INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum

2. Kode Jabatan : -

3. Unit Organisasi
a. Eselon I :
b. Eselon II : Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Provinsi Maluku
c. Eselon III : Sekretariat Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang
Provinsi Maluku
d. Eselon IV : Sub Bagian Kepegawaian dan Umum

4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

Sekretaris
Dinas

Kepala Sub Bagian Kepala Sub Bagian

Kepala Sub Bagian
Kepegawaian dan Perencanaan, Evaluasi
Keuangan dan Aset
Umum dan Pelaporan

Penyusun Rencana
Pengadministrasi Pengelola
Sekretaris Kebutuhan Rumah Tangga Pengemudi
Umum Kepegawaian
dan Perlengkapan

5. Ikhtisar Jabatan :
Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian
dokumen administrasi sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku agar tertib
administrasi umum.

6. Uraian Tugas :
a. Menerima, mencatat dan menyortir surat masuk/keluar serta mengumpulkan
absensi pegawai sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan
pencarian;
1) Menerima dan mempelajari surat/keluar;
2) Menyortir surat/keluar menurut sifat dan jenis.
3) Mencatat dan mengagendakan surat dalam buku agenda;
4) Mengumpul absensi pegawai.

b. Memberi lembar pengantar pada surat masuk sesuai prosedur dan ketentuan yang
berlaku agar memudahkan pengendalian;
1) Menerima dan mempelajari tujuan dan maksud surat;
2) Menyiapkan lembar pengantar dan nomor kode surat;

Informasi Jabatan
 3) Memberi lembar pengantar dan nomor kode surat untuk diteruskan kepada
pimpinan.

c. Mengelompokan surat menurut jenis dan sifatnya sesuai prosedur dan ketentuan
yang berlaku agar memudahkan pendistribusian;
1) Menerima dan mempelajari disposisi pimpinan;
2) Mencatat dalam buku agenda surat masuk/keluar;
3) Mendistribusikan surat masuk/keluar sesuai disposisi pimpinan kepada bidang
yang dituju dan membuat tanda terima.

d. Memeriksa konsep hasil ketikan naskah/surat dinas berdasarkan peraturan tata

naskah dinas yang berlaku untuk selanjutnya diteruskan kepada pimpinan;
1) Menerima dan membaca konsep naskah/surat dinas untuk pimpinan;
2) Mempelajari tata naskah dinas yang berlaku;
3) Mengoreksi konsep naskah/surat dinas;
4) Mengajukan konsep naskah/surat dinas kepada pimpinan.

e. Mendokumentasikan surat dan dokumen sesuai prosedur dan ketentuan yang

berlaku agar tertib administrasi;
1) Mengumpulkan arsip/dokumen/surat yang berhubungan dengan pelaksanaan
tugas;
2) Mengolompokan arsip/dokumen/surat berdasarkan jenis dan peruntukannya;
3) Menyiapkan map folder, otner, books arsip dan rak arsip;
4) Melaksanakan pendokumentasian arsip.

f. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku
sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban;
1) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas;
2) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan;
3) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.

g. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun
tertulis.
1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2) Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Digunakan dalam tugas

1. Surat masuk/keluar, bahan/data serta Penerimaan, pencatatan, dan
dokumen, Buku agenda penyortiran surat masuk/keluar

2. Disposisi pimpinan, lembar pengantar Pemberian lembar pengantar pada surat

Informasi Jabatan
 masuk

3. Surat dan buku agenda Pengelompokan surat dan dokumen

menurut sifat dan jenisnya

4. Konsep naskah/surat Pemeriksaan konsep naskah/surat hasil

ketikan

5. Arsip surat dokumen, map folder, Pendokumentasian surat dan dokumen

otner, books arsip

6. Capaian hasil kerja Pembuatan Laporan

7. SOP dan Juknis Pelaksanaan tugas lain-lain

8. Perangkat/Alat Kerja :

No Alat Kerja Digunakan dalam tugas

1. SOP, petunjuk teknis Menerima dan mencatat surat masuk

2. SOP, petunjuk teknis Memberi lembar pengantar pada surat,

3. SOP, petunjuk teknis Mengelompokan surat, bahan/data

serta dokumen menurut sifat dan
jenisnya

4. Petunjuk teknis Memeriksa konsep naskah/surat hasil

ketikan

5. SOP, petunjuk teknis Mendokumentasikan surat, bahan/data

serta dokumen

6. Petunjuk teknis Membuat laporan

7. Petunjuk teknis, peraturan perundang- Melaksanakan tugas kedinasan

undangan terkait

9. Hasil Kerja :

No Hasil Kerja Satuan

1. Tercatatnya surat masuk dan keluar Surat
dalam buku agenda

2. Terteranya lembar pengantar pada Surat

surat

3. Terkelompoknya surat menurut sifat Surat

dan jenisnya

4. Konsep naskah/surat dinas Konsep

5. Dokumentasi surat Surat

6. Laporan kegiatan Laporan

7. Laporan tugas kedinasan Kegiatan

10. Tanggung Jawab :

Informasi Jabatan
 a. Keamanan surat;
b. Kebenaran pemberian nomor agenda dan kode surat masuk dan keluar;
c. Ketepatan dan keakuratan pendistribusian surat;
d. Ketepatan penyampaian surat;

11. Wewenang :
a. Menyimpan arsip surat masuk/keluar;
b. Memberikan nomor surat yang telah di disposisi;
c. Meminta nama dan alamat pendistribusian surat;

12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal

1. Kepala Sub Bagian Dinas Perumahan dan Arahan dan laporan
Kepegawaian dan Umum Kawasan Permukiman pelaksanaan tugas
Ruang Provinsi Maluku
2. Pelaksana lainnya dan JFT Dinas Perumahan dan Koordinasi dan
Kawasan Permukiman kerjasama
Ruang Provinsi Maluku pelaksanaan tugas

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Keterangan
1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Suhu normal

3. Udara Sirkulasi baik

4. Keadaan ruangan Luas

5. Letak Rata

6. Penerangan Cukup

7. Suara Tidak berisik

8. Keadaan tempat kerja Bersih

9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya :

No Bahaya Fisik/Mental Penyebab

1. - -

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Golru : Pengatur Muda – Pengatur TK.I (II/a – II/d)
b. Pendidikan : SLTA – D.III
- Manajemen Perkantoran/Administrasi Perkatoran/
Bidang lain yang relevan dengan bidang tugas.
c. Diklat

Informasi Jabatan
 1) Penjenjangan : Prajabatan
2) Teknis : - Diklat Teknis Kearsipan;
- Diklat Teknis Administrasi Perkantoran;
- Diklat Teknis Tata Naskah Dinas.

d. Pengalaman Kerja : Bidang kepegawaian dan umum

e. Pengetahuan Kerja :
1) Manajemen Perkantoran;
2) Administrasi Persuratan;
3) Teknis komunikasi lisan/tulisan.

f. Keterampilan Kerja :
1) Mengelola dan menata arsip;
2) Mengoperasikan komputer/internet.

g. Bakat Kerja :
1) G : Kemampuan belajar secara umum (Intelegensi)
2) V : Kemampuan untuk memahami arti kata-kata dan penggunaannya secara
tepat dan efektif (Verbal)
3) F : Kemampuan menggerakkan jari-jemari dengan mudah dan perlu
keterampilan (Kecekatan Jari)

h. Temperamen :
1) R : Repetive, Continously (REPCON) = Kemampuan menyesuaikan diri dalam
kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus melakukan
kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau
kecepatan yang tertentu.

i. Minat Kerja :
1) C : Konvensional
2) E : Kewirausahaan
3) R : Realistik

j. Upaya Fisik :
1) Duduk;
2) Berbicara;
3) Memegang.

k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2) Umur : tidak ada syarat khusus
3) Tinggi Badan : tidak ada syarat khusus
4) Berat Badan : tidak ada syarat khusus
5) Postur Badan : tidak ada syarat khusus

Informasi Jabatan
 6) Penampilan : rapi

l. Fungsi Pekerjaan :
1) Data : D3 : Menyusun;
2) Orang : O8 : Menerima Instruksi
3) Benda : B7 : Memegang..

16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :

Waktu
Volume
No Hasil Kerja penyelesaian
(setahun)
(menit)
1. Tercatatnya surat masuk dan keluar dalam buku 7 2400
agenda

2. Terteranya lembar pengantar pada surat 5 1200

3. Terkelompoknya surat menurut sifat dan jenisnya 3 2400

4. Konsep naskah/surat dinas 5 720

5. Dokumentasi surat 10 1200

6. Laporan kegiatan 300 1

7. Laporan tugas kedinasan 90 12

17. Butir Informasi Lain : -

Informasi Jabatan
 PERHITUNGAN BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI

Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum

Unit Kerja : Sub Bagian Kepegawaian dan Umum
Ikhtisar Jabatan : Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian dokumen administrasi sesuai prosedur
dan ketentuan yang berlaku agar tertib administrasi umum.

Waktu Waktu Pegawai

Beban
No Uraian Tugas Satuan Hasil Penyelesaian Kerja Efektif yang Ket
Kerja
(Menit) (Menit) Dibutuhkan
1 2 3 4 5 6 7 8

1 Menerima, mencatat dan menyortir surat masuk/keluar

serta mengumpulkan absensi pegawai sesuai prosedur
Surat 7 72000 2400 0.23
dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan
pencarian;
2 Memberi lembar pengantar pada surat masuk sesuai
Lembar 1200
prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan 5 72000 0.08
pengantar
pengendalian;
3 Mengelompokan surat menurut jenis dan sifatnya sesuai
2400
prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan Surat 3 72000 0.10
pendistribusian;
4 Memeriksa konsep hasil ketikan naskah/surat dinas
berdasarkan peraturan tata naskah dinas yang berlaku Konsep 5 72000 720 0.05
untuk selanjutnya diteruskan kepada pimpinan;
5 Mendokumentasikan surat dan dokumen sesuai prosedur
Dokumen 10 72000 1200 0.33
dan ketentuan yang berlaku agar tertib administrasi;
6 Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai
dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi Laporan 300 72000 1 0.05
dan pertanggungjawaban;
7 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan
Laporan 90 72000 12 0.05
pimpinan baik lisan maupun tertulis.
J U M L A H 0.82

Informasi Jabatan
P E M B U L A T A N 1

Informasi Jabatan