Laporan penerimaan dan pendistribusian

barang sarana d prasarana di SMKN1 ketapang

 Pengertian Penerimaan Sarana Kantor

Pengertian Penerimaan Barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau
distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang
sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya. Didalam aktifitas penerimaan barang ini
terdapat 3 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya:

1. Fisik barang yang diterima

2. Dokumentasi
3. Cara penanganan barang

Cara Penanganan Barang

Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima.
Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau perlu dilakukan penanganan khusus
dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya.
 Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya
 Gunakan peralatan yang sesuai
 Pahami aturan keselamatannya

Dalam kegiatan administrasi penerimaan sarana kantor biasanya beberapa dokumen sebagai
berikut :
1. Bukti penerimaan barang
2. Laporan penerimaan baran (receiving report).
Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian barang
yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order
pembelian.
Bukti Penerimaan Barang

No PB: 20/08/11-291

Kepada
Yth. Bapak Ngeksi Riono
Pimpinan Perusahaan Mebel PT Rismana
Telah diterima pada tanggal 20 Agustus 2011 dari
Nama:..............
Alamat: ............
Barang berupa:
 No PO Barang Jumlah Satuan

2031 lemari kayu jati type Bx2 2 Unit

2032 kursi plastik merk Inca type S 3 Unit

Catatan:
Barang telah dicek, tidak terdapat cacat, dan telah sesuai dengan order.

Manager Gudang PT Sinar Jaya Mulia

Noviyanti winda

Prosedur Penerimaan Barang.

Departemen penerimaan barang menerima barang bersama-sama dengan slip pengepakan,
selanjutnya mencocokkan barang yang diterima dengan arsip order pembelia, memeriksa kondisi
fisik barang, menghitung kuantitas dan mengentry data penerimaan kekomputer

Mengadministrasikan penyimpanan barang sarana kantor

Setelah menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari departemen

penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian menandatangani
laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan tersebut ke bagian utang.
Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi :
1. Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan.
2. Menerima barang yang rusak.
3. Menerima barang dengan kuantitas rendah.
Biasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengoreksi faktur
pembelian terhadap barang-barang yang tidak sesuai dengan pesanan.
Kehilangan barang dapat diatasi dengan prosedur :
a. Barang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut dibatasi.
b. Seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus didokumentasikan.
Contoh :
Departemen penerimaan barang dan departemen penyimpanan harus mengetahui adanya transfer
barang dari lokasi penerimaan ke gudang.
Dibawah ini adalah contoh kartu gudang
 Setiap barang yang diterima dari departemen penerimaan barang, barang tersebut harus dihitung dan
diperiksa kembali, apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan laporan penerimaan barang dan
mencatat ke dalam kartu gudang, kemudian barang disimpan digudang berdasarkan nama, jenis dan
spesifikasi barang. Demikian juga untuk barang yang dikembalikan kepada pemasok dan barang yang akan
dijual mutasinya harus dicatat dalam kartu gudang.
2. Pendistribusian sarana dan prasarana kantor.

Pengertian Pendistribusian Sarana Prasarana.

Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan tanggung
jawab dari instansi/ pemegang yang satu kepada instansi/ pemegang yang lain. Pendistribusian
atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab
penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya
ada 3 hal yang harus diperhatikan yaitu ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun
jenisnya, ketepatan sasaran penyampaiannya, ketepatan kondisi barang yang di salurkan. Dalam
rangka itu paling tidak 3 langkah yang sebaiknya di tempuh pleh bagian penanggung jawab
penyimpanan atau penyaluran, yaitu :
a. Penyusunan alokasi barang;
b. Pengiriman barang;
c. Penyerahan barang.

Langkah- langkah Pendistribusian Sarana Prasarana

1). Penyusunan Alokasi

Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang sehingga merata dan
seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing- masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas
dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh- sungguh dapat menunjang kegiatan
instruksional.
Dalam penyusunan alokasi barang tersebut perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
 a. penerimaan barang
b. waktu penyerahan barang
c. jenis barang
d. jumlah barang
e. kegunaan/ keperluan barang
.
2). Pengiriman Barang
Pengiriman barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai
berikut:
a. cara pengiriman
b. pengemasan
c. pemuatan
d. pengangkutan
e. pembongkaran
3). Penyerahan Barang
Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang,
surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain sebagainya.
Dengan terlebih dahulu di lakukan penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang yang telah
di terima oleh sekolah yang dapat di salurkan sesuai dengan kebutuhan barang pada bagian –
bagian sekolah, dengan melihat kondisi, kualitas, dan kuantitas barang yang ada. Semakin jelas
alokasinya, semakin jelas pula pelimpahan tanggung jawab pada penerima. Dengan demikian
Tujuan akhir penyusunan alokasi tersebut pada akhirnya adalah untuk menghindari pemborosan
yang seharusnya tidak terjadi
Tahap kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi order dan mengirimkan barang.z.
Informasi ini disampaikan melaui dokumen yang diterima dari departemen order penjualan dan
gudang. Adapun arus dokumen pada aktifitas pengiriman dapat dilihat pada gambar sebagai
berikut :
Keterangan:
1. Bagian gudang menerima 3 lembar bukti permintaan dan pengeluaran barang(BPPBG)
2. Proses pengkajian dan mengisikan kuantitas barang sesuai dengan BPPBG
3. Lembar 1 bersambung kebagian akuntansi dan dicatat pada kartu gudang.
4. Lembar 2 dikirimkan kebagian pengiriman barang bersamaan dengan barang pesanan
5. Lembar 3 dijadikan arsip permanen berdasarkan urutan nomor.
Dalam menyiapkan dan mengirimkan dokumen pengiriman barang prosedurnya sbb:
 Departemen ini mula-mula menerima tembusan order penjualan, kemudian diarsipkan urut nomor.
Selanjutnya departemen ini menerima tiket pengambilan barang bersamaan dengan barangnya dari
gudang .
 Departemen ini akan menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan fisik dengan
kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan barang dan kuantitas yang ditujukkan pada slip
pengepakan yang telah diterima sebelumnya.
 Petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari gudang, data tentang nomor order
penjualan, kode barang, dan kuantitas barang dimasukkan kedalam komputer dengan
menggunakan terminal on line. Pada tahap ini juga dilakukan pengecekan edit sebagaimana pada
aktivitas input data sebelumnya, untuk menjamin bahwa data pengiriman valid, akurat dan
lengkap.
 Setelah komputer menerima input data pengiriman, baru menjalankan program edit data dan
pencetakan dokumen pengiriman, dengan menggunakan file induk persediaan dan rile pengiriman.
Prosedur ini akan memutakhirkan file kuantitas dalam file induk persediaan. Keluaran dari proses
ini adalah surat muat dan seluruhnya diserahkan kedepartemen pengiriman. Surat muat adalah
dokumen yang berisi kontrak resmi yang menetapkan tanggung jawab terhadapa barang yang ada
dalam proses pengiriman. Dokumen ini mengidentirikasi perusahaan pengangkut, sumber, tujuan
dan berbagai instruksi pengiriaman dan menunjukkan pada siapa (pemasok atau pelanggan) yang
harus membayar biaya pengiriman.

Departemen pengiriman. Setelah menerima surat muat, bagian pengiriman akan

mendistribusikannya sbb:
1. Lembar ke-1 diteruskan kebagian penagihan untuk memberitahu bagian penagihan agar mulai
menyiapkan faktur penjualan.
2. Lembar ke-2 diserahkan ke perusahaan pengiriman
3. Lembar ke-3 beserta barang dan slip pengepakan dikirimkan ke pembeli
4. Lembar ke-4 bersama dengan tiket pengambilan barang, diarsipkan urut nomor untuk memantau
pengiriman barang.