1. Apa yang dimaksud dengan audit fungsi pengadaan ? apa tujuan dan manfaatnya ?

Audit fungsi pengadaan adalah penilaian atas perusahaan yang menjalankan

fungsi pengadaan, pedoman yang digunakan dalam menjalankan aktifitasnya,
perencanaan, proses pengadaan, dan penanganan saat diterima.
Tujuan dan manfaat fungsi pengadaan :
1. Untuk mencapai tujuan sesuai dengan visi misi.
2. Menilai ekonomisasi, efesiensi ,dan efektivitas pengadaan.
3. Mengembangkan dan memelihara manajemen informasi pengadaan yang dapat
diandalkan dan akuntabilitas.
4. Memastikan aktifitas pengadaan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang
berlaku.
2. Apa yang melatarbelakangi diperlukan audit fungsi pengadaan ?
Karena fungsi pengadaan merupakan fungsi yang paling depan dalam penentuan
ekonomisasi suatu organisasi. Ekonomisasi dalam perolehan input merupakan
bagiandari strategi keunggulan bersaing perusahaan. Kemampuan memperoleh
unit dengan pengorbanan terkecil dari berbagai alternatif yang ada tanpa
mengabaikan standar kualitas yang telah ditetapkan, mencerminkan inovasi
perusahaan dalam proses pengadaan. Input yang diperoleh dengan pengorbanan
terkecil, didukung dengan metode produksi/operasi yang efesien, memungkinkan
harga pokok peroduksi atas pengolahan input tersebut menjadi lebih kecil dari
pesaing.

3. Sebut dan jelaskan ruang lingkup audit fungsi pengadaan ?

Secara terinci ruang lingkup audit fungsi pengadaan meliputi:
1. Organisasi pengadaan
2. Proses pengadaan yang terdiri atas :
a) Perencanaan pengadaan
Perencanaan pengadaan mencakup penentuan kebutuhan atas
barang/jasa(input) dalam operasional perusahaan baik tingkat kualitas,
kuantitas dan penentuan waktu kapan barang/jasa tersebut harus tersedia.
b) Pelaksanaan pengadaan
Tahap ini adalah pelaksanaan dari rencana pengadaan. Aktivitas yang
terlibat dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas
proses pengadaan, jenis barang atau jasa yang akan dibeli dan besar nya
anggaran yang terlibat dalam pengadaan tersebut.
c) Pembayaran dan pelaporan
Pembayaran adalah bagian akhir dari proses pengadaan. Pembayaran baru
bisa dilakukan jika serah terima atas barang atau jasa tersebut telah

dinyatakan tidak mengandung masalah (clear) dan telah disahkan oleh

pihak pihak berwenang.
4. Dalam melakukan audit atas fungsi pengadaan, masalah kritis apa yang harus
diperhatikan auditor untuk menilai bahwa rencana pengadaan telah memenuhi
prinsip-prinsip dalam tata kelola pengadaan yang baik?
Apakah perusahaan telah memiliki daftar kebutuhan rencana yang
terdokumentasi?
Apakah rencana pengadaan telah mencerminkan efesiensi dalam pengadaan?
Apakah rencana pengadaan tersebut telah memuat tentang :
- Spesifikasi yang dibutuhkan
- Kuantitas yang dibutuhkan

5. Sebut dan jelaskan proses pengadaan barang dan jasa!

Proses pengadaan adalah sebagai berikut :
1. Perencanaan pengadaan, berkaitan dengan penentuan kebutuhan atas barang
dan jasa dalam operasional perusahaan, baik ditingkat kualitas, kuantitas,
penentuan waktu tersedianya produk.
2. Pelaksanaan pengadaan, berkaitan dengan pelaksanaan dari rencana
pengadaan. Aktifitas yang terlibat dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan
tingkat kompleksitas proses pengadaan jenis barang dan jasa yang dibeli dan
besarnya anggaran dalam pengadaan tersebut.
3. Pelaksanaan kontrak penyerahan barang, berkaitan dengan pertanggung
jawaban panitia atas penerimaan barang dan jasa yang sesuai dengan kontrak
yang ditentukan.
4. Pembayaran dan pelaporan, merupakan bagian terakhir dalam proses
pengadaan, dilakukan sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam pedoman
pengadaan.
6. Bagaimana menilai ketepatan penempatan organisasi pengadaan pada struktur
organisasi perusahaan?
Auditor menekankan penilaiannya terhadap ketepatan hubungan antara rencana
pembelian dengan rencana penggunaan barang atau jasa pada masing-masing unit
7. Dengan fungsi-fungsi apa saja fungsi pengadaan harus dipisahkan, mengapa ?
Fungsi pengadaan tenaga kerja, meliputi kegiatan penentuan kebutuhan tenaga
kerja (baik mengenai mutu maupun jumlahnya), mencari sumber-sumber tenaga
kerja secara efektif dan efisien, mengadakan seleksi terhadap para pelamar,
menempatkan tenaga kerja sesuai dengan posisi yang sesuai, dan memberikan
pendidikan serta latihan yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas bagi para
tenaga kerja baru.
Fungsi pengembangan tenaga kerja, meliputi kegiatan pendidikan dan latihan

bagi para pekerja agar mereka dapat mengikuti perubahan-perubahan yang terjadi
dalam organisasi. Tujuan dari pengembangan tenaga kerja ini adalah peningkatan
mutu atau keterampilan dan pengetahuan pekerja agar selalu mampu mengikuti
perkembangan yang ada dalam organisasi.
Fungsi pemberian kompensasi, meliputi kegiatan pemberian balas jasa kepada
para karyawan. Kegiatan disini meliputi penentuan sistem kompensasi yang
mampu mendorong prestasai karyawan, dan juga menentukan besarnya
kompensasi yang akan diterima oleh masing-masing pekerja secara adil.
Fungsi integritas, merupakan kegiatan untuk menyelaraskan tujuan organisasi
dengan tujuan individu pekerja. Apabila tujuan-tujuan ini sudah sinkron, maka
akan tergalang kekompakan dalam irama kerja organisasi dengan irama kerja
para individu karyawan, sehingga akan menghasilkan tingkat produktivitas yang
tinggi dalam pencapaian tujuan.
Fungsi pemeliharaan tenaga kerja,
mencakup pelaksanaan program-program ekonomis maupun non-ekonomis, yang
diharapkan dapat memberikan ketentraman kerja bagi pekerja, sehingga mereka
dapat bekerja dengan tenang dan penuh konsentrasi guna menghasilkan prestasi
kerja yang diharapkan oleh organisasi.
8. Apa elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan tender?
Elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan ender adalah kerahasiaan
informasi tender. Panitia harus mampu menjaga rahasia informasi dan
memastikan informasi tersebut tidak bocor, tidak tertukar, dan tidak dimanipulasi
untuk kepentingan peserta tender tertentu
9. Sebut dan jelaskan prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa yang baik!
Prinsip-prinsip pengadaan adalah sebagai berikut
1. Nilai uang, pengadaan harus mendapatkan barang/jasa sesuai spesifikasi
dengan harga terendah.
2. Kejujuran dan keadilan, panitia pengadaaan harus jujur dan adil kepada
pemasok yang memenuhi syarat untuk berkompetisi dalam pengadaan.
3. Akuntabel dan transparan, seluruh proses dalam tahapan pengadaan harus
dilengkapi dengan catatan dan dokumentasi yang memadai sebagai
pertanggung jawaban.
4. Efesiensi, proses pengadaan harus berjalan secara efesien(optimalisasi
penggunaan sumber daya)
5. Kompetensi dan integritas, panitia pengadaan harus berkompeten dana
berintegritas tinggi dalam menjalankan tugas, wewenang dan tanggung
jawabnya.

10. Dokumen apa yang harus dilengkapi pemasok sebagai dasar pembayaran oleh pihak
pembeli ?
1. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini erupakan formulir yang diisi oleh fungsi guddang atau fungsi pemakai
barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis,
jumlah, dan mutuseperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan
pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk
fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakanuntuk meminta penawaran harga bagi barang yang
pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah
pembelian yang besar.
3. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunkan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut:
1. Surat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order
pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan
oleh perusahaan.
2. Tembusan Pengakuan Oleh Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini
dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan
dikirim kembali ke perusahaann sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order
pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti
tersebut dalam dokumen tersebut.
3. Tembusan Bagi Unit Permintaan Barang. Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi
yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
4. Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh
fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebaggi dasar
untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika baarang tidak datang pada waktu yang
telah ditetapkan.
5. Arsip Pemasok. Tembusan surat order pemelian ini disimpan oleh fungsi pembelian
menurut nama pemasok sebagi dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
6. Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke
fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi,
mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam
sistem penerimaan buta (blind receiving system), kolom kuantitas dalam tembusan ini
dblok hitam agar kuantitas yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order
pembelian tidak terekam dalam tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Hal
ini dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan perhitungan
dan pengecekan barang yang diterima dari pemasok.
7. Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan surat order pembelian dikirim ke fungsi
akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiba yang timbul dari transaksi
pembelian.
11. Bagaimana audit fungsi pengadaan dapat membantu meningkatkan efesiensi dalam
perusahaan ?

 Pengendalian terhadap perencanaan pengadaan memastikan bahwa barang/jasa

yang akan diperoleh (dibeli) adalah barang/jasa yang benar-benar dibutuhkan
dalam operasional unit pengguna, jenis, spesifikasi, dan kuantitasnya. Di samping
itu, penilaian tahap ini juga berkaitan dengan apakah kebutuhan ini telah tertuang
dalam rencana induk perusahaan dan didukung sumber daya yang memadai untuk
mendapatkan barang/jasa yang dibutuhkan. Pada tahap proses pengadaan,
pengendalian berfungsi untuk memastikan bahwa proses pengadaan barang/jasa
tersebut telah berjalan dengan transparan, tidak diskriminatif, adil, dan akuntabel.
12. Bagaimana mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa?
Mengimplementasikan pengadaan barang dan jasa yang tepat, memindahkan resiko
kepada pihak lain yaitu dengan meminta penjelasan tertulis untuk permasalahan
permasalahan yang tidak jelas, atau dengan mengurangi resiko yaitu dengan
melibatkan tenaga ahli sebagai penerimaan barang, melibatkan konsultan hukum
dalam merancang kontrak, memperkuat sistem pengawasan internal dari KPA atau
PPK.
13. Apa yang dinilai auditor dalam melakukan audit atas organisasi pengadaan ?
Pada audit ini, auditor menilai ketepatan :
1. Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi pengadaan
2. Wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan dalam
memenuhi kebutuhan barnag dan jasa secara efektif dan efesien
3. Kompetensi personil yang menangani dan bertanggung jawab terhadap
pengadaan
4. Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu prose dan tata kelola
pengadaan yang baik