FORMULIR INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Ajudan

2. Kode Jabatan : -

3. Unit Organisasi

Eselon II a : Sekretaris Daerah Kabupaten Lombok Timur

Eselon II b : Assisten Administrasi Umum

Eselon III a : Kepala Bagian Umum

Eselon I V a : Kasubbag TU Pimpinan Kepegawaian dan Staf Ahli

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

Kabag Umum

Kasubbag TU
Pimpinan
Kepegawaian dan
Staf Ahli

Pengelola Dokumen Pengadminisrasi

TU dan perjalanan Persuratan

Pengadminisrasi
Pengelola Surat
Umum

Ajudan

5. Ikhtisar Jabatan: menyiapkan kebutuhan dan perlengkapan pimpinan, memeriksa

surat/dokumen, mendistribusikan surat/dokumen, dan menerima tamu yang akan
beraudiensi ke pimpinan, mendampingi pimpinan kunker ke kecamatan, provinsi
dan pusat

1
 2

6. Uraian Tugas:
a. Menerima surat/dokumen yang masuk ke bupati, wakil bupati, sekda, assisten
dan staf ahli lingkup pemkab Lotim
Tahapan :
1) Menyiapkan buku agenda surat
2) Mencatat surat/dokumen yang masuk
3) Menyerahkan surat/dokumen ke pimpinan
b. Mengagendakan surat/dokumen yang akan didistribusikan
Tahapan :
1) Mencatat surat/dokumen yang sudah didisposisi oleh pimpinan
2) Mengarahkan surat/dokumen ke alamat yang dituju
c. Menerima tamu yang akan beraudiensi ke pimpinan.
Tahapan :
1) Menerima tamu yang akan beraudiensi ke pimpinan
2) Menyiapkan buku agenda tamu
3) Melaporkan tamu yang akan beraudiensi ke pimpinan
d. Mendampingi pimpinan yang akan melakukan tugas kedinasan

Tahapan :
1) Menyiapkan keperluan/kebutuhan pimpinan
2) Mencatat jadwal tugas pimpinan
3) Menginformasikan/melaporkan tugas yang akan dihadiri oleh pimpinan
e. Menyiapkan kebutuhan untuk kelancaran tugas pimpinan
Tahapan :
1) Menyiapkan sarana transportasi
2) Mengecek kondisi kendaraan
3) Menyiapkan agenda kegiatan pimpinan
f. Mendampingi pimpinan yang akan melakukan monitoring ke SKPD, kecamatan
dan kelurahan
Tahapan :
1) Mendampingi pimpinan kunker ke SKPD lingkup pemkab lotim
2) Mendampingi pimpinan yang akan bersilaturrahmi ke Toga dan Toma di
Kabupaten Lombok Timur
3) Mendampingi pimpinan bersilaturrahmi ke Ponpes, Pengurus Masjid dan
lembaga Pendidikan Lainnya
 3

g. Mendampingi pimpinan yang akan melakukan rapat koordinasi ke daerah-daerah

se-NTB dan Provinsi NTB.
Tahapan :
1) Menyiapkan SPT dan SPPD
2) Menyiapkan bahan rakor
3) Membuat laporan hasil rakor
h. Mendampingi pimpinan yang akan melakukan konsultasi, rakor ke pemerintah
pusat.
Tahapan :
1) Menyiapkan SPT dan SPPD
2) Menyiapkan bahan konsultasi dan rakor
3) Menyiapkan tiket
4) Menyiapkan tempat penginapan
5) Membuat laporan hasil konsultasi dan rakor
i. Melaksanakan tugas lain yang di berikan oleh atasan baik lisan maupun terulis
untuk mewujudkan pelaksanaan tugas yang optimal
Tahapan :
1) Mempelajari tugas
2) Menjalankan tugas
3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas
7. Bahan Kerja:

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1. Daftar Alamat Pengecekan dan pencatatan alamat

surat
2. Surat Masuk dan Surat Keluar Pencatatan ke dalam buku agenda
3. Disposisi Distribusi surat
4. Buku agenda Tampat mencatat

8. Perangkat/Alat Kerja:

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1. ATK Mencatat surat masuk dan surat keluar

2. Meja dan Kursi Tempat kerja
3. Stempel Menyetempel surat keluar
4. Buku Agenda Tempat mencatat surat masuk dan surat
keluar
 4

9. Hasil Kerja:

No Hasil Kerja1) Satuan Hasil 2)

1. Menyiapkan buku agenda kegiatan

2. Mengagendakan surat yang keluar kegiatan
3. Menerima tamu Kegiatan

4. Mendampingi tugas pimpinan Kegiatan

5. Kebutuhan pimpinan Kegiatan

6. Mendampingi pimpinan untuk monitoring Kegiatan

7. Mendampingi pimpinan untuk rakor Kegiatan

8. Mendampingi pimpinan untuk konsultasi kegiatan

dan rakor
9. Tugas lain yang diperintahkan oleh kegiatan
pimpinan
1) Hasil Kerja: Tulis Hasil Kerja sesuai dengan uraian tugas
2)Tulis Satuan Hasil kerja seperti: dokumen, kegiatan,dll.

10. Tanggung Jawab:

a. Kebenaran dan ketepatan waktu pendistribusian surat/dokumen
b. Kebenaran surat/dokumen yang akan didistribusikan
c. Tertib administrasi persuratan
d. Mengarahkan tamu pimpinan
e. Menjaga keselamatan pimpinan dalam menjalankan tugas
11. Wewenang:
a. Memeriksa, meneliti surat/dokumen yang masuk ke pimpinan
b. Mengarahkan surat/dokumen yang didistribusikan sesuai petunjuk pimpinan
c. Menolak permintaan informasi bagi orang yang tidak berkepentingan
d. Mengajukan Usulan, Pendapat, dan saran kepada atasan;
e. Pengelolaan arsip-arsip kedinasan.

12. Korelasi Jabatan:

 5

No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

1. Kepala Bagian Sekretariat Daerah Menerima tugas dan disposisi

umum Kab-Lotim
2. Kasubag TU Bagian Umum Menyampaikan disposisi ke
Pimpinan Setda Kab-Lotim kepala bagian
Kepegawaian dan
Staf Ahli
3. Ajudan SubBag TU dan Mengajukan daftar
Perjalanan surat/dokumen, buku agenda
tamu

13. Kondisi Lingkungan Kerja:

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Dalam ruangan

2. Suhu Sejuk
3. Udara Tenang
4. Keadaan Ruangan Luas
5. Letak Depan ruang kepala Badan
6. Penerangan Secukupnya
7. Suara Tidak berisik
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran Tidak bergetar

14. Resiko Bahaya:

No Fisik / Mental Penyebab

1. - -

15. SyaratJabatan:
a. Pangkat/Gol. Ruang : Penata Muda (III/a)
b. Pendidikan : S1
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan :-
2) Teknis : Keprotokolan
d. Pengalaman kerja : Menjadi PNS minimal selama 3 tahun
e. Pengetahuan kerja : Mengerti tentang tata naskah dinas dan keprotokolan
f. Keterampilan kerja : Membuat laporan
g. Bakat Kerja :
1) Itelegensia (G)
 6

2) Bakat Verbal (V)

3) Bakat Ketelitian (Q)
h. Temperamen Kerja :
1) Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang berulang secara
terus-menerus melakukan kegiatan yang sama sesuai dengan perangkat
prosedur, urutan atau kecepatan tertentu(R)
2) Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki
pencapaian dengan tepat menurut batas-batas/kriteria, toleransi atau
standar-standar tertentu(T).
i. MinatKerja :
1) Aktifitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan
administrasi, rutin dan klerikal(Konvensional)
j. UpayaFisik :
1) Duduk
2) Melihat
3) Mendengar
4) Berjalan
5) Berbicara
k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki dan Perempuan
2) Umur : Minimal 20 tahun
3) Tinggi badan :-
4) Berat badan :-
5) Postur badan :-
6) Penampilan :-
l. Fungsi Pekerjaan :
1) Menyalin (D6)
2) Menerima Instruksi (O8)
16. Prestasi Kerja yang diharapkan

Jumlah Hasil Waktu

No Satuan Hasil1
(Dalam 1 Tahun) Penyelesaian 2)

1. Kegiatan 1.080 300

2. Kegiatan 1.080 300
3. Kegiatan 300 180

4. Kegiatan 300 240

5. Kegiatan 240 60
 7

6. Kegiatan 120 240

7. Kegiatan 36 240

8. Kegiatan 36 240

9. Kegiatan 12 240

1)Satuan Hasil lihat nomor 9 kolom 2

2) Tulis waktu penyelesaian untuk setiap hasil kerja dalam satuan waktu menit
17. Butir Informasi Lain :

..............................................................................................................................

Selong, Februari 2022

a.n BUPATI LOMBOK TIMUR

SEKRETARIS DAERAH,

Drs. H. MUHAMMAD JUAINI TAOFIK

Pembina Utama Muda (IV/c)
NIP. 197306131992111001