FR-MPA.02.

2-L TUGAS PRAKTEK-DEMONSTRASI/PRAKTEK

KKNI Level II pada bidang Otomatisasi dan Tata
Skema Sertifikasi Judul :
Kelola Perkantoran / Mengelola Dokumen Kantor
(KKNI/Okupasi/Klaster)
Nomor : SKEMA.LSP.04.05.00
TUK : Sewaktu/Tempat Kerja/Mandiri*
Nama Asesor :

Nama Peserta :
Tanggal :

Durasi : 180 Menit

*) coret yang tidak perlu

A. Petunjuk
1. Baca dan pelajari setia langkah kerja di bawah ini dengan cermat sebelum melaksanakan
praktek
2. Klarifikasi kepada Asesor apabila ada hal-hal yang belum jelas
3. Laksanakan pekerjaan sesuai dengan urutan proses yang sudah ditetapkan
4. Seluruh proses kerja mengacu kepada SOP/WI yang dipersyaratkan

B. Skenario
Dalam rangka mencapai kualifikasi sebagai seorang tenaga administrasi professional, Anda
diminta untuk mengerjakan pekerjaan kantor seperti :
1. Menangani Penerimaan/Pengriman Surat/Dokumen
2. Mengatur Penggandaan dan Pengumpulan Dokumen
3. Membaca dalam bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar
4. Memproduksi Dokumen di Komputer
5. Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak
6. Menggunakan Peralatan dan Sumberaya Kerja
7. Mengelola Arsip
8. Menerapkan Prosedur K3 Perkantoran
9. Meminimalisir Pencurian
10. Menciptakan Dokumen/Lembar Kerja Sederhana
11. Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar
12. Memelihara Data/File di Komputer
13. Mengakses data di Komputer
14. Membuat Surat/Dokumen Elektronik
15. Mengakses Informasi melalui Homepage
Dengan memperhatikan K3 dan job description dengan ketentuan SOP kantor yang
bersangkutan. Untuk mendukung pencapaian hasil sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan
tersebut Anda akan diperlengkapi dengan peralatan kantor dan lembar kerja. Maka dari itu, ikuti
langkah-langkah sebagai berikut :

C. Langkah Kerja

FR.MPA.03.02-1.01_Mengelola Dokumen Kantor 1

 1. Proses pencatatan surat/dokumen termasuk surat elektronik yang masuk dan keluar
2. Distribusikan surat/dokumen
3. Identifikasikan peralatan yang sesuai
4. Gandakan dokumen
5. Kumpulkan dokumen
6. Kenali tanda-tanda umum yang biasa digunakan pada Industri
7. Baca dokumen kerja sederhana
8. Baca teks intruksional sederhana
9. Siapkan peralatan
10. Buat dokumen dari konsep atau teks langsung
11. Simpan dokumen
12. Cetak dokumen
13. Akses aplikasi piranti lunak
14. Lakukan pengoperasian aplikasi piranti lunak
15. Pilih peralatan dan sumber daya kerja
16. Operasikan peralatan
17. Pelihara peralatan atau sumber daya kerja
18. Lakukan penyimpanan dokumen/surat
19. Jaga sistem kearsipan manual ataupun elektronik
20. Lakukan pengendalian dokumen
21. Menjaga keamanan peralatan dan tempat kerja
22. Menjaga kebersihan peralatan dan tempat kerja
23. Gunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin
24. Jaga kebersihan peralatan dan tempat kerja
25. Siapkan lembar kerja sederhana
26. Jaga kebersihan peralatan dan tempat kerja
27. Identifikasi tujuan penulisan
28. Perhatikan kalimat pada penulisan
29. Identifikasi data/file
30. Pelihara data/file
31. Akses aplikasi piranti lunak
32. Lakukan pengoperasian aplikasi piranti lunak
33. Siapkan piranti lunak
34. Kenali menu, format alamat email dan konfigurasi sederhana
35. Buka, ambil, baca, buat dan kirim surat/dokumen elektronik
36. Simpan surat/dokumen elektronik
37. Siapkan perangkat komputer dan informasi yang dibutuhkan
38. Membuka homepage
39. Mengakses data/file

D. PETUNJUK PENGERJAAN

FR.MPA.03.02-1.01_Mengelola Dokumen Kantor 2

 Anda diposisikan sebagai Sekretaris di PT WACHYU KENCANA, sebuah perusahaan yang
bergerak dalam industri pembuatan dan perdagangan Batik (Ekspor Oriented) yang beralamat di
Jalan Thamrin City Lt. Dasar Blok G5-27, Tanah Abang – Jakarta Pusat dengan alamat email :
wachyukencana@yahoo.com, Telp. (021)-77551244, Fax. (021)-77551255. Pimpinan Anda
bernama Wachyuningsih menjabat sebagai Direktur Utama.

E. SOAL
1. KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA
Anda diminta oleh pimpinan untuk membuat surat Bahasa Indonesia dalam bentuk lurus
penuh (Full Block Style) dan surat dilipat dengan menggunakan Lipatan Akordion untuk
salah satu relasi perusahaan yaitu InterContinental Hotels, beralamat di Jl. Metro Pondok
Indah Kav. IV RT.1/16 No.1, Pd. Pinang, Kec. Kebayoran Lama, Jakarta Selatan. Daerah
Khusus Ibukota Jakarta 12310. Surat ditujukan kepada Ibu Setiowati, Kepala Bagian
Pemasaran. Isi suratnya adalah pemesanan tempat untuk kebutuhan penyelenggaraan rapat
pada hari Sabtu, 16 April 2022, Pukul 08.00 – 15.00 WIB dengan jumlah peserta 50 Orang
untuk pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Ketiklah surat tersebut dengan
menggunakan Ms. Word dan buatkan juga amplop surat sesuai dengan ketentuan. Informasi
tanggal surat adalah hari ini. Jangan lupa untuk membubuhkan stampel perusahaan pada
bagian tanda tangan pimpinan.

2. KORESPONDENSI BAHASA INGGRIS

Instructions :
Make an order letter in Semi Block Style complete with an anvelope
1. Date of the letter is today
2. The part of the letter must be completed
3. Letter is from Wachyuningsih (President Director of PT Wachyu Kencana)
4. The aim of letter
 To Order
A. 2 Set Sofa and Table “Italy Style” @ 2.500.000,- IDR
B. 3 Set Desk and Chairs “Chitose” @ 1.550.000,- IDR
C. 10 Folding Chairs “Future” @ 500.000,- IDR
D. 5 Set Desk Type L With Chairs @ 720.000,- IDR
 Terms of payment 60% payed after the order arrived and 40% will be pay with in a
month. Term of Delivery F.O.B
 For attention, the order must be arrived in two weeks
5. The inside address Marketing Manager PT Guangdong LINSY Home, Raya Pasar
Minggu Street No.29-B, South Jakarta
6. Don’t forget to write parts of the letter completel dan put company stamp

Note :
Sebagai bukti tindak lanjut pengiriman dari Surat Bahasa Indonesia dan Surat Bahasa Inggris
dimohon data tersebut untuk dimasukkan juga pada Format Buku Ekspedisi Ekstern (Terlampir).
3. MENGELOLA ARSIP

FR.MPA.03.02-1.01_Mengelola Dokumen Kantor 3

 Anda diminta oleh pimpinan untuk menangani kegiatan administrasi surat-surat yang ada
di meja Anda ke dalam buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar dengan
ketentuan format buku agenda yang digunakan adalah buku agenda kembar. Kemudian
catatlah surat masuk ke dalam lembar disposisi yang sudah disediakan. Arsipkan surat-surat
tersebut ke dalam Sistem Subjek untuk 5 surat masuk dan Sistem Abjad untuk 5 surat
keluar. Ketentuan tanggal terima pada surat masuk mohon tambahkan 2 dari tanggal surat
dengan memperhatikan ketentuan hari libur ataupun tanggal merah. Pada bagian diteruskan
kepada mohon untuk diisi langsung dan ditujukan oleh Manager Pemasaran dan untuk
jenis surat lamaran kerja ditujukan oleh Manager Personalia

a) Format Buku Agenda Surat Masuk

BUKU AGENDA SURAT MASUK

…………………………………….....

Tanggal Terima Tanggal dan Isi Diteruskan Kode

No. Lampiran
Terima Dari No.Surat Ringkas Kepada Arsip

b) Format Buku Agenda Surat Keluar

BUKU AGENDA SURAT KELUAR

……………………………………........

Tanggal Dikirim
No. No. Surat Isi Ringkas Lampiran Kode Arsip
Surat Kepada

c) Format Buku Ekspedisi Ekstern

BUKU EKSPEDISI EKSTERN

……………………………………........

Tanggal Nomor Dikirim Tanggal

No. Nama Penerima Paraf
Surat Surat Kepada Terima

FR.MPA.03.02-1.01_Mengelola Dokumen Kantor 4