Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengiriman Barang

 Pengertian Pengiriman Barang

Pengertian Pengiriman Barang adalah “Mempersiapkan pengiriman fisik barang dari

gudang ketempat tujuan yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman serta
dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya”

Sebelum melakukan pengiriman, aktifitas yang dilakukan setelah barang disiapkan adalah
pengepakan (pack) dan pemilahan (sortasi).
Packaging dilakukan secara sendiri-sendiri atau digabungkan untuk kenyamanan/keamanan
barang. Sedangkan Sortasi adalah mengumpulan picking atau packaging ke route yang benar
dan harus membandingkan antara kapasitas truck dan route yang akan dilalui.
Yang terpenting dilakukan didalam proses pack dan sortasi adalah:

1. Adanya alamat/label untuk per tujuan

2. Mengurangi waktu pencarian dalam packaging
3. Pengelompokan antara karton, boxes atau pcs
4. Memberikan label khusus untuk packaging boxes
5. Menghitung jumlah koli
6. Mengelompokan packaging kedalam alur keberangkatan yang benar

Prinsip dasar didalam pack dan sortasi adalah:

 Pengecekan dokumen vs barang

 Aktifitas barang vs barang

Hambatan-hambatan didalam pack dan sortasi adalah

1. Pengeluaran barang lambat

2. Lokasi pra delivery tidak teratur
3. Kerusakan barang
4. Urutan rencana delivery tidak tepat
5. Truck yang tidak sesuai dengan rencana
6. Partial picking
7. Dokumen tidak lengkap
 Sehingga didalam pack dan sortasi dapat juga di ukur KPI yang akan bermanfaat bagi
management:
Rata-rata box/karton – diukur dari total box atau pcs yang ada dan berapa jumlah karton
setelah dilakukan pengemasan
• Contoh: Tujuan Timur 100 boxes/karton, Tujuan Utara 40 boxes/karton
Efektifitas Pengiriman Barang (Delivery)
Menurut Donald J Bowersox & Davids J. Close didalam bukunya Logisticalt
Management, dinyatakan bahwa aktifitas Transportasi menghabiskan 44% dari total biaya
logistic. Bahkan di Indonesia menurut beberapa sumber biaya transportasi bisa mencapai
lebih dari 60%.
Donald J Bowersox & Davids J. Close juga membagi komponen biaya administrasi 6%,
customer service 4%, inventory 20% dan warehouse 26%. Nampak jelas bahwa aktifitas
transportasi merupakan aktifitas yang perlu dan harus ditangani dengan sangat serius.

Didalam prakteknya, penghematan biaya transportasi dapat dilakukan langsung

dengan menerapkan:

 Minimalkan waktu tunggu muat di gudang dan waktu tunggu bongkar barang di
tujuan
 Maksimalkan kapasitas pengiriman per jenis kendaraan
 L400, CDE, CDD, Fuso, Tronton atau Build Up
 Atur route yang akan dituju
 Jika memungkinkan, pengiriman dilakukan didalam satuan pallet, bukan pada
pecahan atau kartonan
 Hindarkan biaya siluman.

KPI Pengiriman Barang (Delivery)

KPI (Key Performa Indicator) pengiriman barang digunakan untuk mengukur kecepatan,
akurasi, volume dan kondisi-kondisi lainnya yang ditentukan oleh management.
Untuk mendapatkan KPI penyiapan barang dengan baik, maka perlu diketahui dasar-dasar
aktifiats kerja di bagian ini:

1. Pengecekan dokumen vs barang

2. Aktifitas barang vs lokasi (space)
Dengan mengetahui dasar-dasar aktifitas tsb, maka akan diketahui hambatan-hambatan yang
terjadi didalam proses pengiriman barang yang berkaitan dengan dasar-dasar aktifitas tsb:

 Pengeluaran barang lambat

 Kerusakan barang
 Urutan rencana delivery tidak tepat
 Armada angkutan yang tidak memadai
 Truck tidak sesuai standard
 Barang titipan (promosi)
 Pengurusan barang CN

A. Prosedur Proses bisnis dalam sebuah kegiatan pengiriman barang meliputi :

 Bagian gudang menerima faktur penjualan dan daftar pengiriman barang daribagian
penjualan.
 Barang pesanan disiapkan dan membuat form pengiriman barang 2 rangkap.Rangkap
satu akan ditempel pada kardus pengiriman barang dan rangkap dua akandiarsip.
 Faktur penjualan dan daftar pengiriman barang akan diserahkan ke bagianpengiriman.
 Bagian pengiriman akan mengirimka barang ke konsumen dan menerima
uangpembayaran

PENGIRIMAN

 Pengambilan dan Pengepakan pesananan

Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan
memicu proses pengmbilan dan pengepakan.

 Pengiriman pesanan

Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah

yang ditunjukan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukan
dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman
dari entri pesanan penjualan.

ANCAMAN
 Kesalahan pengiriman
 Pencurian persediaan

Prosedur pengendalian
 Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu dan slip pengepakan
 Pengendalian aplikasi entri data
 Batasi akses fisik kepersediaan
Kasus Pabrik Karya Bahari

Pabrik karya bahari adalah pabrik yang bergerak dalam produksi pembuatan hasil olahan
ikan seperti otak-otak ikan,steak ikan,dan beberapa olahan lainnya.
setiap hari pabrik memproduksi produk-produk tersebut yang kemudian di pasarkan ke
beberapa wilayah di daerah jawa tengah dan beberapa wilayah di jawa barat.
setelah barang produksi sudah menjadi barang siap jual,maka barang jadi dari bagian
produksi di serahkan ke bagian gudang,dan kemudian terakhir di serahkan ke bagian
shiping/pengiriman untuk di kirim ke beberapa tujuan.

Dokumen dan catatan yang di lakukan pada saat bagian gudang menyerahkan
barang adalah :

 Surat Jalan Keluar sebanyak 2 lembar dari Bagian penjualan.

 Menerima data barang dari bagian gudang beserta barang
 Membuat Tanda Terima Barang sebanyak 3 lembar

Kegiatan bagian pengiriman selanjutnya adalah :

 Barang di kirim ke pelanggan

 Setelah sampai ke tangan pelanggan,pihak terkait meminta paraf kepada pelanggan
tanda barang sudah di terima.
 Menyerahkan Tanda Terima Barang lembar 1 bersama barang ke Pembeli,
menyerahkan Surat Jalan Keluar lembar 2.
 Tanda Terima Barang lembar 3 ke Bagian Akuntansi
 Dan terakhir , mengarsip tetap Surat Jalan Keluar lembar 1 dan Tanda Terima Barang
lembar 2.

B. Catatan dalam Siklus Pengiriman Barang

1. Pengeluaran Barang.
Pengeluaran barang akan melibatkan dua bagian yaitu bagian penjualan dan bagian
gudang. Proses Bisnis dan Flowchart pengiriman barang sebagai berikut
 Penjelasan Proses Pengeluaran Barang :
Bagian gudang akan mencocokkan nota dan barang sebelum mengeluarkan
 barang. Setelah cocok bagian gudang mencatat barang keluar kemudian
menyerahkan barang kepada bagian penjualan.
2. Proses Pengiriman Barang
Proses pengiriman barang akan melibatkan tiga bagian yaitu bagian pengiriman,
bagian penjualan dan customer. Proses Bisnis dan Flowchart proses pengiriman
barang sebagai berikut :
 Penjelasan Proses Pengiriman Barang :
Bagian penjualan akan melakukan pengecekan barang kemudian
menyerahkan barang ke bagian pengiriman. Bagian pengiriman akan
memberikan secara langsung kepada customer.