SOAL/TUGAS

Sebagai seorang administrator, Anda memiliki tugas rutin dan tugas tidak rutin
yang harus anda selaikan sehari-hari. Tugas rutin Anda antara lain menagani dokumen,
memproduksi dokumen, melakukan komunikasi, menggunakan peralatan kantor,
mengeola arsip. Sedangkan tugas tidak rutin seperti mengelola pertemuan/rapat,
mengatur jadwal kegiatan pimpinan, melakukun transaksi perbankan dan sebagainya

Judul Tugas : Mengelola Dokumen Kantor

Langkah Kerja:
1. Buatlah surat balasan dari surat lamaran pekerjaan.
a. Surat yang harus kalian balas berada di soal halaman :
b. Catatlah ke dalam buku agenda surat masuk
c. Balas surat tersebut dengan menggunakan bahasa inggris
d. Bentuk surat semi block style
e. 28 Maret 2024
f. No Surat menyesuaikan
g. Perihal surat pemanggilan interview pada Senin, 20 Mei 2024, pukul 10.00
Wib, di Ruang Serbaguna lt 2 PT Medical Tama, Jl. Babakan Ciparay, No.
282 Bandung.
h. Cetak dan gandakan surat tersebut
i. Catat surat balasan ke dalam buku agenda surat keluar
j. Surat dimasukan ke dalam amplop dengan lipatan akordion
k. Hasil penggandaan diarsipkan
l. Gunakan line space 1,5
m. Gunakan Font Times New Roman
n. Ukuran Font adalah 12’
o. Page Set Up menyesuaikan
 2. Balaslah surat dari BUANA SEJAHTERA menggunakan bahasa Indonesia

● Tanggal surat 2 Mei 2024 dengan nomor surat 12/CF/V/2024

● Isi surat : Mohon perpanjangan jatuh tempo hingga 30 Mei 2024 dikarenakan

kondisi keungan perusahaan sedang tidak baik

● Surat dibuat dalam bentuk Full Block Style

● Kirim Surat balasan tersebut ke email asesor…………………

● Catatlah surat-surat tersebut ke dalam format Buku Agenda Surat keluar

Surat di arsipkan

3. Setelah membalas dua surat Anda diminta pimpinan untuk menangani surat masuk
dan surat keluar:
Di meja anda terdapat 7 surat masuk,1 surat masuk dari email dan 8 surat keluar
1. Buatlah buku agenda surat masuk dan keluar
2. Catatlah surat-surat yang ada dalam buku agenda surat masuk/surat keluar
3. Surat masuk diterima 2 hari dari tanggal surat.
4. Lakukan proses penyimpanan (arsip) dengan menggunakan Sistem Kronologis
5. Setelah dicatat dalam buku agenda surat masuk dan surat keluar selanjutnya
susunlah guide dan simpanlah surat-surat/arsip dalam map snelhechter sesuai
dengan sistem yang digunakan.

Judul tugas : Melakukan Komunikasi di tempat kerja

1. Menerima panggilan Telepon

Anda menerima panggilan telepon dari PT Travelindo memberikan informasi yang
dibutuhkan kepada penelepon. Catatlah informasi penting pada Lembar Pesan Telepon
(telepon berpesan) hasil pembicaraan yang terjadi. Lakukan tindak lanjutnya sesuai
 dengan SOP. Sebagai informasi bahwa pimpinan Anda sedang tidak ada di kantor
karena sedang kunjungan ke kantor cabang
Pesan : Saya pergi untuk mengkonfirmasi pemesanan hotel di tanggal 2 mei 2024 di
Rancamaya Surabaya karena tidak dapat diproses karena sedang dalam renovasi.

Langkah Kerja :

a. Siapkan peralatan dan bahan untuk memberikan pelayanan telepon/menjawab

panggilan telepon sewaktu-waktu
b. Lakukan pelayanan komunikasi dengan telepon sesuai SOP
c. Telepon masuk akan dilakukan dengan bahasa Indonesia
d. Tangani informasi yang masuk sesuai SOP
e. Catat pesan pada block note, kemudian salin pada lembar Pesan Telepon dengan
benar dan lengkap

2 Melakukan panggilan telepon

Untuk kali ini anda diminta pimpinan menghubungi Bapak Danar Modjo ,
direktur PT Buana Jaya, bahwasannya pertemuan yang direncanakan tanggal 20 Mei
2024 di ruang meeting diganti menjadi Tanggal 27 Mei 2024 Pukul 09.30 Wib

Langkah Kerja :

a. Siapkan peralatan dan bahan untuk menelpon kepada kolega pimpinan.

b. Siapkan nomor telepon, nama dan jabatan yang dituju.
c. Buatkan pointer/pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan
d. Lakukan sambungan telepon dengan bahasa Indonesia dan menerapkan etika
bertelepon sesuai SOP
e. Laporkan kepada pimpinan hasilnya.
Judul tugas : Mengelola Aplikasi Power Point

Langkah kerja:
1. Slide minimal 7 dengan 5 slide berisikan materi
2. Dipresentasikan hasil pekerjaan kalian dengan waktu minimal 3 manit
3. Dengan tema (a) analisis pangsa pasar PT Medical Tama yang bergerak dalam
bidang Farmasi dan alat kesehatan (b) Analisa Persaingan di Indonesia dengan
menyertakan 3 perusahaan sejenis dengan PT Medical Tama yang bergerak dalam
bidang Farmasi dan alat kesehatan
4. Cetak PPT dengan format cetak 1 lembar terdiri dari 3 slide PPT
5. Sebelum di presentasikan silahkan kirim hasil pekerjaan kalian ke Email Penguji
sandy18278@gmail.com
6. Persyaratan lolos dalam presentasi harus ada 2 penanya.
7. Pengerjaan dan presentasi hasil kerja PPT dengan berbahasa Inggris akan
mendapatkan Point +