Audit atas Fungsi Pembelian di PT Sosro

PT. Sosro adalah perusahaan teh siap minum dalam kemasan botol yang pertama di
Indonesia. PT. Sosro resmi didaftarkan pada tanggal 17 Juli 1974 oleh Bapak Soegiharto
Sosrodjojo, yang berlokasi di Jalan Raya Sultan Agung KM. 28 kelurahan Medan Satria,
Bekasi.

Pada tahun 1940, keluarga Sosrodjojo memulai usahanya di kota Slawi, Jawa Tengah
dengan memproduksi dan memasarkan teh seduh dengan merk Teh Cap Botol. Pada tahun
1960, Soegiharto Sosrodjojo dan saudara-saudaranya hijrah ke Jakarta untuk
mengembangkan usaha keluarga Sosrodjojo kepada masyarakat di Jakarta. Saat ini
perusahaan ini semakin berkembang walaupun telah bermunculan perusahaan perusahaan
lain yang memproduksi produk sama.

PT. Sosro dengan teh Botolnya saat ini sudah merambah kemana-mana bahkan
sampai keluar Indonesia. Dengan Iklan “Apapun Makananya Minumnya Teh Botol Sosro”,
telah merebut hati masyarakat bahkan di restoran-restoran cepat saji seperti MC Donal, KFC
dan lain-lain yang dulu selalu memaket makanan mereka dengan Coca Cola, tapi saat ini
karena permintaan dari konsumen yang semakin banyak untuk meminta minumannya Teh
Botol, maka untuk tidak mengecewakan pelanggan Akhirnya mereka memasukan Teh Botol
Sosro kedalam daftar minuman yang dapat dipesan. Walaupun ada produk lain yang dibuat
oleh perusahaan lain, tapi dominasi teh botol tidak dapat digantikan oleh produk lain tersebut,
orang belum dikatakan minum teh botol jika yang diminum bukan teh botol sosro.

Untuk mengetahui kondisi dari fungsi pengadaan barang dan jasa di perusahaan
mereka, maka Tn. Joseph Soewito Sosrodjojo, Direktur Utama PT. Sosro, memanggil Tn.
Wijaya Soekanto, direktur pembelian, untuk menanyakan kondisi pembelian barang PT.Sosro
saat ini. Dari hasil pertemuan tersebut dirasa terdapat msalah dalam proses pengadaan barang
dan jasa. Oleh karena itu, mereka memutuskan untuk melakukan audit atas inspeksi dan
penerimaan barang/jasa.

Untuk melaksanakan audit tersebut, Bagian audit internal PT. SOSRO telah
ditugaskan untuk melaksanakan audit operasional atas fungsi pembelian. untuk mengadakan
audit terhadap proses pembelian barang di perusahaan ini.

Dari audit pendahuluan diperoleh informasi umum sebagai berikut.

 Penelaahan Peraturan, Ketentuan, dan Kebijakan

Tugas pertama mereka adalah adalah mengkaji ulang kebijakan dan prosedur spesifik yang
ditetapkan oleh direktur pembelian.

a. Kebijakan dan prosedur tersebut adalah sebagai berikut:

1. Semua pembelian yang besar dilakukan atas dasar penawaran kompetitif.
Kemungkinan penyerahan yang tepat waktu, keandalan penjualan dan seterusnya
dipertimbangkan atas dasar subyektif.
2. Spesifikasi terinci mengenai mutu minimum yang dapat diterima untuk semua barang
yang dibeli diberikan kepada para penjual.
3. Ketaatan penjual terhadap spesifikasi mutu merupakan tanggung jawab manajer
bahan dari bagian pengendalian persediaan, bukan bagian pembelian. Manajer bahan
memeriksa barang-barang yang tiba guna memastikan bahwa mutunya memenuhi
standar dan kemudian megawasi apakah barang-barang itu sudah ditransfer dari dok
penerimaan ke gudang penyimpanan.
4. Semua permintaan pembelian disediakan oleh manajer bahan berdasarkan jadwal
produksi untuk periode empat bulan.
b. Penemuan objek yang memiliki potensial kelemahan

Dalam hal ini ditemukan Indentifikasi kelemahan atau inefisiensi dalam fungsi
pembelian yaitu:

1. Kuantitas material yang di terima tidak di verifikasi oleh manajer material.

2. Manajer material menyiapkan permintaan pembelian berdasarkan skedul produk dan
tidak berdasarkan permintaan yang diterima dari departemen operasi.

Berdasarkan hasil audit pendahuluan ini, Kemudian auditor internalal merumuskan tujuan
audit sementara sebagai berikut.

Audit di tuntut untuk menyelesaikan audit sementara berdasarkan permasalahan yang ada
maka dari itu seorang audit harus dapat memberi solusi atas permasalahan yang terjadi pada
perusahaan tersebut. Dan rekomendasi yang sesuai untuk permasalahan di atas yaitu :

1. Selain melakukan inspeksi semua barang yang masuk untuk meyakinkan standar mutu
dipenuhi, manajer material harus melakukan verifikasi kuantitas yang diterima
berdasarkan penghitungan fisik aktual. Semua penerimaan material tidak perlu di
hitung apabila program verifikasi efektif. Secara sistematis melakuakn verifikasi satu
atau beberapa penerimaan dari setiap pemasok selama waktu tertentu dapat
mengidentifikasi penerimaan yang bermasalah. Apabila telah di identifikasi usaha
dapat di arahkan untuk memperbaiki masalah. Proses verifikasi dilakukan dengan
 membandingkan kuantitas berdasarkan dokumen penerimaan dengan penghitungan
fisik aktual untuk memastikan total faktur benar.
2. Permintaan pembelian disiapkan oleh manajer material berdasarkan pada permintaan
yang diterimadari departemen operasi dan bukan skedul produksi untuk periode empat
bulan. Skedul produksi mungkin ketingalan dan tidak menggambarkan
kecenderungan penjualan sekarang. Departemen operasi tetap melakukan penyesuaian
tingkat produksi untuk memperhitungkan perubahan-perubahan. Untuk memperbaiki
pengendalian anggaran terhadap pengeluaran, kantor kontroler juga menelaah
permintaan yang berhubungan dengan perencanaan ke depan untuk memastikan
pengeluaran konsisten dengan proyeksi penjualan perusahaan. Apabila analisis arus
persediaan lengkapa maka kuantitas pesanan ekonomis (EQQ=Economic Order
Quantity) dapat diterapkan untuk menentukan titik pemesanan kembali.
(ROP=Reorder Point) dan meminimalkan persediaan.

Selanjutnya auditor melakukan review dan pengujian pengendalian manjemen dan

memperoleh hasil sebagai berikut.

1. Menilai efektivitas pengendalian manajemen

PT. Sosro mempunyai bagian pembelian terpusat yang dikelola oleh manger
pembelian. Manager pembelian telah menetapkan kebijakan dan prosedur untuk
membimbing staf administrasi dan agen-agen pembelian dalam operasi sehari-hari
bagian itu. Ia merasa puas karena kebijakan dan prosedur ini sesuai dengan tujuan
perusahaan dan berpendapat tidak ada masalah besar dalam operasi biasa bagian
pembelian.
2. Mengetahui potensi kelemahan aktivitas
Staf audit internalal kemudian mengamati operasi fungsi pembelian dan
mendapatkan temuan-temuan berikut:
a) Seorang penjual memasok 90 persen dari dari bahan mentah kritis. Penjual ini
mempunyai catatan penyerahan barang yang baik dan sangat dapat diandalkan.
Lebih lanjut. Penjual ini telah menjadi penawar terendah selama beberapa tahun
yang lalu.
b) Apabila rencana produksi berubah, pesanan mendadak dan mendesak dibuat oleh
bagian produksi langsung ke bagian pembelian. Bahan yang di pesan untuk
pelaksanaan produksi yang dibatalkan disimpan untuk digunakan dimasa
mendatang. Biaya-biaya ini khusus di tanggung oleh bagian pembelian. Bambang
 mempertimbangkan biaya tambahan yang bersangkutan dengan permintaan khusus
ini sebagai biaya untuk menjadi anggota tim perusahaan yang baik.
c) Bahan-bahan yang digunakan untuk perubahan rekayasa dipesan oleh bagian
pembelian segera setelah perubahanya dilakukan oleh bagian rekayasa. Bambang
sangat bangga akan tanggapan yang cepat oleh staf pembelian terhadap perubahan
produk. Bahan yang ada di tangan tidak di periksa kembali sebelum setiap pesanan
di lakukan.
d) Pengiriman sebagian dan pengiriman di muka (yakni, yang diterima sebelum
tanggal penyerahan yang diminta) diterima oleh manajer bahan yang di beritahu
bagian pembelian tentang penerimaan itu. Bagian pembelian bertanggung jawab
atas tindak lanjut untuk pengirim sebagian. Tidak ada tindakan yang diambil untuk
menghambat pengiriman di muka.
3. Mendukung audit sementara dan menjadikannya audit yang sesungguhnya (definitive
audit objektif).
Berdasarkan review dan pengujian Pengendalian manajemen diatas, maka
pelaksana kegiatan mendukung audit sementara yang telah dipaparkan sebelumnya,
yaitu adanya keragu-raguan mengenakan tiket pada anak dengan kriteria tertentu
terutama tinggi anak tersebut lebih sedikit atau kurang sedikitdari batas ketinggian,
sehingga batas ketinggian yang merupakan alat pengendalian tidak difungsikan
dengan efektif.
Setelah diadakan review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen
perusahaan, maka dilakutkan dengan proses pengumpulan bukti yang cukup, relevan, dan
kompeten.

Bukti yang didapat melalui bukti wawancara 3 karyawan (operator) secara random,
serta observasi langsung untuk mendapatkan foto yang berkaitan dengan kegiatan ini. Bukti
yang didapat dari hasil wawancara (pertanyaan) sebagai berikut.

a) Dengan acara membagikan kuesioner kepada para konsumen

b) Memilih costumer secara acak untuk di tanya lebih lanjut mengenai rasa
c) Menerima saran dan kritik dari konsumen

Setelah ditemukan bukti, maka selanjutnya adalah tahap pelaporan yaitu

mengkomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi kepada pihak yang berkepentingan
yang merupakan laporan laporan komprehensif yang menyajikan temuan penting hasil audit
untuk mendukung kesimpulan audit dan rekomendasi.
 Berdasarkan kebijakan dan prosedur bagian pembelian dan temuan-temuan staf audit
internalal PT. Sosro menemukan indentifikasi kelemahan atau inefisiensi dalam fungsi
pembelian.
Kelemahan
Mayoritas keperluan untuk bahan baku yang kritikal di pasok oleh satu pemasok.
Rekomendasi
Paling baik mengembangkan sumber pemasokan alternative untuk material yang kritikal.
Manfaat yang sudah jelas adalah pengurangan keterandalan pemasok tunggal, dan
pengurangan kemungkinan kehilangan produksi karena kekurangan material dan gangguan
lain dalam operasi karena pemasok tunggal . dorongan kompetisi dengan alokasi yang efektif
dari keperluan material anatara pemasok juga merupakan manfaat lain yang dapat diharapkan
besar apabila suatu program yang efektif diterapkan. Manfaat lain seperti pelayanan pemasok
dan bantuan tekhnis yang lebih baik juga terjadi karena pemasok berusaha mendapatkan
bagian yang meningkat dari barang yang disediakan bagi perusahaan pengguna.
Kelemahan
Pembuatan pesanan dilakukan oleh produksi secara langsung kepada departemen pembelian
tanpa berkonsultasi dengan material.
Rekomendasi
Pembuatan pesanan harus ditelaah oleh manajer material untuk menentukan apakah ada
pesanan yang dapat dipenuhi dengan persediaan yang ada.
Kelemahan
Departemen pembelian bertanggung jawab atas biaya pesanan khusus yang dapat secara jelas
diidentifikasi oleh departemen yang meminta.
Rekomendasi
Hubungan langsung dari biaya pesanan khusus dengan departemen yang bertanggung jawab
perlu untuk memperlakukan pengendalian yang tepat. Akutansi bertanggung jawab
mensyaratkan departemen melakukan pertimbangan secara hati-hati biaya yang mereka
pertanggungjawabkan. Melalui pelaporan pertanggungjawaban, biaya yang berlebihan dapat
disoroti agar tindakan korektif dapat di terapkan.

Setelah dilakukan pelaporan, maka auditor mendorong pihak yang berwenang untuk
melaksanakan tindak lanjut sesuai dengan rekomendasi yang diberikan.

Dari beberapa rekomendasi diatas dapat di simpulkan rekomendasi yang baik untuk
perusahaan ini yaitu:
Kelemahan
Perubahan rekayasa tidak didiskusikan dengan departemen lain sebelum material yang
diperlukan untuk mengimplementasikan perubahan tersebut dipesan.
Rekomendasi
Suatu kebijakan umum yang memberi garis besar wewenang dan tanggung jawab untuk
menerapkan perubahan perekayasaan harus di tetapkan. Perubahan yang di usulkan harus di
telaah secara mendalam oleh berbagai departemen perusahaan sebelum pesanan di lakukan.
Kantor kontroler harus menelaah usulanyang berhubugan dengan biaya tambahan
(incremental atau penghematan biaya yang diharapkan terjadi). Departemen manufakturing
harus meneelaah perubahan dari titik pandang adaptabilitas. Sebelum melakukan pesanan,
pembelian harus mendapatkan persetujuan dari departemen yang menelaah apabila
persetujuan telah diperoleh, proses seleksi pemasok dapat dimulai.
Kelemahan
Bagian akutansi tidak di beritahu oleh manajer material tentang penerimaan pengiriman
partial.
Rekomendasi
Selain memberitahu kepada departemen pembelian atas penerimaan pengiriman parsial,
manajer material harus juga memberitahu bagian akutansi agar faktur pemasok dapat di
peruses secara benar. Laporan penerimaan barang yang secara jelas mengidentifikasi
penerimaan sebagai pengiriman parsial merupakan alat yang paling efektif untuk
mengkomunikasikan hal ini. Dengan member catatan yang tepat dalam laporan penerimaan
barang, pemasok tidak akan di bayar untuk material yang perusahaan tidak terima.