Bab 4 inventarisasi sarana dan

prasarana
1. Pengertian, tujuan, dan Manfaat
Inventarisasi
tujuan dari inventarisasi adalah
  agar peralatan tidak mudah
hilang
 adanya bukti secara tertulis
 inventarisasi  barang terhadap kegiatan
adalah semua Kegiatan pengelolaan barang sehingga
dan usaha untuk dapat dipertanggungjawabkan Manfaat dari inventarisasi menurut sanderson ( 2000)
memperoleh data yang  memudahkan dalam adalah sebagai berikut
diperlukan mengenai pengecekan barang   mencatat dan menghimpun data aset yang
barang-barang yang  memudahkan dalam dikuasai oleh unit organisasi atau departemen
dimiliki dan diurus baik pengawasan  menyiapkan dan menyediakan bahan laporan
yang diadakan melalui  memudahkan ketika ada pertanggungjawaban atau penguasaan dan
anggaran belanja kegiatan mutasi/penghapusan pengelolaan aset organisasi atau Negara
sumbangan maupun barang.  menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk
hibah untuk pengawasan aset organisasi atau Negara
diadministrasikan  menyediakan informasi mengenai aset organisasi
sebagaimana mestinya atau negara yang dikuasai Departemen sebagai
Menurut ketentuan dan bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan,
cara yang telah dan perlengkapan departemen.
ditetapkan  menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai
Departemen untuk menunjang perencanaan dan
pelaksanaan tugas Departemen
2. landasan hukum inventarisasi perlengkapan
sekolah

Berikut ini landasan hukum yang mendasari kegiatan

inventarisasi perlengkapan sekolah: 
  Instruksi Presiden RI nomor 3 tahun 1971 tanggal 30 Maret
1991
 surat keputusan Menteri Keuangan nomor Kep. 
225/MK/V/4/197,   tertanggal 13 April 1971.
 instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor 9
tahun 1971, tertanggal 23 Oktober 1971
 instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor
4/M/1980 , tertanggal 24 Mei 1980
3. Inventarisasi barang habis pakai dan tidak habis pakai

A. pengadministrasian barang inventaris

 pengadministrasian barang inventaris dilakukan dengan menggunakan buku induk barang inventaris, buku golongan
inventaris, dan buku catatan barang non inventaris 
   
 
1.Buku induk barang inventaris
  Buku induk barang inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah dimiliki
perusahaan, kantor, atau satuan organisasi di lingkungannya dan sekaligus merupakan sumber informasi
bermacam-macam data tentang barang-barang inventaris kantor/perusahaan
Contoh Buku Induk barang Inventaris
petunjuk pengisian kolom kolom buku induk barang inventaris :

a) kolom 1 diisi dengan nomor urut pembukaan barang inventaris ke dalam buku induk
barang inventaris sesuai dengan bukti penyerahan barang
b) kolom  2  diisi sesuai dengan tanggal pencatatan barang ke dalam buku induk barang
inventaris
c) kolom 3 diisi sesuai dengan tabel klasifikasi kode barang inventaris
d) kolom 4  diisi dengan nama barang sesuai dengan istilah bahasa Indonesia yang
dibakukan
e) kolom 5  diisi dengan merek, nomor, tipe,  ukuran, dan sebagainya
f) kolom 6 diisi dengan banyaknya barang inventaris yang dilakukan
g) kolom 7 diisi sesuai dengan satuan yang berlaku (misal stel, lembar, m, m2)
h) kolom 8 diisi dengan tahun pembuatan barang inventaris yang dibukukan,  misalnya
tahun pembuatan dari pabrik dan sebagainya
i) kolom 9  disebutkan   sumber perolehan barang misalnya anggaran rutin, hibah, buatan
sendiri,  dan lain sebagainya
j) kolom 10 di Sebutkan satu persatu kelengkapan dokumen yang dimiliki( seperti sertifikat
tanah, Akta Jual Beli, izin bangunan, kontrak pemborong dan dan lain-lain) dan tanggal
penyerahan perolehan barang
k) kolom 11 diisi sesuai keadaan barang pada waktu diterima, misalnya baik, rusak, dan
sebagainya
l) kolom 12 tas diisi sesuai harga faktur/bukti penyerahan barang. untuk barang-barang
bantuan/sumbangan yang tidak diketahui harganya diisi menurut harga taksiran pada
waktu penerimaan barang
m)kolom 13 tas diisi dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu
2. Buku golongan barang inventaris
Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang barang inventaris menurut golongan
yang telah ditentukan titik masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang ditentukan  di dalam
lingkungannya. pengisiannya dilakukan setelah pencatatan barang tersebut pada buku induk barang inventaris 

contoh buku golongan barang inventaris :

 petunjuk pengisian kolom kolom pada buku golongan barang inventaris :

  kolom 1 diisi dengan nomor urut pembukaan barang inventaris ke dalam buku golongan inventaris, sesuai dengan bukti penyerahan barang
  kolom 2 diisi dengan nomor barang inventaris yang terdapat dalam buku induk barang inventaris
  kolom 3 diisi sesuai tabel klasifikasi barang inventaris
  kolom 4 diisi sesuai dengan istilah bahasa Indonesia yang sudah dibakukan atau sesuai dengan nama barang yang disebut dalam buku induk barang inventaris
  kolom 5 diisi dengan merek, nomor, tipe ukuran, dan sebagainya
  kolom 6 diisi dengan banyaknya barang inventaris yang dibutuhkan
 kolom 7 diisi sesuai dengan satuan yang berlaku ( misalnya stel, m, m2)
  kolom 8 diisi dengan tahun pembuatan barang inventaris yang  dibukukan
  kolom 9 diisi sesuai keadaan barang pada waktu diterima misalnya baik, rusak, dan sebagainya
  kolom 10 diisi sesuai harga faktur/bukti penyerahan barang. untuk barang-barang bantuan/sumbangan yang tidak diketahui harganya, diisi menurut harga taksiran pada waktu penerimaan barang
  kolom 11 diisi dengan keterangan fungsi barang sebagai alat teknis pendidikan  (misalnya, alat praktek, Alat penelitian, alat percobaan, dan sebagainya).
  kolom 12 diisi dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu
 3. Buku catatan barang non inventaris
Buku catatan barang non inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki suatu
perusahaan/kantor. berikut contoh buku catatan barang non inventaris
 petunjukpengisian :
• kolom 1 diisi dengan nomor menurut urutan pembukuan
barang non inventaris berdasarkan bukti penyerahan
barang
• kolom 2 diisi dengan nama barang sesuai dengan istilah
bahasa Indonesia yang sudah umum atau dibakukan
• kolom 3 diisi dengan nomor kartu stok yang diberikan
kepada barang yang sudah dibukukan
• kolom 4 diisi dengan merek, nomor tipe, ukuran,  dan
sebagainya yang dapat memperjelas ciri khusus dari barang
yang dibukukan
• kolom 5 diisi dengan banyaknya barang non inventaris yang
di bukukan
• kolom 6 diisi dengan satuan yang berlaku
• kolom 7 diisi dengan tahun pembuatan barang non
inventaris yang dibukukan
• kolom 8 dengan sumber perolehan barang
• kolom 9 disebutkan satu-persatu kelengkapan dokumen
yang dimiliki dan diisi sesuai dengan bukti penyerahan
barang non inventaris
• kolom 10 diisi sesuai keadaan barang pada waktu
dibukukan, misalnya baik, rusak dan sebagainya
• kolom 11 diisi sesuai dengan harga faktur atau bukti
penyerahan barang
• kolom 12 diisi sesuai dengan harga faktur atau bukti
penyerahan barang
•  kolom 13 diisi dengan keterangan tambahan yang
dianggap  perlu. 
 
4.  klasifikasi dan kode barang inventaris
Pada dasarnya tujuan mengadakan penggolongan atau klasifikasi barang ialah untuk mendapatkan cara yang cukup mudah dan efisien dalam
mencatat dan mencari atau menemukan kembali barang baik secara fisik maupun melalui daftar catatan ataupun Di dalam ingatan orang.
sesuai dengan tujuan tersebut maka bentuk lambang, sandi, atau kode yang digunakan sebagai pengganti nama atau uraian kelompok atau
jenis barang haruslah bersifat membantu/memudahkan penglihatan dan ingatan orang dalam mendapatkan kembali barang yang diinginkan

 Sandi atau kode yang digunakan untuk melambangkan nama maupun uraian kelompok atau jenis barang adalah berbentuk angka-angka
dalam ( numerik) yang tersusun menurut pola tertentu agar mudah diingat dan dikenali serta dapat memberi petunjuk tentang formulir
nama yang harus digunakan sebagai tempat mencatat jenis barang tertentu titik Disamping itu, penyusunan nomor kode ini diusahakan agar
memungkinkan dilakukan pengembangan, terutama oleh mereka yang secara langsung menangani pencatatan barang

 pada umumnya nomor kode terdiri dari 7 angka yang tersusun menjadi 3 dan 4 angka  yang dipisahkan oleh sebuah  tanda titik. angka pertama dari
susunan tiga  di depan untuk menyatakan jenis formulir yang digunakan.  dua angka berikutnya nya merupakan sendi pokok untuk kelompok barang
Menurut ketentuan masing-masing formulir berikut ini contoh kode barang inventaris
  

110.0300  tanah lapangan olahraga

110.0400  tanah untuk jalan dan tempat parkir
110.0500   tanah  pertanian
110.0600  tanah  peternakan
110.0700  tanah perkebunan
110.0800  tanah kehutanan
110.0900………………( untuk keperluan selain yang tersebut di atas)
 Sebagaimana terlihat pada contoh sandi atau kode barang Tak
Bergerak tersebut di atas, sandi atau  kode barang inventaris tersebut
terdiri dari 1 sampai 99 ( numerik) . baik untuk barang Tak Bergerak
maupun barang bergerak pada umumnya digunakan nomor kode yang
terbentuk dari tujuh bilangan angka seperti itu.  hal ini berarti bahwa
setiap kelompok dan kelompok menyediakan bilangan 1 sampai dengan
99 sehingga masing-masing dapat menyediakan 99 wadah untuk
menampung spesifikasi yang digunakan oleh kelompok atau sub
kelompok yang bersangkutan. begitu pula dengan kode barang nomor
ini menyediakan Pulau wadah untuk spesifikasi jenis barang sebanyak
99 tempat titik sebagai contoh cara penggunaan angka angka untuk
nomor kode barang bergerak dapat dikemukakan sebagai berikut:

200.0000  sandi untuk kelompok barang-barang bergerak

210.0000  sandi untuk alat-alat besar
220.0000  sandi untuk peralatan laboratorium, peralatan bengkel/workshop, studio, percetakan, pabrik, & instalasi pembangkit
tenaga listrik.
221.0000  sandi untuk kelompok besar: peralatan laboratorium
222.0000  sandi untuk kelompok besar: peralatan bengkel/workshop
224.0100  sandi untuk sekelompok: alat penyusun huruf/setting (PHT), intertype, IBM,  kompugrafik
224.0200  sandi untuk kelompok alat acuan/mesin fotocopy
224.0300  Sandi untuk kelompok mesin cetak
224.0301  sandi untuk jenis barang mesin cetak letterpress 
224.0302  sandi untuk mesin cetak offset
224.0303  sandi untuk mesin cetak fotografi
klasifikasi dan kode barang inventaris berdasarkan jenis-jenis formulir
inventarisasi yang telah ditentukan di dalam buku petunjuk pelaksanaan
inventaris salah satu instansi pemerintah . dalam prakteknya, barang yang
dilaporkan tidaklah sering itu tetapi mungkin hanya sampai pada penyebutan
nama subkelompok barangnya saja Misalnya mengenai peralatan percetakan
hanya di Sebutkan alat penyusun huruf alat penyusun pola cetak, mesin
cetak, alat pelipat kertas, alat pemotong kertas, dan sebagainya.
berikut contoh suatu spesifikasi barang dari sub kelompok tertentu misalnya
kelompok alat pengangkutan

250.0000  sandi untuk kelompok alat pengangkutan

250.0300  sandi untuk sub kelompok alat angkutan dari bermotor
250.0301  sandi untuk sepeda motor atau skuter
250.0302  sandi untuk bemo,  helicak,  kendaraan lain yang beroda
tiga
250.0303  Jeef
250.0304 sedan
250.0305 Station Wagon
250.0306 bus, minibus Suburban
250.0307 pick up
250.0308 truck
250.0309 mobil balap
250.0403 speed boat
250.0404 Perahu Layar
jika jumlah jenis dari suatu kelompok barang dapat dikelompokkan secara mudah dalam
suatu kelompok tertentu yang jumlahnya tidak lebih dari 9 sub kelompok, maka angka
ketiga  sesudah tanda titik. ditetapkan menjadi nomor kode bagi sub-sub kelompok
barang tersebut.  dalam hal ini angka keempat  sesudah tanda titik  diperuntukan Bagi
nomor kode spesifikasi masing-masing barang pada sub- subkelompok yang bersangkutan.
 

contoh:
230.0900  perhiasan ruang
230.0910  lambang negara/instansi/organisasi
230.0920  bendera/vandel
230.0930  piala
230.0940  diagram/plakat
230.0950  lukisan berbingkai
230.0960  peta dinding/globe
230.09870  barang-barang seni kerajinan
230.0980…………………………….  perhiasan ruangan lainnya.
230.0990…………………………….  perhiasan ruangan lainnya
 
230.0910  lambang negara//organisasi
230.0911  Bhinneka Tunggal Ika
230.0912 Korpri
230.0913  Tut Wuri Handayani
230.0914  Dharma Wanita
230.0915  lambang sekolah/perguruan tinggi
230.0916…………………………... lambang lainnya
230.0917…………………………... lambang lainnya
230.0918…………………………... lambang lainnya
230.0919  …………………………...lambang lainnya 
 
THANK YOU