SOAL 4 : MENGELOLA PERTEMUAN / RAPAT

Anda adalah Sekretaris kantor Pyramedia Fancy, Importir dan Distributor ATK

Fancy / / Alat Tulis Fancy, yang beralamat Jalan Karet 51 Surabaya, Telp. (031)
3554738 - Faks. (0271) 443577, alamat email : https://wolacom.com.dnews.pyramedia-
importir-dan-distributor-atk-fancy, Pimpinan anda Aliando Markus, M.Si. sebagai
Direktur Utama. Pimpinan Anda akan pertemuan rapat, sebagai sekretaris buatlah
jadwal kegiatan pimpinan anda.

1. Petunjuk Kerja
a. Buatlah Undangan dan Notula Rapat dari pelaksanaan rapat Per Semester
tentang Evaluasi Kinerja Pegawai
b. Ketik dengan menggunakan aplikasi computer Word Processing
2. Bahan dan Alat
a. Komputer
b. Printer
c. Kertas HVS ukuran A4
d. Alat tulis lainnya
3. Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
b. Baca soal dengan cermat
c. Buat undangan dan notula rapat dengan baik dan benar
d. Sebelum dicetak simpan pada file anda
e. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4
4. Hasil yang diharapkan
a. Undangan Rapat
b. Notula rapat yang baik dan benar

Alur Cerita Rapat :

Rapat Per Semester tentang kinerja pegawai Pyramedia Fancy, Importir dan Distributor
ATK Fancy / Alat Tulis Fancy.
Rapat diselenggarakan pada hari Senin, 4 Februari 2020 di Ruang Meeting Lt. 1
Pyramedia Fancy, Importir dan Distributor ATK Fancy / Alat Tulis Fancy pukul 08.00
WIB dihadiri oleh:
1. Direktur Utama
2. Kepala Bagian Kepegawaian
3. Kepala Bagian Keuangan
4. Kepala Bagian Rumah Tangga
5. Kepala Bagian Pemasaran
6. Empat orang staff administrasi maing-masing Maulani, Ayu, Siska dan Anda
sendiri

Agenda Rapat:
1. Pembukaan
2. Laporan Kinerja Pegawai
3. Peningkatan Profesionalisme
4. Penutup
Rapat dibuka oleh Direktur Utama Aliando Markus, M.Si. pada pukul 08.00 WIB,
Pimpinan mengucapkan terima kasih atas kehadiran para peserta dan menyampaikan
tentang tujuan dilaksanakannya rapat yaitu untuk mengevaluasi kinerja pegawai
selama tri semester (Juli, Agustus, September, Oktober, Nopember, Desember 2019)

Selanjutnya Kepala Bagian Kepegawaian menyempaikan materi selanjutnya yaitu

tentang kinerja pegawai. Berdasarkan data yang telah dihimpun oleh para staff
kepegawaian ternyata kinerja pegawai selama per semester akhir menunjukkan hasil
yang lebih baik dibandingkan semester sebelumnya. Hal ini ditunjukkan dengan
tingkat kehadiran pegawai yang mencapai 96%. Angka ini lebih tinggi 6% dari tahun
sebelumnya. Namun demikian tingkat keterlambatan pegawai masih cukup tinggi
mencapai angka 8%. Sedangkan
keterlambatan di setiap bagian bervariasi. Disamping tingkat kehadiran pegawai,
beliau juga menyampaikan tentang hal lainnya, seperti disiplin, kemampuan kerja
pegawai dan kaitannya dengan peningkatan keuntungan perusahaan. Pimpinan juga
menganalisa bahwa kinerja pegawai turut mempengaruhi pencapaian terebut.
Selanjutnya beliau meminta Maulani untuk menyampaikan laporan tentang kinerja
pegawai, khususnya berkaitan dengan kehadiran pegawai.
Maulani : Berdasarkan data dari keharian pegawai disimpulkan bahwa :
1. Dari data pegawai sebanyak 100 orang, tingkat kehadiran mereka rata-rata mencapai
96 %
2. Tingkat keterlambatan pegawai rata-rata 8 %
3. Ketidakhadiran pegawai rata-rata karena sakit
4. Sedangkan keterlambatan sebagian besar karena perjalanan
Selanjutnya pimpinan meminta masukan, tanggapan dan saran dari para peserta
tentang data yang telah disampaikan berikut untuk perbaikan ke depan.
Amin, SE (Kepala Bagian Keuangan) menyampaikan tanggapan tentang kebijakann
yang dapat membuat pegawai untuk bekerja lebih rajin misalnya dengan memberikan
insentif bagi mereka yang hadir 100% setiap bulan, diberi penghargaan juga berupa
sertifikat sehingga hal ini dapat memotivasi mereka.
Maulidia Anggraini, SE (Kepala Bagian Rumah Tangga) menyampaikan bahwa data
yang telah disampaikan sebaiknya diumumkan di setiap bagian, kalau perlu dipasang
di pengumuman.
Drs. Nur Arifin (Kepala Bagian Pemasaran) menyampaikan bahwa selain diberi
reward untuk pegawai yang berprestasi, bagi mereka yang rendah kinerjanya juga
diberikan peringatan, seperti mereka yang terlambat dipotong uang gajinya atau uang
makannya.
Ayu menyampaikan bahwa banyak pegawai yang menyampaikan kepadanya bahwa
banyak pegawai yang sudah berusaha datang tepat waktu tetapi kadang banyak
hambatan dalam perjalanan, sehingga mereka keberatan kalau ada pemotongan gaji
untuk mereka yang terlambat. Mereka berharap ada kebijakan dari manajemen.
Setelah adanya masukan pimpinan memberikan alternatif solusi dalam meningkatkan
kehadiran mereka yaitu ada toleransi keterlambatan sebanyak 3 kali kali dalam
sebulan, selebihnya keterlambatan mereka dipotong sebesar Rp 25.000,- yang disetujui
mereka.
Selanjutnya pimpinan mengharapkan masuikan kepada peserta untuk meningkatkan
profesionlisme kinerja mereka.
Tentang hal ini mereka umumnya mempunyai pendapat yang hampir sama yaitu perlu
adanya peningkatan gaji bagi mereka, pelatihan dan diklat pegawai yang terus menerus
dan memadai, makanan dengan gizi yang baik dan sebagainya.
Rapat ditutup pukul 12.00 WIB dengan ucapan salam.