Ruang Lingkup Audit Personalia

Tujuan audit personalia adalah mengevaluasi kegiatan-kegiatan personalia dengan maksud untuk
:

1. menilai efektivitas
2. mengenali aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki
3. mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam
4. menunjukkan kemungkinan perbaikan, dan
5. membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan-perbaikan tersebut.

Pelaksanaan audit ini hendaknya mencakup evaluasi terhadap fungsi-fungsi personalia,

penggunaan prosedur-prosedur personalia oleh para manajer, dan dampak kegiatan-kegiatan
tersebut pada sasaran-sasaran dan kepuasan karyawan.
Bidang-bidang Utama Yang Dicakup Audit
Fungsi Personalia

System Informasi Manajemen Personalia

Informasi Analisis Jabatan Rencana-rencana sumber daya manusia

* Standar-standar pekerjaan * Estimasi suplai dan kebutuhan
* Deskripsi jabatan * Persediaan ketrampilan
* Spesifikasi jabatan * Bagan penempatan

Administrasi kompensasi
Tingkat upah atau gaji
Paket kompensasi tambahan
Pelayanan-pelayanan kepada karyawan
Penyusunan Personalia dan Pengembangan

Penarikan Seleksi
* Sumber-sumber lamaran * Ratio seleksi
* Jumlah pelamar * Prosedur-prosedur seleksi
* Lamaran-lamaran pekerjaan * Kesempatan seleksi secara “fair”

Latihan dan orientasi Pengembangan karier

* Program orientasi * Promosi, demosi dan transfer
* Sasaran dan prosedur latihan * Program perencanaan karier
* Teknik atau metode * Usaha pengembangan sdm
Pengawasan dan Evaluasi Organisasi
 Penilaian Prestasi Kerja Hubungan Serikat Kary – Mnajemen
* Standard dan ukuran prestasi * Pelaksanaan peraturan-peraturan
hubungan perburuhan
* Teknik-teknik penilaian * Hak-hak manajemen
* Wawancara evaluasi * Masalah-masalah penyelesaian
perselisihan

Pengawasan sumberdaya manusia Audit Personalia

* Prosedur disiplin * Fungsi personalia
* Komunikasi karyawan * Manajer-manajer operasi
* Prosedur perubahan dan * Umpan balik karyawan untuk
perubahan departemen personalia

Pendekatan dan peralatan audit personalia

Pendekatan-pendekatan Riset untuk Audit

Ada lima pendekatan riset personalia yang dapat diterapkan untuk melakukan audit, yaitu :
1. Pendekatan Komparatif
Tim audit membandingkan perusahaan (atau devisi) dengan perusahaan lain (atau devisi lain)
untuk menemukan bidang-bidang pelaksanaan kerja yang jelek. Pendekatan ini pada umumnya
digunakan untuk membandingkan hasil-hasil kegiatan-kegiatan personalia tertentu atau program-
programnya. Ini sangat membantu untuk mendeteksi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan.

2. Pendekatan Wewenang Dari Luar (outside authority approach)

Tim audit menggantungkan pada penemuan-penemuan oleh ahli atau konsultan dari luar
perusahaan sebagai standar dengan mana kegiatan-kegiatan atau program-program personalia
dievaluasi. Konsultan atau temuan-temuan riset yang dipublikasikan dapat membantu diagnosa
terhadap berbagai penyebab timbulnya masalah-masalah personalia.

3. Pendekatan Statistik
Dari catatan-catatan yang ada, tim audit menyusun standar-standar secara statistic dengan mana
berbagai kegiatan atau program dievaluasi. Dengan standar-standar matematis ini, tim bisa
menemukan kesalahan-kesalahan semenjak hal itu masih belum serius.
4. Pendekatan Kepatuhan (compliance approach)
Melalui pengambilan sample elemen-elemen system informasi personalia, tim audit memeriksa
pelanggaran-pelanggaran terhadap berbagai hokum atau peraturan dan kebijaksanaan atau
prosedur perusahaan. Dengan upaya pencarian fakta ini, tim dapat menentukan apakah ada
penyelewengan terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan dan peraturan-peraturan legal
atau tidak.

5. Pendekatan MBO (Management By Objective)

Pendekatan MBO dapat diterapkan dalam bidang personalia, dimana tim audit dapat
membandingkan hasil-hasil kegiatan personalia dengan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
Bidang-bidang pelaksanaan kerja yang jelek dapat dideteksi dan dilaporkan.

Peralatan-peralatan Riset Personalia

1. Wawancara (Interview)
2. Kuesioner dan Survai
3. Analisa Catatan

Mencakup catatan-catatan yang direview oleh tim audit diantaranya :

 Catatan-catatan keamanan dan kesehatan karyawan

 Tingkat absensi atau perputaran
 Rencana-rencana kegiatan yang telah disetujui
 Pemberian kompensasi
 Catatan-catatan seleksi dan penempatan internal
 Files karyawan
 Studi program dan kebijaksanaan di bidang personalia
 Skor-skor tes pendahuluan dan tes purna
 Laporan-laporan program khusus
 4. Informasi Eksternal

Peralatan lain bagi tim audit adlah informasi eksternal. Informasi ini berguna sebagai bahan
perbandingan dan untuk mengungkap perspektif lain yang tidak diperoleh dari perlatan-peralatan
sebelumnya. Barangkali sumber informasi eksternal yang berarti adlah berasal dari kantor-kantor
tenaga kerja pemerintah, asosiasi-asosiasi industri dan professional, hail riset universitas atau
lembaga konsultan, dan perusahaan-perusahaan pesaing.

5. Percobaan Personalia

Peralatan terakhir yang tersedia bagi tim audit dan departemen personalia adalah percobaan-
percobaan lapangan. Percobaan ini memungkinkan departemen personalia untuk
membandingkan kelompok percobaan dan kelompok pengendalian dibawah kondisi normal.
Sebagai contoh, departemen personalia bisa mengimplementasikan program latihan keamanan
bagi separo penyelia departemen. Separo kelompok ini adalah kelompok percobaan. Kelompok
pengendali terdiri dari para penyelia yang tidak diberi latihan. Kemudian catatan-catatan
pelaksanaan keamanan kedua kelompok dibandingkan beberapa bulan setelah latihan berakhir.
Bila kelompok percobaan mempunyai tingkat kecelakaan yang lebih rendah secara signifikan,
maka fakta menunjukkan bahwa program latihan keamanan adalah efektif.

AUDIT PERSONALIA

Audit Personalia secara logis dimulai dengan mereview kerja departemen sumberdaya. Untuk
memeriksa hanya beberapa aspek system manajemen personalia dengan beberapa cara sbb :

1. Mengidentifikasikan siapa yang bertanggung jawab atas setiap kegiatan

2. Menentukan sasaran-sasaran yang akan dicapai oleh setiap kegiatan
3. Mereview berbagai kebijaksanaan dan prosedur yang digunakan untuk mencapai sasaran-
sasaran tersebut
4. Menentukan besarnya sample catatan-catatan dalam system informasi personalia untuk
mempelajari apakah kebijaksanaan dan prosedur diikuti secara besar
5. Menyiapkan laporan audit
 6. Mengembangkan rencana tindakan koreksi terhadap kesalahan-kesalahan dalam sasaran,
kebijaksanaan dan prosedur.
7. Melaksanakan tindak lanjut untuk memastikan apakah masalah-masalah temuan audit
telah dipecahkan.

Laporan Audit
Laporan audit pada umumnya terdiri dari beberapa bagian. Bagian pertama adalah untuk para
manajer operasi, bagian kedua untuk para manajer dalam departemen personalia, dan ketiga
untuk manajer personalia.

Isi dan Cara Penyusunan Laporan Audit

Laporan audit pada umumnya terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut :

1. Judul
2. Daftar isi
3. Ringkasan dan kesimpulan, yang terutama berguna untuk pimpinan eksekutif puncak.
4. Masalah-masalah pokok (tujuan audit, analisis, evaluasi dan sebagainya)
5. Kesimpulan dan saran
6. Tubuh (berisi data, fakta, pandangan serta alasan yang merupakan dasar kesimpulan dan
saran)
7. Sumber data
8. Lampiran yang dianggap penting

Laporan tersebut harus menerangkan secara jelas ruang lingkup dan tujuan audit, disusun
seringkas mungkin, tetapi jelas dan lengkap; menyajikan semua fakta secara lengkap dan tidak
memihak, serta temuan dan kesimpulan secara obyektif. Agar dapat digunakan untuk meninjau
kembali fakta dan menilai laporan, laporan audit perlu menyertakan semua informasi yang
mendukung kesimpulan. Laporan hanya berguna bila dapat dipakai sebagai pedoman untuk
pengambilan tindakan koreksi. Oleh karena itu, laporan audit juga harus memuat saran yang
diajukan atas dasar pemahaman terhadap realitas atau kondisi nyata.
Ketika anda melakukan audit SDM, sebenarnya ada beberapa hal yang mesti diketahui yakni kegunaan
audit SDM itu sendiri. Ini tergantung dari perspektif dan tujuan audit SDM itu sendiri. Dengan mengetahui
tujuan audit, maka pelaksanaan audit dan prosesnya akan menyelaraskan dengan tujuan tersebut.
Beberapa hal yang menjadi tujuan dan kegunaan audit SDM antara lain :

 Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah serius di kemudian hari

 Mencari area yang dapat dilakukan perbaikan dan improvement
 Sebagai alat dokumentasi untuk merger, akuisisi maupun reorganisasi
 Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar, peraturan dan regulasi
yang ada.

Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk audit SDM adalah :

 SOP, aturan dan prosedur yang ada

 Pimpinan Departemen SDM atau personalia
 Pimpinan Departemen lain

Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Pertanyaan dasar :

 Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM di organisasi (termasuk pelatihan)?
 Bagaimana struktur organisasi SDM ?
 Bagaimana anggaran SDM ?

Tentang Perekrutan :

 Bagaimana mencari sumber daya untuk calon karyawan ?

 Bagaimana calon karyawan dipilih dan diseleksi ?
 Bagaimana pemenuhan secara aspek hukum tentang perekrutan?
 Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
 Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Tentang kompensasi dan manfaat

 Apakah ada kebijakan kompensasi untuk setiap tingkatan, misal manajerial, staff dan pekerja?
 Bagaimana menentukan kebijakan gaji pokok?
 Apakah sistem pembobotan jabatan digunakan?
 Apakah uraian jabatan selalu diupdate?
 Apakah gaji tidak tetap (variable) ada dalam pelaksanaannya?
 Bagaimana penentuan kenaikan gaji?
 Apakah gaji dikaitkan dengan sistem penilaian kinerja ?
 Apakah sistem penggajian sudah mengikuti aturan dan regulasi yang berlaku ?
 Apakah pemberian tunjangan sudah memenuhi persyaratan yang berlaku ?
 Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
 Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Tentang ketenagakerjaan

 Bagaimana mengidentifikasi ketrampilan tenagakerja ?

 Apakah ada isu-isu kritis mengenai suksesi tenaga kerja ?
 Apakah ada distribusi tenaga kerja yang tidak lazim berdasarkan umur, jenis kelamin dll ?
  Bagaimana perencanaan tenaga kerja dilakukan ?
 Bagaimana rencana suksesi untuk pimpinan dilakukan ?
 Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabata dan semua lokasi ?
 Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Tentang Pelatihan dan Pengembangan

 Bagaimana pelatihan diberikan ?

 Bagaimana program pelatihan dikelola ?
 Apakah ada staff yang membidangi khusus masalah pelatihan ?
 Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
 Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Tentang Hubungan Industrial

 Apakah serikat pekerja ada di organisasi ?

 Apakah persetujuan dan kesepakatan kolektif ada disini ? Kapan kadaluarsanya?
 Berapa banyak demo yang ada setiap tahun ?
 Apakah ada demo yang luar biasa ?

Tentang aspek hukum tenaga kerja

 Apakah ada proses untuk mengelola isu kesesuaian dengan hukum sesuai yuridiksi yang
berlaku?
 Apakah ada proses litigasi ?
 Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
 Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Tentang sistem informasi dan teknologi SDM

 Bagaimana data sistem informasi SDM diinstalasikan ?

 Seberapa update teknologi sistem informasi ?
 Apakah data dan informasi sudah benar akurat, tepat dan valid ?
 Apakah ada proses review terhadap teknologi informasi SDM secara periodik ?

Tentang Strategi SDM

 Kepada siapa pimpinan SDM tertinggi melapor?

 Seberapa besar kepedulian top manajemen terhadap isu-isu SDM