INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum

2. Kode Jabatan :–
3. Unit Kerja : Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau
Eselon I : Sekretaris Daerah
Eselon II : Kepala Dinas Sosial
Eselon III : Sekretaris
Eselon IV : Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi

Sekretaris

Kasubbag Umum
Kepegawaian

Pengadministras Sekretaris Pengemud Pengelola Analis Arsiparis

i Umum Pimpinan i Barang Milik SDM Ahli
Negara Aparatur Pertama

5. Ikhtisar Jabatan
- Melaksanakan tugas, menerima, mencatat, menyimpan surat, ekspedisi, arsip,
perlengkapan, kerumahtanggaan pengelolaan sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku agar pengadministrasian umum berjalan lancar.

6. Uraian Tugas
a. Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk dan surat keluar, sesuai
dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pencairan.
Tahapan :
1) Menerima dan mempelajari surat
2) Menyortir surat menurut jenis dan sifatnya
3) Mencatat, mengagendakan surat

b. Memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan
yang berlaku agar memudahkan pengendalian.

1
 2

Tahapan :
1) Mempelajari surat masuk
2) Memberi lembar pengantar pada surat dan mengisi lembar pengantar
sesuai isi surat
3) Menyampaikan surat kepada yang berhak

c. Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya sesuai

dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan
pendistribusian.
Tahapan :
1) Mempelajari surat masuk / disposisi pimpinan
2) Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya

d. Mendistribusikan surat masuk sesuai disposisi pimpinan dan membuat tanda

terima surat, mengelola administrasi umum disamping surat menyurat, meliputi
ekspedisi, kearsipan, dokumentasi dan perlengkapan secara efektif guna
kelancaran pelaksanaan tugas.
Tahapan :
1) Mengerjakan tugas, ekspedisi, dokumentasi dan kearsipan dan
perlengkapan
2) Mengarahkan ekspedisi
3) Menyusun konsep laporan ketatalaksanaan kearsipan
4) Menyimpan dan mencetak dokumentasi dan perlengkapan

e. Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang

berlaku agar tertib administrasi.
Tahapan :
1) Mengumpulkan arsip-arsip / dokumen /surat yang berhubungan dengan
pelaksanan tugas
2) Menyiapkan map folder, box arsip dan rak arsip
3) Menyiapkan arsip

f. Melaksanakan legalisasi salinan ijazah dan sertifikat kursus keterampilan

dengan mempelajari bahan dan data guna sahnya salinan ijazah dan kursus
keterampilan untuk digunakan sesuai keperluan.
Tahapan :
1) Mempelajari aturan kepegawaian yang berlaku
2) Melakukan legalisasi
 3

g. Mengelola administrasi kerumahtanggaan meliputi pengadaan dan

pemeliharaan sarana prasarana kantor, penataan ruang kantor, pemeliharaan
kebersihan, keamanan kantor dan fasiltias penyelenggaraan rapat dinas secara
efektif guna kelancaran pelaksanaan tugas.
Tahapan :
1) Melakukan pengecekan keadaan sarana prasarana kantor
2) Menyusun konsep kebutuhan barang untuk pengelolaan administrasi
kerumahtanggaan
3) Melakukan pemeliharaan sarana prasarana kantor, kebersihan dan
keamanan kantor
4) Penataan ruang kantor
5) Menyelenggarakan kearsipan rapat rutin

h. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas secara tertulis dan lisan kepada atasan
sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan
pertanggungjawaban.
Tahapan :
1) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas
2) Mengkonsultasikan konsep dengan pimpinan
3) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas

i. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik

tertulis maupun lisan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar kegiatan
kedinasan dapat berjalan lancar.
Tahapan :
1) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas
2) Mengkonsultasikan konsep dengan pimpinan
3) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas

7. Bahan Kerja

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

Peraturan perundangan tentang
1. Pengelolan informasi
administrasi
Pelaksanaan tugas, penerimaan,
2 Surat masuk pencatatan, dan penyortiran surat
masuk dan surat keluar
Untuk arahan dan pedoman
3. Program Kerja pelaksanaan tugas di lingkungan
subbag umum dan kepegawaian
 4

Untuk kelancaran pelaksanaan

4. Disposisi pimpinan
tugas
Untuk kelancaran pelaksanaan
5. Surat keluar
tugas
Menyusun rencana kegiatan
6. SOP dan Petunjuk Teknis
subbagian umum dan kepegawaian
7 Laporan Tugas Bawahan Evaluasi pelaksanaan tugas
8 Hasil Capaian Tugas Penyusunan laporan

8. Perangkat/Alat Kerja

N
Perangkat/Alat Kerja Digunakan untuk Tugas
o
1. Peraturan Perundang-undangn Sebagian pedoman pelaksanaan tugas
terkait bidang umum pengadministrasian umum
2 Telepon Sebagai alat komunikasi
3. Komputer / laptop / notebook, Untuk alat komuniasi, informasi,
flash disk, internet monitoring dan penyimpanan data
4. Alat tulis kantor (ATK) Sebagai alat tulis menulis
5. Sarana prasarana rumah Sebagai alat untuk memenuhi
tangga kantor perlengkapan kantor
6. Mesin ketik Sebagai alat tulis menulis

9. Hasil Kerja

N
Hasil Kerja Satuan Hasil
o
1. Rencana Kegiatan Pengadministrasi Umum Dokumen
2. Resume peraturan perundang-undangan terkait
Dokumen
tugas pengadministrasi umum
3. Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk
dan surat keluar, sesuai dengan prosedur dan Dokumen
ketentuan yang berlaku
4. Administrasi kerumahtanggaan berjalan lancar Dokumen
5. Laporan hasil konsultasi dan koordinasi Dokumen
6. Penyiapan kebutuhan admninistrasi umum Kegiatan
 5

7 Penyiapan kebutuhan rapat Kegiatan

8 Arsip yang rapi Kegiatan
6. Laporan kegiatan pengadministasi umum Laporan

10. Tanggung Jawab

a. Kebenaran dan keakuratan pelaksanaan tugas, penerimaan, pencatatan dan
penyortiran surat masuk dan surat keluar
b. Kebenaran dan keakuratan pemberian lembar pengantar pada surat
c. Kebenaran dan keakuratan pengelompokan surat atau dokumen menurut jenis
dan sifatnya
d. Kebenaran dan keakuratan pendokumentasian surat
e. Kebenaran dan keakuratan pelaporan pelaksanaan kegiatan
f. Kebenaran dan keakuratan dalam legalisasi ijazah dan sertifikat kursus
keterampilan
g. Kebenaran dan keakuratan kopnsep kebutuhan barang
h. Kelengkapan dalam penggunaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
kantor
i. Kelengkapan dalam penyiapan kebutuhan rapat dinas
j. Mengelola administrasi kerumahtanggaan dengan tepat
k. Mengelola ekspedisi, kearsipan, dokumentasi dan perlengkapan dengan akurat
dan tepat
l. Kebenaran dan keakuratan pelaksanaan tugas lainnya.

11. Wewenang
a. Meminta data dan informasi mengenai peraturan perundang-undangan terkait
tugas pengadministrasi umum
b. Melakukan koordinasi dengan pihak terkait sehubungan dengan tugas
pengadministarian umum
c. Meminta informasi yang diperlukan kepihak lain untuk menyusun konsep
kebijakan pengadministrasian umum
d. Mengatur kebutuhan rapat rutin
e. Menentukan evaluasi kegiatan pengadministrasian umum
f. Menyusun laporan pelaksanaan tugas kedinasan lainnya.

12. Korelasi Jabatan

N
Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal
o
1. Sekretaris Dinas Kepemudaan Konsultasi dan arahan
 6

dan Olahraga
2 Kasubbag Umum dan Dinas Kepemudaan Arahan dan instruksi
Kepegawaian dan Olahraga
3. JFU/JFT Dinas Kepemudaan Koordinasi
dan Olahraga
4. Pengadministrasi Dinas Kepemudaan Koordinasi dan
Umum dan Olahraga Konsultasi

13. Kondisi Lingkungan Kerja

N
Aspek Faktor
o
1. Tempat kerja Di dalam ruangan
2. Suhu Dingin dengan perubahan
3. Udara Sedang
4. Keadaan Ruangan Sedang
5. Letak Datar
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran Rendah

14. Resiko Bahaya

N
Fisik / Mental Penyebab
o
1. –
2. –
3. –

15. Syarat Jabatan

a. Pangkat/Gol. Ruang : Penata Muda / III a
b. Pendidikan : S1 Bidang Akuntansi, Manajemen, Administrasi
Negara, Administrasi Publik
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan : Diklat Prajab Gol. III
2) Teknis : Diklat Teknis Pengelolaan Kompetensi Perkantoran
Berbasis Teknologi Komputer
d. Pengalaman kerja : –.
 7

e. Pengetahuan kerja
1) Mengetahui peraturan dan prosedur kepegawaian
2) Mengetahui administrasi kearsipan / ketatausahaan
3) Mengetahui administrasi perkantoran

f. Keterampilan kerja :
1) Melakukan koordinasi internal dan eksternal
2) Mengelola administrasi umum

g. Bakat Kerja :
1) Intelegensia;
2) Numerik;
3) Kecekatan jari;
4) Ketelitian.

h. Temperamen Kerja :
1) Kegiatan berulang-ulang
2) Komunikasi dengan

i. Minat Kerja
1) Ketelitian
2) Koordinasi

j. Upaya Fisik
1) Duduk;
2) Berdiri;
3) Berjalan
4) Berbicara

k. Kondisi Fisik
1) Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan
2) Umur : Tidak ada syarat khusus
3) Tinggi badan : Tidak ada syarat khusus
4) Berat badan : Tidak ada syarat khusus
5) Postur badan : Tidak ada syarat khusus
6) Penampilan : Rapi

l. Fungsi Pekerja
1) D.3 : Menyusun data
2) O.6 : Berbicara
3) O.7 : Melayani orang
4) B.1 : Mengerjakan presisi

16. Prestasi Kerja yang Diharapkan

 8

Jumlah Hasil
Waktu
No Satuan Hasil (Dalam 1
Penyelesaian
Tahun)
1. Dokumen 15
2. Dokumen 5
3. Dokumen 20
4. Dokumen 15
5. Dokumen 10
6. Kegiatan 10
7. Dokumen 900
8. Laporan 20
9. Kegiatan 20

17. Butir Informasi Lain :

..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................

Tanjungpinang, 2020
Kepala Dinas Kepemudaan dan Olahraga
Provinsi Kepulauan Riau,

YUZET, S.Pd. M.M

Pembina Utama Muda
NIP. 19660424 198609 1 001