INFORMASI JABATAN

78

1. Nama Jabatan : Sekretaris

2. Kode Jabatan :

3. Unit Kerja :

Eselon I : Sekretariat Jenderal

Eselon II : Biro Umum

Eselon III : Bagian Tata Usaha

Eselon I V : Subbag. Tata Usaha Sekjen dan SAMPU

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

5. Ikhtisar Jabatan :
Melaksanakan dukungan kesekretariatan kepada pimpinan dan Unit Kerja
Eselon II.dengan mencatat pesan, telepon, notulen, dan mengadministrasi surat
sekretaris jenderal dan SAM sesuai aturan dan ketentuan yang berlaku agar
kegiatan sekretaris jenderal dan SAM dapat berjalan dengan lancar

6. Uraian Tugas :
a. Menerima dan mencatat pesan baik telepon maupun surat bahan lain yang
ditujukan kepada pimpinan;
 Tahapan :
1) Membuat daftar pesan dan daftar nomor telepon
2) Menerima surat
3) Memilah surat
4) Menyimpan surat
5) Menyampaikan pesan, telepon dan surat kepada Sekretaris Jenderal

b. Membuat notulen atau risalah rapat/pertemuan pimpinan;

Tahapan :
1) Mencatat setiap hasil rapat / pertemuan
2) Menyusun risalah rapat
3) Menyebarluaskan risalah rapat kepada unit kerja / pihak terkait
4) Mengadministrasi risalah rapat

c. Meneliti konsep surat pimpinan dari segi tata persuratan dinas;

Tahapan :
1) Mempelajari perihal surat
2) Menyusun bahan surat
3) Membuat surat sesuai ketentuan
4) Menyampaikan konsep surat kepada sekretaris jenderal untuk di
periksa

d. Memantau distribusi surat sesuai disposisi pimpinan;

Tahapan :
1) Menyusun surat sebelum didistribusikan
2) Memeriksa kembali surat (nama, tujuan, dll)
3) Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuan surat masing – masing

e. Menyiapkan agenda kegiatan pimpinan serta mengingatkan pimpinan tentang

jadwal kegiatan;
Tahapan :
1) Mencatat/menginput rencana kegiatan pimpinan
2) Menginformasikan dan mengkonfirmasi agenda rapat dan kegiatan
kepada pimpinan
3) Mengagendakan jadwal pimpinan
4) Mencetak agenda kegiatan dan diberikan kepada pimpinan
5) Mengingatkan agenda kegiatan yang sudah dicetak kepada pimpinan

f. Menghubungi dan mengkomfirmasikan kepada unit dan instansi terkait

tentang acara dan kegiatan pimpinan;
Tahapan :
1) Mencatat agenda kegiatan
2) Koordinasi dengan pimpinan
3) Menginformasikan kegiatan yang akan berlangsung sebelum kegiatan
dimulai
4) Menyampaikan hasil konfirmasi kepada pimpinan

g. Menyiapkan dan melaksanakan dokumentasi sesuai kebutuhan pimpinan;

 Tahapan :
1) Menerima dokumentasi
2) Menyusun dokumentasi
3) Menyimpan dokumentasi

h. Melaksanakan arahan dan petunjuk dari atasan sesuai kewenangan dan

tanggung-jawabnya.
Tahapan :
1) Menerima arahan dan petunjuk
2) Melaksanakan arahan dan petunjuk
3) Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1 Disposisi Pimpinan Pelaksanaan tugas kedinasan lain

2 Jadwal kegiatan pimpinan Landasan pelaksanaan kegiatan analisis

3 Permohonan Tanda tangan Pelaksanaan kegiatan administrasi

berupa Konsep/Net

4 Surat Masuk (Undangan) Untuk pendistribusian surat ke pihak-

pihak yang dituju

8. Perangkat/ Alat Kerja:

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1 Standar Operasional Prosedur Mengatur pelaksanaan tugas

2 Buku Agenda Konsep/Net Pencatatan Konsep/Net Masuk dan
3 ATK : Keluar
- Alat tulis Mendukung pelaksanaan tugas dan
- Komputer/Laptop pekerjaan
- Printer berwarna,dll
4 Buku Telepon Pemberian Informasi Nomor Telepon

9. Hasil Kerja:

No Hasil Kerja Satuan Kerja

1 Catatan pesan yang ditujukan kepada Dokumen
pimpinan;
2 Agenda kegiatan dan pertemuan pimpinan; Dokumen
 Buku Konsep/Net berisi permohonan tanda
3 Dokumen
tangan yang ditujukan kepada pimpinan;

10. Tanggung Jawab:

a. Penerimaan, pencatatan dan penyampaian pesan yang ditujukan kepada
pimpinan;
b. Distribusi surat, laporan dan dokumen sesuai disposisi pimpinan;
c. Penyusunan agenda kegiatan dan pertemuan pimpinan;

11. Wewenang:
1. Membantu perencanaan jadawal rapat atau dinas pimpinan
2. Menerima telepon dari unit kerja lain sebelum sampai ke atasan
3. Mengatur tamu yang masuk ke ruangan atasan

12. Korelasi Jabatan/ Hubungan Kerja :

Unit Kerja/
No Jabatan Dalam Hal
Instansi

1. Kasubbag Tata Usaha/ Biro Umum Koordinasi Pekerjaan

Eselon IV diatasnya
Kasubbag-Kasubbag
2. Biro Umum di Biro Umum Koordinasi Pekerjaan
lingkungan unit kerja

3. Jabatan Fungsional Biro Umum Koordinasi Pekerjaan

13. Kondisi Lingkungan Kerja:

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Dingin
3. Udara Kering dan Lembab
4. Keadaan Ruangan Cukup
5. Letak -
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih dan rapi
9. Getaran -
14. Resiko Bahaya:
No Fisik / Mental Penyebab
1. Tidak ada

15. Syarat Jabatan:

a. Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur, II/c
b. Pendidikan : Diploma III bidang Sekretaris, atau Diploma III
bidang ilmu lain sesuai kualifikasi yang ditentukan
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan : Diklat Prajabatan
2) Teknis : Diklat Kesekretariatan
d. Pengalaman kerja : Minimal 1 tahun bidang Sekretaris atau
Administrasi
e. Pengetahuan kerja : Pengetahuan tentang kesekretariatan
f. Keterampilan kerja : Mengoperasikan komputer, bahasa asing

g. Bakat Kerja :
1) G : Intelegensia
2) V : Bakat Verbal
3) Q : Ketelitian

h. Temperamen Kerja :
1) D : Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk
kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan.
2) J : Kemampuan menyesuaikan diri pada kegiatan perbuatan kesimpulan
penilaian atau pembuatan peraturan berdasarkan kriteria rangsangan
indera atau atas dasar pertimbangan pribadi.
3) R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang
berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama,
sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu.
4) T : Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki
pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi atau
standar-standar tertentu.

i. Minat Kerja :
1) Sosial
2) Kewirausahaan
3) Konvensional
j. Upaya Fisik :
 1) Duduk
2) Berjalan
3) Berbicara
4) Melihat

k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Pria/Wanita
2) Umur : 20 tahun
3) Tinggi badan : Sedang
4) Berat badan: Sedang
5) Postur badan : Sedang
6) Penampilan : Rapih

l. Fungsi Jabatan :
1) D2 : Menganalisis data
2) O7 : Melayani orang
3) B6 : Memasukkan, mengeluarkan barang ke/dari mesin

16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan

Waktu
No Satuan Hasil Jumlah Hasil Kerja Penyelesaian/Satuan
Hasil
1 Dokumen 1 45 Menit

2 Laporan 60 30 Menit

3 Dokumen 1 45 Menit

17. Butir Informasi Lain :

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

....................., ....................2012

Mengetahui Atasan Langsung Yang membuat

( ...................................... ) ( ................................. )
NIP. NIP.