Sumber: www. shutterstock.

com

Setelah mempelajari kegiatan belajar ini, Anda diharapkan mampu

1. mengidentifikasi jenis dokurnen transaksi kas kecil,
2. menjelaskan dokumen pembentukan dana kas kecil,
3. menjelaskan dokumen pemakaian dana kas kecil,
4. menjelaskan dokumen pengisian kembali dana kas kecil,
5. mengidentifikasiteknikpenyimpanandokumentransaksi,
6. mengidentifikasi peralatan penyimpanan dokumen transaksi,
7. menjelaskan sistem penyimpanan sentralisasi,
8. menjelaskan sistem penyimpanan desentralisasi,
9. menjelaskan sistem penyimpanan kombinasi,
10. menjelaskan penghitungan fisik saldo dana kas kecil, dan
1 1. menganalisis selisih kas kecil.
 - - -t
Peralatan Penyimpanan Dokumen
Kecil
i

Transaksi Dana Kas

I

* [*mul I lmts r' $iltilr $riiitr i + ir.r l,i {:i l i ili i i r,"j

rffi
 pemilihan sistem penyimpanan dokumen transaksi harus mempertlmbangkan faktor
I jumlah dan status kantor yang harus dilayani oleh jasa penyrmpanan dokumen.
Latar belakang letak kantor pusat dengan kantor cabang, jumlah kantor cabang, sistem
telekomunikasi, sistem penyampaian dokumen yang dapat diandalkan, ketersediaan
tenaga pengelola dokumen, permintaan dokumen dari pemakai, serta sistem yang paling
bagus untuk memenuhi kebutuhan perusahaan juga menjadi bahan pertimbangan
untuk memilih jenis sistem dan teknik penyimpanan dokumen perusahaan. Pada bab
ini, Anda akan mempelajari jenis-jenis dokumen transaksi kas kecil, teknik dan sistem
penyimpanan dokumen tersebut, serta mengevaluasi laporan dana kas kecil.

Sumber: www. shutterstock. com

 ,' A 'r ffimny$ffi"BpffiH'?fficT $-P#$qis$?irj{,

ffimrxgmflmflmmsn ffi*crtm fr{mm f;.i***:lfl

I" Eokumen Pengelolaan trmma Kas Keeil

Setiap transaksi keuangan harus didukung dengan bukti

transaksi (business papers). Bukti transaksi merupakan dokumen
yang dijadikan sebagai dasar dalam pencatatan dan penyusunan
transaksi keuangan. Tanpa bukti transaksi, transaksi keuangan
tersebut tidak dapat dipertanggungjawabkan dan tidak dapat
dicatat ke dalam jurnal. Bukti transaksi pengelolaan dana kas
kecil dibagi menurut jenis transaksi mutasi dana kas kecil, yaitu
bukti transaksi pembentukan dana kas kecil, bukti transaksi
pemakaian dana kas kecil, dan bukti transaksi pengisian kembali
dana kas kecil. Berikut adalah penjelasan ketiga jenis transaksi
tersebut.

a. Dokumen pembentukan dana kas keci!

Dokumen bukti transaksi yang digunakan sebagai dasar
pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil meliputi
bukti kas keluar atau cek perusahaan. Dokumen bukti
transaksi tersebut dibuat oleh bagian utang atas persetujuan
bagian keuangan. Berikut adalah penjelasan dokumen bukti
transaksi tersebut.
1) Bukti kas keluar
Bukti kas keluar merupakan bukti untuk mencatat
transaksi pengeluaran uang tunai perusahaan, misalnya
pembayaran gaji karyawan, pembelian barang secara
tunai, pembentukan kas kecil, serta pengisian kembali
dana kas kecil. Berikut adalah contoh format bukti kas
keluar.
r"
I
Nama Perusahaan
ldentitas Perusahaan
t-

Bukti Kas Keluar

Nomor :

Tanggal:

Untuk keperluan

Diketahui oleh: Dibayar oleh: Diterima oleh:

t
Pada 2 Juni 2019,PI Cipta Rasa membentuk dana kas kecil sebesar Rp10.000.000,00 (BKK-098). Bukti
kas keluar yang dibuat oleh bagian utang (rangkap 3) sebagai perintah pengeluaran kas adalah
sebagai berikut.

PT Cipta Rasa
Jl. jagakarsa Barat No. 19, Jakarta Selatan
Telp. 021-9988771

Bukti Kas Keluar

Nomor : BKK-098
Tanggal :2 Juni 2019
, ,
Dibayarkan kepada ' Pemegang dana kas kecil
Jumlah Rp10.000.000,00
Dengan huruf Sepuluh juta
lupiah
Untuk keperluan : Pengisian kembali dana kas kecil

Diketahui oleh: Dibayar oleh: Diterima oleh:

@t.* Cnty %U-

(Putra) (Cindy) (Mulya)

2) Cek
Cek merupakan surat perintah dari nasabah
pemegang rekening bank yang telah menandatangani
cek kepada bank untuk membayar sejumlah uang yang
tertulis dalam cek kepada pembawa atau pihak yang
disebutkan di dalamnya atau kepada pemegang cek,
untuk diuangkan sesuai dengan persyaratan yang telah
ditetapkan, baik secara tunai maupun pemindahbukuan.
Saat akan membentuk dana kas kecil, bagian utang
dapat menuliskan sebuah cek yang ditujukan kepada
pemegang dana kas kecil. Setelah itu, pihak pemegang
dana kas kecil dapat langsung mencairkan uang
tersebut pada bank. Berikut adalah contoh format cek.
 Bank Cek No.
Cabang

Atas penyerahan cek ini, bayarlah kepada atau pembawa

uang sejumlah Rupiah (dalam huruf)

Rp

Stempel Perusahaan Tanda Tangan

Pada 2 Juni 2019, PT Cipta Rasa membentuk dana kas kecil sebesar Rp20.000.000,00 dengan
menerbitkan cek pada Bank Nasional lndonesia Kancab Sudirman dengan nomor cek 2090463. Atas
transaksi tersebut, cek yang harus diuangkan oleh pemegang dana kas kecil PT Cipta Rasa adalah
sebagai berikut.

Bank Nasional
Cabang Sudirman
lndonesia cekNo.20e0463

Atas penyerahan cek ini, bayarlah kepada Ratu Malika atau pembawa
uang sejumlah Rupiah (dalam huruf) Dua puluh iuta rupiah

Rp20.000.000,00

9*rro*

Stomatis*slTata Kelota !(auangan untLik 5Ml(/MAK i(elai; Xli

b. Dokumen pemakaian dana kas kecil
Dokumen bukti transaksi yang digunakan sebagai dasar
pencatatan transaksi pemakaian dana kas kecil, meliputi
surat permintaan pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran
kas kecil, nota kontan, dan kuitansi.
1) Surat permintaan pengeluaran kas kecil
Surat permintaan pengeluaran kas kecil merupakan
dokumen yang digunakan oleh pemakai dana kas kecil
untuk meminta uang kepada pemegang dana kas
kecil pada saat akan melakukan pemakaian dana kas
kecil. Berikut adalah contoh format surat permintaan
pengeluaran kas kecil.

Nama Perusahaan
ldentitas Perusahaan

Surat Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Nomor :

Tanggal :

Ditujukan kepada :

Jumlah :

Dengan huruf
Untuk keperluan :

Diajukan oleh: Disetujui oleh:

:#II*'
:jt"W 'r
";:t:!ry-19

Pada 5 Juni 2019, pemakai dana kas kecil PT Cipta Rasa ingin membeli keperluan alat tulis kantor
dengan perincian sebagai berikut (PPKK-063).
20 rim kertas HVS F4 @ Rp40.000,00 Rp 800.000,00
20 rim kertas HVS A4 @ Rp35.000,00 Rp 700.000,00
,20 buah folder @ Rp20.000,00 Rp 400.000,00
10 tube tinta printer @ Rp80.000,00 Rp 800.000,00 +
Jumlah Rp2.700.000,00

Berdasarkan data tersebut, dokumen permintaan pengeluaran kas kecil yang diajukan pemakai dana
kas kecil kepada pemegang dana kas kecil adalah sebagai berikut.
 PT Cipta Rasa
Jl. Jagakarsa Barat No. 1 9, Jakarta Selatan
__ _ Ielp,_ _02 I 22897-!l
Surat Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Nomor : PPKK-063
Tanggal :5 Juni 2019
Ditujukan kepada : Pemegang dana kas kecil
Jumlah : Rp2.700.000,00
Dengan huruf : Dua juta tujuh ratus ribu rupiah
Untuk keperluan : Pembelian perlengkapan kantor
; l-' '-* -"------.:-""
': ---
---:.--l'---
Nomor , Keterangan
. -- ,...1..--- ; Harga Satuan
--+-..- -. ---:--
Jumlah
: 1 !20 rim kertas HVS F4 i Rp40.000,00 Rp 800.000,00
: ; -- ---
2 120 rim kertas HVS 44 i Rp35.000,00 Rp 700.000,00

i s 120 buah fgggl. ,."_-- -_ __ _j_- ___!p,2,9,909,.00 Rp 4oo.ooo.oo

10 tubg llnta pgintel . _j Rp_80.00!,00
, Rp 800.000,00
Jumlah Rp2.7OO.OOO,OO

Diajukan oleh: Disetujui oleh:

,%* gry-
(Astri) (Mulya)

2) Bukti pengeluaran kas kecil

Dokumen bukti pengeluaran kas kecil
dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk
mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil.
Pada saat menyerahkan dokumen bukti pengeluaran
kas kecil, pemakai dana kas kecil harus melampirkan
bukti pendukung, seperti nota kontan atau kuitansi.
Berikut adalah contoh format bukti pengeluaran kas
kecil.

Nama Perusahaan
ldentitas Perusahaan

Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Nomor :

Tanggal:
Ditujukan kepada
Jumlah diterima menurut PPKK
Jumlah dikeluarkan
Sisa lebih
Untuk pembayaran

Dibuat oleh: Disetujui oleh:

iWffi ,r .. .'':'
Pada 6 Juni 2019, pemakai dana kas kecil PT Cipta Rasa membeli keperluan alat tulis kantor dengan
perincian sebagai berikut (BPKK-065).
20 rim kertas HVS F4 @ Rp40.000,00 Rp 800.000,00
20 rim kertas HVS 44 @ Rp35.000,00 Rp 700.000,00
20 buah folder @ Rp20.000,00 Rp 400.000,00
10 tube tinta printer @ Rp80.000,00 Ro 800.000.00 +
Jumlah Rp2.700.000,00

Berdasarkan data tersebut, dokumen bukti pengeluaran kas kecil yang diajukan pemakai dana kas
kecil kepada pemegang dana kas kecil adalah sebagai berikut.

PT Cipta Rasa
Selatan
Jl. Jagakarsa Barat No. 19, Jakarta i

lelp.021-9988771 i

Bukti Pengeluaran Kas Keci!

Nomor : BPKK-065
Tanggal :6 Juni 2019
Ditujukan kepada : Pemegang dana kas kecil
Jumlah diterima menurut PPKK : Rp2.700.000,00
Jumlah dikeluarkan : Rp2.700.000,00
Sisa lebih
Untuk pembayaran : Pembelian perlengkapan kantor

| . --:. -.t"-*.-- --..--.--.r

r j zo rim kertas HVS F4 I Rp+o.ooo,oo i np 800.000,00

. i .._ .
t --Rpr0.0oo,o0
1...- ._.
-
3 20 buah folder I . i| Rp 400.000,00l
r ..
4 10 tube tinta printer Rp80.000,00
,. ' -.,, ; ,. ,, .
Rp
,
, 800.000,00
1
Jumlah : Rp2.700.000,00

Dibuat oleh: Disetujui oleh:

,..%* (4,),,"
(Astri) (Putra)
l

3) Nota kontan
Nota kontan merupakan bukti pembelian barang
secara tunai, seperti pembelian alat tulis kantor,
perlengkapan kebersihan, dan lain sebagainya yang
dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli.
Nota kontan digunakan oleh pemakai dana kas kecil
sebagai bukti pendukung dokumen bukti pengeluaran
kas kecil (BPKK). Berikut adalah contoh format nota
kontan.

1 i i,ri 1 1.,1 jt .1,

 Nama Perusahaan
ldentitas Perusahaan

Nota Kontan

Kepada: Nomor
Tanggal

Dibayar oleh: Bagian penjualan:

Pada 6 Juni 2019, pemakai dana kas kecil PT Cipta Rasa membeli keperluan alat tulis kantor pada
Toko Rajawali dengan perincian sebagai berikut (NK-06/173).
20 rim kertas HVS F4 @ Rp40.000,00 Rp 800.000,00
20'rim kertas HVS A4 @ Rp35.000,00 Rp 700.000,00
20 buah folder @ Rp20.000,00 Rp 400.000,00
"lO tube linta printer @ Rp80.000,00 Rp 800.000.00 +
Jumlah Rp2.700.000,00

Berdasarkan data tersebut, nota kontan diterima pemakai dana kas kecil adalah sebagai berikut.

Toko Rajawali
Jl. Siliwangi No.250, Jakarta Selatan
Telp. 021 -446677 1

Nota Kontan
Kepada: PT Cipta Rasa Nomor : NK-06/1 73
Jl. Jagakarsa Barat No. 1 9, Jakarta Selatan Tanggal : 6 Juni 201 9

1 20 rim kertas HVS F4 Rp40.000,00 Rp 800.000,00

2 20 rim kertas HVS A4 Rp35.000,00 Rp 700.000,00
3 20 buah folder Rp20.000,00 Rp 400.000,00
4 10 tube tinta printer Rp80.000,00 Rp 800.000,00
Jumlah Rp 2.700.000,00

Dibayar oleh: Bagian penjualan:

,%^t "%-
(Astri) (Arya)

Otomatisasi Tata Kelola K*uangan Li I lt i] l( 5tu1 l( / i\,irr" K Kr: ia :; Xl I

iiiil
 4) Kuitansi
Kuitansi adalah tanda bukti pembayaran yang
dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima
uang. Pada jumlah tertentu, kuitansi harus dibubuhi
meterai sesuai dengan peraturan yang berlaku. Kuitansi
yang asli diserahkan kepada pihak yang membayar,
sedangkan tembusan atau sus kuitansi (bonggol
kuitansi) disimpan oleh pihak penerima. Umumnya,
kuitansi digunakan sebagai bukti pendukung atas
transaksi pembayaran beban listrik, air, dan telepon,
beban reparasi, beban transportasi, dan lain sebagainya.
Berikut adalah contoh format kuitansi.

No.

Telah terima dari

Telah terima dari
Uang sejumlah

Untuk pembayaran
Untuk pembayaran

Uang sejumlah

Pada 2 Agustus 2O20, PT Cipta Rasa membayar jasa reparasi dan perawatan 5 unit AC kantor seharga
Rp1.000.000,00 kepada Topan Service dengan kuitansi nomor 0234. Berdasarkan data tersebut,
kuitansi yang dibuat oleh Topan Service adalah sebagai berikut.

No.0234 No.0234

Telah terima dari dari

Telah terima PT Cipta Rasa
PT Cipta Rasa
Uang sejumlah Satu iuta rupiah

Untuk pembayaran Jasa reparasi dan perawatan AC

Untuk pembayaran
Jasa reparasi dan
perawatan AC
Jakarta. 2 Aoustus 2020

Uang sejumlah

Rp1.000.000,00
I Rp1.000.000,00 %*
Topan Anggoro
 Dokumen pengisian kembalidana kas kecil
Dokumen bukti transaksi yang digunakan sebagai
dasar pencatatan transaki pengisian kembali dana kas kecil,
meliputi surat permintaan pengisian dana kas kecil (SP2D)
dan bukti pengeluaran kas kecil. Berikut adalah contoh
format surat permintaan pengisian dana kas kecil (SP2D).

Nama Perusahaan
ldentitas Perusahaan

Surat Permintaan Pengisian Dana Kas Kecil

Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh: Dibayar oleh:

Pada 14 Juni 2019, pemegang dana kas kecil PT Cipta Rasa mengajukan permintaan pengisian
kembali dana kas kecil sejumlah uang yang telah dikeluarkan (SP2D-01 11) dan berikut bukti
pengeluaran kas kecil.
 PT Cipta Rasa
Jl. Jagakarsa Barat No. 19, Jakarta Selatan
o21-9988771

Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Nomor : BPKK-065
Tanggal:6 Juni 2019
Ditujukan kepada Pemegang dana kas kecil
Jumlah diterima menurut PPKK Rp2.700.000,00
Jumlah dikeluarkan Rp2.700.000,00
Sisa lebih
Untuk pembayaran Pembelian perlengkapan kantor

20 rim kertas HVS F4

20 rim kertas HVS A4

Dibuat oleh: Disetujui oleh:

.%:/tur @"tu*
(Astri) (Putra)

Atas transaksi tersebut, dokumen permintaan pengisian kembali kas kecil yang dibuat oleh pemegang
dana kas kecil adalah sebagai berikut.

PT Cipta Rasa
Jl. Jagakarsa Barat No. 19, Jakarta Selatan
o21-9988771

Surat Permintaan Pengisian Dana Kas Kecil

Nomor : SP2D-0111
: 14 Juni 2019

Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh: Dibayar oleh:

%:D/-
(Mulya)
@"b* @,rtu*
(Putra)
ry
(Cindy)

ffiab 4 i P*nyimpanan Dokumen dan Evaluasi Dana tta* Ke*il

PT Angkasa telah terdaftar sebagai wajib pajak badan pada KPP Pratama Semarang Timur. Data wajib
pajak selengkapnya adalah sebagai berikut.

1. Data Wajib Pajak : PT Angkasa

NPWP : 02.754.345.3-21 1.000
Jenis Usaha : Perdagangan aksesori komputer
Alamat :Jl. Dahlia Raya No. 15, Semarang
Nama Pimpinan : Dani Mardianto
Alamat Rumah : Jl. Sisingamangaraja No. 10, Semarang
Klasifikasi Badan : Perseroan Terbatas (PT)

2. Kebijakan Akuntansi
a. Pengeluaran kas
1)
Pengeluaran kas lebih dari Rp2.000.000,00 dibayar dengan cek dan didukung dengan
bukti kas keluar (BKK).
2)
Pengeluaran < Rp2.000.000,00 dibayar dengan dana kas kecil. Pembentukan dana kas
kecil ditetapkan oleh manajemen sebesar Rp20.000.000,00
3)
Penggantian dana kas kecil dilakukan setiap akhir bulan.
4)
Sistem pencatatan menggunakan metode fluktuasi.
b. Penerimaan kas
1)
Setiap penerimaan kas akan disetor ke bank secepatnya pada hari yang sama.
2)
Dana perusahaan disimpan dalam rekening giro nomor '166-555-822-24-0 Bank
Mandiri, KCP Pamularsih Semarang.

3. Data Transaksi
Berikut adalah transaksi yang berhubungan dengan dana kas kecil pada PT Angkasa selama
bulan Juli 2019.

Tanggal Transaksi
1 Juli Kepala bagian keuangan mengeluarkan surat keputusan pembentukan dana kas kecil
sebesar Rp20.000.000,00, ____
, 2 Juli i Bagian Kasa menyerahkan cek No. CD.03421 sebesar Rp20.000.000,00 beserta copy

5 Juli , Bagian Umum menyerahkan surat permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK-003) kepada
pengelola dana kas kecil, untuk pembelian berikut.
a. 10 rim kertas HVS F4 @ Rp40.000,00 Rp 400.000,00
b. l0 rim kertas HVS A4 @ Rp35.000,00 Rp 350.000,00
c. 5 buah folder @ Rp20.000,00 Rp 100.000,00
d. 4 tube tinta printer @ Rp80.000,00 Rp 320.000.00 +
rumlah ----rqllzl999,99-
--
 Transaksi
5 Juli Berikut adalah perincian pembelian yang telah dilakukan oleh Bagian Umum.
a. 10 rim kertas HVS F4 @ Rp39.000,00 Rp 390.000,00
b. 10 rim kertas HVS 44 @ Rp34.500,00 Rp 345.000,00
c. 5 buah folder @ Rp19.000,00 Rp 9s.000,00
d. 4 tube linla printer @ Rp75.000,00 Rp 300.000,00 +
Jumlah
10 Juli Bagian Umum menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil (BPKK-007) dan dokumen
pendukungnya kepada pemegang dana kas kecil sebagai pertanggungjawaban
penggunaan dana kas kecil.
14 Juli Pemegang dana kas kecil menyerahkan surat permintaan pengisian dana kas kecil
(5P2D-018) kepada Bagian Utang dilampiri dengan daftar bukti pengeluaran kas kecil I

beserta dokumen pendukungnya.

Berdasarkan data tersebut, Anda diminta:

a. membuat dokumen pembentukan dana kas kecil,
b. membuat dokumen pemakaian dana kas kecil, dan
c. membuat dokumen pengisian kembali dana kas kecil.

Jawab:
a. Bukti pengeluaran kas yang dibuat Bagian Utang

PT Angkasa
Jl. Dahlia Raya No. '15, Semarang

Bukti Kas Keluar

Nomor : CK-701
Tanggal :2 )uli 2019
dana kas kecil .l

Rp20.000.000,00
-)

Dua puluh juta rupiah

Pembentukan dana kas kecil I

Dibuat oleh: Dibayar oleh: Diterima oleh:

Bagian Utang Bagian Kasa Pemegang Dana Kas Kecil

@)/t*
(Bella)
@u**
(Risma)
, -ftJnauah
(lsnawati)

ii;iir,i i'.tr:
$**i: rh i i:ttrlV;illi],3ilfrfi lJftl(iltfititl ri*lri i".:v;,lLi;;i:;i ir,;:;,
fl,xffiiil
b. Dokumen pemakaian dana kas kecil
1) Surat permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK) yang dibuat oleh Bagian Umum
PT Angkasa
Jl. Dahlia Raya No. 15, Semarang

Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Nomor : PPKK-003
Tanggal :5 Juli 2019
Bagian :Umum
Ditujukan kepada : Pemegang dana kas kecil
Jumlah : Rp1.170.000,00
Dengan huruf : Satujuta seratus tujuh puluh ribu rupiah
Untuk keperluan : Pembelian perlengkapan kantor

Nomor Keterangan Harga Satuan Jumlah

1 10 rim kertas HVS F4 Rp40.000,00 Rp 400.000,00
2 1O rim kertas HVS A4 Rp35.000,00 Rp 35O.OOO,OO
3 5 buah folder Rp20.000,00 Rp l OO.OOO,OO
4 4 tube linla printer Rp8O.OOO,0O Rp 320.000,00
Jumlah Rp 1.170.000,00

Diajukan oleh: Disetujui oleh:

Pemakai Dana Kas Kecil Kepala Bagian Umum

!,,,,/n rtr
(Kusuma) (Miranti)

2) Bukti pengeluaran kas kecil (BPKK) yang dibuat oleh Bagian Umum

PT Angkasa
Jl. Dahlia Raya No. 15, Semarang

Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Nomor : BPKK-007
Tanggal: l0Juli 2019
Ditujukan kepada : Pemegang dana kas kecil
Jumlah diterima menurut PPKK : Rp1.170.000,00
Jumlah dikeluarkan : Rp1.130.000,00
Sisalebih : Rp40.000,00
Untuk pembayaran : Pembelian perlengkapan kantor
Nomor Keterangan Harga Satuan Jumlah
1 10 rim kertas HVS F4 Rp39.000,00 Rp 390.000,00
2 'lO rim kertas HVS 44 Rp34.500,00 Rp 345.000,00
3 5 buah folder Rp19.000,00 Rp 95.000,00
4 4 tube tinta printer Rp75.000,00 Rp 300.000,00
Jumlah Rp 1.130.000,00

Diajukan oleh: Disetujui oleh:

Pemakai Dana Kas Kecil Kepala Bagian Umum

( Ltf)
,J4ulumta
(Kusuma) (Miranti)
 Sisa uang lebih sebanyak Rp40.000,00 dan bukti pendukung diserahkan kepada pengelola
dana kas kecil sebagai pertanggungjawaban penggunaan dana. Bukti pengeluaran kas
kecil beserta dokumen pendukungnya, dikumpulkan oleh pengelola dana kas kecil untuk
kemudian dilampirkan pada surat permintaan pengisian dana kas kecil yang disampaikan
kepada Bagian Utang.

c. Surat permintaan pengisian dana kas kecil (5P2D) yang dibuat oleh pengelola dana kas kecil

PT Angkasa
Jl. Dahlia Raya No. 15, Semarang

Surat Permintaan Pengisian Dana Kas Kecil

Nomor:SP2D-018
Tanggal:14Juni2019
!l Dlluj11ka1 kenada Bagian Utang
ii
1i
Jumlah BPKK Rp1.140.000,00
I i
Sisa kas kecil R p 'l 8.860.000,00

, ,Jumlah permintaan pengisian kembali kas kecil Rp1.140.000,00

,: Jumlah dana kas kecil Rp20.000.000,00

Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh: Dibayar oleh:

Pemegang Dana Kas Kecil Kepala Bagian Umum Bagian Utang Bagian Kasa

,finztttrtd
(lsnawati)
,@"ao
(Raisa)
@lt,
(Bella)
,@r.tr*
(Risma)

.: I+k;rlt Fen,lirc;fi.iii,.li-i a:!r.3iiilrn'i*t'! ['r*rr$"rkil i.3,.;11 1i f:]6q l.:.; ,-::

Teknik penyimpanan bukti transaksi sama dengan teknik
penyimpanan berbagai dokumen niaga lainnya. Teknik
penyimpanan yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut.

a. Sistem abjad (alphabetical system)

Sistem abjad merupakan suatu sistem penyimpanan
dan penemuan kembali dokumen berdasarkan abjad.
Contoh penyimpanan dokumen berdasarkan sistem
abjad adalah susunan dokumen transaksi yang disimpan
berdasarkan abjad nama supplier seperti pada tabel berikut.

.t::.:*i r.r. t Sistem penyimpanan dan penemuan kembali dokumen berdasarkan sistem abjad.

*". ] Nama Perusahaan 1 Rtr*at Perusahaan No. Dokumen

1. I PT Anjana Sari I Jl. Raya Kudus Pati KM 8, Kudus G 1Ol
2 ]PT IndgOood Jl TambakAji Ng 2, Semarang K 101
3. I PT Biskuitku Jl. Setya Budi No. 100, Ungaran L 101
 b. Sistem tanggal (chronological systeml
Sistem tanggal merupakan sistem peyimpanan dan
penemuan kembali arsip berdasarkan hari, tanggal, bulan,
atau tahun terjadinya transaksi. Contoh penyimpanan
dokumen berdasarkan sistem tanggal adalah susunan
dokumen transaksi yang disimpan berdasarkan tanggal
terjadinya transaksi dengan supplier seperti pada tabel
berikut.
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali dokumen berdasarkan sistem tanggal.

Nama Perusahaan Alamat Perusahaan No. Dokumen

1. PT Goodrink Jl. Majapahit No.540, Jakarta 5 Februari 2020
2. PT lndomarket Jl. Sudirman No. 125, Jakarta 1 0 Februari 2020
3. PT Sorinai ll. Pemuda No.400, Bandung 20 Februari 2020

c. Sistem nomor lnumerical systeml

Sistem nomor merupakan suatu sistem penyimpanan
dan penemuan kembali arsip berdasarkan nomor. Contoh
penyimpanan dokumen berdasarkan sistem nomor adalah
susunan dokumen transaksi yang disimpan berdasarkan
nomor bukti transaksi kas keluar seperti pada tabel berikut.
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali dokumen berdasarkan sistem nomor.

No. Nama Perusahaan Alamat Perusahaan No. Dokumen

1. UD Mandiri Jl. MT Haryono No. 700, Semarang. BKK.OOl

2. PD Langgeng Jaya Jl. Thamrin No. 120, Kudus. BKK-OO2

3. PD Jaya Sakti Jl. Gajah Mada No.350, Demak. BKK-OO3

d. Sistem wilayah lgeographical systeml

Sistem wilayah merupakan suatu sistem penyimpanan dan
penemuan kembali dokumen transaksi yang berpedoman pada
wilayah. Contoh penyimpanan dokumen berdasarkan wilayah
adalah susunan dokumen transaksi yang disimpan berdasarkan
wilayah atau kedudukan supplier seperti pada tabel berikut.
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali dokumen berdasarkan sistem wilayah.

No. Nama Perusahaan : AlamatPerusahaan No. Dokumen

1. UD Mandiri Semarang No.001
2. PD Langgeng Jaya Kudus No.002
3. PDJaya Sakti Magelang No.003

Sistem penyimpanan dokumen transaksi dana kas kecil

dibagi menjadi sistem penyimpanan sentralisasi, desentralisasi.
dan kombinasi.
Sistem penyimpanan sentralisasi
Pada sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan di
pusat penyimpanan. Unit yang membutuhkan dokumen
dapat menghubungi bagian pusat penyimpanan untuk
mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan
yang dimaksud.
1) Manfaat penggunaan sistem penyimpanan sentralisasi,
antara lain sebagai berikut.
a) Mencegah duplikasi dokumen
Dengan sistem pengawasan yang terpusat,
setiap dokumen yang berkaitan dengan
subjek tertentu akan disimpan pada ruangan
penyimpanan dan peminjam atau pengguna akan
terekam dengan baik, termasuk waktu peminjaman
hingga durasi peminjaman
b) Layanan yang lebih baik
Penggunaan sistem ini memerlukan tenaga
khusus yang terlatih sehingga diharapkan layanan
yang diberikan akan lebih baik dibandingkan
dibebankan secara mandiri kepada karyawan yang
bekerja dengan dokumen.
c) Adanya keseragaman sistem dokumentasi
Semua dokumen yang terpusat, pengelolaan
dan penyimpanannya akan dilakukan secara
seragam serta memudahkan pengawasannya.
d) Menghemat waktu pencarian
Keberadaan tempat penyimpanan dan
penemuan kembali dokumen pada satu tempat
menjadikan pemakai akan menghemat waktu
apabila mencari informasi. Pemakai tidak perlu
mendatangi bagian-bagian lain hanya untuk
mencari informasi atau dokumen yang dibutuhkan.
e) Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis
kantor
Penggunaan sistem ini akan meminimalisasi
jumlah keberadaan duplikasi dokumen beserta
perlengkapan penyimpanannya (folder, filing
cabinet, dan lain-lain). Hal tersebut tentunya akan
menghemat penggunaan ruang kantor.
f) Memudahkan pekerjaan bagian lain
Sistem ini akan membebaskan bagian lain dari
masalah pemeliharaan dokumen dan di sisi lain
akan membantu mereka memusatkan perhatian
pada aktivitas mereka.
s) Memungkinkan pengamanan lebih terpadu
Sistem ini juga menjadikan keamanan dokumen
lebih terjamin karena sistem pengamanan
ii fr ili.ii!:
, ,::tir,r: ,
, , I ir.,,t.,l
 dokumen yang terpusat sehingga lebih mudah
dalam pengawasannya.
h) Adanya keseragaman dalam penanganan
Apabila departemen keuangan menggunakan
sistem arsip yang pengklasifikasian dokumennya
berdasarkan abjad nama subjek, sedangkan
departemen penjualan menggunakan letak
geografis pelanggan, kemungkinan terjadinya
double work pada suatu organisasi akan meningkat.
i) Pelayanan dokumen di bawah satu atap
Sistem sentralisasi memungkinkan dilakukan
pelayanan dokumen ataupun arsip di bawah satu
atap sehingga mengefesiensikan waktu ataupun
biaya.
2) Beberapa kerugian jika menggunakan sistem sentralisasi,
antara lain sebagai berikut.
a) Kesulitan fisik
Tidak semua departemen letaknya dekat dengan
pusat dokumen. Hal ini mengakibatkan terjadinya
penundaan dalam mendapatkan sebuah dokumen.
b) Kebocoran informasi
Oleh karena beberapa berkas ditempatkan di ruang
terpusat, muncul kekhawatiran terjadinya publisitas
terhadap masalah yang dianggap penting antara
berbagai bagian yang berbeda-beda. Hal ini dapat
dicegah dengan menunjuk petugas yang bertanggung
jawab atas segala berkas dan hanya dialah yang
mengizinkan berkas keluar dan masuk, bukan orang
lain. Hal ini dilakukan dengan cara mengunci lemari
berkas yang hanya dapat diakses oleh petugas tertentu
atau dengan cara menyimpan berkas rahasia di bagian
masing-masing.
c) Beberapa bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang
berlainan
lnformasi yang sama mungkin diperlukan dalam
berbagai bentuk. Contohnya nama nasabah yang
dijajarkan menurut nama, namun nama tersebut
dapat pula dijajarkan menurut lokasi atau pembagian
geografi. Dalam hal ini, disarankan agar salinan
yang dijajarkan di pusat dokumen disusun menurut
kebutuhan mutakhir dan tembusan tambahan dari
kertas yang sama disimpan di bagian lain.
 riii 111r, 1r,

d) Adanya kemungkinan dokumen hilang

Karena tidak ada duplikasi, apabila dokumen di
pusat penyimpanan hilang atau terbakar, dokumen
akan hilang selama-lamanya.
e) Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen saat
memerlukan
Ada kecenderungan di kalangan manajer agar
dokumen yang dihasilkan oleh organisasi, perusahaan,
atau badan disimpan di bawah pengawasan manajer
dokumen yang mengelola dokumen berdasarkan
prosedur standar dan hanya dilayani apabila telah
memenuhi prosedur yang dimaksud.
b. Sistem penyimpanan desentralisasi
Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan
dokumen kepada masing-masing unit. Berikut adalah
keuntungan dan kerugian dari penerapan sistem
penyimpanan ini.
1) Keuntungan penerapan sistem penyimpanan
desentralisasi adalah sebagai berikut.
a) Dekat dengan pemakai sehingga penggunaan
dokumen di dalam organisasi dapat langsung
diawasi, dan di sisi lain pemakai dapat langsung
memakainya tanpa kehilangan waktu ataupun
tenaga untuk mendapatkannya.
b) Sistem ini sangat cocok jika informasi rahasia yang
berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di
bagian yang bersangkutan.
c) Sistem ini juga akan menghemat waktu dan tenaga
dalam pengangkutan berkas karena setiap berkas
yang relevan dengan sebuah bagian akan disimpan
di bagian yang bersangkutan.
2) Kerugian penerapan sistem penyimpanan desentralisasi
adalah sebagai berikut.
a) Pengawasan relatif lebih sulit untuk dilakukan
karena letak dokumen yang tersebar di tiap-tiap
bagian.
b) Banyaknya duplikasi atas dokumen yang sama,
mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan,
perlengkapan, dan alat tulis kantor, yang
menjadikannya kurang efisien.
c) Oleh karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan
dokumen hanya menjadi salah satu fungsi
dari tenaga administrasi, kegiatan ini akan
mengakibatkan layanan yang diterima kurang

lit;lh' q I i:'i:,11,,,'irI'lI.rilit,,rrr il*kl.tn-l*:t'r ri*n Ir;+it-roi:ti li;,in,l iin:.i !'ii,:i:ii

 memuaskan. Jadi, keuntungan spesialisasi (berupa
tenaga arsip yang terlatih dan profesional) tidak
diperoleh dalam sistem desentralisasi.
d) Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan
berkaitan dengan dokumen yang relevan dan
berkaitan dengan dua bagian atau lebih. Namun,
apabila telah ditetapkan aturan main yang jelas,
masalah ini akan lebih mudah dipecahkan.
e) Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan
dan peralatan.
f) Tiap-tiap bagian akan menyimpan dokumennya
sendiri sehingga dokumen yang sama tersebar di
berbagai tempat.
c. Sistem Penyimpanan Kombinasi
Pada sistem kombinasi, tiap-tiap bagian menyimpan
dokumennya sendiri di bawah kontrol sistem terpusat.
Dokumen yang disimpan pada tiap-tiap bagian adalah
dokumen personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan
penjualan. Pada sistem kombinasi, tanggung jawab sistem
berada di pundak petugas sistem kearsipan. Sistem ini biasa
dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan
perusahaan sekaligus anak perusahaannya.
1) Keuntungan penerapan sistem penyimpanan kombinasi
adalah sebagai berikut.
a) Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang
seragam.
b) Meminimalisasi kesalahan pemberkasan serta
dokumen yang hilang.
c) Meminimalisasi duplikasi dokumen.
d) Memungkinkan pengadaan dokumen yang
terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih
mudah.
e) Memudahkan kontrol gerak dokumen sesuai
dengan jadwal retensi dan pemusnahan.
2) Kerugian penerapan sistem penyimpanan kombinasi
adalah sebagai berikut.
a) Oleh karena dokumen yang bertautan tidak
ditempatkan di tempat yang sama, penggunaan
dokumen yang dimaksud menjadi sulit.
b) Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit
belum ada atau tidak ada.
c) Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi
dan desentralisasi akan dibawa ke sistem
kombinasi, walaupun dapat diminimalisasi apabila
pengelolaannya dilakukan secara tepat.
 l::.:,;'rl|:.:i''iliil.en"r;*irmpaRar,tsokurnegtTr*l.rs:.lk$ii..i,il.l::....

Berikut adalah jenis-jenis peralatan yang digunakan untuk

menyimpan dokumen transaksi dana kas kecil.
a. Lemari arsip
Lemari arsip merupakan alat penyimpan dokumen
transaksi yang terbuat dari kayu, aluminium, atau baja tahan
api. Lemari arsip terdiri atas dua jenis, yaitu sebagai berikut.
1) Filing cabinef. Lemarijenis ini memiliki beberapa laci,
umumnya 4 sampai 5 laci, yang digunakan untuk
menyimpan dokumen transaksi secara tegak lurus dari
atas ke bawah (vertikal).
2) Loteralfiling cobinet Lemarijenis ini mampu
menyimpan lebih banyak dokumen transaksi. Dokumen
transaksi dalam lemari arsip ini disimpan secara berdiri
dan biasanya disusun berderet menyamping (lateral).
b. Map arsip
Map arsip umumnya terbuat dari karton, kertas
tebal, atau plastik. Jenis map arsip yang digunakan untuk
mengarsipkan dokumen transaksi adalah sebagai berikut.
1) Stopmapfolio.Map ini memiliki daun penutup pada
setiap sisinya yang berfungsi menopang surat yang
diletakkan di dalam map agar tidak berjatuhan.
2) Map snelhecfer. Map ini tidak memiliki daun penutup,
tetapi terdapat penjepit di bagian tengah yang
digunakan untuk menopang surat.
3) Folder. Map ini berupa lipatan kertas tebal atau plastik
dengan tab (bagian menonjol di sebelah atas) dan
tidak memiliki daun penutup atau penjepit di bagian
tengah. Dokumen transaksi yang disimpan dalam folder
biasanya sudah siap untuk dimasukkan ke dalam kotak
arsip atau filing cabinet.
4) Hanging folder. Map ini hampir sama dengan folder,
tetapi memiliki besi penggantung yang dapat
dipasangkan dalam filing cabinet.
5) Ordner. Map besar yang terbuat dari karton yang sangat
tebal. Di dalam ordner, terdapat besi penjepit yang
dapat memuat sekitar 500 lembar dokumen transaksi.
Sebelum dimasukkan ke dalam ordner, dokumen
transaksi harus terlebih dahulu dilubangi menggunakan
perforator.
6) Alat sortir. Alat sortir digunakan untuk memisahkan
penyimpanan dokumen transaksi sesuai dengan
jenisnya.
,,.,, ,

7) Guide alau sekat. Sekat terbuat dari karton atau plastik

tebal yang berfungsi sebagai pembatas atau penyangga
agar penyimpanan dokumen transaksi lebih rapi dan
teratur.

G. Peralatan pendukung
Peralatan pendukung penyimpanan dokumen transaksi
adalah sebagai berikut.
1) Mesin penjilid. Mesin ini digunakan untuk menjilid
dokumen dengan menggunakan sampul plastik dan
kawat spiral.
2) Stapler. Alat ini terdiri dari penjepret (stapler) dan
pembuka isi stapler. Penjepret kertas digunakan untuk
menjepret kertas. Sementara itu, pembuka isi stapler
digunakan untuk membuka isi stapler agar kertas tidak
rusak atau sobek.
3) Perforator. Alat ini digunakan untuk melubangi
dokumen transaksi sebelum dimasukkan ke dalam
folder atau ordner.
4) Mesin pemotong kertas (paper cutter/guillotlne), yaitu
mesin yang digunakan untuk memotong kertas sesuai
ukuran yang kita inginkan.
5) Mesin penghancur dokumen (shredder), yaitu mesin
yang digunakan untuk menghancurkan dokumen yang
sudah tidak digunakan lagi.

ffi i Evatuasl
{\E***r*s Perheelaar"E $m[r$u*
r

ffiamar t{ms l&cit

1. Penghitungan Fisik Saldo Kas Kecil
Setiap akhir periode, pemegang dana kas kecil harus
mempertanggungjawabkan seluruh pengeluaran dana kas
kecil. Pertanggungjawaban tersebut dapat dilakukan dengan
memeriksa catatan mutasi dana kas kecil dan bukti-bukti
transaksi pendukungnya serta menghitung fisik dana kas kecil.
Akan tetapi, penghitungan fisik dana kas kecil tidak dilakukan
oleh pemegang dana kas kecil, tetapi oleh internal auditor
perusahaan dan disaksikan oleh dua orang atau lebih. Tujuan
dari penghitungan fisik dana kas kecil adalah memastikan bahwa
saldo kas kecil menurut penghitungan fisik sama dengan saldo
kas kecil menurut catatan mutasi dana kas kecil. Setelah itu,
kegiatan penghitungan fisik dana kas kecil tersebut harus dibuat
berita acara penghitungan kas kecil. Berikut adalah contoh berita
acara penghitungan kas kecil.

*farr*atix*sii T;ltE i{e{#{# l{*ual'rg+rt i, i ir, i r'',i l' jrnii. i,.1:i,',;,, r..1 i
 PT Maju Jaya
Berita Acara Penghitungan Kas Kecil
31 Agustus 2019

1. Menurut catatan
Saldo per 1 .Agustus 2019 Rp10.000.000,00
Pengisian dana kas kecil Rp 3.350.000.00 +
Rp13.350.000,00
Pengeluaran kas kecil selama bulan Agustus Rp 3.350.000.00 -
Rp10.000.000,00
Penghitungan fisik kas kecil
a. Uang kertas
50 lembar @ Rp]00.000,00 Rp 5.000.000,00
51 lembar @ Rp 50.000,00 Rp 2.550.000,00
55 lembar @ Rp 2O.OOO,OO Rp 1.100.000,00
B0 lembar @ Rp 10.000,00 Rp 800.000,00
59 lembar @ Rp 5.000,00 Rp 29s.000,00
33 lembar @ Rp 1.000,00 Rp 33.000.00 +
Jumlah uang kertas Rp 9.778.000,00

b. Uang logam
@ Rp1.000,00 Rp 105.000,00
'105 keping
123 keping @ Rp 500,00 Rp 61.500,00
195 keping @ Rp 200,00 Rp 39.000,00
165 keping @ Rp 100,00 Rp 16.500.00 +
Jumlah uang logam Rp 222.000.00 +
Jumlah saldo fisik kas kecil 31 Agustus 2019 Rp10.000.000,00

Asr;rlisis $elisih Kas Kecil

Setelah proses penghitungan fisik kas kecil telah dilakukan,
akan diketahui apakah terdapat selisih antara saldo menurut
fisik dan saldo menurut catatan kas kecil atau tidak. Jika saldo
kas kecil menurut penghitungan fisik lebih besar daripada saldo
kas kecil menurut catatan maka disebut selisih kas lebih (cash
overage) dan akan dicatat sebagai pendapatan. Jika saldo kas
kecil menurut penghitungan fisik lebih kecil daripada saldo kas
kecil menurut catatan maka disebut selisih kas kurang (cash
shortage) dan akan dicatat sebagai beban. Terdapat beberapa hal
yang dapat menyebabkan terjadinya selisih kas kecil tersebut,
antara lain sebagai berikut.
a. Jumlah yang diterima atau yang dikeluarkan lebih besar
atau lebih kecil daripada jumlah yang seharusnya dicatat.
b. Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran,
misalnya saat memberikan uang kembali.
c. Adanya uang palsu.
d. Kesalahan pencatatan dalam jurnal
e. Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui.

i-i#i"l q j..l"l

ffi
 Jika pada akhir periode tidak ditemukan penyebab
terjadinya selisih kas kecil, pencatatan selisih kas kecil dilakukan
sebagai berikut.
a. Selisih kas lebih, dicatat dalam jurnal dengan mendebit kas
kecil dan mengkredit selisih kas kecil.
b. Selisih kas kurang, dicatat dalam jurnal dengan mendebit
selisih kas kecil dan mengkredit kas kecil.

Pada tanggal 30 Juni 2019, diketahui saldo kas kecil menurut catatan sebesar Rp1.750.000,00, tetapi
saldo kas kecil secara fisik sebesar Rp1.950.000,00. Hal ini menunjukkan ada selisih kas lebih sebesar
Rp200.000,00. Buatlah jurnal untuk mencatat transaksi tersebut.

Jawab:

r 'Re"f Eebit Krcditi','r',',i, i" i irt,

Juni 30 Kas Kecil Rp200.000,00

2019 Selisih Kas Kecil Rp200.000,00

Pada tanggal 30 Juni 2019, diketahui saldo kas kecil menurut catatan sebesar Rp1.570.000,00, tetapi
saldo kas kecil secara fisik sebesar Rp1.750.000,00. Setelah dilakukan penelusuran, diketahui bahwa
penerimaan dana kas kecil pada tanggal 15 Juni 2019 sebesar Rp950.000,00 hanya dicatat sebesar
Rp770.000,00. Kesalahan tersebut dapat diperbaiki dengan jurnal koreksi sebagai berikut.

f;ef 'bebit l(redlt

Juni 30 Kas Kecil Rp180.000,00
20't9 Kas Rp180.000,00

Bukti transaksi merupakan dokurnen yang dijadikan sebagai dasar dalarn pencatatan dan
penyusunan transaksi keuangan.
Dokumen bukti transaki yang digunakan sebagai dasar pencatatan transaksi
pembentukan dana kas kecil meliputi bukti kas keluar atau cek perusahaan.
a. Bukti kas keluar merupakan bukti untuk mencatat transaksi pengeluaran uang tunai
I perusahaan, misalnya pembayaran gaji karyawan, pembelian barang secara tunai,
pembentukan kas kecil, serta pengisian kembali dana kas kecil.
b. Cek merupakan surat perintah dari nasabah pemegang rekening bank yang telah
menandatangani cek kepada bank untuk membayar sejumlah uang yang tertulis
dalam cek kepada pembawa atau pihak yang disebutkan di dalamnya atau kepada
pemegang cek, untuk diuangkan sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan,
baik secara tunai maupun pemindahbukuan.

i '