Petunjuk
1. Baca dan pelajari setia langkah kerja di bawah ini dengan cermat sebelum melaksanakan
praktek
2. Klarifikasi kepada Asesor apabila ada hal-hal yang belum jelas
3. Laksanakan pekerjaan sesuai dengan urutan proses yang sudah ditetapkan
4. Seluruh proses kerja mengacu kepada SOP/WI yang dipersyaratkan.
B. Skenario
Dalam rangka mencapai kualifikasi sebagai seorang tenaga administrasi profesional,
anda diminta untuk mengerjakan pekerjaan kantor seperti menangani
penerimaan/pengiriman dokumen, Memproduksi dokumen, Mengaplikasikan keterampilan
dasar komunikasi, Melakukan komunikasi melalui telepon, Melakukan komunikasi melalui
telepon, Melakukan komunikasi lisan dalam bahasa Inggris pada tingkat operasional dasar,
Membaca dalam bahasa Inggris pada tingkat operasional dasar, Memproduksi dokumen di
computer, Menggunakan peralatan komunikasi, Mengoperasikan aplikasi piranti lunak,
Menggunakan peralatan dan sumber daya kerja, Melakukan transaksi perbankan sederhana,
Mengelola arsip, Menerapkan prosedur K 3 Perkantoran, Meminimalisir pencurian, Mengatur
penggandaan/pengumpulan surat/ dokumen, Menciptakan dokumen/lembar kerja
sederhana, Mengelola jadwal kegiatan pimpinan, Mengatur rapat/pertemuan, Menulis dalam
bahasa Inggris pada tingkat operasional dasar, Memberikan layanan kepada pelanggan,
Membuat surat/dokumen elektronik.
Untuk mendukung pencapaian hasil sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan
tersebut anda akan diperlengkapi dengan lembar kerja/ instruksi kerja sebagai acuan untuk
melakukan demonstrasi/ simulasi, lembar pesan telepon, dan perlengkapan kantor sesuai
dengan SOP/ instruksi kerja terkait. Dalam penerapannya anda juga diminta dapat
menggunakan perlengkapan kantor yang sesuai dan digunakan selama proses demonstrasi
secara langsung.
C. Langkah kerja
1. Proses pencatatan surat/dokumen termasuk surat elektronik yang masuk dan keluar
2. Distribusikan surat/dokumen
3. Siapkan dokumen
4. Desain dokumen
5. Produksi dokumen
6. Mengidentifikasi proses komunikasi
7. Menangani informasi
8. Membuat konsep komunikasi tertulis sebagai informasi
9. Menggunakan media komunikasi
10. Menjawab telepon
11. Melakukan panggilan telepon
12. Menangani pesan
13. Menyiapkan komunikasi
1
PRA UJI SERTIFIKASI KOMPETENSI
SMK ISLAM YPS
TAHUN PELAJARAN 2023/2024
2
PRA UJI SERTIFIKASI KOMPETENSI
SMK ISLAM YPS
TAHUN PELAJARAN 2023/2024
PETUNJUK UMUM
Anda adalah staf administrasi PT SEJAHTERA RETAILINDO yang bergerak pada
bidang retail dan beralamat di Jl. P. Diponegoro Kav. 2 , Jakarta Pusat 10351.
Telp/Fax ( 021 ) 31901577/ (021) ( 021 ) 31901588. Dengan alamat email
sejahteraretailindo@gmail.com. Pimpinan anda adalah Siti Hanifah S.E sebagai
Direktur Utama.
INSTRUKSI KERJA
1. Petunjuk Pengerjaan
Anda sebagai staf administrasi, telah menerima surat dari PT BANYU ARGA. Anda diminta
untuk membalas surat tersebut.
2. Alur kegiatan
1) Membalas surat dari PT BANYU ARGA sesuai MEMO yang dibawah ini.
2) Diketik pada HVS A4 .
3) Surat dalam bahasa Indonesia.
4) Pengaturan margin menyesuaikan dengan kertas yang sudah terdapat kepala
suratnya dalam soal.
5) Surat diketik dalam bentuk Semi Block Style
6) Setelah mendapat persetujuan dan tangan dari Asesor selanjutnya surat dikirim
lewat email dengan alamat yang diberikan oleh Asesor.
MEMO
1. Petunjuk Pengerjaan
Anda sebagai staf administrasi, telah menerima surat dari PT MADINAH RAYA . Anda
diminta untuk membalas surat tersebut.
3
PRA UJI SERTIFIKASI KOMPETENSI
SMK ISLAM YPS
TAHUN PELAJARAN 2023/2024
2. Alur kegiatan
1) Membalas surat dari PT MADINAH RAYA
2) Diketik pada HVS A4 .
3) Surat diketik dalam Bahasa Inggris
4) Pengaturan margin menyesuaikan dengan kertas yang sudah terdapat kepala
suratnya dalam soal.
5) Surat diketik dalam bentuk Block Style
6) Selesai dicetak,kemudian ditandatangani oleh asesor ,dan dilipat serta masukan
kedalam amplop dengan lipatan akordion /Accordion fold
7) Surat dikirim lewat email dengan alamat yang diberikan oleh Asesor.
1. Petunjuk Pengerjaan
1) Anda sebagai seorang staff administrasi dihadapan Anda ada 12 surat yang terdiri dari
surat masuk dan Surat keluar (termasuk 2 surat keluar yang anda buat)
2) Lakukan penyortiran surat tersebut
3) Catat ke dalam buku agenda kembar.
4) Bubuhkan stempel agenda pada surat masuk
5) Catatlah ke dalam lembar disposisi
6) Lakukan instruksi yang diberikan Asesor
2. Alur kegiatan
1) Mempersiapkan alat dan bahan (ATK) yang akan digunakan
2) Mensortir 12 surat
3) Membuat format buku agenda kembar
4) Mengisi buku agenda kembar sesuai dengan surat yang ada
5) Mengisi lembar disposisi untuk surat masuk
6) Melanjutkan tugas sesuai instruksi yang diberikan Asesor
1. Petunjuk pengerjaan
a. Menerima panggilan telepon
Saat Anda sedang mengerjakan tugas, penguji akan menelepon Anda
Siapkan Lembar Pesan Telepon ( LPT ) serta hal lain yang diperlukan.
Berkomunikasi dengan menggunakan Bahasa Indonesia.
b. Melakukan panggilan telepon
Anda akan diminta penguji untuk melakukan kegiatan menelepon.
4
PRA UJI SERTIFIKASI KOMPETENSI
SMK ISLAM YPS
TAHUN PELAJARAN 2023/2024
1. Petunjuk Kerja
1) Anda diminta untuk membuat jadwal kegiatan pimpinan dengan data-data dan
informasi yang telah tersedia
2) Rapikan informasi dan data-data tersebut sehingga memudahkan pimpinan anda untuk
melakukan kegiatannya
3) Cermatilah setiap informasi agar jadwal dapat tersusun dengan rapi dan benar
4) Ketik dengan menggunakan aplikasi MS Word / MS Excel
2. Alur Kegiatan
1) Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
2) Buat agenda kegiatan pimpinan dalam format yang tersedia pada aplikasi Microsoft
word/Microsoft Excel
3) Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4
5
PRA UJI SERTIFIKASI KOMPETENSI
SMK ISLAM YPS
TAHUN PELAJARAN 2023/2024
1. Seminar tentang “Daring di Retailindo” yang akan diadakan pada Senin, 10 Agustus 2020
mulai pukul 10.00 WIB di Hotel Aston Jakarta.
2. Surat lamaran atas nama Muhammad Nasywan yang dijadwalkan untuk interview tanggal
7 Agustus 2020 harus dijadwalkan kembali karena ada kunjungan mendadak dari kantor
cabang Lhokseumawe. Catatan segera telepon pelamar, interview dimundurkan pada
tanggal 11 Agustus 2020 jam 10.00 WIB.
3. Lembar Pesan Telepon dari PT Mitracom Solusindo, permintaan Bapak Andi Aril untuk
bertemu hari Selasa, 11 Agustus 2020 pukul 16.00 WIB telah disetujui
4. 13 Agustus 2020 pukul 12.00 – 13.30 janji makan siang dengan Ibu Annisa Fahira , direktur
PT Mayora, di restoran Bandar Jakarta Ancol.
5. Meeting dengan Walikota Jakarta Pusat membahas project Smart Garden dan Kawasan
Green City di Hotel Menteng Jakarta, hari Senin, 10 Agustus 2020 pukul 13.00 – 15.00 WIB.
6. 14 Agustus 2020 memimpin rapat dengan para manajer membahas tentang event dan
promosi perusahaan untuk kawasan Kalimantan di Ruang Rapat Pimpinan pukul 09.00 –
11.00 WIB
7. Menghadiri Pernikahan putri Bpk Direktur PT. Jaya Makmur (Fahirayanti) di Hotel
Borobudur Ramayana Room hari Minggu, 16 Agustus 2020 pukul 19.00 WIB
1. Petunjuk Kerja
a. Baca dengan cermat soal yang telah ada
b. Pimpinan anda yang bernama Siti Hanifah, S.E. akan mengadakan rapat atau
pertemuan unutk menyelesaikan permasalahan yang terjadi didalam perusahaan
c. Setelah itu, buatlah notulen rapat sesuai dengan percakapan yang ada pada soal.
2. Alur kegiatan
1) Mempersiapkan alat dan bahan untuk mengerjakan soal rapat
2) Mempersiapkan ATK
3) Semua kegiatan rapat diketik di computer
4) Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4
Soal :
Anda sebagai staf administrasi PT SEJAHTERA RETAILINDO. Pada hari ini
pimpinan anda akan mengadakan rapat, Anda diminta untuk menjadi notulisnya.
Rapat dimulai pukul 08.00 WIB dan diakhiri pukul 11.30 WIB.
6
PRA UJI SERTIFIKASI KOMPETENSI
SMK ISLAM YPS
TAHUN PELAJARAN 2023/2024
Data Rapat :
Pimpinan Rapat : Siti Hanifah, S.E.
Agenda Rapat : Evaluasi Kinerja Karyawan PT SEJAHTERA
RETAILINDO
Peserta yang diundang :
1. Dra. Kartikawati, SE : Kepala Bagian Pemasaran
2. Dra. Elisa Kurniasari, MM : Kepala Bagian Kepegawaian
3. Moch. Makarim, SE : Kepala Bagian Keuangan
4. Ir. Yunus Raihansyah : Kepala Bagian Sarana
5. Ach. Suharto, SE : Merchandising
Waktu dan tempat
1. Waktu pelaksanaan hari ini
2. Tempat ruang pertemuan umum Lt. 1
DIALOG RAPAT
Pimpinan : Assalamualaikum Wr. Wb…
rapat Selamat pagi…
Terima kasih atas kehadiran suadara sekalian yang telah
memenuhi undangan saya dan pada rapat kali ini …..minta
izin karena sedang melakukan perjalanan dinas ke Semarang.
Saya sengaja mengadakan pertemuan ini disela-sela
kesibukan kita semua, karena ada beberapa hal yang ingin
kita bahas Bersama. Menurut laporan bagian kepegawaian
untuk periode Januari s/d Desember 2019 bahwa kinerja
karyawan PT SEJAHTERA RETAILINDO menunjukkan angka
yang cukup baik, hal ini dibuktikan dengan meningkatnya
Penjualan kita Selama 1 tahun (2019) adanya kenaikan
sebesar 15% dari target yang kita canangkan dibandingkan
dengan tahun 2018 yang menurut catatan ternyata hanya
tercapai 2%.
Dan ini merupakan suatu prestasi yang sangat baik dilihat
dari penjualan produk kita pada tahun ini. Dan prestasi ini
harus tetap dipertahankan prestasi pejualan kita di tahun
depan, maka kami minta saudara semua dapat memberikan
ide dan saran bagaimana mempertahankan prestasi yang
tahun lalu sudah kita peroleh dengan baik.
Dra. Memang benar pak, saya merasa tahun ini penjualan kita
Kartikawati, mengalami peningkatan, hal ini disebabkan pelayanan kita
kepada pelanggan sudah cukup baik.
Dra. Elisa Ya pak, kami merasa senang dengan meningkatnya penjualan
Kurniasari, kita tahun ini, hal ini disebabkan karena seluruh karyawan
MM PT SEJAHTERA RETAILINDO sangat bertanggung jawab
dalam menjalankan tugas, untuk itu saran saya kita harus
7
PRA UJI SERTIFIKASI KOMPETENSI
SMK ISLAM YPS
TAHUN PELAJARAN 2023/2024
8
PRA UJI SERTIFIKASI KOMPETENSI
SMK ISLAM YPS
TAHUN PELAJARAN 2023/2024
1. Petunjuk Kerja
1) Baca secara cermat soal terlampir
2) Lakukan pembukuan sesuai prosedur
3) Ketik dengan menggunakan aplikasi MS. Excell
2. Alur Kegiatan
1) Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
2) Catatlah transaksi tersebut menggunakan bukti penerimaan kas dan bukti pengeluaran
kas
3) Buatlah Laporan Pengelolaan Kas Kecil bulan Juni 2020
4) Berapakah dana yang perlu ditambahkan untuk mengisi kas kecil bulan Juli 2020
5) Simpan bukti transaksi penerimaan kas dan bukti pengeluaran kas pada ordner yang
tersedia sesuai sistem yang digunakan
Anda mengelola petty cash book imprest system setiap bulan sebesar Rp 20.000.000,
Selama bulan Juni 2020 telah terjadi pengeluaran-pengeluaran dana kas kecil untuk
kebutuhan harian Siti Hanifah S.E, selaku pimpinan anda, seperti di bawah ini. Catatlah
transaksi-transaksi selama bulan Juni 2020 ke dalam petty cash book imprest system,
Saldo bulan Mei 2020 sebesar Rp. 500.000,00
Berikut ini transaksi – transaksi yang dilakukan selama bulan Juni 2020 :
9
PRA UJI SERTIFIKASI KOMPETENSI
SMK ISLAM YPS
TAHUN PELAJARAN 2023/2024
10