Modul 1

STANDARD KOMPETENSI: MENGELOLA ADMINISTRASI DANA KAS KECIL

KODE :
WAKTU PEMELAJARAN :
KOMPETENSI DASAR :
1. Menyiapkan pengelolaan administrasi dana kas kecil
2. Mengidentifikasi mutasi dana kas kecil
3. Mencatat mutasi dana kas kecil ke buku kasir
4. Menyusun laporan mutasi dana kas kecil
5. Menyusun Rekonsiliasi Kas Kecil

Kegiatan Pembelajaran 1
Kompetensi Dasar: Menyiapkan Pengelolaan Administrasi Dana Kas Kecil
Tujuan Pembelajaran:
1. Siswa mampu menjelaskan latar belakang dibentuknya dana kas kecil
2. Siswa mampu menjelaskan pengertian dana kas kecil
3. Siswa mampu mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan
dana kas kecil
4. Siswa mampu menjelaskan pihak-pihak yang terkait dengan pengelolaan dana
kas kecil
5. Sisiwa mampu menjelaskan prosedur pembentukan dana kas kecil, permintaan
dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil, prosedur pengisian
kembali kas kecil

Uraian Materi:

1. Latar Belakang Dibentuknya Kas Kecil (petty Cash)

Kas (Cash) merupakan harta perusahaan yang paling likuid. Artinya kas
merupakan harta yang paling siap untuk digunakan sebagai alat pembayaran.
Namun seiring dengan tingkat likuiditasnya yang paling tinggi, kas juga merupakan
harta yang paling rawan pengelolaannya. Hal ini terkait dengan ketersediaan
jumlahnya maupun tingkat safety (keamanannya).
Terkait dengan jumlah ketersediaan kas, jika kas tersedia dalam jumlah
terlalu sedikit dibandingkan dengan tingkat kebutuhannya, maka keadaan ini akan
mengganggu tingkat likuiditas perusahaan. Sedangkan jika jumlah kas yang
tersedia terlalu banyak, maka hal ini juga akan menimbulkan kerugian (iddle cost)
bagi perusahaan. Hal ini dikarenakan kelebihan kas tersebut dapat diinvestasikan
dalam surat berharga maupun yang lainnya, yang akan mendatangkan keuntungan
bagi perusahaan.
Sehubungan dengan tingkat keamanan kas, tentu Anda memahami bahwa
kas adalah harta perusahaan yang paling menggoda, karena tidak ada orang yang
tidak membutuhkannya. Maka untuk menjamin keamanan kas perusahaan biasanya
menyelenggarakan suatu sistem pengamanan kas. Salah satunya adalah dengan
menyetorkan ke bank setiap terjadi penerimaan kas dan pengeluaran kas dengan
menggunakan cek. Tentang hal ini akan kita bahas lebih mendalam dalam
mengelola administrasi kas bank.
Namun tentu saja tidak efektif jika semua pengeluaran menggunakan cek.
Kita bisa bayangkan bagaimana repotnya jika membayar pembelian materai Rp
6.500,00 harus menggunakan cek. Apalagi tidak semua pembayaran bisa dengan
menggunakan cek, misalnya pembayaran listrik, air dan telephon. Untuk
mengantisipasi kelancaran pembayaran yang jumlahnya relatif kecil tersebut maka
diperlukan dana dalam bentuk tunai yang disebut dengan KAS KECIL/PETTY
CASH.
Pembentukan kas kecil dilakukan berdasarkan Surat Keputusan Direktur atau
Manajer Keuangan pada suatu perusahaan, yang menetapkan jumlah dan sistem
pencatatannya.

2. Pengertian Kas Kecil
Sesuai dengan namanya Kas Kecil atau yang dalam bahasa inggrisnya disebut
Petty Cash, merupakan akun atau account yang khusus dipergunakan khusus untuk
mendanai transaksi-transaksi kecil dan rutin.

Karakteristik Dasar dari Kas Kecil

1) Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang
telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing
perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala
operasional perusahaan (biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp
5,000,000,- )

2) Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari

3) Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut
dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop.

4) Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior
Cashier).

Dari paparan di atas maka dapat kita ambil benang merah bahwa kas kecil
adalah dana dalam bentuk tunai yang jumlahnya relatif kecil yang dibentuk untuk
pembayaran/pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil.
Pemegang kas kecil, biasanya ditunjuk oleh Direktur/Manajer keuangan yang
berkewajiban mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Untuk
menjamin keamanan dan akuntabilitasnya maka petugas kas kecil tidak boleh
dirangkap oleh kasir kas besar.

3. Peralatan / Dokumen dan Catatan Akuntansi Yang dibutuhkan
1. Peralatan/dokumen yang digunakan
Peralatan/dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil adalah:
1. Bukti Kas Keluar (BKK)
Bukti Kas Keluar (BKK) adalah dokumen yang berfungsi sebagai perintah
pengeluaran kas dari fungsi (bagian) akuntansi kepada fungsi (bagian) kas besar
yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini dalam kaitannya dengan
kas pengelolaan kas kecil, biasanya diperlukan pada transaksi pembentukan
dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali kas kecil.
Bentuk bukti kas keluar sangat bervariatif antar perusahaan. Berikut ini adalah
salah satu contoh saja dari bukti kas keluar:
PD ADIL SEJAHTERA
Jl. TEKNOLOGI No 144 JATEN KARANGANYAR
SOLO JAWA TENGAH
BUKTI PENGELUARAN KAS Nomor : BKK12-6
Tanggal : 2 Desember 2009
Cek Nomor Cek : CP12-006 Tanggal Cek : 2/12/2009
Dibayar
kepada
Bendahara Kas Kecil
Jumlah
Dibayar
Rp. 5.000.000,00
Dengan Huruf Lima juta rupiah
Keterangan Pembentukan Dana Kas Kecil
Disetujui Oleh Dibukukan Oleh Dibayar oleh

(Joko Pramono,S.Pd.) (Rosiyati, S.E.) (Imelda Yooshika,S.TP)















Gambar 1.1 BKK untuk Pembentukan dana Kas kecil

Gambar 1.1. BUKTI PENGELUARAN KAS

2. Cek (Cheque)
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank
melakukan pembayaran sejumlah uang tertentu kepada orang/badan yang
namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.
Terkait dengan pengelolaan dana kas kecil, biasanya cek ini dibuat oleh
kasir kas besar setelah bukti kas keluar pembentukan dana kas kecil disetujui
oleh manajer/direktur keuangan perusahaan kemudian diserahkan kepada kasir
kas kecil untuk dicairkan dana kas kecil yang dibentuk ke bank.
Bentuk Cek tiap bank agak berbeda, namun subtansinya sama. Berikut ini
adalah contoh cek
BANK YOGA ARTA




BANK YOGA
ARTA

Cabang Surakarta



Cabang Surakarta

No. Cek AA 098


No. Rek. Giro: 32.43.5844.3


No. Rek. Giro: 32.43.5844.3

Tgl. 2 Desember-
2009




No. Cek AA 098

Tgl. 2 Desember - 2009

Atas Penyerahan cek ini bayarlah kepada

Kepada :



Ny Ratih Rosiyati atau pembawa

Ny ratih Rosiyati Uang sejumlah Rp Rp 5.000,000.00

Untuk Pembayaran Kas Kecil



Lima Juta rupiah


tgl. 2 Desember - 2009





Saldo Rp 12,750,000.00



Setoran Rp 2.250,000.00



Karanganyar,2 Desember 2009

Pengambilan Rp 5,000,000.00

Rp 5.000.000,00

Saldo Rp 10.000.000.00



Joko Pramono,S.Pd





Tanda tangan dan cap stempel Perusahaan

Gambar 1.2. Cek (Cheque)

3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang
kepada pemegang kas kecil ketika akan melalukan pengeluaran kas kecil. Bagi
pemegang kas kecil dokumen ini merupakan bukti pengeluaran. Dokumen ini
diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil
tersebut.
PT ADIL SEJAHTERA
Jl. Teknologi 144 Jaten
Karanganyar Jawa Tengah
PERMINTAAN PENGELUARAN KAS KECIL
Diminta


No. PPKK
0001
Tgl. Departemen Disetujui
Jumlah Rupiah dengan
Angka

Jumlah Rupiah dengan
Huruf

Keterangan

.
.
.
Gambar 1.3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil




4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggung-
jawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti
pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada
pemegang dana kas kecil.
PT ADIL SEJAHTERA
Jl. Teknologi 144 Jaten Telp 0271 3096858
Karanganyar Jawa Tengah
BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL
Jumlah yang diterima menurut PPKK Rp
5.000.000,00
No BPKK 10101
Jumlah yang telah dikeluarkan Rp
2.000.000,00
No PPKK
.
Jumlah sisa Lebih (kurang) Rp
3.000.000,00
Tgl ..
Tgl. No. Rekening Keterangan Jumlah (Rupiah)
Disetujui


.
Diperiksa



Dibuat Oleh


.
Gambar 1.4 Bukti Pengeluaran Kas Kecil

5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
Jika persediaan kas kecil sudah menipis maka pemegang kas kecil
menggunakan dokumen permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil untuk
menambah saldo kas kecil agar saldonya sama seperti pada waktu
pembentukan dana kas kecil. Pemegang kas kecil mengajukan dokumen ini
kepada kasir kas besar. Mekanisme selanjutnya seperti pada saat pembentukan
dana kas kecil.
Berikut ini adalah contoh format dokumen Permintaan Pengisian Kembali kas
Kecil:
PT ADIL SEJAHTERA
Jl. Teknologi 144 Jaten Telp 0271 3096858
Karanganyar Jawa Tengah
PERMINTAAN PENGISIAN KEMBALI KAS KECIL
Tgl No BPKK Keterangan Jumlah (Rp)
Diperiksa Dibuat
Jumlah PPKK

Jumlah BPKK

Uang Tunai

Jumlah Dana Kas
Kecil

REKAPITULASI PENGELUARAN KAS KECIL
NO REK JUMLAH NO REK JUMLAH
Gambar 1.5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PPKK)
2. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang diperlukan dalam pencatatan kas kecil antara lain:
1. Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Payment Journal)
Jurnal pengeluaran kas adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat setiap
tranksaksi pengeluaran kas, termasuk pengeluaran kas untuk pembentukan
dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil. Pencatatan ke dalam
jurnal pengeluaran kas didasarkan pada bukti kas keluar yang telah dicap
lunas (telah di otorisasi) oleh fungsi kas.

Bentuk Jurnal Pengeluaran Kas
PD ADIL SEJAHTERA
JURNAL PENGELUARAN KAS
BULAN DESEMBER 2009
TGL
NO.
BUKTI
KETERANGAN
NO.
CEK
POS
REFF
ACC.
PAYABLE
SERBA-SERBI
PURCHASE
DISC.
PPN
Income
CASH IN
BANK
NAMA
AKUN
NO.
AKUN
JUMLAH




Gambar 1.6. Jurnal Pengeluaran kas
2. Register Check (Check Register)
Register check adalah catatan yang digunakan untuk mencatat cek
perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dana kas kecil.
Contoh format register check:
PT ADIL SEJAHTERA
JL TEKNOLOGI 144 JATEN TELP 0271 3096858
KARANGANYAR JATENG
REGISTER CHECK
Tgl Dibayarkan
kepada
Bank No. Cek No.
BKK
Jumlah (Rp)
Gambar 1.7. Register Cek

3. Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil (Petty Cash Book)
Jurnal pengeluaran dana kas kecil digunakan untuk mencatat setiap
transaksi pengeluaran kas kecil sekaligus sebagai alat distribusi pendebitan
yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil.
Contoh Petty Cash Book :
UD ADIL SEJAHTERA
PETTY CASH BOOK
Bulan: Desember 2009
TANGGAL
NO.
BUKTI
KETERANGAN
DEBET KREDIT
NAMA
AKUN
NO.AKUN JUMLAH
PETTY
CASH



Gambar 1.8. Jurnal pengeluaran Kas Kecil

4. Pihak-Pihak yang terkait dengan pengelolaan Kas Kecil
Dalam penyelenggaraan administrasi kas kecil terkait dengan beberapa fungsi:
1. Fungsi kas
Fungsi (Bagian) kas berkaitan dengan penyelengaraan administrasi kas kecil
bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan
menyerahkan cek pada pemegang dana kas kecil. Biasanya dilakukan pada saat
pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil.
2. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas:
1. Pencatatan pengeluaran kas kecil menyangkut biaya dan persediaan kas kecil.
2. Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil
3. Pencatatan penngisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas
atau register cek.
4. Pencatatan pegeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil.
5. Pembuatan bukti kas keluar yanng memberikan otorisasi kepada fungsi kas
dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan
keabsahan dokumen pendukung sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
3. Fungsi Pemegang dana Kas Kecil
Fungsi pemegang dana kase kecil bertanggung jawab atas penyimpanan dana
kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat
tertentu yang ditunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
4. Fungsi Yang memerlukan pembayaran tunai
Fungsi ini adalah pihak yang akan menerima pembayaran dari dana kas kecil.
Atas pembayaran yang dilakukan maka fungsi ini akan mengumpulkan bukti
transaksi (nota, kuitansi) pengeluaran dana kas kecil.
5. Fungsi pemeriksa intern.
Fungsi ini bertanggungjawab atas penghitungan dana kas kecil (cash account)
secara periodik dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas.
Fungsi ini juga bertanggungjawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap
saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil. Hasil
pemeriksaan dibuatkan berita acara pemeriksaan kas kecil.

5. Prosedur Pembentukan dan Pertanggungjawaban dana Kas Kecil
Prosedur adalah tata urutan proses atau mekanisme dari sesuatu. Prosedur
pembentukan dana kas kecil melibatkan beberapa fungsi dalam perusahaan yaitu
antara lain;
1. Bagian Utang
2. Bagian kasir/kasa
3. Pemegang kas kecil
4. Bagian Akuntansi
Bagan Alir (flow chart) pembentukan dana kas kecil dapat dicermati dalam gambar
berikut:
Bagian Utang Bagian Kasa Pemegang Dana Bagian
Kas Kecil Jurnal



















Gambar 1.9 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Penjelasan Flow Chart
Bagian Utang memiliki kegiatan sebagai berikut:
1. Menerima surat keputusan mengeni pembentukan dana kas kecil dari
Direktur/manajemen keuangan
2. Membuat bukti kas keluar rangkap 3 (tiga) lembar.
3. Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar
4. Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:
Lembar 1 dan 3 diserahkan ke bagian kasir, dilampiri dengan surat keputusan
pembentukan dana kas kecil. Sedangkan lembar ke 2 diserahkan ke bagian
kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan.
5. Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan
dana kas kecil yang telah dicap lunas dari bagian kasir.
6. Memcatat nomor cek dan tanggal pembayaran yang tercantum dalam bukti kas
keluar ke dalam register bukti kas keluar.
7. Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang
pembengtukan dana kas kecil ke bagian akuntansi.

Bagian Kasir/Kasa
Bagian ini memiliki tugas-tugas kaitannya dengan pembentukan kas kecil sebagai
berikut:
1. Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya dari
bagian utang.
2. Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan
memintakan tanda tangan dari yang berwenang atas cek tersebut.
3. Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar (lembar 1,2, dan 3) beserta SK
pembentukan dana kas kecil.
4. Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:
Lembar 1 diserahkan ke bagian utang beserta Sk Pembentukan
Lembar 2 diserahkan bersamaan dengan cek kepada pemegang dana kas kecil.
Pemegang Dana Kas Kecil
Kegiatan yang dilakukan Pemegang dana kas kecil antara lain;
1. Menerima cek dan bukti kas keluar lembar 3 dari bagian kasir.
2. Menguangkan cek ke bank
3. Menyimpan uang tunai yang diambil dari bank
4. Menyimpan bukti kas keluar dan diarsipkan menurut tanggal

Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi melakukan kegiatan yang berkaitan dengan kas kecil sebagai
berikut:
1. Menerima bukti kas keluar lembar 1 beserta surat keputusan tentang
pembentukan dana kas kecil dari bagian utang
2. Mencatat bukti kas keluar dari register cek
3. Mengarsipkan bukti kas keluar beserta surat SK tentang pembentukan ke dalam
arsip menurut nomor urut bukti kas keluar. Arsip ini disebut arsip bukti kas keluar
yang telah dibayar.

6. Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas
Kecil
Fungsi yang terkait dengan bidang ini adalah;
Pemakai dana Kas kecil
Pemegang dana kas kecil
Dalam pencatatan pengeluaran dana kas kecil dapat dilakukan dengan dua metode
:
1. Metode Imprest/dana tetap
2. Metode Fluktuasi/dana tidak tetap
Bagan alir (flow chart) prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran
dana kas kecil dengan metode dana tetap sebagai berikut:


Penjelasan

Flow Chart metode fluktuasi



7. Prosedur Pengisian kembali Dana Kas Kecil
Jika kas kecil sudah menipis atau habis maka pemegang kas kecil akan
mengajukan pengisian kembali dana kas kecil. Dalam pengajuan pengisian kembali
kas kecil ini melibatkan beberapa fungsi, antara lain:
1. Fungsi Pemegang dana Kas Kecil
Pemegang dana kas kecil terkait dengan pengajuan dana kas kecil melakukan
beberapa tugas atau fungsi :
1. Membuat permintaan pengisian kembali kas kecil (PP3K)
2. Menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung (DP)
kepada bagian Utang
3. Menerima bukti kas keluar (BKK) lembar 3 dan Cek dari bagian utang
4. Menguangkan Cek ke bank
5. Menyimpan uang tunai
6. Mengarsipkan BKK lembar ke 3
2. Fungsi Bagian Utang
Bagian utang memiliki beberapa kegiatan yang harus dilakukan terkait pengisian
kembali kas kecil, antara lain:
1. Menerima PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan DP dari pemegang kas kecil.
2. Membuat bukti kas keluar (BKK) 3 lembar.
3. Berdasarkan BKK lembar 1 diserahkan diisi register BKK
4. BKK lembar 2 dan PP3K lembar 1 diserahkan ke bagian kartu biaya (jika ada)
5. BKK lembar 1 dan 3, PP3K lembar 2, BPKK dan DP diserahkan ke bagian Kasa
6. Menerima cek, BKK1, PP3K lembar 2, BPKK dan Dp dari kasa setelah
membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat
nomor cek pada BKK
7. Mengisi register BKK berdasarkan PP3K1
8. Menyerahkan PP3K1 dan 2, BPKK dan dokumen pendukung kepada bagian
jurnal
3. Bagian Kasir
Kegiatan yang dilakukan bagian kasir terkait pengisian kembali kas kecil antara
lain:
1. Menerima BKK 1 dan 2, PP3K 2, BPKK dan DP dari bagian utang.
2. Mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek kepada direktur keuangan.
3. Menyerahkan cek dan BKK3 kepada pemegang dana kas kecil.
4. Menyerahkan BKK1, PP3K2, BPKK dan DP kepada bagian utang setelah
membubuhkan tanda cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan
mencatat nomor cek pada BKK.

4. Bagian Jurnal/Akuntansi
Bagian jurnal melakukkan tugas sebagai berikut:
1. Menerima BKK1, PP3K, BPKK dan DP dari bagian utang
2. Mengisi Register cek dari BKK1
3. Mengarsipkan BKK1, PP3K, BPKK dan DP menurut nomor urut.

5. Bagian Kartu Biaya (jika ada)
Bagian kartu Biaya memiliki kegiatan yang terkait dengan pengisian kembali kas
kecil antara lain;
1. Menerima BKK 2 dan PP3K2 dari bagian utang
2. Mengisi kartu biaya berdasarkan BKK 2
3. Mengarsipkan BKK2 dan PP3K2 menurut no urut.
Tidak semua perusahaan memiliki bagian kartu biaya, artinya opsional saja. Jika
bagian kartu biaya tidak ada, tugasnya dapat dikerjakan sekaligus oleh bagian
akuntansi/Jurnal.
Penjelasan di atas dapat digambarkan dalam flow chart berikut:




C. Rangkuman

Kas kecil atau petty cash adalah dana kas yang disediakan oleh perusahaan
untuk membiayai pengeluaran perusahaan yang tidak materiil atau terlalu kecil
dan tidak efektif jika menggunakan chek.
Karakteristik kas kecil antara lain jumlahnya antara Rp 500.000,00 - Rp
5.000.000,00, dipergunakankan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya
rutin, disimpan ditempat khusus dan ditangani oleh bendahara kas kecil (petugas
khusus).
Peralatan/dokumen yang digunakan dalam administrasi kas kecil antara lain
Bukti Kas Keluar, Cek, Permintaan Pengeluaran Kas Kecil, Bukti pengeluaran
Kas Kecil, Bukti Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil.
Catatan Akuntansi yang digunakan antara lain Jurnal Pengeluaran Kas, Register
Check, dan Jurnal Pengeluaran Dana kas Kecil (buku Kas Kecil)
Fungsi-fungsi yang terkait dalam pengelolaan kas kecil dalam suatu perusahaan
antara lain; Fungsi Kas, Fungsi Akuntansi, Fungsi Pemegang kas Kecil, Fungsi
yang memerlukan pembayaran Tunai, Fungsi Pemeriksa Intern

D. Tugas Kelompok
Buatlah kelompok yang terdiri dari 5 orang (satu kelompok satu nama
perusahaan).
Kumpulkan bukti-bukti transaksi yang terkait dengan
1. Prosedur Pembentukan dana kas kecil
2. Perimintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil
3. Pengisian kembali dana kas kecil
Lakukanlah simulasi dan presentasi bersama-sama kelompok lain.


E. EVALUASI
Tes Formatif 1
Soal Pilihan ganda.
1. Aktiva di bawah ini yang tidak termasuk dalam kas adalah .
1. Cek mundur dari pelanggan
2. Uang dalam bentuk mata uang asing
3. Cek dari pelanggan yang siap dicairkan
4. Kas kecil
5. Simpanan Giro di bank
2. Pernyataan berikut ini sesuai dengan dana kas kecil .
1. Digunakan untuk membayar jumlah yang relatif kecil
2. Dibentuk dengan mengestimasi jumlah kas yang perlukan untuk pengeluaran
yang relatif kecil sekama periode tertentu
3. Diisi kembali bila jumlah uang dalam dana tersebut telah menurun ke jumlah
minimum.
4. Merupakan keharusan bagi semua perusahaan
5. a, b, dan c benar
3. Dalam pembentukan dana kas kecil, besarnya jumlah dan sistem pencatatannya
ditentukan oleh .
1. Bagian keuangan
2. Bagian akuntansi
3. Manajer keuangan
4. Bagian produksi
5. Kasir
4. Fungsi pemegang kas kecil sebaiknya dipisah dengan fungsi kas besar hal ini
bertujuan .
1. Pemisahan fungsi menjadikan karyawan mendapatkan tugas yang jelas
2. Menjamin keamanan dan akuntabilitas pengelolaan kas kecil
3. Agar fungsi kas besar dapat bekerja dengan maksimal
4. Pengawasan penggunaan check lebih mudah dilakukan
5. Semuanya benar
5. Dokumen yang berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi
kepada fungsi kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut disebut .
1. Check
2. Permintaan pengeluaran kas kecil
3. Kuitansi
4. Nota
5. Bukti kas keluar
6. Pihak yang berwenang untuk mengotorisasi bukti kas keluar adalah .
1. Dewan direksi
2. Direktur utama
3. Manajer keuangan
4. Kepala bagian produksi
5. Kasir kas besar
7. Bukti kas keluar kaitannya dengan kas kecil biasanya digunakan dalam transaksi
.
1. Pembelian perlengkapan dengan menggunakan dana kas kecil
2. Pengembalian dana kas kecil karena terlalu besar
3. Pengisian kembali dana kas kecil
4. Penyesuaian akhir periode dana kas kecil
5. Pencatatan selisih kas kecil
8. Dokumen yang dibuat oleh kasir kas besar setelah bukti pengeluaran kas
pembentukan dana kas kecil disetujui oleh direktur keuangan untuk dicairkan
oleh bendahara kas kecil ke bank adalah .
1. Bukti kas keluar
2. Faktur
3. Cek.
4. Bukti pengeluaran kas kecil
5. Permintaan pengisian kembali kas kecil
9. Dokumen yang merupakan bukti pengeluaran bagi pemegang dana kas kecil
adalah .
1. Bukti kas keluar
2. Nota tunai
3. Permintaan pengeluaran kas kecil.
4. Bukti pengeluaran kas kecil
5. Permintaan pengisian kembali kas kecil
10. Catatan akuntansi yang diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil
adalah
1. Cash receipt journal
2. Cash payment journal.
3. Kas Register
4. Purchase journal
5. General journal
11. Jurnal Pengeluaran dana kas kecil atau petty cash book berfungsi sebagai .
1. Catatan yang digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk
pembentukan dana kas kecil
2. Tempat pencatatan pengeluaran kas untuk pembentukan dana kas kecil
3. Tempat pencatatan pengeluaran kas untuk pengisian kembali dana kas kecil
4. Tempat mencatat setiap transaksi pengeluaran kas kecil.
5. Alat distribusi pengkreditan yang timbul akibat pengeluaran dana kas kecil
12. Peranan fungsi pemeriksa intern dalam pengelolaan dana kas kecil antara lain
.
1. Mengisi cek dan meminta otorisasi cek
2. Menyerahkan cek kepada pemegang kas kecil
3. Pencatatan transaski pembentukan dana kas kecil
4. Menyimpan dana kas kecil
5. Bertanggungjawab atas kebenaran penghitungan dana kas kecil secara periodik.
13. 1. Mengisi Cek
2. pencatatan pengisian kembali dana kas kecil
3. Meminta otorisasi atas cek
4. Mengumpulkan bukti transaksi
5. menyerahkan cek kepada pemegang kas kecil
Yang merupakan tugas dari fungsi kas ditunjukkan oleh nomor .
1. 1,2, dan 3
2. 2, 4, dan 5
3. 1, 4, dan 5
4. 3, 4, dan 5
5. 1, 3, dan 5.
14. Yang bertanggungjawab dalam pencatatan pengisian kembali dana kas kecil
dalam jurnal pengeluaran kas adalah .
1. Fungsi kas
2. Fungsi pemegang dana kas kecil
3. Fungsi akuntansi.
4. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
5. Fungsi pemeriksa intern
15. Setelah beberapa minggu dari pembentukan kas kecil, saldo kas kecil semakin
menipis, maka fungsi pemegang kas kecil akan mengajukan permintaan
pengisian kembali dana kas kecil kepada .
1. Bagian akuntansi
2. Fungsi pemeriksa intern
3. Bagian produksi
4. Fungsi kas
5. Manajer keuangan


Soal Essay
1. Jelaskan latar belakang perlunya dibentuk dana kas kecil?
2. Sebut dan jelaskan dokumen apa saja yang diperlukan dalam administrasi dana
kas kecil!
3. Jelaskan prosedur pembentukan dan pertanggungjawaban dana kas kecil!
4. Jelaskan pihak-pihak yang terkait dengan pengelolaan dana kas kecil!
5. Jelaskan prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pegeluaran dana kas
kecil!

F. Lembar Kerja
1. Alat dan bahan yang digunakan:
Kertas, pensil, ballpoint, penghapus, penggaris
2. Bekerja sesuai dengan prosedur dan keselamatan kerja
3. Langkah kerja:
1. Persiapkan segala alat dan bahan yang digunakan
2. Buatlah flow chart yang menggambarkan prosedur pengisian kembali dana kas
kecil
3. Berdasarkan flow chart tersebut berikan deskripsi tugas masing-masing bagian
atau fungsi yang terlibat.


Kegiatan Pembelajaran 2

Kompetensi dasar: Mengidentifikasi mutasi dana kas kecil
1. Tujuan Kegiatan Pemelajaran 2
Peserta diklat mampu :
1. Mengenali dokumen/bukti pemakaian dana kas kecil
2. Menjelaskan metode pencatatan dana kas kecil
3. Menghitung dana kas kecil
4. Menghitung selisih dana kas kecil.
2. Uraian Materi
Setelah kas kecil dibentuk maka setiap pengeluaran perusahaan yang jumlahnya
tidak materiil atau kecil dilakukan melalui kasir kas kecil. Dengan demikian saldo kas
kecil akan naik turun seiring dengan dilakukannya transaksi-transaki yang berdampak
pada kaa kecil tersebut.
1. Dokumen/bukti pemakaian Kas Kecil
Dalam mengelola dana kas kecil, seorang pemegang dana kas kecil harus
mengumpulkan dokumen-dokumen dan bukti transaksi guna mempertanggung-
jawabkan dana kas kecil. Bukti pemakaian dana kas kecil itu dapat berupa : bukti kas
keluar, bukti nota, bukti pembayaran rekening air, bukti pembayaran rekening telepon
dan lain-lain.
Blanko bukti Kas Keluar sudah ada pada kegiatan belajar 1. Berikut ini contoh
bukti nota pembayaran foto copy :
FOTO COPY ASTRA JATEN, 5 September 2009
Jl. TEKNOLOGI 144 Kepada Ny. Imelda Yooshika
Telp 085229348885


No. Banyaknya Uraian Harga
Satuan
Jumlah
1. 100 lembar Photo copy RP 100,00 Rp. 10.000,00
2 2 buah Jilid hard
cover
Rp
10.000,00
Rp 20.000,00
Rp. 30.000,00
Penerima,



Gambar 2.1 Bukti Nota Pembayaran Foto copy
Setiap bukti kas keluar yang dikeluarkan harus dilampiri dengan bukti
pengeluaran kas kecil yang sudah dilakukan pada periode tertentu.
2. Metode Pencatatan Dana kas kecil
Dalam mengelola dana kas kecil terdapat dua metode pencatatan yang biasa
dilakukan, yaitu :

1. Sistem dana tetap (Imprest system)
2. Sisten dana tidak tetap (Fluctuation fund system atau fluctuation fund balance
system)

a) Sistem Dana Tetap (Imprest Syistem)
Dalam metode ini kas kecil, besarnya saldo selalu tetap sesuai dengan jumlah
semula. Artinya jumlah penerimaan sama dengan jumlah pengeluaran. Dalam
metode ini pemegang kas kecil tidak menyelenggarakan pembukuan, tetapi untuk
mengetahui saldo yang ada dalam kas kecil, pengelola hanya membuat catatan
yang sifatnya intern dan mengarsip semua bukti pengeluaran kas kecil pada periode
tertentu. Pencatatan yang dibuat dalam jurnal umum dilakukan oleh pemegang kas
umum, yaitu sebagai berikut :
1. Pada saat pembentukan dana kas kecil :
Kas kecil .. xx
Kas .. xx
2. Pada saat pemakaian dana :
Tidak dijurnal
3. Pada saat pengisian kembali :
Beban-beban.. xx
Kas .. xx
4. Bila kas kecil dianggap terlalu kecil, maka diadakan penambahan.
Jumlahnya adalah :
Kas kecil .. xx
Kas .. xx
5. Bila kas kecil dianggap terlalu besar, maka diadakan pengurangan,
jumlahnya adalah :
Kas .. xx
Kas kecil.. xx
b) Sistem Dana Tidak Tetap (Fluctuation System)
Dalam metode ini besarnya saldo dana kas kecil selalu berubah-ubah sesuai
dengan kebutuhan. Artinya jika terjadi pengeluaran atau penrimaan dana kas kecil
selalu dicatat dengan mendebet untuk penerimaan dan mengkredit kas kecil untuk
pengeluarannya. Jurnal yang diperlukan pada metode ini adalah sebagai berikut :
1. Pada Saat Pembentukan dana kas kecil
Kas kecil .. xx
Kas .. xx
2. Pada saat pemakaian dana :
Beban-beban.. xx
Kas kecil.. xx

3. Pada saat pengisian kembali
Kas kecil .. xx
Kas .. xx
4. Bila kas kecil dianggap terlalu kecil, maka diadakan penambahan.
Jumlahnya adalah :
Kas kecil .. xx
Kas .. xx
5. Bila kas kecil dianggap terlalu besar, maka diadakan pengurangan.
Jumlahnya adalah :
Kas ... xx
Kas Kecil.. xx
Perbandingan pencatatan kas kecil antara metode dana tetap dan metode fluktuasi
sebagai berikut:
Uraian Metode Dana Tatap Metode Fluktuasi
Pembentukan Dijurnal (D: kas Kecil, K: Kas) Dijurnal (D: kas Kecil, K:
Kas)
Pengeluaran Tidak dijurnal hanya mengarsip
dokumen pengeluaran
Dijurnal (D:Bbeban, K:kas
Kecil)
Pengisian
Kembali
Dijurnal (D: beban-beban, K:kas
kecil)
Dijurnal (D:kas kecil, K:kas)
Pencatatan
Akhir periode
Jika ada pengeluaran yang belum
dimintakan pengisian kembali
maka dibuat jurnal penyesuaian:
D: beban-beban
K: Kas Kecil
Tidak perlu jurnal
penyesuaian
Jurnal
Pembalik
Dibuat Jurnal pembalik
D: kas Kecil
K: Beban-beban
Tidak ada jurnal pembalik

Contoh :
PT ASTRA mulai bulan januari 2010 menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluran-
pengeluaran kecil. Kas kecil tersebut dibuka dengan menerima uang sebesar Rp
5.000.000,00 dari Kas Umum. Untuk selanjutnya kas kecil diisi setiap tanggal 10 dan
25.
Transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan Januari 2010 sebagai
berikut :
Januari 03 Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 150.000,00
05 Dibeli perangko Rp 175.000,00 dan materai Rp 125.000,00
(suplai kantor)
09 Dibayar rekening listrik Rp 108.000,00 dan air Rp 154.000,00
10 Dana kas kecil diisi kembali
12 Dibayar biaya telepon Rp 125.000,00
15 Dibeli snack untuk rapat dinas Rp 180.000,00
20 Dibeli perlengkapan kantor Rp 150.000,00
25 Dana kas kecil diisi kembali
26 Dibayar untuk sosial (ada anggota keluarga karyawan yang
meninggal) Rp 150.000,00
28 Dibeli perlengkapan kantor Rp 200.000,00
31 Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 120.000,00
Diminta :
Catat transaksi tersebut ke dalam jurnal umum, dengan metode :
1. Dana tetap
2. Dana tidak tetap
a. Jurnal Umum
1. Sistem Dana Tetap
Tanggal Uraian Ref. Debet (Rp) Kredit (Rp)
Jan 01 Kas kecil 5.000.000,00
Kas 5.000.000,00
03 Tidak dijurnal
04 Tidak dijurnal
09 Tidak dijurnal
10 Biaya angkut 150.000,00
Perlengkapan Kantor 300.000,00
Biaya listrik dan air 262.000,00
Kas 712.000,00
12 Tidak dijurnal
15 Tidak dijurnal
20 Tidak dijurnal
25 Biaya telepon 125.000,00
Biaya rupa-rupa 180.000,00
Perlengkapan kantor 150.000,00
Kas 455.000,00
26 Tidak dijurnal
28 Tidak dijurnal
31 Tidak dijurnal
31 Biaya rupa-rupa
Perlengkapan Kantor
150.000,00
200.000,00


Biaya Angkut
Kas Kecil
(Penyesuaian Kas Kecil)
120.000,00
470.000,00

Feb 1 Kas Kecil
Biaya Rupa-rupa
Perlengkapan Kantor
Biaya Angkut
(Jurnal pembalik)
470.000,00
150.000,00
200.000,00
120.000,00

2. Metode Dana tidak Tetap
Tanggal Uraian Ref. Debet (Rp) Kredit (Rp)
Jan 01 Kas kecil 5.000.000
Kas 5.000.000
03 Biaya angkut 150.000
Kas kecil 150.000
05 Perlengkapan Kantor 300.000
Kas kecil 300.000
09 Biaya listrik dan air 262.000
Kas kecil 262.000
10 Kas Kecil 712.000
Kas 712.000
12 Biaya telepon 125.000
Kas kecil 125.000
15 Biaya rupa-rupa 180.000
Kas kecil 180.000
20 Perlengkapan kantor 150.000
Kas kecil 150.000
25 Kas Kecil 455.000
Kas 455.000
26 Biaya rupa-rupa 150.000
Kas kecil 150.000
28 Perlengkapan kantor 200.000
Kas kecil 200.000
31 Biaya angkut 120.000
Kas kecil 120.000

Dari dua metode di atas, badan usaha dapat memilih salah satu metode mana yang
lebih sesuai dnegan kondisi perusahaan. Meskipun begitu, imprest system dianggap
memiliki internal control yang lebih baik karena nilainya yang selalu sama pada
setiap periode akan memudahkan pengendalian kas yang keluar dan pengecekan
pada saat cash opname.
3. Menghitung Fisik Dana Kas Kecil
Pada setiap akhir periode pemegang kas kecil harus mempertanggungjawabkan
semua pemakaian atau pengeluaran dana kas kecil. Pertanggungjawaban ini
berupa buku kas kecil disertai dengan bukti pengeluaran kas kecil, juga perlu
diadakan perhitungan uang secara fisik yang dilakukan oleh pemeriksa dan
disaksikan oleh dua orang atau lebih. Hasil perhitungan kas kecil secara fisik ini
dituangkan dalam bentuk berita acara perhitungan kas kecil.
Contoh :
PT ADIL SEJAHTERA
JL TEKNOLOGI 144 KARANGANYAR

Berita Acara
Pemeriksaan Uag Kas
Tanggal 31 Januari 2010

Pengisian Dana Kas Kecil, Jan 2010 Rp 5.000.000,00
Jumlah penerimaan bulan Jan 2010 Rp 1.167.000,00
Rp 6.167.000,00
Jumlah pengeluaran bulan Jan 2010 Rp 1.637.000,00
Saldo kas kecil per 31 Januari 2010 Rp 4.530.000,00
Perhitungan uang kas per 31 Januari 2010 menghasilkan jumlah sebagai berikut:
I. Uang Kertas :
20 lembar @ Rp 100.000,00 = Rp 2.000.000,00
20 lembar @ Rp 50.000,00 = Rp 1.000.000,00
50 lembar @ Rp 20.000,00 = Rp 1.000.000,00
50 lembar @ Rp 10.000,00 = Rp 500.000,00
II. Uang Logam
20 keping @ Rp 1.000,00 = Rp 20.000,00
16 keping @ Rp 500,00 = Rp 8.000,00
5 keping @ Rp 200,00 = Rp 1.000,00
10 keping @ Rp 100,00 = Rp 1.000,00

Saldo kas kecil per 31 Januari 2010 sama dengan uang kas yang dihitung pada
tanggal tersebut.

KARANGANYAR, 31 Januari 2010
Akuntan Saksi Petugas Pemeriksa
1. ..
2. .

4. Menghitung Selisih Kas
Dalam pemeriksaan dana kas kecil kadang terjadi selisih antara catatan buku
kas kecil dengan penghitungan uang secara fisik, hal ini disebabkan karena :
1. Kesalahan pencatatan
2. Adanya pembayaran yang dibulatkan ke bawah atau
ke atas
3. Adanya uang palsu
4. Kehilangan akibat kekeliruan saat mengadakan
transaksi
5. Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui
Apabila menurut perhitungan fisik dana kas kecil lebih besar daripada yang
dicatat pada buku kas kecil disebut cash coverage atau selisih kas lebih, sedangkan
apabila menurut perhitungan fisik dana kas kecil lebih sedikit dibandingkan dengan
yang tercatat pada buku kas ekcil disebut cash shortage atau selisih kas kurang.
1. Jika selisih kas lebih, dianggap sebagai pendapatan diluar usaha
2. Jika selisih kas kurang, dianggap sebagai beban diluar usaha
Meskipun begitu selisih kas kecil ini biasanya nilainya sangat kecil, karena muncul dari
pembulatan uang pertanggungjawaban kas kecil. Misalnya terdapat uang
pertanggungjawaban kas kecil sebesar Rp 201.975,00. Ada kalanya secara fisik uang
kas kecil yang ada Rp 202.000,00 sehingga pasti akan ada kelebihan uang sebesar Rp
25,00. Jika memang uang tersebut sangat kecil, perusahaan boleh tidak membuat
jurnal, cukup tulis saja dalam catatan kas kecil dan bisa digunakan sebagai cadangan
jika dalam periode mendatang pembulatan turun bukan naik.
3. Rangkuman
Dokumen yang dijadikan lampiran untuk pertanggung jawaban dana kas kecil
antara lain, bukti kas keluar, bukti nota, bukti pembayaran air dan lain-lain.
Sistem yang digunakan dalam mengelola dana kas kecil adalah sistem dana
tetap dan sistem dana tidak tetap. Setiap akhir periode tertentu jumlah kas menurut
buku kas kecil harus sama dengan kas menurut perhitungan fisik.
Jika selisih kas lebih maka dicatat dalam laporan R/L sebagai pendapatan diluar
usaha. Dan jika selisih kas kurang maka dicatat dalam laporan R/L sebagai beban
diluar usaha.
4. Tugas
1. Carilah bukti transaksi (dokumen) yang terkait dengan bukti pemakaian kas.
2. Berdasarkan bukti transaksi (dokumen) tersebut dilakuakn pencatatan dana kas
kecil dalam dua sistem pencatatan

5. Tes formatif
1. Buatlah dokumen pengeluaran dana kas kecil untuk pembelian 50 prangko @ Rp
6.000,00 dan 50 @ Rp 3.000,00 serta pembayaran biaya foto copy !
2. Jelaskan perbedaan antara sistem pencatatan dana tetap dengan sistem dana
tidak tetap !
3. Sebutkan sebab-sebab terjadinya selisih kas kecil !
4. Bagaimana perlakuan terhadap selisih kas pada akhir periode !

6. JOB SHEET
1. Alat dan bahan yang digunakan ;
Kalkulator, kertas, pensil, ballpoint, penghapus, penggaris
1. Bekerja sesuai dengan prosedur keamanan dan keselamatan kerja
2. Langkah kerja :
1. Kumpulkan bukti/dokumen yang terkait dengan pemakaian kas kecil
2. Berdasarkan bukti/dokumen lakukan pencatatan dana kas kecil dalam dua
sistem pencatatan

B
PD ADIL SEJAHTERA
Jl. TEKNOLOGI No 144 JATEN KARANGANYAR
SOLO JAWA TENGAH

BUKTI PENGELUARAN KAS Nomor : BKK01-02
Tanggal : 2 Januari 2010
Cek Nomor Cek : CP01-001 Tanggal Cek : 2/01/2010
Dibayar
kepada
Bendahara Kas Kecil
Jumlah
Dibayar
Rp.3.000.000,00
Dengan Huruf Tiga juta rupiah
Keterangan Pembentukan Dana Kas Kecil
Disetujui Oleh Dibukukan Oleh Dibayar oleh

(Joko Pramono,S.Pd.) (Rosiyati, S.E.) (Imelda Yooshika,S.TP)


UKTI TRANSAKSI1


Bukti Transaksi 2

FOTO KOPI ANDIKA NO 03/1/10
JL SOSIOLOGI 12
KARANGANYAR
TGL 3 Januari
2010
Nota Tunai
Kepada: PT ASTRA
JL TEKNLOGI 144

NO JENIS BANYAK HARGA
SATUAN
TOTAL
1 FC HVS 70 GR 2000 Rp 125,00 250.000,00
2 Jilid hard cover 10 Rp 10.000,00 100.000,00
Jumlah 350.000,00
Diterima oleh

Agus



Bukti Transaksi 3

No: 02
Terima dari PT Astra Jl teknologi 144 Kra
Jumlah Lima ratus Ribu Rupiah
Keperluan Sumbangan Pembangunan Lingkungan
Terbilang: Rp 500.000,00
Kra, 5 januari 2010
Ketua Dusun KarangDuren

Suwarno

Bukti Transaksi 4

No: 05/1/2010
Terima dari PT Astra Jl teknologi 144 Kra
Jumlah Enam ratus Ribu Rupiah
Keperluan Pembelian 100 Prangko @ Rp 6.000,00
Terbilang: Rp 600.000,00
Kra,8 januari 2010
Kepala Kantor Pos Karanganyar

Rahmat

Bukti Transaksi 5

TOKO CIKINI RAYA NO 13/1/10
JL NGALIYAN
KARANGANYAR
TGL 13 Januari
2010
Nota Tunai
Kepada: PT ASTRA
JL TEKNLOGI 144

NO JENIS BANYAK HARGA
SATUAN
TOTAL
1 KERTA FC HVS 70
GR
20 Rp 40.000,00 800.000,00
2 Tinta Printer refill 10 Rp 30.000,00 300.000,00
Jumlah 1.100.000,00
Diterima oleh

Agus



Bukti Transaksi 6

PT ADIL SEJAHTERA
Jl. Teknologi 144 Jaten Telp 0271 3096858
Karanganyar Jawa Tengah
PERMINTAAN PENGISIAN KEMBALI KAS KECIL
Tgl: No BPKK: Keterangan Jumlah (Rp)
2 januari 001 Foto kopi dan jilid 350.000,00
5 januari 002 Iuran Dusun 500.000,00
8 januari 003 Prangko 600.000,00
13 januari 004 ATK 1.100.000,00
Diperiksa Dibuat
Jumlah PPKK
2.550.000,00
Jumlah BPKK
2.550.000,00
Uang Tunai
450.000,00
Jumlah Dana Kas Kecil
3.000.000,00
REKAPITULASI PENGELUARAN KAS KECIL
NO REK JUMLAH NO REK JUMLAH
114 2.050.000,00
699 500.000,00


PD ADIL SEJAHTERA
Jl. TEKNOLOGI No 144 JATEN KARANGANYAR
SOLO JAWA TENGAH

BUKTI PENGELUARAN KAS Nomor : BKK 01-10
Tanggal : 15 Januari 2010
Cek Nomor Cek : CP01-011 Tanggal Cek :15/01/2010
Dibayar
kepada
Bendahara Kas Kecil
Jumlah
Dibayar
Rp.2.550.000,00
Dengan Huruf Tiga juta rupiah
Keterangan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Disetujui Oleh Dibukukan Oleh Dibayar oleh

(Joko Pramono,S.Pd.) (Rosiyati, S.E.) (Imelda Yooshika,S.TP)


















Kegiatan Belajar 3:
KD: Mencatat mutasi dana kas kecil ke buku kasir

1. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 3
Peserta Diklat Mampu :
1. Mengenali dokumen/bukti pemakaian dana kas kecil
2. Mencatat transaksi ke buku kas kecil

2. Uraian materi

Pada kegiatan pembelajaran 2 telah dijelaskan dalam pengelolaan dana kas
kecil, kasir pengelola harus mampu mengenali dokumen yang harus dilampirkan pada
akhir periode. Dokumen ini diklasifikasi sebagai berikut :
1. Pembelian material, kertas, tinta dalam jumlah tertentu dicatat dalam perkiraan
perlengkapan kantor atau beban perlengkapan kantor.
2. Pembelian plastik pembungkus, tali rafia dalam jumlah tertentu dicatat dalam
jumlah tertentu dicatat dalam perkiraan.
Perlengkapan toko atau beban perlengkapan toko.
3. Pembelian bensin dan solar dicatat dalam perkiraan beban transport.
4. Pembayaran listrik dicatat dalam perkiraan beban listrik.
5. Dan lain-lain
Selain hal di atas pada modul ini, diharapkan peserta diklat dapat menyusun buku kas
kecil, yaitu laporan yang dibuat oleh kasir tentang perubahan (penerimaan dan
pengeluaran) pada kas kecil.
Contoh :
PT ASTRA mulai bulan januari 2010 menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluran-
pengeluaran kecil. Kas kecil tersebut dibuka dengan menerima uang sebesar Rp
5.000.000,00 dari Kas Umum. Untuk selanjutnya kas kecil diisi setiap tanggal 10 dan
25.
Transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan Januari 2010 sebagai
berikut :
Januari 03 Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 150.000,00
05 Dibeli perangko Rp 175.000,00 dan materai Rp 125.000,00
(suplai kantor)
09 Dibayar rekening listrik Rp 108.000,00 dan air Rp 154.000,00
10 Dana kas kecil diisi kembali
12 Dibayar biaya telepon Rp 125.000,00
15 Dibeli snack untuk rapat dinas Rp 180.000,00
20 Dibeli perlengkapan kantor Rp 150.000,00
25 Dana kas kecil diisi kembali
26 Dibayar untuk sosial (ada anggota keluarga karyawan yang
meninggal) Rp 150.000,00
28 Dibeli perlengkapan kantor Rp 200.000,00
31 Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 120.000,00

Berdasarkan data transaksi di atas, buku kas kecil dengan metode dana tetap
dan metode dana tidak tetap akan disusun sebagai berikut :
PT ASTRA
JL TEKNOLOGI 144 JATI JATEN KARANGANYAR TELP 02713096858
SURAKARTA JAWA TENGAN
(Metode Dana Tetap)
BUKU KAS KECIL (PETTY CASH BOOK)
Per 31 Januari 2010
(Dalam Rupiah)

Tgl

No.
Bukti

Keterangan

Penerimaan

Pengeluaran
Perk. Yang didebit
Perlngk.
Kantor
Beban
listrik dan
air
Serba-serbi
Perkiraan Jumlah
Jan 01 Pembentukan kas kecil 5.000.000 - - - - -
03 Biaya angkut - 150.000 - - Biaya angkut 150.000
05 Pembelian perlengkapan
kantor
- 300.000 300.000 - - -
09 Biaya listrik dan air - 262.000 - 262.000 - -
10 Pengisian kas kecil 712.000 - - - - -
12 Biaya telepon - 125.000 - - Biaya telepon 125.000
15 Biaya rapat dinas - 180.000 - - Beban umum
lain-lain
180.000
20 Pembelian perlengkapan
kantor
- 150.000 150.000 - - -
25 Pengisian kas kecil 455.000 - - - - -
26 Biaya sosial - 150.000 - - Beban umum
Lain-lain
150.000
28 Pembelian perlengkapan - 200.000 200.000 -
kantor
31 Biaya angkut barang - 120.000 - - Biaya angkut 120.000
Jumlah 6.167.000 1.637.000 650.000 262.000 725.000
Saldo kas kecil - 4.530.000 - -
6.167.000 6.167.000 - -
PT ASTRA
JL TEKNOLOGI 144 KARANGANYAR TELP 02713096858
SURAKARTA JAWA TENGAN

(Metode Dana Tidak Tetap)
BUKU KAS KECIL
Per 31 Januari 2009
Tgl No.
Bukti

Keterangan
Kode
Perk.
Jumlah (Rp) Saldo hari
ini (Rp)
Jan 01 - Pembentukan kas kecil - - 5.000.000

03 001 Biaya angkut 515 150.000 4.850.000

05 002 Perangko dan materei 512 300.000 4.550.000

09 003 Listrik dan air 513 262.000 4.288.000

10 - Pengisian kembali - - 5.000.000

12 004 Biaya telepon 514 125.000 4.875.000

15 005 Snack rapat 520 180.000 4.695.000

20 006 Perlengkapan kantor 512 150.000 4.545.000

25 - Pengisian kembali - - 5.00.000

26 007 Biaya sosial 520 150.000 4.850.000

28 008 Perlengkapan kantor 512 200.000 4.650.000

31 009 Biaya angkut 515 120.000 4.530.000
Jumlah pengeluaran (Diganti cek no. .) 1.637.000

Sisa uang kas saat ini 4.530.000

Saldo kas periode yang akan datang 5.000.000

Rekapitulasi

No. Perk Nama Perkiraan Jumlah (Rp) Disusun oleh :

Diperiksa oleh :


Disetujui oleh :
512 Perlengkapan kantor 650.000
513 Beban listrik dan air 262.000
514 Beban telepon 125.000
515 Beban angkut 270.000
520 Biaya umum lain-lain 330.000

Total 1.637.000
Kegiatan Belajar 4

KD:Menyusun Laporan Mutasi Dana Kas kecil
1. Tujuan Kegiatan Pembelajaran
Peserta diklat mampu menyajikan Laporan Mutasi Dana Kas Kecil
2. Uraian materi
Laporan Mutasi dana kas kecil adalah laporan yang disusun berdasarkan
buku kas kecil. Laporan mtuasi dana kas kecil memuat saldo awal,
pengeluaran, pengisian kembali dan saldo akhir kas kecil. Dari contoh pada
kegiatan belajar 3, berdasarkan buku kas kecil PT ASTRA, laporan mutasi dana
kas kecil disusun sebagai berikut :
PT ASTRA
JL TEKNOLOGI 144 KARANGANYAR
SURAKARTA JAWA TENGAH

LAPORAN MTUASI DANA KAS KECIL
Saldo 1 Januari (Pembentukan) Rp 5.000.000,00
Pengisian kembali Rp 1.167.000,00
Jumlah Rp 6.167.000,00
Jumlah pengeluaran Rp 1.637.000,00
Saldo akhir 31 Januari 2009 Rp 4.530.000,00

3. Tugas
Dari dokumen yang dikumpulkan pada saat kegiatan belajar 3, susunlah laporan
mutasi dana kas kecil
4. Formatif
Dari buku kas kecil berikut, susunlah laporan mutasi dana kas kecil
PT YOOSHIKA
BUKU KAS KECIL
PER 31 MARET 2010

Tgl

No.
Bukti

Keterangan

Penerimaan

Pengeluaran
Perk. Yang didebit
Perlngk.
Kantor
Beban
listrik dan
air
Serba-serbi
Perkiraan Jumlah
maret 01 Pembentukan kas kecil 2.000.000 - - - - -
02 Pembelian perlengkapan
kantor
- 190.000 190.000 - - -
07 Biaya angkut - 150.000 - Biaya angkut 150.000
10 Biaya listrik dan air - 120.000 - 120.000 -
10 Biaya telepon - 225.000 - - Biaya telepon 225.000
15 Pengisian kembali 685.000 - - - -
16 Pembayaran iklan di
Republika
- 190.000 - - Beban iklan 190.000
20 Pembelian perlengkapan
kantor
- 250.000 250.000 - -
22 Pembayaran biaya angkut - 100.000 - - Biaya angkut 100.000
24 Pembelian perlengkapan
kantor
- 150.000 150.000 - -
26 Pemeliharaan kantor - 200.000 - - Biaya
pemeliharaan
200.000
31 Pengisian kembali 890.000 - - - -
Jumlah 3.575.000 1.575.000 590.000 120.000 1.240.000
Saldo kas kecil - 2.000.000 - -
3.575.000 3.575.000 - -
1. Kunci Jawaban
PT CILUBA
Jl. Petai Raya NO. 3 Telp. (021) 85466665
Jakarta Selatan

LAPORAN MTUASI DANA KAS KECIL
MARET 2009
Saldo 1 Maret (Pembentukan) Rp 1.000.000,00
Pengisian kembali Rp 985.000,00
Jumlah Rp 1.985.000,00
Jumlah pengeluaran Rp 985.000,00
Saldo akhir 31 Maret 2009 Rp 1.000.000,00

2. Lembar Kerja/JOB SHEET
1. Alat dan bahan yang digunakan
Kalkulator, kertas, pensil, ballpoint, penghapus, penggaris.
2. Bekerja sesuai dengan prosedur keamanan dan keselamatan kerja
3. Langkah Kerja
Memasukkan saldo awal kas kecil, kemudian menjumlahkan dengan
pengisian kembali, lalu mengurangkan dengan pengeluaran dari kas kecil,
sehingga diperoleh saldo akhir.
UJI KOMPETENSI

JOB SHEET
STANDART KOMPETENSI : MENGELOLA KAS KECIL
KELAS :
HARI/TANGGAL

Modul Kas Page 48