LEMBAR KERJA 1

PELAYANAN PRIMA

Nama : SURANTINI
Sekolah : SMKN BLAMBANGAN UMPU,WAY KANAN,LAMPUNG

A. Uraikan mekanisme memberikan Pelayanan Prima pada unit kerja yang terdapat dikantor
(silahkan anda tentukan unit kerja tersebut) serta alat dan bahan yang digunakan.
B. Ikuti abstraksi di bawah ini dengan seksama.

Abstraksi
Anda adalah seorang Sekretaris Senior dari sebuah perusahaan di bidang usaha (Distributor
Elektronik) yang bernama (PT. SYUKUR SEJAHTERA), beralamat di Jl. (Jendral Sudirman ) No.
(524), Kota (Surabaya). Pimpinan Anda bernama (Agung), jabatan Commercial Manager, No. Tlp.
(031-41644), Alamat Email: (syukursejahtera@g.mail.co.id). Melalui telepon pimpinan meminta
untukmenghubungi5Perusahaananakcabang(Lampung,Palembang,Bandung,Yogyakarta,Semarang
), Nomor Telepon (0725-52445,0711-51123,022-77661,0274-52254,024-78567), terkait rapat
pengembangan usaha yang akan dilaksanakan pada tanggal, 10 s.d. 12 September 2020, waktu :
pukul 08:00 s.d. 15:00, Tempat Ruang Pertemuan. Anda akan menerima telepon dari 5
Perusahaan anak cabang tentang kesediaanya untuk mengikuti rapat tersebut.

Simulasikan abstraksi di atas, dengan langkah sbb.:

1. Tentukan siapa yang berperan sebagai Pimpinan, Sekretaris, dan 5 Perusahaan anak cabang.
2. Perankan komunikasi pimpinan, Sekretaris, dan 5 Perusahaan anak cabang.
3. Telepon dari pimpinan menggunakan bahasa Indonesia.
4. Telepon masuk dan keluar menggunakan bahasa Inggris.
5. Semua pesan dicatat ke dalam Block Note dan di salin ke LPT.
6. Videokan simulasi di atas dan kirim ke Mentor melalui fasilitas LMS.
 A. Mekasnisme Pelayanan Prima di kantor
Unit kerja : menangani telepon masuk dan keluar
Bahan yang digunakan :
1. Kertas
2. Tinta
Alat yang digunakan :
1. Pesawat telepon
2. Lembar pesan telepon
3. Block note
4. ATK
Mekanisme menanganiteleponmasukdankeluar.
Telepon adalah salah satu alat untuk mempermudah menyampaikan pesan ataupun
menerima pesan dari salah satu orang dalam organisasi maupun luar organisasi.
Langkah –langkah melakukan panggilan telepon :
1. Persiap kan segala sesuatu sebelum menelepon
2. dengarkan nada panggil
3. sebutkan identitas diri anda
4. utarakan maksud dan tujuan anda menelepon
5. pikirkan waktu orang lain (jika maksud dan tujuan menelepon sudah terpenuhi, segera akhiri
percakapan)
Langkah –langkah menerima panggilan telepon :
1. mengangkat telepon
2. menyiapkan buku catatan
3. member salam kepada penelpon
4. membuka pembicaraan
5. hubungkan segera penelepon dengan nama/nomor yang dikehendaki
6. menciptakan kesan yang baik
7. mencatat pesan
8. salam penutup

B.Skenario abstraksi
Saya bekerja sebagai sekretaris pada PT. SYUKUR SEJAHTERA , yang berdomisili di Jl.
Jendral sudirman No.524 Jakarta No.Telp.: (021) 41644 e-mail :
syukursejahtera@g.mail.co.id yang di pimpin oleh Agung.SE.MM Manager.
Beliau meminta untuk menghubungi kelima anak cabang perusahaann yaitu:
1. Cabang Yogyakarta No Telp. (0274) 52254 (Joko)
2. Cabang lampung No Telp. (0721) 52445 ( Ahmad)
3. Cabang Bandung No Telp. (022) 77661 ( Rizal )
 4. Cabang Palembang No Telp. (0711) 51123 ( Setiadi )
5. Surabaya No. Telp. (031) 78567 (Sutat )
Yaitu untuk menghadiri rapat pengembangan usaha yang akan dilaksanakan pada

tanggal 10 s.d 12 september 2020, pukul : 08.00 s.d 15.00 di ruang pertemuan.

1.Skenario Percakapan Pimpinan dengan Sekretaris

Telpon berdering 2x

Sekertaris : Selamat pagi Pak Agung..

Pimpinan : Selamat pagi Bu Tini,bisa tolong atur rapat kerja dengan 5 pimpinan cabang

perusahaan kita terkait dengan pengembangan usaha di perusahaan kita.

Sekertaris : Baik Pak,maaf rapat akan di adakan tanggal berapa ya pak?

Pimpinan : Kita adakan pertemuan pada tanggal 10 s.d 12 September 2020

Sekertaris : Baik pak,bagaimana kalua kita adakan rapat pada pukul 08.00 – 15.00 WIB ya

pak,karena malam harinya bapak harus mengikuti acara makan malam dengan

klien pak.

Pimpinan : Baik Bu Tini, kita adakan rapat di kantor pusat saja,Silahkan kondisikan Ruang

Pertemuan di kantor kita saja.

Sekertaris : Baik Pak,segera saya atur jadwal pertemuannya

Pimpinan : Terimakasih Bu Tini

Sekertaris : Iya Pak.

2.Skenario Percakapan Sekretaris pusat dengan sekertaris perusahaan cabang

menggunakan bahasa Inggris

Branch secretary : Good morning. PT.SYUKUR SEJAHTERA Medan branch, Yes can I help

you.?

Central Secretary : Good morning, I am Mrs. Tini as the secretary of Mr. Agung from head

Office,wants to speak with Mr. Rizki as Director Medan branch?

(Surabaya,Palembang,Bandung,Yogyakarta)
Branch secretary : Sorry, Mrs. Tini, Mr. Rizki is not here,He was on a business trip to Jakarta.

Do you have a message to convey to him?

Central Secretary : Yes Mam, Mr. Agung as the Director of the Center wants to hold

coordination meeting with 5 branch leaders related to business development.

Meetings will be held on10 to 12 September 2020, at 08.00 - 15.00 WIB

(Western Indonesian Time)

Branch secretary : Alright, I will convey your message to Mr. Rizki and for further

confirmation, I will call back to Head office. Sorry Mrs. Tini, maybe I can

help you back?

Central Secretary : No, thank you. I am waiting for confirmation from your branch as soon as

possible.

Branch secretary : All right. Mrs. Tini, I will contact you immediately after ordering received

follow-up from our leadership.

Central Secretary : Thank you, good morning.

Branch secretary : Good morning.

3.Skenario Percakapan Sekretaris pusat dengan sekertaris perusahaan

cabang(konfirmasi) menggunakan bahasa Inggris

The phone rings 2x

Central Secretary : Good morning, PT.SYUKUR SEJAHTERA, can I help you?

Branch Secretary : Good morning, I am Linda as the secretary of the Yoogyakarta branch

Company ma'am, would you like to speak to Mr Agung?

Central Secretary : Sorry, Mrs. Linda, Mr. Agung is not there, he is on a business trip outside

the city. Have a message you want on convey to him?

Branch Secretary : I would like to confirm the willingness of the branch leader Medan to attend

the coordination meeting at the head office.

Central Secretary : Alright, I will convey your message to Mr. Agung and for I will call back

for further confirmation. Sorry Mrs. Linda is there can I help you again?

Branch secretary : No thanks. Good morning.

Central Secretary : Good morning.