A.

Tugas 1: TUGAS MENERIMA dan MELAKUKAN PANGGILAN TELEPON

Kompetensi keahlian : Administrasi Perkantoran

Mata uji : Menerima dan Melakukan Panggilan Telepon

1. Petunjuk Pengerjaan

1. Menerima Panggilan Telepon

a. Saat anda sedang mengerjakan tugas, penguji akan menelpon anda
b. Siapkan lembar pesan telepon dan hal lain yang diperlukan
2. Melakukan panggilan telepon
a. Anda akan dipanggil oleh penguji untuk melakukan kegiatan telepon
b. Anda diminta untuk menelpon Bapak Wijaya dari PT Makmur Sentosa untuk
mengundang rapat tentang kegiatan seminar “ Meningkatkan Motivasi Kerja”.
2. Bahan dan Alat
a. Telepon
b. Lembar pesan telepon
c. Block Note
d. Alat tulis
3. Hasil yang diharapkan
a. Dapat menerima telepon dengan baik dan benar, dengan sikap dan etika bertelpon yang
sesuai dengan standar
b. Dapat melakukan panggilan telepon sesuai dengan aturan dan etika dalam bertelpon dan
materi yang disampaikan sesuai dengan permasalahan yang diminta.
c. Lembar pesan telepon dapat diisi dengan rapi , dan benar
d. Penggunaan Block Note dilakukan dengan tepat dan isinya sesuai dengan permasalahan
yang diminta.
4. Soal
a. Menerima Panggilan Telepon
Saat anda mengerjakan tugas, anda menerima telepon dari Bapak Toni Divisi pemasaran
PT. SUKA JAYA , yang ingin mengkonfirmasi pesanan barang pada tanggal 15 oktober 2022
dari Bapak Wijaya dari PT. Makmur Sentosa yang minta dikirim sebelum tanggal 24
Oktober 2022.
b. Untuk kali ini anda diminta pimpinan menghubungi Bapak Wijaya dari PT. Makmur Sentosa
Guna mengkonfirmasikan kedatangan pimpinan Anda Bapak Wijaya dalam rapat tentang
kegiatan seminar “Meningkatkan Motivasi Kerja” yang akan di laksanakan di villa kasih Jl.
Kusuma No.3 Bogor pada hari selasa tanggal 25 oktober 2022 jam 09:00 – selesai.
B. Tugas 2: MEMBUAT AGENDA KEGIATAN / PERJALANAN DINAS PIMPINAN

Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran

Mata Uji : Membuat Agenda Kegiatan Perjalanan Dinas Pimpinan

1. Petunjuk Pengerjaan
a. Anda diminta untuk membuat jadwal kegiatan pimpinan dengan data-data dan
informasi yang tersedia
b. Rapikan informasi dan data-data tersebut sehingga memudahkan pimpinan anda untuk
melakukan kegiatannya
c. Cermatilah setiap informasi agar jadwal dapat tersusun dengan rapi dan benar
2. Bahan dan Alat
a. Format Agenda Kegiatan Pimpinan
b. Kalender Meja
c. ATK
3. Hasil yang diharapkan
a. Jadwal kegiatan pimpinan tersusun dengan jelas, informatif dan rapi

JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

Anda diminta pimpinan anda untuk merapikan data-data tentang kegiatan pada awal
bulan Oktober 2022 yang terdapat pada map diantaranya :

1. Nota dari pimpinan rapat evaluasi kinerja pegawai selama bulan Oktober, selasa 4
Oktober pukul 08:00 WIB. Catatan tolong disiapkan dalam bentuk softcopy.
2. Seminar tentang Motivasi Kinerja yang akan diadakan pada Rabu, 12 Oktober 2022
mulai pukul 10:00 WIB di ruang serbaguna. Catatatan bahan seminar pimpinan
disiapkan dalam bentuk softcopy.
3. Lembar pesan telepon dari CV Reksa Utama, Permintaan Bapak Toni untuk bertemu
hari kamis, 6 Oktober 2022 pukul 15:00 WIB telah disetujui.
4. Fax dan Depnaker tentang undangan rapat antara pemerintah pengusaha dan serikat
pekerja di jakarta, hari selasa, 11 Oktober 2022 pukul 14:00 WIB.
5. Janji temu dengan Bapak Gunawan Adi dari PT. Sejahtera dengan agenda membahas
persiapan acara amal untuk korban bencana alam, tanggal 7 Oktober 2022 harus
dijadwalkan kembali pada tanggal 10 Oktober , karena ada kunjungan mendadak dari
kantor cabang Surabaya. Catatan segera konfirmasi kepada Bapak Gunawan Adi.
6. Undangan untuk menghadiri acara pertungggan putri dari rekan kerja Bapak Handoko
dari PT. Bahagia Selamanya, di Hotel Berbunga-bunga hari Sabtu 15 Oktober 2022
pada pukul 19:00 WIB
7. Brosur dari penyelengaraan seminar “Global Business In The Future” tanggal 17
Oktober 2022 di Hotel Indonesia pukul 19:00 WIB. Catatan : Tolong sediakan bukti
transfer pembayaran seminar.
8. Lembar pesan telepon dari Bapak Heru dari PT. Prima Guna Perkasa untuk bertemu
senin tanggal 19 Oktober 2022. Catatatan : Tolong segera di konfirmasi
9. Undangan tournament golf di Padang Golf Cibubur, tanggal 23 Oktober 2022 pukul
06:00 WIB. Didampinggi Bapak Trio Mega , tolong dikonfirmasi
10. Janji dengan Dr. Budi Kusuma di Rs. Cipto Mangunkusumo tanggal 25 Oktober 2022,
Pukul 17:00 WIB. Konsultasi penyakit dalam di ruang praktik dokter .
C. Tugas 3: MEMBUAT NOTULA RAPAT

Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran

Mata Uji : Notula Rapat

1. Petunjuk Kerja
a. Buatlah Notula Rapat dari pelaksanaan kegiatan Rapat Tri Wulan tentang Evaluasi
Kinerja Pegawai
b. Ketik dengan menggunakan aplikasi komputer Word
2. Alat dan Bahan
a. Komputer/ Leptop
b. Printer
c. Kertas HVS ukuran A4
d. ATK
3. Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
b. Baca soal dengan cermat
c. Buat Notula Rapat dengan baik dan benar
d. Sebelum dicetak simpan file pada anda
e. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4
4. Hasil yang diharapkan
a. Notula Rapat yang baik dan benar

Alur Cerita Rapat

Rapat Tri Wulan tentang kinerja pegawai RS. Harapan Abadi

Rapat diselenggarakan pada hari sabtu, 18 oktober 2022 di Ruang Rapat Lt. 2 RS. Harapan
Abadi pukul 08:00 WIB dihadiri oleh :

1. Direktur Utama
2. Kepala Bagian Kepegawaian
3. Kepala Bagian Keuangan
4. Kepala Bagian Rumah Tangga
5. Kepala Bagian Pemasaran
6. Tiga orang staff administrasi masing-masing Maulana, Siska dan Anda sendiri

Agenda Rapat:

1. Pembukaan
2. Laporan Kinerja Pegawai
3. Peningkatan Profesionalisme
4. Penutup
Rapat dibuka oleh Direktur Utama Bapak Prof.Dr Bagio Karyadi pada pukul 08:00 WIB
pimpinan mengucapkan terimakasih atas kehadiran para peserta dan menyampaikan
tentang tujuan dilaksanakannya rapat yaitu untuk mengevaluasi kinerja pegawai selama tri
wulan ( Oktober, Novenber, Desember 2022).

Selanjutnya Hasan Nudin, SE (Kepala Bagian kepegawaian) menyampaikan materi

selanjutnya yaitu tentang kinerja pegawai. Berdasarkan data yang telah dihimpun oleh para
staff kepegawaian tenyata kinerja pegawai selama tiga bulan pertama menunjukan hasil
yang lebih dibandingkan tahun sebelumnya. Hal ini ditunjukan dengan tingkat kehadiran
pegawai yang mencapai 95% Angka ini lebih tinggi 5% dari tahun sebelumnya. Namun
demikian tingkat keterlambatan pegawai masih cukup tinggi mencapai angka 10%
sedangkan keterlambatan di setiap bagian bervariasi. Disamping tingkat kehadiran pegawai,
beliau juga menyampaikan tentang hal lainya, seperti disiplin, kemampuan kinerja pegawai
dan kaitanya dengan peningkatan keuntungan perusahaan. Pimpinan juga menganalisa
bahwa kinerja pegawai turut mempengaruhi pencapaian tersebut.

Maulana: Berdasarkan data dari keseharian pegawai disimpulkan bahwa:

1. Dari data pegawai sebanyak 100 orang, tingkat kehadiran mereka rata-rata mencapai
95%.
2. Tingkat keterlambatan pegawai rata-rata 10%.
3. Ketidakhadiran pegawai rata-rata karena sakit.
4. Sedangkan keterlambatan sebagian besar karena perjalanan.

Selanjutnya pimpinan meminta masukan, tanggapan dan saran dari para peserta tentang
data yang telah disampaikan berikut untuk perbaikan kedepan.

Prabowo, SE (Kepala Bagian Keuangan) Menyampaikan tanggapan tentang kebijakan yang

dapat membuat pegawai untuk bekerja lebih rajin misalnya dengan memberikan insetif bagi
mereka yang hadir 100% setiap bulan, diberi penghargaan juga berupa sertifikat sehingga
hal ini dapat memotivasi mereka.

Merisa Anggraini, SE (Kepala Bagian Rumah Tangga ) Menyampaikan bahwa data yang
telah disampaikan sebaiknya diumumkan disetiap bagian, kalau perlu dipasang di
pengumuman.

Drs, Joko Widodo( Kepala Bagian Pemasaran) menyampaikan bahwa selain diberi rewads
untuk pegawai yang berprestasi, bagi mereka yang rendah kinerjanya juga diberikan
peringatan, seperti mereka yang terlambat dipotong uang gajinya atau uang makannya.

Siska menyampaikan bahwa banyak pegawai yang menyampaikan kepadanya bahwa banyak
pegawai yang sudah berusaha datang tepat waktu tetapi kadang banyak hambatan dalam
perjalanan, sehingga mereka keberatan kalau ada pemotongan gaji untu mereka yang
terlambat. Mereka berharap ada kebijakan dari manajemen.
Setelah adanya masukan pimpinan memberikan alternatif solusi dalam meningkatkan
kehadiran mereka yaitu ada toleransi keterlambatan sebanyak 3 kali dalam sebulan,
selebihnya keterlambatan mereka dipotong sebesar Rp 20.000,- yang disetujui mereka.

Selanjutnya pimpinan mengharapkan masukan kepada peserta untuk meningkatkan

profesionalisme kinerja mereka.

Tentang hal ini mereka umumnya mempunyai pendapat yang hampir sama yaitu perlu
adanya peningkatan gaji bagi mereka, pelatihan dan diklat pegawai yang terus menerus dan
memadai, makan dengan gizi yang baik dan sebagainya.

Rapat ditutup pukul 11:00 WIB dengan ucapan salam.

D. Tugas 4: MEMBUAT DAFTAR HADIR
Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran
Mata Uji : Membuat Daftar Hadir Peserta Rapat

DAFTAR HADIR
Acara :
Tempat :
Hari/ Tanggal :
Pukul :

NO NAMA JABATAN TANDA TANGAN

1 1.
2 2.
3 3.
4 4.
5 5.
6 6.
7 7.
8 8.

Jakarta, ..............2022

Mengetahui, Notulis,
Pimpinan Rapat

Direktur Utama Notulis

E. Tugas 5: MEMBUAT SURAT UNDANGAN RAPAT

Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran

Mata Uji : Membuat Surat Undangan Rapat

1. Petunjuk Kerja
a. Buatlah surat undangan rapat sesuai soal yang ada di Notula Rapat
b. Perhatikan jumlah surat yang akan di buat berapa Lembar.
c. Ketiklah surat di aplikasi Word
d. Siapkan kertas HVS A4
e. ATK