Anda di halaman 1dari 6

NAMA ANGGOTA :

1. PRASMUDEO META RAMADHAN


2. RIZQA ARTHA
3. MUHAMMAD AKMAL A.Q.

1. Apa yang dimaksud dengan audit fungsi pengadaan ? apa tujuan dan manfaatnya ?

Audit fungsi pengadaan adalah penilaian atas perusahaan yang menjalankan fungsi
pengadaan, pedoman yang digunakan dalam menjalankan aktifitasnya, perencanaan, proses
pengadaan, dan penanganan saat diterima.

Tujuan dan manfaat fungsi pengadaan :

1. Mencapai tujuan sesuai dengan visi misi.


2. Menilai ekonomisasi, efesiensi ,dan efektivitas pengadaan.
3. Mengembangkan dan memelihara manajemen informasi pengadaan yang dapat
diandalkan dan akuntabilitas.
4. Memastikan aktifitas pengadaan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang
berlaku.

2. Apa yang melatarbelakangi diperlukan audit fungsi pengadaan ?

Fungsi pengadaan merupakan fungsi yang paling depan dalam penentuan ekonomisasi suatu
organisasi. Ekonomisasi dalam perolehan input merupakan bagian dari strategi keunggulan
bersaing perusahaan. Kemampuan memperoleh unit dengan pengorbanan terkecil dari berbagai
alternatif yang ada tanpa mengabaikan standar kualitas yang telah ditetapkan, mencerminkan
inovasi perusahaan dalam proses pengadaan. Input yang diperoleh dengan pengorbanan terkecil,
didukung dengan metode produksi/operasi yang efesien, memungkinkan harga pokok peroduksi
atas pengolahan input tersebut menjadi lebih kecil dari pesaing.

3. Sebut dan jelaskan ruang lingkup audit fungsi pengadaan ?

Secara terinci ruang lingkup audit fungsi pengadaan meliputi:

1. Organisasi pengadaan
2. Proses pengadaan yang terdiri atas :
a) Perencanaan pengadaan
Perencanaan pengadaan mencakup penentuan kebutuhan atas
barang/jasa(input) dalam operasional perusahaan baik tingkat kualitas,
kuantitas dan penentuan waktu kapan barang/jasa tersebut harus tersedia.
b) Pelaksanaan pengadaan
Tahap ini adalah pelaksanaan dari rencana pengadaan. Aktivitas yang terlibat
dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas proses
pengadaan, jenis barang atau jasa yang akan dibeli dan besar nya anggaran
yang terlibat dalam pengadaan tersebut.
c) Pembayaran dan pelaporan
Pembayaran adalah bagian akhir dari proses pengadaan. Pembayaran baru bisa
dilakukan jika serah terima atas barang atau jasa tersebut telah dinyatakan tidak
mengandung masalah (clear) dan telah disahkan oleh pihak pihak berwenang.

4. Dalam melakukan audit atas fungsi pengadaan, masalah kritis apa yang harus diperhatikan
auditor untuk menilai bahwa rencana pengadaan telah memenuhi prinsip-prinsip dalam tata
kelola pengadaan yang baik?
- Perusahaan harus memiliki daftar kebutuhan rencana yang terdokumentasi
- Perusahaan harus mempunyai rencana pengadaan yang telah mencerminkan efesiensi
dalam pengadaan
- Apakah rencana pengadaan tersebut telah memuat tentang :
1. Spesifikasi yang dibutuhkan
2. Kuantitas yang dibutuhkan

5. Sebut dan jelaskan proses pengadaan barang dan jasa!

Proses pengadaan memiliki beberapa tahapan. Umumnya diawali dengan perencanaan,


pelaksanaan, dan pelaporan hingga evaluasi. Berikut adalah penjelasan beberapa tahapan
tersebut.

1) Perencanaan Pengadaaan

Perencanaan pengadaan mencakup penentuan tentang penentuan kebutuhan barang/jasa dalam


operasional perusahaan, baik dalam kualitas, kuantitas, dan penentuan waktu kapan barang/jasa
tersebut harus tersedia. Selain itu berkaitan juga dengan berapa dana yang harus dikeluarkan
dalam pengadaan tersebut. Setian perencanaan pengadaan harus mendapat otorisasi dari pejabat
yang berwenang.

2) Pelaksanaan Pengadaan

Aktivitas yang terlibat dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas proses
pengadaan, jenis barang/jasa yang akan dibeli dan besarnya anggaran yang terlibat dalam
pengadaan tersebut. Pada proses ini pengendalian dilakukan dengan ketat untuk menghindari
adanya kecurangan atau penyimpangan yang dapat menghilangkan kesempatan untuk mendapat
barang/jasa secara lebih ekonomis.

3) Pelaksanaan Kontrak Penyerahan Barang


Pada tahap ini terjadi penyerahan barang/jasa dari pihak penerima kepada pihak peminta. Dalam
proses ini harus ada berita acara yang lengkap. Berita acara yang lengkap tidak hanya memuat
tentang penerimaan barang namun juga harus ada bukti pengecekan barang yang diterima. Hal
ini bertujuan agar barang yang didapat sesuai dengan yang diharapkan.

4) Pembayaran dan Pelaporan

Pembayaran dilakukan ketika sudah ada serah terima barang dan tidak ada masalah juga
telah disahkan oleh pihak berwenang. Setiap pembayaran harus didukung bukti tagihan dan
dokumen pendukung yang lengkap dan tagihan jatuh tempo. Pada tahap ini rawan kecurangan
dimana juru bayar bisa jadi tetap membayar walaupun belum jatuh tempo dan belum memiliki
bukti dan dokumen yang lengkap. Pada tahap pelaporan panitia pengadaan wajib membuat
laporan pertanggungjawaban sesuai dengan ketentuan yang telah dibuat pada awal perencanaan.
Dalam tahap ini juga memuat evaluasi yang tertuang dalam laporan tersebut, seperti kemampuan
panitia mendapatkan barang/ jasa, masalah yang dihadapi, maupun peluang penghematan yang
belum bisa dilakukan.

6. Bagaimana menilai ketepatan penempatan organisasi pengadaan pada struktur organisasi


perusahaan?

Pada program audit organisasi pengadaan auditor akan menelusuri apakah ada kesesuaian
antara tugas dan fungsi yang dijalankan fungsi pengadaan dengan wewenang serta tanggung
jawab yang dilimpahkan. Auditor menilai apakah rencana pembelian dengan rencana
penggunaan barang/jasa pada setiap unit sudah sesuai.

7. Dengan fungsi-fungsi apa saja fungsi pengadaan harus dipisahkan, mengapa ?

a. Fungsi Pengadaan Tenaga Kerja

Fungsi ini harus dipisahkan dari fungsi pengadaan karena dikhawatirkan akan memilih panitia
yang memiliki hubungan special dalam proses pengadaan nantinya.

b. Fungsi Pemberian Kompensasi

Fungsi ini juga harus dipisahkan karena dikhawatirkan jika ada panitia yang melakukan
kecurangan pada proses pengadaan akan dibiarkan begitu saja.

8. Apa elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan tender?

Elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan tender yaitu dengan membuka dan
melaksanakan penjaringan tender secara terbuka, dapat dilihat oleh khalayak umum. Hal ini bisa
dilakukan dengan cara menyelenggarakan penjaringan tender secara online. Kecurangan dalam
melaksanakan tender dapat diminimalisir.

9. Sebut dan jelaskan prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa yang baik?


Jawab :

1. Nilai uang
Pengadaan harus mendapatkan barang/jasa sesuai spesifikasi dengan harga terendah
(memaksimalkan nilai mata uang.
2. Kejujuran dan keadilan
Panitia pengadaan harus berlaku jujur dan adil kepada seluruh pemasok yang memenuhi
syarat untuk mengikuti kompetisi dalam pengadaan tersebut.
3. Akuntabel dan transparan
Seluruh proses dalam tahapan-tahapan pengadaan harus dilengkapi dengan catatan-
catatan dan dokumentasi yang memadahi sebagai bahan pertanggungjawaban. Disamping
itu, proses pengadaan harus berjalan secara terbuka dan bias dinilai oleh pihak-pihak
yang berkepentingan. Petugas pengadaan tidak boleh terlibat dalam konflik kepentingan
dan mampu menjaga kerahasiaan informasi-informasi detail yang berkaitan dengan
pengadaan tersebut.
4. Efisiensi
Proses pengadaan harus berjalan secara efisien (optimalisasi penggunaan sumber daya
dalam pengadaan.
5. Kompetensi dan intregitas
Petugas pengadaan (pejabat dan pelaksana) harus memiliki kompetensi yang memadai
(ditunjukkan dengan sertifikat yang harus dimiliki) dan berintegritas tinggi dalam
menjalankan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

10. Dokumen apa yang harus dilengkapi pemasok sebagai dasar pembayaran oleh pihak
pembeli?

Jawab :

1. Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang
untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan
mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya
dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan
tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.

2. Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya
tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3. Surat Order Pembelian


Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
11. Bagaimana audit fungsi pengadaan dapat membantu meningkatkan efisiensi dalam
perusahaan?

Jawab :

1. Perencanaan audit

Audit atas fungsi pengadaan barang/jasa harus direncanakan untuk memastikan audit berjalan
dengan kualitas tinggi dalam menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas pengadaan
barang/jasa. Perencanaan audit menyangkut “

a. penilaian risiko dan penentuan ruang lingkup audit.

b. penentuan jadwal audit

c. penentuan kebutuhan sumber daya dalam melaksanakan audit

Dalam membuat rencana detail audit, ketua tim audit harus mempertimbangkan beberapa hal
termasuk:

a. risiko tingkat materialitas dan prioritas pada setiap aktivitas audit

b. area audit yang signifikan.

2. Pengumpulan dan evaluasi temuan audit

3. Pelaporan

4. Tindak lanjut hasil audit

12. Bagaimana mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa?

Jawab :

Untuk mencegah adanya kesempatan penyimpangan (korupsi) dalam pengadaani ini, maka
sistem pengadaan yang dibuat perusahaan harus transparan dan efisien berdasarkan prinsip-
prinsip pengadaan berikut ini :

1. Nilai uang

Pengadaan harus mendapatkan barang/jasa sesuai spesifikasi dengan harga terendah


(memaksimalkan nilai mata uang.

2. Kejujuran dan keadilan

Panitia pengadaan harus berlaku jujur dan adil kepada seluruh pemasok yang memenuhi
syarat untuk mengikuti kompetisi dalam pengadaan tersebut.
3. Akuntabel dan transparan

Seluruh proses dalam tahapan-tahapan pengadaan harus dilengkapi dengan catatan-catatan


dan dokumentasi yang memadahi sebagai bahan pertanggungjawaban. Disamping itu,
proses pengadaan harus berjalan secara terbuka dan bias dinilai oleh pihak-pihak yang
berkepentingan. Petugas pengadaan tidak boleh terlibat dalam konflik kepentingan dan
mampu menjaga kerahasiaan informasi-informasi detail yang berkaitan dengan pengadaan
tersebut.

4. Efisiensi

Proses pengadaan harus berjalan secara efisien (optimalisasi penggunaan sumber daya
dalam pengadaan.

5. Kompetensi dan intregitas

Petugas pengadaan (pejabat dan pelaksana) harus memiliki kompetensi yang memadai
(ditunjukkan dengan sertifikat yang harus dimiliki) dan berintegritas tinggi dalam
menjalankan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

13. Apa yang dinilai auditor dalam melakukan audit atas organsasi pengadaan?

Jawab :

1. Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan

2. Luas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan dalam memenuhi
kebutuhan barang/jasa secara efektif dan efisien

3. Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggung jawab terhadap pengadaan


barang/jasa

4. Kecukupan prosedur pengadaan dalam memnadu proses pengadaan dalam kerangka tata
kelola pengadaan barang/jasa.