PERJALANAN DINAS PIMPINAN

OTK HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

TAHUN AJARAN 2020

XII OTKP1

Disusun oleh:
Caroline Jennifer (06)
Fatimatul Munajah (09)
Ferdy Allen (10)
Rachmad Reza (25)
Tazqia Aulia Zakhra (31)

SMK NEGERI 1 TANGERANG

Jalan Perintis Kemerdekaan II Tangerang, 15117
Telp/Fax. (021) 5522534 Email Address: info@smk1-tng@yahoo.com.sch.id
Web site: http://www.smk1-tng.sch.id
A. Mendeskripsikan Perjalanan Dinas Pimpinan
1. Pengertian Perjalan Dinas Pimpinan
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, perjalanan diartikan sebagai suatu kegiatan
berpergian ke suatu tempat, sedangkan dinas diartikan sebagai orang yang memimpin suatu
unit organisasi.
Perjalan dinas pimpinan diartikan sebagai suatu kegiatan pimpinan yang berpergian ke suatu
tempat-tempat tertentu dalam rangka melaksanakan tugas kewajiban kantor.

2. Macam-macam Perjalanan Dinas

a. Ditinjau dari wilayah tujuan, yaitu:
1) Perjalanan bisnis dalam negeri
2) Perjalanan bisnis luar negeri
b. Ditinjau dari transportasi, yaitu:
1) Perjalanan lewat darat, bisa dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan, travel,
bus atau kereta api.
2) Perjalanan lewat laut, memanfaatkan berbagai fasilitas pelayanan yang ditawarkan
oleh beberapa perusahaan armada laut.
3) Perjalanan lewat udara, menggunakan fasilitas pesawat udara hendaknya benar-benar
dipertimbangkan tingkat efektifitas dan efisiensinya.
c. Ditinjau dari tujuan, yaitu:
1) Perjalanan dinas untuk rakernas
2) Perjalanan dinas untuk seminar nasional
3) Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja
4) Perjalanan dinas untuk pendidikan dan latihan
5) Perjalanan dinas untuk pelantikan
6) Perjalanan dinas untuk pengadaan kerjasama
7) Perjalanan dinas untuk kegiatan social
8) Perjalanan dinas untuk tender
9) Perjalanan dinas untuk acara seremonial
10) Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi

3. Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Dinas Pimpinan

a. In House Travelling Department (Divisi Perjalanan)
In House Travelling Department adalah divisi/bagian di perusahaan yang khusus
menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari
persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap, seat
mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis.
b. Travel Bureau (Biro Perjalanan)
Dalam hal ini, administrasi kantor/sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat
dipercaya. Administrasi kantor/sekretaris bertanggung jawab dalam membuat
pengendalian perjalanan (travel checklist) untuk mengurus dokumen yang diperlukan,
seperti paspor, visa, fiskal, pembelian tiket, pemesanan hotel, yang dikehendaki, sampai
dengan pemesanan tempat yang akan dikunjungi untuk suatu kegiatan dalam perjalanan
bisnis.
c. Administrasi Kantor/Sekretaris
Apabila pimpinan meminta administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan
perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan
segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti
mempersiapkan semua dokumen, perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel
yang disukai pimpinan.
4. Persiapan Transportasi
Persiapan transportasi yang akan dipilih meliputi darat,laut dan udara. Setiap pilihan
transportasi tersebut memerlukan persiapan yang berbeda.
a. Persiapan yang harus dilakukan pada saat menggunakan transportasi darat adalah:
1) Membawa identitas pribadi
2) Dapatkan tiket perjalanan dan penegasan jam keberangkatan
3) Membawa peta kota tujuan
4) Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan
5) Konfirmasikan pemesanan hotel
b. Persiapan yang harus dilakukan pada saat menggunakan transportasi laut adalah:
1) Siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri
2) Siapkan tiket kapal dan kepastian berangkat
3) Siapkan mata uang asing bila ke luar negeri
4) Konfirmasikan pemesanan kamar hotel
5) Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali
6) Surat-surat yang diperlukan/dokumen yang dibawa
7) Persiapan daftar nama dan telepon yang akan dihubungi
8) Usahakan penjemputan setiba di pelabuhan tujuan
c. Transportasi udara menggunakan pesawat terbang. Persiapan yang harus dilakukan adalah
:
1) Siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri
2) Siapkan tiket pesawat dan kepastian berangkat
3) Siapkan mata uang asing bila ke luar negeri
4) Periksa koper yang dibawa tidak melebihi batas maksimum
5) Konfirmasikan pemesanan kamar hotel
6) Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang
diperlukan/dokumen yang harus dibawa
7) Persiapkan daftar nama dan telepon yang akan dihubungi
8) Usahakan penjemputan setiba dibandara tujuan

5. Persiapan Akomodasi
Akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan selama melakukan
perjalanan dinas. Akomodasi meliputi : hotel/tempat penginapan, sarana transportasi selama
perjalanan dan daftar hotel/penginapan beserta fasilitas yang disediakan maupun harga yang
ditentukan.
Persiapan yang harus dilakukan adalah :
 Pemesanan kamar
 Check in
 Cara pembayaran
 Check out

6. Persiapan Keuangan
Menyusun secara rinci tentang jumlah biaya yang diperlukan perusahaan untuk kepentingan
perjalanan dinas. Ada beberapa biaya yang diperlukan yaitu :
 Biaya transportasi
 Biaya akomodasi
 Biaya acara kegiatan
 Uang saku
 Uang lunsum (pajak langsung mengenai barang/jasa yang bersangkutan )
 Biaya lain-lain
 Selain biaya, masih harus menyiapkan alat pembayaran yang digunakan dalam perjalanan
dinas yaitu:
a. Uang Tunai
Merupakan uang yang diterima secara umum sebagai alat pembayaran yang syah. Bila ke
luar negeri sebaiknya menyiapkan uang asing dari negara yang dituju.
b. Kartu Kredit
Kartu kredit adalah kartu yang dikeluarkan oleh bank. Kartu kredit meminjamkan
konsumen uang yang bukan mengambil rekening tabungan.
c. Traveller Cek
Alat pembayaran semacam cek yang dibuat khusus untuk orang yang berpergian dan
dapat diuangkan pada bank yang mengeluarkan.
d. Letter of Credit
Alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana yang
jumblahnya besar selama perjalanan.

7. Persiapan Dokumen
Adalah menyiapkan segala keterangan yang melengkapi perjalanan dinas sesuai dengan
tempat tujuan dan pekerjaan yang akan dilakukan. Kegunaan dokumen adalah :
 Memberi informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukannya
 Sebagai alat bukti/ data suatu keterangan
 Melestarikan dokumen dari kemusnahan
 Sebagai bahan penelitian
 Mengembangkan koleksi dokumen
 Menjamin keutuhan dan keotentikkan informasi

Macam-macam dokumen perjalanan dinas yaitu:

a. Dokumen internal
 Surat tugas
 Surat perintah perjalanan dinas
 Jadwal perjalanan dan peta
 Petunjuk akomodasi
 Daftar nama dan telepon yang akan dihubungi
b. Dokumen eksternal
 Paspor
 Visa
 Kartu sehat/yellow card
 Asuransi
 KTP dan surat-surat penting lainnya
 Fiskal
 Exit Permit

B. Penanganan Perjalanan Dinas Pimpinan

1. Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas Pimpinan
Jadwal perjalanan sebaiknya dibuat tidak terlalu ketat. Pengaturan waktu pertemuan yang
satu dengan yang lainnya jangan dibuat terlalu berdekatan, sediakan waktu untuk perjalanan
dari satu tempat ke tempat pertemuan lain. Dengan demikian, pikiran dan tenaga tetap segar,
sehingga seluruh acara perjalanan dinas pimpinan akan terlaksana dengan baik dan tujuan
perjalanan dinas dapat mencapai target sesuai dengan rencana kegiatan yang telah ditetapkan
perusahaan.
 2. Cara Menyusun Jadwal Perjalanan Bisnis
Seorang sekretaris diharapkan mampu membantu pimpinan dalam menyusun atau mengatur
jadwal perjalanan. Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan ini, diantaranya berpedoman pada
timetable dari semua perusahaan transportasi yang akan dipakai dalam perjalanan dinas ini.

3. Langkah-langkah Menyusun atau Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas

Langkah-langkah yang harus dilakuakan sekretaris dalam menyusun atau mengatur jadwal
perjalanan dinas, yaitu sebagai berikut:
a. Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan
selama acara perjalanan dinas tersebut.
b. Mempelajari Timetable. Timetable adalah buku berisi daftar rute perjalanan, waktu
keberangkatan, waktu kedatangan atau tiba di tempat tujuan, dan jenis alat transportasi
apa yang digunakan.

C. Membuat Laporan Perjalanan Dinas

Apabila semua kegiatan perjalanan dinas telah selesai dilaksanakan, tugas akhir yang harus
diselesaikan seorang administrasi kantor atau staff dibagian perjalanan dinas adalah membuat
laporan perjalanan dinas. Ada dua laporan perjalanan dinas yang harus dibuat, antara lain
membuat laporan tentang hasil perjalanan dinas dan laporan pembiayaan perjalanan dinas.
1. Laporan Hasil Perjalanan Dinas
Setelah pimpinan selesai melaksanakan tugas perjalanan dinas, administrasi kantor atau staf
yang bertanggung jawab membuat laporan tentang apa saja yang telah dilakukan selama
perjalanan dinas. Inti dari laporan berkaitan dengan tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas,
seperti berapa lama perjalanan dinas tersebut dilakukan, kapan berangkat, dan kapan pulang
kembali.

2. Laporan Pembiayaan Perjalanan Dinas

Setelah acara perjalanan dinas pimpinan selesai, ada satu lagi tugas penting untuk seorang
administrasi kantor, yaitu menyusun laporan keuangan yang telah dikeluarkan untuk
membiayai perjalanan dinas pimpinan tersebut.
Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor dalam menyusun laporan
keuangan biaya perjalanan dinas pimpinan, yaitu sebagai berikut :
 Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan
kecil bukti pengeluaran uang.
 Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut kedalam pos-pos. Misalnya, pos biaya
penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment, pos biaya makan dan
minum, dan pos pengeluaran lainnya.
 Menjumlah secara keseluruhan pos keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan
terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan dinas
pimpinan.
 AGENDA PERJALANAN DINAS PIMPINAN
PT ….
Jalan ….
Periode ….

No. Hari/Tanggal Waktu Kegiatan Keterangan

1        
2        
3        
         

Tangerang, …. …. 20 ….
Mengetahui, Dibuat oleh,

Pimpinan Sekretaris

Agenda Perjalanan Dinas