam bekerja,
tidak diawasi sama sekali dan hanya dibebani target-target tertentu
yang harus mereka capai.
E. Karyawan di bagaian Penjualan dan Pemasaran hanya diberikan uang
makan sebesar Rp.15,000 per hari.
B. Kriteria
1. Adanya pendekatan hubungan antara Perusahaan dengan Karyawan di
bagian Manjemen Penjualan dan Pemasaran. Hal ini menjadi sangat
penting karena berkaitan dengan masalah utama perusahaan yaitu
menurunnya tingkat Penjualan yang cukup tinggi.
2. Perusahaan harus mengadakan pelatihan terhadap 200 karyawannya agar
kapasitas karyawan (input) sebanding dengan tingkat penjualan (output).
3. Perusahaan harus lebih berhati-hati lagi dalam menerima calon karyawan.
4. Perusahaan harus mengadakan seleksi yang cukup selektif untuk
penerimaan calon pegawai, meliputi :

A. Bagi calon pegawai tamatan SLTA harus diperhatikan bidang studi

nya, harus berkaitan dengan pemasaran dan penjualan pada suatu
perusahaan
B. Calon karyawan juga harus memiliki pengalaman kerja, khususnya
di bidan penjualan maupun pemasaran.
C. Karyawan di bagian penjualan harus diperhatikan proses kerja dan
hasil kerjanya, agar mereka tidak semena-mena dalam bekerja, dan
tidak hanya terfokus pada target / pencapain saja, biaya yang
dikeluarkan juga sangat perlu diperhatikan.
D. Manajer di bagian Penjualan dan Pemasaran harus melakukan
pendekatan terhadap para karyawannya. Mereka harus mengetahui
apa yang sebenarnya diinginkan karyawannya.
E. Manajer Perusahaan harus menjalin hubungan yang baik dengan
para karyawan, karyawan yang bekerja harus diberi apresiasi
seperti adanya tambahan gaji lembur, adanya peningkatan karir
bagi karyawan yang baik dan berprestasi. Hal ini akan
meningkatkan motivasi dan kinerja karyawan.
F. Uang makan menjadi salah satu masalah apresasi terhadap
karyawan di bagian Pemasaran dan Penjualan. Manajer harus
memberikan uang makan yang sebenarnya dibutuhkan karyawan.
G. Perusahaan harus memiliki perencanaan penjualan agar kapasitas
mesin dapat digunakan semaksimal mungkin.
H. Perusahaan harus memiliki perencanaan penjualan yang baik, agar
penggunaan SDM juga dapat secara maksimal.
I. Perusahaaan memerlukan sebuah Sistem Informasi Manajemen
dalam hal Pemasaran dan Penjualan agar karyawan dapat bekerja
dengan mudah dan tersistem dengan baik.
C. Penyebab
1. Kurang lakunya produk yang dijual karena ketidaktahuan konsumen
terhadap produk yang ditawarkan.
2. Kurang maksimalnya kinerja karyawan dikarenakan
pemahaman mengenai bidang penjualan dan pemasaran.

kurangnya

3. Tidak terjalinnya hubungan yang cukup dekat antara manajer dan

karyawan, sehingga para Manajer kurang tau apa yang sebenarnya
karyawan inginkan.

4. Tidak dilakukannya pelatihan terhadap karyawan sehingga karyawan

belum mengetahui secara maksimal cara-cara mendapatkan dan
mempertahankan pelanggan.
5. Belum ada perencanaan penjualan yang baik yang dapat diinformasikan
kepada seluruh karyawan.
6. Perusahaan belum memliki system manajemen penjualan dan pemasaran
yang baik.
D. Akibat
1. Kurangnya jumlah konsumen yang berminat terhadap produk yang
ditawarkan.
2. Tidak setianya konsumen terhadap produk perusahaan dikarenakan
karyawan pemasaran kurang pintar mempertahankan konsumen.
3. Terjadinya penurunan tingkat penjualan pada Triwulan II dan Triwulan III,
masing-masing sebesar 75% dan 30%. Hal ini merupakan masalah
Perusahaan.

Pejabat yang Bertanggungjawab :

Direktur Administrasi dan Keuangan,
ttd
Ainul Yaqin

Bab III
Rekomendasi
Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus segera
menjadi perhatian pihak manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini
dapat dikelompokkan menjadi 2 (dua), yakni :
1. Kelemahan yang terjadi pada sistem dan prosedur penjualan dan pemasaran
yang dimiliki oleh Perusahaan.
2. Kelemahan yang terjadi karena kurang terlatihnya karyawan di bagian
penjualan dan pemasaran dalam melakukan proses menjual dan memasarkan
barang.
Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai
koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki
kelemahan tersebut.
Rekomendasi :
1. Perusahaan harus memiliki system dan prosedur promosi yg lebih luas,
cth: lewat iklan di berbagai media sehingga masyarakat lebih mengenal
produk rokok yang ditawarkan.
2. Karyawan yang bertugas untuk melakukan proses penjualan dan
pemasaran harus mendapatkan pelatihan yang memadai untuk
meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
3. Perusahaan harus membuat kebijakan dan peraturan yang cukup untuk
menjadi dasar dalam Sistem Penjualan dan Pemasaran, baik dalam
menentukan perencanaan, anggaran, target penjualan, laba minimum,
biaya promosi dan target perusahaan.
Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada
pihak manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami
mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk lagi pada Sistem Penjualan dan
Pemasaran Perusahaan di masa yang akan datang.

Bab IV
Ruang Lingkup Audit
Sesuai dengan penugasan yg kami terima, audit yang kami lakukan hanya
meliputi masalah Sistem Manajemen Penjualan dan Pemasaran PT. Aminuddin
Djarum untuk periode tahun 2010/ 2011. Audit kami mencakup penilaian atas
kecukupan Manajemen Penjualan dan Pemasaran, Sistem Perencanaan Anggaran
Penjualan, dan aktivitas Sistem Penjualan itu sendiri.