Pemerintah Kota Tidore Kepulauan 22

Dokumen Anjab Kelurahan

6
INFORMASI JABATAN
1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum
2. Kode Jabatan :
3. Unit Kerja :
Eselon I :
Eselon II :
Eselon III : Camat Tidore
Eselon IV : Lurah Indonesiana

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi

Sekretaris

Pengelola Pemanfaatan Bendahara

Pengadministrasi Umum
Barang Milik Daerah

5. Ikhtisar Jabatan :
Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian dokumen
administrasi berdasarkan ketentuan dan standar yang berlaku untuk tertib administrasi dan
kelancaran tugas.

6. Uraian Tugas :
a. Melakukan penerimaan surat/naskah dinas yang masuk berdasarkan pedoman tata
naskah dan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran administrasi.
Tahapan :
1. Menerima, membaca dan meneliti;
2. Mencatat pada buku agenda;
3. Memberikan lembar disposisi;
4. Menyerahkan ke atasan.
b. Melakukan pengelolaan surat naskah dinas yang telah didisposisikan atasan/pimpinan
berdasarkan prosedur dan ketentuan yang berlaku guna kelancaran pelaksanaan tugas.
Tahapan :
1. Menerima dan membaca isi disposisi;
2. Mencatat pada buku surat kendali;
3. Mendistribusikan berdasarkan alamat yang dituju;
4. Melaporkan ke atasan.
 Pemerintah Kota Tidore Kepulauan 23
Dokumen Anjab Kelurahan

c. Melakukan pengelolaan surat keluar/dokumen dinas berdasarkan pedoman tata naskah

dinas dan ketentuan yang berlaku guna kelancaran pelaksanaan tugas.
Tahapan :
1. Menerima, membaca dan mengklasifikasi surat;
2. Memberi nomor dan mencatat pada buku agenda surat keluar;
3. Menggandakan dan menyiapkan amplop berdasarkan tujuan surat;
4. Melaporkan pada atasan.
d. Melakukan pendistribusian surat/naskah dinas berdasarkan alamat yang dituju serta
prosedur yang berlaku agar surat/naskah yang dikirim sampai tepat waktu.
Tahapan :
1. Menyiapkan buku expedisi surat;
2. Mencatat alamat yang dituju;
3. Menyampaikan surat/naskah dinas;
4. Meminta paraf penerima surat;
5. Melaporkan pada atasan.
e. Membuat surat tugas para pegawai berdasarkan disposisi dan perintah atasan serta
ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
Tahapan :
1. Menerima, membaca disposisi dan perintah atasan;
2. Menyiapkan surat tugas pegawai;
3. Menyampaikan pada atasan untuk ditandatangani;
4. Memberikan nomor dan menyampaikan pada pegawai yang dimaksud;
5. Mengarsipkan pada lemari arsip.
f. Membuat surat perintah perjalanan dinas (SPPD) berdasarkan perintah atasan dan surat
tugas yang telah ditandatangani pimpinan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
Tahapan :
1. Menerima dan mempelajari perintah/surat tugas;
2. Menyiapkan surat perintah perjalanan dinas;
3. Menyampaikan pada atasan untuk ditandatangani;
4. Memberikan nomor dan menyampaikan pada bendahara;
5. Melaporkan pada atasan.
g. Melakukan penataan arsip surat/dokumen dinas berdasarkan prosedur dan ketentuan yang
berlaku untuk memudahkan dalam pencarian berkas;
Tahapan :
1. Mengumpulkan surat/dokumen;
2. Melakukan verifikasi;
3. Menyimpan surat/dokumen;
4. Melaporkan pada atasan.
h. Melaksanakan pemindahan dan pemeliharaan arsip inaktif berdasarkan peraturan
perundang-undangan dan standar prosedur yang berlaku guna kelancaran penanganan arsip;
Tahapan :
1. Mempelajari aturan terkait;
2. Melakukan varifikasi arsip inaktif;
 Pemerintah Kota Tidore Kepulauan 24
Dokumen Anjab Kelurahan

3. Melakukan pemindahan, pemeliharaan;

4. Melaporkan pada atasan;
i. Menyusun agenda kegiatan pimpinan berdasarkan jadwal dan undangan yang diterima
untuk mengingatkan jadwal dan waktu bagi pimpian;
Tahapan :
1. Mempelajari surat/undangan pimpinan;
2. Menyusun jadwal kegiatan berdasarkan urutan waktu;
3. Mencatat jadwal pada buku kontrol dan papan jadwal kegiatan;
4. Melaporkan pada atasan.
j. Membuat laporan pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban.
Tahapan:
1. Menghitung tugas yang telah dilaksanakan;
2. Menyiapkan bukti lampiran tugas yang dilaksanakan;
3. Membuat laporan pelaksanaan tugas;
4. Melaporkan pada atasan.
k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan baik lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas.
Tahapan:
1. Menerima penugasan dinas;
2. Melaksanakan penugasan dinas;
3. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan.

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1. Surat/naskah dinas Penerimaan surat masuk

2. Surat/naskah dinas Pengelolaan surat/naskah dinas

3. Surat/naskah dinas Pengelolaan surat keluar

4. Surat/naskah dinas Mendistribusikan

5. Disposisi pimpinan Membuat surat tugas

6. Disposisi pimpinan/surat tugas Membuat SPPD

7. Surat/naskah dinas Penataan arsip

8. Surat/naskah dinas Pemindahan dan pemeliharaan

9. Kegiatan pimpinan Mencatat pada papan informasi

10. Hasil pelaksanaan tugas Bahan penyusunan laporan

11. Disposisi/Instruksi Pelaksanaan tugas dinas.

 Pemerintah Kota Tidore Kepulauan 25
Dokumen Anjab Kelurahan

8. Perangkat/Alat Kerja :

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1. Peraturan perundang-undangan dan SOP Penerimaan surat/naskah dinas

2. Peraturan perundang-undangan dan SOP Pengelolaan surat/naskah dinas

3. Peraturan perundang-undangan dan SOP Pengelolaan surat keluar/naskah dinas

4. SOP Pedoman pendistribusian

5. SOP Pedoman pembuatan surat tugas

6. SOP Pedoman pembuatan SPPD

7. Peraturan perundang-undangan dan SOP Pedoman penataan arsip

8. Peraturan perundang-undangan dan SOP Pedoman pengelolaan arsip

9. SOP Pedoman mencatat jadwal pimpinan

10 Peraturan perundang-undangan dan SOP Menyusun laporan pelaksanaan tugas

11. SOP Melaksanakan tugas dinas

9. Hasil Kerja :
No Hasil Kerja Satuan Hasil
1. Laporan penerimaan naskah dinas Dokumen
2. Laporan disposisi naskah dinas Dokumen
3. Laporan pengelolaan surat keluar/naskah dinas Dokumen
4. Laporan pendistribusian naskah dinas Dokumen
5. Laporan surat perintah tugas pegawai Dokumen
6. Laporan surat perintah perjalanan dinas (SPPD) Dokumen
 Pemerintah Kota Tidore Kepulauan 26
Dokumen Anjab Kelurahan

7. Laporan penataan arsip pada unit kerja Dokumen

8. Laporan pemindahan dan perlindungan arsip Dokumen
9. Laporan Jadwal pimpinan Dokumen
10. Laporan kinerja Dokumen
11. Laporan hasil pelaksanaan tugas Dokumen

10. Tanggung Jawab :

a. Ketepatan dalam penerimaan surat naskah dinas;
b. Ketepatan dalam pengelolaan surat/naskah dinas;
c. Ketepatan dan kebenaran pengelolaan surat keluar/naskah dinas;
d. Ketepatan dan kebenaran dalam pendistribusian;
e. Kecepatan dalam penyiapan surat perintah tugas;
f. Kecepatan dalam penyiapan SPPD;
g. Ketepatan dalam penanganan arsip;
h. Kecepatan dan keakuratan dalam pemindahan dan pemeliharaan arsip;
i. Kebenaran informasi jadwal pimpinan;
j. Ketepatan waktu penyelesaian laporan;
k. Kesiapan dalam melaksanakan tugas kedinasan lain;

11. Wewenang :
a. Meminta surat/dokumen dinas;
b. Menolak permintaan dokumen dinas yang tidak sesuai;
c. Memberikan masukan dan pertimbangan pelaksanaan tugas pokok;
d. Mengkoordinasikan dengan atasan/pimpinan pelaksanaan tugas;

12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal

1. Sekretaris Pelaksanaan tugas
Kelurahan indonesiana
dan pelaporan
2. Pelaksana Kelurahan indonesiana Koordinasi tugas

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Indikator
 Pemerintah Kota Tidore Kepulauan 27
Dokumen Anjab Kelurahan

1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Normal (25-300 C)
3. Udara Kering
4. Keadaan Ruangan Luas
5. Letak Strategis
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih dan rapih
9. Getaran Tanpa getaran

14. Resiko Bahaya :

No Fisik / Mental Penyebab

1. Gangguan ginjal Banyak duduk

2. Kelelahan fisik dan mental Beban kerja tugas dan tanggungjawab

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur Muda II/a
b. Pendidikan : SLTA / D-1 / D-2 / D-3 bidang manajemen
perkantoran / administrasi perkantoran / tata
perkantoran atau bidang lain yang relevan dengan
tugas jabatan
c. Kursus/Diklat :
1. Penjenjangan : - Prajabatan
2. Teknis : - Pelatihan kearsipan
- Pelatihan Tata naskah
d. Pengalaman kerja : -
-
-
e. Pengetahuan kerja : - Undang-undang tentang kearsipan;
- Peraturan Walikota tentang Kedudukan, Susunan
Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja
Kecamatan;
- Pedoman tentang acuan kerja dan Standard
Operating Procedure (SOP).
-
f. Keterampilan kerja : - Kemampuan mengoperasikan komputer
- Kemampuan mengelola arsip
- Kemampuan melaksanakan tugas teknis dan
administratif
-
g. Bakat Kerja :
1. G : Intelegensia
 Pemerintah Kota Tidore Kepulauan 28
Dokumen Anjab Kelurahan

2. V : Verbal

h. Temperamen Kerja :
1. R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang,
atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai
dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan tertentu;

i. Minat Kerja
1. 1.b: Pilihan melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan komunikasi data
2. 3.a: Kegiatan yang rutin, konkrit, dan teratur

j. Upaya Fisik
1. Duduk
2. Berjalan

k. Kondisi Fisik
1. Jenis Kelamin : Laki-Laki/Perempuan
2. Umur : 20-50 Tahun/relatif
3. Tinggi badan : Relatif
4. Berat badan : Relatif
5. Postur badan : Relatif
6. Penampilan : Bersih dan Rapih

l. Fungsi Jabatan
1. D0 : Memadukan data
2. D1 : Mengkoordinasikan data

16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan :

Jumlah Hasil Waktu

No Hasil Kerja
(Dlm 1Tahun) Penyelesaian

1. Dokumen
2. Dokumen
3. Dokumen
4. Dokumen
 Pemerintah Kota Tidore Kepulauan 29
Dokumen Anjab Kelurahan

5. Dokumen
6. Dokumen
7. Dokumen
8. Dokumen
9. Dokumen
10. Dokumen
11. Dokumen

17. Butir Informasi Lain :

Segala ketentuan yang ada dalam analisis jabatan ini sedapat mungkin dipenuhi sebagaimana
mestinya.
Tidore , Agustus 2019