Anda di halaman 1dari 31

BAB I PENDAHULUAN

I. LATAR BELAKANG Semakin ketatnya intensitas persaingan dalam merebut pasar mendorong perusahaan untuk memberikan yang lebih kepada pelanggannya relatif dibandingkan dengan apa yang diberikan pesaing. Usaha dan operasional perusahaan terfokuskan kepada keinginan, harapan dan kebutuhan pelanggan (customer focus). Perusahaan berusaha meningkatkan nilai pelanggan (customer value) sebagai usaha untuk meningkatkan kepuasannya (customer satisfaction). Memuaskan pelanggan berarti memenuhi semua (sebagian besar keinginan dan harapan pelanggan) dari mengonsumsi (menggunakan) produk yang dihasilkan perusahaan. Pelanggan selalu memperbandingkan antara manfaat yang diperoleh (customer realization) dengan pengorbanan yang dilakukan (customer sacrifice) untuk mendapatkan produk tersebut. Untuk memenuhi keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan, perusahaan membangun suatu sistem kepastian kualitas. Hal ini berkaitan dengan usaha untuk memastikan bahwa proses-proses yang berjalan didalam perusahaan dapat menjamin dihasilkan dan diserahkannya produk (barang/jasa) yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Didalam sistem kepastian kualitas, unsur-unsur penting kepastian kualitas dibangun yang memungkinkan personalia dalam perusahaan untuk mengidentifikasi, merancang,

mengembangkan, memproduksi, mengirim, dan mendukung dihasilkannya produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Sistem kepastian kualitas merupakan sesuatu yang dinamis. Sistem ini harus mampu beradaptasi dan berubah untuk mampu menghasilkan produk yang sesuai dengan keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan. Sebagai bagian dari komitmen perusahaan untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan untuk memenuhi persyaratan pelanggan, secara periodik dilakukan audit terhadap sistem kepastian kualitas yang dilakukan perusahaan.

1|AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

II.

RUMUSAN MASALAH a. Bagaimana gambaran umum tentang audit sistem kepastian kualitas jika ditinjau berdasarkan kajian teoretis? b. Bagaimana gambaran umum tentang audit sistem kepastian kualitas jika ditinjau berdasarkan kajian praktis atas studi kasus dan pemberian rekomendasi?

III.

TUJUAN a. Mengetahui dan memahami gambaran umum tentang audit sistem kepastian kualitas jika ditinjau berdasarkan kajian teoretis. b. Mengetahui dan memahami gambaran umum tentang audit sistem kepastian kualitas jika ditinjau berdasarkan kajian praktis atas studi kasus dan pemberian rekomendasi.

2|AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

BAB II PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS Audit sistem kepastian kualitas adalah proses sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit yang telah dipenuhi audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya. Menurut The International Standard For Terminology in Quality Management, ISO 8402, audit kualitas merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah aktivitas kualitas dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan tersebut diimplementasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan.

B. TIPE AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS Audit Sistem Kepastian Kualitas dibagi menjadi 4 kategori atau klasifikasi berdasarkan : 1. Tujuan audit - "Kenapa ?" 2. Obyek audit - "apa ?" 3. Sifat audit - "siapa ?" 4. Metode audit - "Bagaimana ?"

Tipe audit kualitas berdasarkan tujuan secara formal dapat didefinisikan sebagai: a. Suitability Quality Audit yaitu suatu audit atau penilaian yang mendalam dan perbandingan program kualitas untuk organisasi, unsur spesifik organisasi, modal, proses, jasa dll, terhadap standar referensi yang ditentukan terlebih dahulu oleh klien. b. Conformity Quality Audit yaitu suatu audit atau penilaian yang mendalam terhadap program kualitas yang didefinisikan sebelumnya seperti kebijakan kualitas dan prosedur.

3|AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

Tipe audit kualitas yang menyangkut "apa ?" mencakup : a. Quality Program Audit yaitu audit atas program yang termasuk kebijakan, prosedur, instruksi operasi, dll, untuk mendefinisikan berbagai macam tanggung jawab, dan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tingkat kualitas yang diinginkan, Tingkat ini dapat didasarkan pada: Keinginan manajemen Kebutuhan dari pasar yang dimaksud Standar nasional dan internasional untuk kepastian kualitas Standar kualitas procurement dan pelanggan besar dan pelanggan potensial Praktek manufakturing yang baik seperti yang ditentukan pihak pembuat peraturan tertentu. Kebutuhan yang spesifik dalam produk, jasa dan proses spesifikasi atau standar yang dapat diaplikasi. b. System Quality Audit merupakan suatu audit atau pengujian yang mendalam tentang sistem kualitas untuk menentukan efektivitas dan ketaatan terhadap sistem dengan standar referensi yang ditentukan sebelumnya.

Berdasarkan sifat audit, audit kualitas terbagi atas : a. Internal Quality Audits yaitu audit yang dilakukan auditor yang merupakan anggota dari organisasi auditee. b. External Quality Audits yaitu audit yang dilakukan auditor yang bukan merupakan anggota organisasi auditee. Auditor merupakan spesialis luar organisasi yang dibayar untuk melakukan audit independen.

Berdasarkan metode audit, terdapat 2 metode dalam melakukan audit kualitas, yaitu: a. Location Oriented Quality Audit yaitu audit atau pengujian yang mendalam dan penilaian terhadap semua unsur dari program kualitas yang mempunyai akibat pada suatu alokasi tertentu atau operasi dalam suatu perusahaan.

4|AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

b. Function-Oriented Quality Audits yaitu audit semua aktivitas yang berhubungan dengan unsur program kualitas yang khusus pada seluruh lokasi yang berlaku, sebelum dilanjutkan dengan aktivitas yang berhubungan dengan unsur atau fungsi program yang berikutnya.

C. PERANAN AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS Berbagai pihak berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas dengan berbagai kepentingan dan tujuannya. Pihak-pihak tersebut antara lain: 1. Perusahaan Untuk menilai seberapa mampu jajaran di bawahnya mengimplementasikan sistem manajemen kualitas yang telah ditetapkan. 2. Pelanggan Untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikonsumsi/digunakan telah sesuai dengan standar kualitas yan disyaratkan. 3. Pemerintah Untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dihasilkan dan dilepas ke pasar telah sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan pemerintah dan aman dikomsumsi/digunakan oleh konsumen. 4. Asosiasi Kelompok ini berkepentingan terhadap audit sistem kepastian kualitas untuk mendapatkan informasi tentang bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya mengelola manajemen kualitasnya sehingga mampu menghasilkan produk sesuai dengan yang dipersyaratkan pelanggannya. 5. Lembaga Sertifikasi Lembaga ini membutuhkan hasil audit adalah untuk menilai kemampuan dari perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian kualitas yang telah ditetapkan oleh lembaga sertifikasi ini.

5|AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

D. TUJUAN DAN MANFAAT AUDIT Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik, atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya.

ISO 10011 yang menjadi panduan dalam pelaksanaan audit sistem kepastian, menyatakan tujuan dari audit ini adalah untuk: 1. Menentukan ketidaksesuaian 2. Menentukan efektivitas sistem kualitas 3. Memberikan peluang untuk perbaikan sistem 4. Memenuhi persyaratan peraturan 5. Memudahkan registrasi/pendaftaran sistem kualitas 6. Menilai pemasok dan memverifikasi sistem kualitasnya 7. Menilai dan menverifikasi sistem kualitas perusahaan sendiri

Sedangkan manfaat audit ini antara lain : 1. Membantu mengembangkan sistem manajeman kualitas terpadu yang efektif 2. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen 3. Membantu pengalokasian sumber daya secara optimal 4. Mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangu 5. Memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu 6. Mengurangi biaya-biaya tambahan koreksi yang tepat waktu 7. Meningkatkan produktivitas 8. Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar

6|AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

E. MENINGKATKAN NILAI TAMBAH ORGANISASI Audit memberikan manfaat kepada tiga pihak kepentingan terhadap sistem manajeman kualitas, yaitu: 1. Sertifikasi Organisasi Dengan menyediakan informasi kepada top manajemen berkaitan dengan kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan organisasinya. Dengan mengidentifikasi permasalahan yang mana jika dapat dipecahkan akan meningkatkan kinerja organisasi. Dengan mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan resiko yang mungkin terjadi. 2. Pelanggan, dengan meningkatkan kemampuan organisasinya menyediakan produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. 3. Lembaga Sertifikasi, dengan meningkatkan kredibilitas ketiga pihak dalam proses sertifikasi.

Panduan auditor dalam melaksanakan tugas prefesionalnya: 1. Perencanaan Audit a. Memahami harapan auditee/budaya organisasi. b. Perhatian khusus pada beberapa permasalahan (hasil dari audit sebelumnya). c. Analisis resiko berdasarkan sektor industri/khusus terhadap organisasi auditee. d. Pra evaluasi terhadap peraturan yang berhubungan. e. Membentuk tim audit yang berkompeten, untuk mencapai tujuan audit. f. Mengalokasikan waktu yang cukup . 2. Teknik Audit a. Fokus pada beberapa proses dengan prosedur yang terbatas. Mendokumentasikan prosedur, instruksi kerja, daftar pertanyaan, dan sebagainya sangatlah penting untuk rencana organisasi dan proses pengendalian. b. Ingat dan pahami baik prinsip-prinsip manajemen kualitas. c. Gunakan pendekatan plan-do-check-act (PDCA) untuk mengevaluasi efektivitas organisasi.

7|AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

d. Adopsi pendekatan holistik untuk mengumpulkan temuan audit daripada hanya berfokus pada individual klausul dari ISO 9001:2000.

3. Keputusan dan Analisis a. Masukkan temuan kedalam perspektif (penilaian risiko). b. Hubungkan temuan dan pengaruhnya terhadap kemampuan organisasi

menyediakan produk sesuai dengan spesifikasi (ISO 9001:2001 klausul 1.1)

4. Laporan dan Tindak Lanjut a. Melaporkan secara pantas temuan-temuan audit. b. Laporan harus objektif dan berfokus pada audiens yang tepat.

F. PANDUAN UMUM AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS Beberapa petunjuk berikut ini dapat membantu auditor dalam mengatasi kesulitan yang ditemukan dalam melakukan audit sistem kepastian kualitas: 1. Pastikan audit berfokus pada penemuan fakta berkaitan dengan kelemahan yang masih terjadi dan peningkatan berkelanjutan 2. Audit harusnya digunakan sebagai alat organisasi secara luas dalam meningkatkan kualitas baik sistem, proses, maupun hasil yang ditetapkan 3. Audit harus dipandang sebagi suatu relevan dan memberikan nilai baik bagi individu, manajer, maupun perusahaan secara keseluruhan 4. Audit seharusnya dilakukan secara terstuktur dengan menggunakan kuesioner dan terhindar dari kesan mengadili dalam audit 5. Rencana audit seharusnya dipublikasikan untuk memungkinkan manajer

merencanakan terlebih dahulu 6. Untuk memastikan konsistensi pendekatan, lebih baik menetapkan sstu tim untuk mengaudit suatu area tertentu pada waktu tertentu 7. Mengangkat koordinator atau fasilitator audit yang tidak harus dijabat oleh staf penuh waktu, mungkin tugas tersebut dapat ditangani oleh manajer kualitas.

8|AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

8. Untuk menghindari pemborosan waktu, audit harus direncanakan dengan baik. Usahausaha audit harus disusun dalam seperangkat dalam tujuan audit dan dijabarkan kedalam bentuk tugas-tugas yang harus dilakukan oleh setiap anggota tim audit. 9. Pertimbangan kunci yang harus diperhatikan dalam memilih personalia audit antara lain: Keterampilan apa yang harus dimiliki oleh seorang anggota tim audit? Apakah mereka memahami konsep TQM dan audit manajemen? Apakah mereka telah mendapatkan pelatihan audit? Jika tidak, apakah pelatihan ini sudah dirancang untuk mereka? Apakah mereka memiliki cukup waktu untuk dicurahkan pada audit? Apakah mereka respek terhadap manajemen senior?

10. Perlakukan audit sebagai aktifitas rutin yang berusaha meminimalkan berbagai gangguan yang terjadi. 11. Audit harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelas.

G. MANAJEMEN KUALITAS ISO 9001:2001 mendasar manajemen kualitas pada 8 prinsip manajemen kualitas yang terdiri dari: 1. Fokus pada pelanggan 2. Kepemimpinan 3. Keterlibatan SDM 4. Pendekatan proses 5. Pendekatan sistem dalam pengelolaan 6. Perbaikan yang terus menerus 7. Pembuatan keputusan berdasarkan fakta 8. Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok

9|AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

H. LANGKAH-LANGKAH AUDIT Mengadopsi model PDSA (plan-do-study-act)yang dipopulerkan oleh deming, audit sistem manajeman kualitas dapat mengikuti langkah-langkah berikut: 1. Perencanaan Audit Pada tahap ini auditor melakukan identifikasi terhadap tujuan atau sasaran organisasi. Pernyataan tujuan dapat mempertegas fokus audit. Mengikuti pernyataan tujuan ini perencanaan audit dapat mengidentifikasikan 5W+1H: siapa (who), apa (what), dimana (where), kapan (kapan), mengapa (why), dan bagaimana (how) berkaitan dengan objek audit.

2. Pelaksanaan Audit Pelaksanaan audit diawali dengan suatu pertemuan pendahuluan auditor dengan berbagai pihak yang berwenang untuk membahas tentang ruang lingkup audit , tujuan, jadwal pelaksanaan, dan rancangan kertas kerja audit (KKA). Proses audit diawali dengan mereview/memeriksa proses, produk, atau sistem. Proses audit melibatkan wawancara dan investigasi untuk mengembangkan temuan yang didapat serta evaluasi untuk menghubungkan temuan-temuan tersebut dengan kriteria audit yang telah ditetapkan. Dalam hal ini auditor membutuhkan informasi terhadap sistem manajemen kualitas yang digunakan saat ini, prosedur pengoperasian peralatan, catatan-catatan pemeliharaan, histori inspeksi, atau dokumen perencanaan. Kecukupan data dan informasi yang berhubungan dengan ruang lingkup audit sangat penting dan menentukan kesuksesan pelaksanaan audit. Selama meriew proses, auditor mendokumentasikan berbagai temuan auditnya dalam KKA, yang nantinya akan disajikan dalam ringkasan umum yang akan dibahas pada pertemuan akhir dengan berbagai pihak terkait. Dalam waktu yang singkat kemudian auditor menyajikan laporan tertulis, yang mencatat temuan-temuan audit, kesimpulan audit, dan rekomedasi yang diberikan.

10 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

3. Mempelajari Hasil Audit Hasil audit menyajikan informasi tentang kekuatan, kelemahan, dan beberapa bagian yang membutuhkan peningkatan dalam organisasi audit. Laporan hasil audit yang disampaikan auditor memuat kesimpulan hasil audit yang didukung bukti (temuan) audit dan rekomendasi yang diberikan untuk peningkatan (perbaikan) hal-hal yang masih perlu diperbaiki.

4. Tindakan Perbaikan Pada tahap ini, organisasi didampingi oleh auditor, mengimplementasikan rencana tindakan perbaikan yang telah ditetapkan. Hal ini memastikan bahwa rekomendasi dan kesimpulan yang dibuat oleh auditor dan didukung dengan rencana tindakan perbaikan oleh pihak terkait, dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuan peningkatan yang berkelanjutan.

11 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

I. PERSYARATAN SISTEM KEPASTIAN KUALITAS Persyaratan sistem kepastian kualitas berdasarkan ISO 9001:2001 meliputi : a. Klausul 4 tentang Sistem Manajemen Kualitas b. Klausul 5 tentang Tanggung Jawab Manajemen c. Klausul 6 tentang Manajemen Sumber Daya d. Klausul 7 tentang Realisasi Produk e. Klausul 8 tentang Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan

J. SISTEM MANAJEMEN KUALITAS Beberapa Kriteria kualitas diuraikan sebagai berikut : a. Mengidentifikasi proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen kualitas dan aplikasinya dalam organisasi b. Menentukan tahapan dan interaksi proses-proses tersebut c. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik operasi maupun proses-proses ini berjalan efektif. d. Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung kegiatan operasiona dan pemantauan proses-proses tersebut. e. Memantau, mengukur dan menganalisis prose-proses tersebut. f. Mengambil tindakan yang dperlukan agar mencapai hasil yang telah direncanakan dan melakukan peningkatan berkesinambungan terhadap proses-proses tersebut.

12 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

K. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 1. Komitmen manajemen Manajemen puncak harus memberikan bukti dari komitmennya untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen kualitas serta terus menerus meningkatkan efektivitasnya.

2.

Fokus pada pelanggan Manajemen puncak harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan telah ditentukan dan dipenuhi untuk mencapai kepuasan pelanggan.

3.

Kebijakan kualitas Kebijakan kualitas merupakan maksud dan arahan secara menyeluruh suatu organisasi tentang kualitas seperti yang dinyatakan secara resmi oleh manajemen puncak. Persyaratan kebijakan kualitas mencakup komitmen untuk mengikutkan persyaratan dan secara terus menerus meningkatkan efektifitas sistem manajemen kualitas.

13 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

4.

Perencanaan Manajemen puncak harus merencanakan sistem manajemen kualitas dan memastikan tujuan dan sasaran kualitas yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk, ditetapkan pada fungsi dan tingkat yang relevan dalam organisasi.

5.

Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi Manajemen puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan dalam organisasi. Manajemen puncak harus memastikan proses komunikasi yang sesuai ditetapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi tersebut berkaitan dengan efektifitas penerapan sistem manajemen kualitas pada organisasi.

6.

Tinjauan manajemen Manajemen puncak arus meninjau sistem manajemen kualitasnya secara periodik untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, dan efektivitas yang

berkelanjutan. Tinjauan ini menyertakan peluang perbaikan dan perubahan sistem manajemen kualitas, kebijakan, dan tujuan kualitas.

L. MANAJEMEN SUMBER DAYA 1) Ketersediaan Sumber Daya Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan. Untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen kualitas dan terus-menerus mengembangkan efektivitasnya Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan cara memenuhi persyaratan pelanggan

2) Sumber Daya Manusia Personel yang bekerja, yang dapat memengaruhi kualitas produk harus memiliki kompetensi yang berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian, dan pengalaman yang sesuai.

14 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

3) Infrastuktur Organisasi harus menetapkan, menyediakan, dan memelihara infrastuktur yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Infrastuktur mencakup hal-hal berikut ini: Gedung, ruang kerja, dan peralatan penunjang Peralatan yang dipakai dalam proses Sarana pendukung

4) Lingkungan Kerja Organisasi harus menentukan dan mengelola lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk.

M. REALISASI PRODUK 1) Perencanaan Realisasi Produk Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan proses yang dibutuhkan untuk realisasi produk. Perencanaan dari realisasi produk ini harus konsisten dengan persyaratan proses lainnya dari sistem manajemen kualitas. Dalam merencanakan realisasi produk, organisasi harus menetapkan hal-hal berikut: a. Sasaran dan persyaratan kualitas bagi produk b. Kebutuhan untuk mendapatkan proses, dokumentasi, dan penyediaan sumber daya untuk produk c. Dokumen yang dibutuhkan untuk memberikan bukti bahwa proses realisasi menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan

2) Pembelian Organisasi harus memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian. Organisasi harus mengevaluasi dan menyeleksi kemampuan pemasok dalam memasok produk yang sesuai dengan yang dipersyaratkan organisasi. Organisasi harus melakukan inspeksi dan/atau berbagai kegiatan yang diperlukan untuk memastikan bahwa produk yang dibeli memenuhi persyaratan pembelian yang ditentukan. Jika organisasi atau pelanggan mengusulkan untuk

15 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

melakukan verifikasi ditempat pemasok, maka organisasi harus menetapkan susunan verifikasi yang dimaksudkan dan metode pelepasan produk pada informasi pembelian.

3) Produksi dan Penyediaan Jasa a. Pengendalian produksi dan penyediaan jasa Organisasi harus merencanakan dan melaksanakan produksi dan penyediaan jasa dibawah kondisi yang dikendalikan b. Validasi proses produksi dan penyediaan jasa Organisasi harus memvalidaasi berbagai proses produksi dan penyediaan jasa, terhadap output yang dihasilkan yang tidak dapat diverifikasi oleh pemantauan atau pengukuran yang berurutan c. Indentifikasi dan mampu telusur Jika diperlukan, organisasi harus mendefinisikan produk dengan cara yang sesuai diseluruh realisasi produk d. Properti pelanggan Organisasi harus menandai, memverifikasi, melindungi,dan menjaga properti pelanggan yang disediakan atau dipakai dalam produk. e. Pemeliharaan produk Organisasi harus memelihara kesesuaian produk sejak proses internal dan penyerahan ke tempat tujuan. Pemeliharaan ini mencakup identifikasi, penanganan, pemaketan, penyimpanan, dan pengawetan.

4) Pengendalian, Pengukuran, dan Pemantauan Alat Organisasi harus menentukan pemantauan dan pengukuran yang dilakukan serta pemantauan dan pengukuran sarana yang dibutuhkan untuk menyediakan buktibukti kesesuaian produk pada persyaratan yang ditetapkan. Organisasi harus membuat proses untuk memastikan bahwa pemantauan dan pengukuran dilakukan secara konsisten sesuai persyaratan pemantauan dan pengukuran.

16 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

N. PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PENINGKATAN Organisasi harus merencenakan dan menetapkan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan pengembangan yang dibutuhkan untuk: Memperlihatkan kesesuaian produk Memastikan kesesuaian sistem manajemen kualitas Meningkatkan peningkatan berkelanjutan yang efektif terhadap sistem manajemen kualitas. Ini harus bergantung pada ketepatan metode yang berlaku termasuk teknik statistik dan jangkauan pemakaiannya.

1) Pemantauan dan Pengukuran a. Kepuasan Pelanggan b. Audit Internal c. Pemantauan dan Pengukuran Proses d. Pemantauan dan Pengukuran Produk e. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai f. Analisis Data

2) Peningkatan a. Peningkatan berkelanjutan b. Tindakan perbaikan c. Tindakan pencegahan

17 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

O. CONTOH KASUS
Ringkasan Eksekutif Hasil Pelaksanaan Audit Internal Mutu Akademik (Aima) Siklus II, Tahun 2010 Universitas Syiah Kuala

INFORMASI LATAR BELAKANG Universitas Syiah Kuala, disingkat Unsyiah, adalah perguruan tinggi negeri di Banda Aceh, Indonesia, yang berdiri pada 2 Juni 1961. Rektor Unsyiah pada tahun 2007 adalah Prof. Darni M. Daud PhD. Universitas ini terletak di Banda Aceh, Tepatnya di Kota Pelajar dan Mahasiswa (Kopelma) Darussalam. Kampus Unsyiah berjarak 8 Km kearah timur Kota Banda Aceh, 22 Km dari Bandara Sultan Iskandarmuda, dan 32 Km dari Pelabuhan Malahayati di Krueng Raya.

Universitas Syiah Kuala, merupakan wujud dari keinginan rakyat Aceh untuk memiliki sebuah lembaga pendidikan tinggi negeri, sebagaimana yang pernah ada dan berkembang pada masa silam.

Organisasi dan tata laksana Unsyiah, diatur berdasarkan keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0200/O/1995. Selain daripada itu telah ditetapkan pula Statuta Unsyiah berdasarkan keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0426/O/1992, sebagai pedoman dasar dan acuan untuk penyelenggaraan pengembangan program, penyelenggaraan kegiatan fungsional dan sebagai rujukan untuk berbagai pengembangan dan prosedur operasional.

Unsyiah dipimpin oleh Rektor yang bertanggung jawab kepada Menteri Pendidikan Nasional. Pimpinan Universitas, yaitu Rektor dan keempat Pembantu Rektor, didampingi oleh Senat Universitas dan Dewan Penyantun. Dibawah Universitas terdapat unsur pelaksana akademik (Fakultas, Program Studi Pascasarjana dan Doktor, Serta lembaga), unsur pelaksana

18 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

administratif (Biro-biro), dan unsur penunjang yang berupa Unit Pelaksana Teknis (UPT). Disamping itu terdapat pula beberapa unit organisasi non-struktural dan unsur pelengkap.

Sejak didirikan, Unsyiah berturut-turut dipimpin oleh Kolonel M. Jasin dengan sebutan Pj. Presiden, Drs. Marsuki Nyak Man dengan sebutan ketua Presidium, Drs. A. Madjid Ibrahim sebagai Rektor, seterusnya Prof. Dr. Ibrahim Hasan, MBA., Prof. Dr. Abdullah Ali, M.Sc., Dr. M. Ali Basyah Amin, MA., Prof. Dr. Dayan Dawood, MA., Prof. Dr. Abdi A. Wahab, M.Sc., dan kini Unsyiah berada dibawah pimpinan Rektor Darni M. Daud PhD.

Pelaksanaan Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) di lingkungan Universitas Syiah Kuala pada tahun 2010 adalah siklus kedua dan merupakan rangkaian dari aktifitas implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Syiah Kuala yang dilakukan oleh Badan Penjaminan Mutu (BJM) Universitas Syiah Kuala melalui unit pelaksana AIMA yaitu Manajer Audit Internal Akademik-Universitas Syiah Kuala.

Kegiatan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala dilaksanakan sebagai upaya pengendalian mutu akademik yang berkelanjutan. AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala merupakan kegiatan yang dilakukan di lingkungan Universitas Syiah Kuala dengan melibatkan Unit pelaksana AIMA dan auditor akademik dari BJM serta bekerjasama dengan pimpinan fakultas, SJMF (Sistem Penjaminan Mutu Fakultas) dan TPMA (Tim Pengendalian Mutu Akademik) di jurusan/program studi.

Pelaksanaan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala dibagi 3 tahap meliputi tahap persiapan auditor, tahap persiapan dokumentasi, dan tahap visitasi auditi yang dimulai sejak bulan Juli sampai dengan Desember 2011. Pada kegiatan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala dilibatkan 21 orang auditor dan 9 fakultas sebagai auditi. Pelaksanaan audit pada tingkat program studi dilaksanakan secara sampling, mengingat keterbatasan jumlah auditor dan juga ditujukan untuk membina SJMF sehingga nantinya dapat melaksanakan monev internal akademik pada program studi di fakultas masing-masing.

19 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

Fokus AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala tahun 2011 meliputi: 1. Manajemen administrasi pelayanan akademik, 2. Proses pelaksanaan akademis, 3. Aktifitas dosen terhadap tridahrama PT, dan 4. Capaian dan tingkat kepuasan akademis oleh mahasiswa.

Hasil audit telah dibahas bersama dengan auditi pada level fakultas dan program studi sekaligus memberikan tanggapan terhadap temuan auditor. Auditi telah menyatakan kesanggupan menindaklanjuti hasil audit seperti tercantum dalam berita acara audit yang ditandatangani oleh pimpinan auditi. Adapun temuan yang tidak termasuk dalam tugas dan kewenangannya diharapkan dapat bekerjasama dengan unit/biro/lembaga terkait di lingkungan Universitas Syiah Kuala.

Pelaksanaan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala tidak hanya menghasilkan temuan negatif, namun beberapa temuan positif juga dapat menjadi bagian dari upaya peningkatan mutu, antara lain:

1. Pelaksanaan penjaminan mutu semakin menjadi perhatian dan konsentrasi setiap unit auditi yang dibuktikan dengan semakin lengkapnya dokumen perkuliahan, serta adanya Standar Operasional Prosedur maupun kebijakan yang dibuat oleh internal fakultas di bawah koordinasi SJMF dengan merujuk pada manual mutu universitas. Rekomendasi : dukungan bagi fakultas/program studi untuk mempertahankan dan meningkatkan kinerja terkait mutu dengan memberikan reward yang dapat berupa : piagam/sertifikat, diumumkan secara luas baik melalui surat edaran, website dan rapat kerja universitas. Penghargaan dapat pula berupa pengalokasian dana yang mendukung pengembangan mutu.

20 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

2. Adanya program persiapan peningkatan status akreditasi di setiap program studi namun perlu dukungan penuh dari pihak fakultas sehingga pelaksanaannya dapat dipercepat dengan target mendapatkan akreditasi A. Rekomendasi : fakultas harus mengalokasikan dana bagi program studi yang akan mengajukan re-akreditasi dengan target A dan universitas harus memberikan reward bagi program studi yang mendapatkan nilai akreditasi A.

3. Pelaksanan EKD (Evaluasi Kinerja Dosen) tahun 2010 telah memberikan hasil positif terhadap peningkatkan kinerja dan kualitas akademik terutama kedisiplinan dosen dalam mengajar lebih baik dari sebelumnya. Rekomendasi : diperlukan dukungan yang lebih maksimal terhadap sarana dan prasarana mengajar dan praktikum, termasuk kualitas ruang kelas, alat bantu mengajar, laboratorium lapangan termasuk kecepatan pelayanan kebutuhan praktikum dan peningkatan SDM laboratorium melalui pelatihan.

4. Adanya Program Hibah Kompetisi (PHK) yang diterima oleh beberapa program studi dan level universitas telah memberikan hasil positif terhadap peningkatkan manajemen dan kualitas akademik terutama sarana dan prasarana penunjang administrasi secara terintegrasi dan pengajaran lebih baik dari sebelumnya. Rekomendasi : diperlukan dukungan yang lebih maksimal terhadap pelaksanaan PHK yang sedang diimplementasikan dan perlu memberikan motivasi kepada program studi untuk mengusulkan program.

5. Telah tumbuhnya sikap dan pemahaman baik tingkat fakultas dan program studi yangsangat positif terhadap pentingnya sistem penjaminan mutu dan peran audit dalam membantu dan memastikan capaian implementasi pengendalian mutu akademik untuk menilai dilaksanakan secara efisien dan efektif. Rekomendasi : kegiatan audit akademik internal dilakukan secara kontinu setiap tahun untuk meminimalkan resiko yang terkait dengan pelaksanaan akademik di lingkungan Universitas Syiah Kuala.

21 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

Disamping hal-hal yang positif di atas, pelaksanaan AIMA siklus II Universitas Syiah Kuala juga menemukan beberapa faktor mendasar yang harus segera diperhatikan sehingga dampak negatifnya ke depan dapat diminimalisasi, yaitu: 1. Seluruh auditi menyampaikan bahwa sistem koordinasi dan komunikasi antara rektorat,fakultas, dan program studi masih belum berjalan dengan lancar terutama di tingkat biro dengan fakultas dan fakultas dengan program studi. Hal yang sangat dominan yaitu menyangkut masalah administrasi dan keuangan sehingga pelaksanaan dan pelayanan akademik belum dapat dijalankan sesuai dengan rencana waktu dan kegiatan. Peran P2T dan pengelola APBA juga masih dirasakan auditi perlu ditingkatkan untuk mendukung pelaksanaan dan pelayanan mutu yang optimal di lingkungan Universitas Syiah Kuala. Peran SP4 masih kurang efektif dibandingkan sebelumnya dalam merancang dan merealisir usulan dari unit auditi, banyak perubahan usulan yang tidak diketahui olehfakultas pengusul. Rekomendasi : diperlukan kebijakan pimpinan universitas untuk penerapan sistem manajemen yang lebih efektif, transparan, akuntabel, dan komunikatif antar setiap leve lunit yang terlibat untuk meningkatkan mutu sistem pelayanan akademik.

2. Dari sisi akademik, meningkatnya kualitas mengajar belum diikuti dengan peningkatan dibidang penelitian dan pengabdian masyarakat. Bahkan terjadi penurunan kualitas dan jumlah penelitian dosen Universitas Syiah Kuala sejak 3 tahun terakhir. Keterlibatan Guru besar dalam kegiatan penelitian dan pengabdian sangat minim dan daya saing proposal penelitian dosen Universitas Syiah Kuala di tingkat nasional (DIKTI, LIPI, Menristek, dan lainnya) menurun. Pada tahun 2010, total dosen yang melaksanakan penelitian turun menjadi hanya 8%. Rekomendasi : diperlukan kebijakan dan strategi khusus pimpinan universitas untuk meningkatkan jumlah dan kualitas penelitian serta peningkatan peran lembaga penelitian(LEMLIT) dan lembaga pengabdian kepada masyarakat (LPM) untuk lebih produktif.

22 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

Kegiatan penelitian dan pengabdian akan menjadi fokus dalam siklus III AIMA dan Evaluasi Kinerja Dosen 2011. Penelitian mandiri harus lebih terstruktur dan dosen S3 serta Guru Besar diwajibkan untuk mengajukan usulan penelitian dan pengabdian di tingkat nasional. Indikator kunci (KPI) Universitas Syiah Kuala menyangkut penelitian dan pengabdian dosen harus dibuat dan diimplementasikan serta dievaluasi.

3. Minat dosen Universitas Syiah Kuala dalam publikasi ilmiah dan penulisan buku ajar masih sangat minim di semua bidang. Belum ditemukannya adanya motivator yang mampu memberikan stimulasi terkait dengan rendahnya jumlah publikasi dan penulisan buku ajar. Rekomendasi : diperlukan kebijakan dan strategi khusus pimpinan universitas untuk memacu dosen agar dapat terlibat aktif dalam publikasi ilmiah dan penulisan buku ajar. KPI Universitas Syiah Kuala menyangkut hal tersebut harus dibuat dan

diimplementasikandan dievaluasi.

4. Peran aktif SJMF masih lemah dalam kegiatan monitoring dan evaluasi akibat dukungan dari pihak fakultas belum nyata dan masih banyak dosen yang tidak berminat terlibat dalam kegiatan SJMF. Rekomendasi : Para pimpinan fakultas harus lebih fokus dan perhatian terhadap perkembangan SJMF dan TPMA di unit kerja masing-masing untuk penguatan SDM dan juga menyediakan fasilitas kerja serta penghargaan.

5. Belum adanya sistem baku tentang pemberian penghargaan dan reward dari pimpinan terhadap prestasi mutu yang dicapai fakultas dan program studi yang mampu memberikan dampak perubahan dalam implementasi SPMI di lingkungan Universitas Syiah Kuala. Rekomendasi : perlu dilbuat SOP tentang penghargaan terhadap unit kerja yang berprestasi, misalnya pemberian Unsyiah Reward, Rector Reward, Dean Reward dan lain sebagainya kepada fakultas dan program studi yang memiliki prestasi dalam mendukung peningkatan mutu pendidikan di Universitas Syiah Kuala.

23 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

Pelaksanan AIMA siklus II Universitas Syiah Kuala yang telah dilaksanakan sesuai dengan target difokuskan pada : (1) Manajemen administrasi pelayanan akademik, (2) Proses pelaksanaan akademis, (3) Aktifitas dosen terhadap tridahrama PT, dan (4) Capaian dan tingkat kepuasan akademis oleh mahasiswa dengan penjabaran sebagai berikut:

1. Manajemen administrasi pelayanan akademis Pelaksanaan akademis di setiap fakultas dan prodi telah didukung dengan sistem administrasi yang memadai dan mengacu kepada standar mutu akademik yang telah disusun. Terjadi peningkatan pelayan administrasi akademik sejak dilakukannya sistem on-line dan evaluasi kinerja dosen (EKD). Namun masih ada unit pelaksana yang belum secara penuh menyiapkan perangkat pendukung sehingga mahasiswa maupun dosen masih belum merasa puas. Variasi kemampuan SDM ditingkat fakultas dan program studi menyebabkan pelayanan akademis antar unit masih terdapat perbedaan kualitas. Rekomendasi : a. Perlunya sosialisasi dan evaluasi internal secara periodik terhadap pelaksanaan standar mutu akademik terkait dengan manajemen administrasi pelayanan akademis di setiap unit (fakultas dan program studi). b. Perlunya peningkatan jumlah dan kualitas SDM tenaga administrasi dan penyediaan sarana kerja perlu dilakukan segera dan disesuaikan dengan prioritas kebutuhan. c. Perlunya pelatihan dan pemagangan secara periodik terhadap SDM fakultas maupunprogram studi terkait dengan manajemen administrasi pelayanan akademis. d. Implementasi pelayanan akademik harus mengacu pada sasaran target standarmutu yang telah disusun oleh universitas maupun fakultas.

2. Proses Pelaksanaan Akademis (pengajaran dan praktikum) Terjadi perubahan yang siknifikan terhadap proses pelaksanaan akademis baik proses belajar mengajar maupun praktikum lebih baik dari tahun sebelumnya. Disiplin dosen dalam melaksanakan kegiatan akademis terutama belajar mengajar dan praktikum semakin baik dan telah mengacu kepada standar akademik masing-masing unit.

24 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

Ketidaksesuaian yang ditemukan antara lain perencanaan kurikulum masih perlu diperhatikan karena belum melibatkan stakeholder ataupun data tidak terdokumentasi. Pada umumnya ketidaksesuaian tersebut adalah dalam hal administrasi pendidikan sepertidalam hal pengisian KRS, pembuatan GBPP dan SAP, kontrak kuliah, surat penugasandosen, daftar hadir, dan penilaian. Temuan yang paling berpengaruh terhadap mutuadalah adanya sistem perkuliahan yang sangat padat serta sebagian besar diasuh olehdosen muda dan tenaga pengajar dari luar institusi pendidikan dan tanpa disertai dengan kesesuaian dengan standar tenaga pengajar. Ketidaksesuaian juga ditemukan dimana keterlibatan yang sangat minim tenaga pengajar Guru Besar dalam proses pelaksanan akademik (mengajar, praktikum, penelitian dan pengabdian) di beberapa unit kerja auditi. Ketidaksesuaian juga masih ditemukan terhadap proses pelaksanaan kegiatan praktikum mahasiswa yang tidak sesuai dengan jadwal dan target akibat dari dukungan proses administrasi keuangan dari biro dan fakultas yang belum lancar hampir di setiap semester. Kondisi ini juga sangat berpengaruh terhadap penguasaan materi dan hampir diseluruh fakultas serta program studi pelaksanaan praktikum mata kuliah terlaksana sangat minim. Selain itu sebagian besar fakultas dan program studi yang belum melaksanaan sistim monitoring dan evaluasi internal terhadap proses pelaksanaan akademis secara periodik sehingga akumulasi permasalahan terjadi berulang setiap semester. Rekomendasi : a. Setiap unit kerja diharapkan dapat melibat stakeholder untuk melakukan evaluasi kurikulum yang sedang berjalan, juga diperlukan adanya Pedoman Penyusunan Kurikulum yang terbaru untuk setiap fakultas. b. Diperlukan keseragaman dalam sistem dokumentasi dan hasil pelaksanaan akademis termasuk kegiatan praktikum, praktek lapangan, penelitian, dan tugas akhir mahasiswa. c. Perlu diterapkan sangsi dan reward terhadap kedisiplinan dosen dalam pelaksanan belajar mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat termasuk keterlambatan pemasukan nilai ujian yang berpengaruh terhadap pengisian KRS mahasiswa misalnya :

25 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

Dosen yang tidak memenuhi kewajiban mengajar dan praktikum (tanpa izin tertentu) diberikan sanksi tidak mengajar atau membimbing mahasiswa pada semester berikutnya.

Dosen

yang

tidak

melakukan

kegiatan

akademis

secara

periodik

(mengajar,penelitian dan pengabdian) diusulkan untuk tidak diperpanjang sertifikasinya Dosen yang melebihi batas waktu pemasukan nilai ujian maka nilai akandiberikan oleh program studi. Dosen yang terlambat dalam pemasukan nilai diberikan skorsing selama satu semester (tidak boleh mengajar dan membimbing). Sanksi terhadap dosen tersebut dilakukan dengan mengirimkan surat ke Senat Fakultas. d. Perlu dilakukan evaluasi oleh SJMF dan TPMA terhadap kelengkapan administrasi proses pelaksanaan akademis pada awal semester dan akhir semester agar dapat diketahui permasalahan sejak awal dan terjadinya koordinasi pada akhir setiap akhirsemester. e. Perlu dibakukan format kontrak perkuliahan di Universitas Syiah Kuala, dan harusditandatangani oleh dosen dan perwakilan mahasiswa serta disetujui oleh pimpinan. f. Perlu dukungan kelengkapan perangkat on-line di setiap program studi agar pelayanan proses akademik semakin lancar.

3. Aktifitas dosen terhadap tridharma PT (penelitian dan pengabdian) Hasil audit akademik menunjukkan terjadi ketidakseimbangan dalam pelaksanaan tugas dosen sebagai pengemban amanah tridarma PT hampir di seluruh fakultas dan program studi. Ketidaksesuaian katagori berat ditemukan dimana hanya sebagian kecil dosen melakukan kegiatan penelitian dan pengabdian secara periodik. Selain itu dokumentasi hasil kegiatan penelitian dan pengabdian oleh dosen sangat minim ditemukan di setiap program studi maupun fakultas. Kondisi ini diperberat dengan tidak tercantumnya penelitian dan pengabdian di dalam KPI universitas, fakultas dan program studi serta tidak adanya sistem evaluasi terhadap aktifitas penelitian dan pengabdian oleh dosen.

26 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

Sistem pembinaan oleh dosen senior terhadap dosen muda dalam kegiatan penelitian dan pengabdian belum berjalan dan budaya Peer Group penelitian dan pengabdian belum tumbuh hampir di setiap program studi dan fakultas. Kebijakan dalam pelaksanaan penelitian mandiri oleh dosen belum diatur dengan sistem yang dapat dipertanggungjawabkan oleh peneliti dan mengikuti aturan adminsitrasi dan keilmuan. Penelitian mandiri belum dilakukan secara terencana, tercatat, dan dilaksanakan serta dilaporkan tanpa SOP dan kebanyakan tidak diketahui oleh pimpinan. Hampir seluruh fakultas, program studi dan laboratorium belum memiliki kebijakan dalam melaksanakan tema penelitian dan pengabdian unggulan. Sosialisasi teknis terhadap program penelitiandan pengabdian oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat tidak diikuti dengan sosialisasi oleh pimpinan di fakultas dan program studi (hanya dengan cara menempel pengumuman). Dosen tidak memiliki roadmap penelitian unggulan dan berkelanjutan serta sangat kurang mendapatan bimbingan teknis sehingga usulan penelitian hibah sangat kurang. Rekomendasi : a. Kebijakan terhadap pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat oleh dosen perlu ditegaskan dan dilakukan evaluasi periodik terhadap pelaksanaannya b. Setiap fakultas, program studi dan laboratorium harus memiliki road map penelitian unggulan dan bagi yang mampu melaksanakannya diberikan reward, misalnya : diberikan anggaran peningkatan sarana dan prasara yang lebih besar untuk memacu yang lain. c. Harus dibuat kebijakan dan SOP terhadap penelitian mandiri oleh dosen sehingga memenuhi persyaratan administrasi dan keilmuan. Setiap penelitian mandiri harus diketahui oleh pimpinan dan dilengkapi dengan dokumen pelaksanaan penelitian. d. Membuat kebijakan yang tegas mewajibkan dosen melakukan penelitian dan pengabdian, misalnya : Dosen yang telah mencapai lektor kepala atau melebihi harus melakukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat bersumber pada anggaran DIKTI/tingkat nasional lainnya minimal 1 tahun 1 kali dan tidak dapat mengikuti penelitian bersumber dari dana lokal. Bila selama 2 tahunberturut-turut tidak dapat melakukannya maka renumerasi sertifikasi ditunda.

27 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

Penelitian

mandiri

hanya

boleh

dilakukan

oleh

dosen

yang

belum

mencapaipangkat lektor kepala setiap tahun, sedangkan yang telah mencapai lektorkepala atau melebihi hanya boleh melaksanakan penelitian mandiri setiap 2 tahun sekali. Dosen yang mendapat penelitian dari hibah nasional dan internasionaldiberikan reward. Membuat kebijakan untuk membiayai penelitian unggulan Peer Group daridana PNBP universitas sehingga dapat kontinyu dilaksanakan oleh dosen. e. Sosialisasi dan bimbingan teknis harus dilaksanakan oleh lembaga, fakultas dan program studi secara lebih sistematis sehingga mampu menarik minat dosen untuk melaksanakan penelitian dan kegiatan pengabdian kepada masyarakat. Pemilihan dosen teladan dan peneliti teladan harus terus dilakukan dengan prosedur yang lebih terukur. f. Menjadikan aktifitas penelitian dan pengabdian masyarakat sebagai fokus evaluasi kinerja dosen (EKD) dan AIMA pada siklus III tahun 2011.

4. Capaian dan tingkat kepuasan akademis oleh mahasiswa Penilaian capaian dan tingkat kepuasaan akademis oleh mahasiswa merupakan bagiandari kegiatan AIMA siklus II tahun 2010 namun pelaksanaannnya dilakukan secara khusus oleh Tim MONEV Internal BJM sesuai dengan pelaksanaan kegiatan akademik pada semester berjalan (laporan terpisah). Namun demikian hasil ini juga merupakan bagian melekat yang dilakukan oleh auditor AIMA untuk lebih melengkapi informasi yang didapat terhadap tingkat kepuasan akademis mahasiswa. Dari hasil audit dapat ditemukan ketidakseuaian katagori ringan, dalam bentuk masih kurang puas antara lain: a. Kualitas belajar mengajar terkait dengan dosen utama yang diwakili oleh dosen muda/asisten dosen serta teknik mengajar yang belum menyesuaikan dengan kondisi. b. Pelayanan praktikum yang sangat minim serta sebagian besar dilakukan menjelang akhir semester, begitu juga kondisi sarana prasarana baik penunjang perkuliahan, praktikum dan penelitian mahasiswa.

28 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

c. Kondisi laboratorium dan laboratorium lapangan untuk mendukung pelaksanaan penelitian, tugas akhir termasuk ketersediaan alat transportasi untuk melakukan praktek lapangan ke luar daerah. d. Kondisi sarana pendukung perpustakaan. e. Kondisi akademik atmosfir terutama kebersihan internal (halaman, toilet, ruang kuliah) disetiap fakultas dan kondisi umum universitas. Sistem komunikasi antara dosen dan mahasiswa yang perlu ditingkat terutama dalam konseling dan bimbingan tugas akhir sehingga dapat mempersingkat masa kelulusan.

Pelaksanaan AIMA siklus II Universitas Syiah Kuala tahun 2010 juga menghasilkan temuan yang harus ditanggapi ditindaklanjuti oleh pimpinan unit (fakultas dan programstudi), sedangkan rekomendasi ditujukan untuk pimpinan universitas sebagai acuan dalam menyusun kebijakan dan strategi ke depan sehingga pelaksanaan mutu dilingkungan Universitas Syiah Kuala terus meningkat. Pimpinan lembaga dan Biro yang berhubungan dan berwenang diharapkan pula dapat melakukan tindak lanjut dari rekomendasi tersebut.

Pelaksanaan AIMA siklus II Universitas Syiah Kuala tahun 2010 secara umum berjalan cukup lancar atas kerjasama semua pihak, walaupun dalam penyelesaiaan akhir mengalami keterlambatan. Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan audit akademik iniadalah terkait dengan penyesuaian waktu antara auditor dan auditi serta koordinasi, keterbatasan jumlah auditor, ketersediaan pendanaan dan padatnya jadwal perkuliahan.

Pengalaman ini menjadi pelajaran yang sangat berharga bagi pelaksanaan yang akandatang. Hasil audit akademik ini diharapkan bisa digunakan oleh pimpinan untukpembenahan dalam hal peningkatan mutu Universitas Syiah Kuala secara keseluruhan dan berkelanjutan sehingga mampu menjadi salah satu perguruan tinggi unggulan baik nasional bahkan internasional nantinya.

29 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

BAB III PENUTUP

I. KESIMPULAN Audit sistem kepastian kualitas merupakan audit yang dilakukan tehadap kinerja perusahaan yang dalam hal ini untuk memastikan bahwa proses-proses yang berjalan didalam perusahaan sudah sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya baik terhadap produk atau jasa yang dihasilkan maupun struktur dan karyawan perusahaan guna mencapai kualitas yang diharapkan. Audit ini dirasa perlu pada saat kinerja kualitas aktual berbeda dengan standar yang telah di tetapkan. Peranan audit ini sendiri adalah seperti untuk mengetahui apakah perusahaan telah mencapai tujuan kualitasnya dan untuk mengetahui apakah perusahaan telah mengikuti prosedur-prosedur yang berlaku. Dalam hal ini audit sistem kepastian kualitas berfokus kepada pelanggan dan sistem manajemen kualitas. Temuan hasil audit selanjutnya dianalisis, dinilai kecukupan dan kesesuaiannya terhadap standar ISO 9001:2000. Hasil temuan auditor tersebut akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau perubahan.

30 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S

DAFTAR PUSTAKA
Bayangkara, IBK. 2008. Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta: Salemba Empat. http://qualitysystem.wordpress.com/2007/08/06/ceklis-audit-sistem-manajemen-mutu-salesdan-marketing/ http://www.unsyiah.ac.id/file/Ringkasan%20Eksekutif%20AIMA%20Siklus%202%202010.p df http://www.google.co.id/search?q=Ringkasan%2520Eksekutif%2520AIMA%2520Siklus%25 202%25202010&sourceid=opera&ie=utf-8&oe=utf-8&channel=suggest

31 | A U D I T S I S T E M K E P A S T I A N K U A L I T A S