FORMULIR ANALISIS JABATAN

1. Nama Jabatan : PENGADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

2. Kode Jabatan :-

3. Unit Organisasi
a. Eselon I : Drs. H. RANTA SOEHARTA, M.M
b. Eselon II : Drs. GANIS DIPONEGORO, M. Si
c. Eselon III : Drs. ALPIAN, M. Si
d. Eselon IV : RATU JAMILATUL ADAWIYAH, S. Ag

4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

KEPALA BKD

KABID PEMBINAAN DAN DATA KEPEGAWAIAN

KASUBID KINERJA DAN KASUBID DATA DAN INFORMASI

KESPEG KASUBID DISIPLIN KEPEGAWAIAN

PENGADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

PENGADMINISTRASI UMUM

PENGELOLA PENILAIAN KINERJA PEGAWAI

5. Ikhtisar Jabatan : Membantu Kepala Sub Bidang Kinerja dan Kesejahteraan

Pegawai dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi
menerima, mencatat, menyimpan surat serta dokumen
lainnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku, agar pelaksanaan tugas pelayanan berjalan
lancar.
6. Uraian Tugas :

a. Menyusun Rencana Kerja:

Tahapan :
1) Menyusun Draf Rencana Program dan Kegiatan;

[1]
 2) Menyusun Rencana Anggaran (RKA DPA);
3) Melakukan Penelitian/Verifikasi Pada Tim Anggaran.

b. Menyelenggarakan Rapat Koordinasi dengan instansi yang terkait:

Tahapan :
1) Membuat Naskah Undangan;
2) Mendistribusikan Surat Undangan;
3) Mengecek kesiapan kehadiran Peserta Kegiatan:
4) Menyiapkan bahan rapat dan daftar hadir peserta rapat kegiatan;
5) Menyiapkan Peralatan komputer dan perangkat lainnya;
6) Mengikuti rapat kegiatan
7) Mencatat jalannya Rapat (notulensi);
8) Merumuskan laporan hasil kegiatan;
9) Membuat SPJ penyelenggaraan rapat kegiatan.

c. Pengelolaan Surat Masuk :

Tahapan :
1) Menerima Surat dari Instansi terkait melalui disposisi dari kepala bidang;
2) Mencatat surat masuk pada buku agenda Surat Masuk;
3) Menyampaikan Surat pada Pimpinan.

d. Mengelola surat keluar;

Tahapan :
1) Melakukan Proses Penomoran surat Keluar;
2) Menggandakan dokumen
3) Mengarsipkan dokumen surat keluar
4) Mendistribusikan surat ke SKPD terkait

e. Mengelola kearsipan surat/ dokumen subbid Kinerja

Tahapan :
1) Menyeleksi Arsip
2) Pendataan dan Pencatatan arsip masuk dan keluar

f. Peringatan Hari Kesadaran Nasioanal ;

Tahapan :
1) Mengetik Naskah Undangan;
2) Melakukan penomoran pada naskah undangan;
3) Menggandakan Naskah Undangan;
4) Mendistribusikan Surat Undangan;
5) Mengecek kesiapan Kegiatan:
6) Menyiapkan bahan kegiatan;
7) Menyiapkan Peralatan komputer dan perangkat lainnya;
8) Mengikuti kegiatan;
9) Merumuskan laporan hasil kegiatan;
10) Membuat SPJ penyelenggaraan kegiatan

[2]
i. Fasilitasi Kegiatan Upacara Upacara Peringatan HUT RI dan HUT Banten
Mengetik, mengarsipkan dan mendistribusikan Surat Upacara Peringatan HUT RI dan
HUT Banten ;
Tahapan :
1) Menghadiri undangan rapat Kegiatan Upacara Peringatan HUT RI dan HUT
Banten
2) Memfasilitasi Rapat Kegiatan Upacara Peringatan HUT RI dan HUT Banten
3) Menyiapkan Peralatan komputer dan perangkat lainnya;
4) Mengetik naskah surat upacara peringatan HUT RI dan HUT Banten
5) Mendistribusikan Surat Undangan Kegiatan upacara peringatan HUT RI dan
HUT Banten;
6) Mengecek kesiapan lapangan pada kegiatan Upacara peringatan HUT RI dan
HUT Banten;
7) Mengikuti kegiatan;
8) Mengarsipkan berkas-berkas hasil kegiatan;
9) Membuat SPJ penyelenggaraan kegiatan

j. Mengadministrasikan dan menyiapkan Laporan Pertanggungjawaban keuangan pada

Sub Kinerja dan Kesejahteraan Pegawai
Tahapan :
1) Mengetik bahan berkas SPJ Laporan Pertanggungjawaban keuangan pada
kegiatan;
2) Menyiapkan Bahan berkas SPJ Laporan Pertanggungjawaban keuangan pada
kegiatan;
3) Membuat laporan SPJ penyelenggaraan kegiatan.

Tahapan :
1) ………………
4) ……………….
Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Digunakan dalam tugas

1. Permenpan, Permendagri, Perka BKN, Pedoman dalam pelaksanaan kegiatan dan

Pergub kinerja

2. Tupoksi Pedoman pelaksanaan Tugas

3. Disposisi Pimpinan Pedoman dalam melaksanakan Tugas

4. Surat Masuk dan Data - data terkait Dasar untuk ditindaklanjuti dalam bentuk
pelaksanaan kegiatan

[3]
7. Perangkat/Alat Kerja :

No Alat Kerja Digunakan dalam tugas

1. Komputer dan Perangkatnya Penyusunan Naskah Dinas

2. Koneksi internet Mengirim e-mail

3. Scanner Pendukung pelaksanaan kegiatan

4. Kamera Mengabadikan /mendokumentasikan

Kegiatan yang digunakan sebagai laporan

8. Hasil Kerja :

No Hasil Kerja Satuan

1. Program dan Kegiatan Berkas

2. Hasil Rapat yang dibahas baik lisan Berkas

maupun Tulisan

3. Rekapitulasi surat masuk Berkas

4. Rekapitulasi surat keluar Berkas

5. Arsip Berkas

6. SPj Berkas

7. Laporan Pelaksanaan tugas Berkas

9. Tanggung Jawab :
a. Melaksanakan Pengelolaan Administrasi umum dengan baik dan benar.
b. Melaksanakan tugas yang diberikan dengan baik dan benar
c. Melaporkan hasil Pengelolaan Administrasi Umum

10. Wewenang :
a. Meminta data pada berbagai pihak guna kelengkapan administrasi dan pelaporan.
b. Melakukan koordinasi dengan instansi terkait
c. Memberikan masukan kepada pimpinan

[4]
11. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal

1. Atas langsung untuk
2. Pejabat yang lebih tinggi di
unit kerja lain untuk
koordinasi
3. Pejabat yang setingkat
untuk berkoordinasi dan
bekerja sama dalam
melaksanakan tugas
Kepala Sub bidang Kinerja Menerima perintah/
dan Kesejahteraan disposisi dan melaporkan
Pegawai hasil pelaksanaan tugas
Kepala Sub bidang Koordinasi
dilingkungan BKD / SKPD
lainnya
Pelaksana dilingkungan Koordinasi
BKD / SKPD lainnya

12. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Keterangan

1. Tempat kerja Ruangan : 80%

Luar Ruangan : 20%

2. Suhu Sedang/Cukup

3. Udara Sedang

4. Keadaan ruangan Sedang

5. Letak Wilayah : Semua

Lantai : Lantai 2 dan seterusnya

6. Penerangan Terang

7. Suara Tenang/sunyi

8. Keadaan tempat kerja Bersih dan Rapi

9. Getaran Rendah

13. Resiko Bahaya :

No Bahaya Fisik/Mental Penyebab

[5]
 1. Tidak memilik resiko bahaya -

14. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Golru : Penata Muda Tk.I/ IIIb
b. Pendidikan : SLTA/S1 Administrasi Negara/S2/S3I
c. Diklat
1) Penjenjangan :
2) Teknis :
a) Humas dan Protokol
b) Peliputan
c) Pengelola Kearsipan
d) Administrasi Kepegawaian

d. Pengalaman Kerja :
1) Tim Peliputan dokumentasi Informasi;
2) Pengolah Arsip Humas dan Protokol
e. Pengetahuan Kerja :
1) Kearsipan
2) Peliputan kegiatan dilapangan menggunakan Kamera

f. Keterampilan Kerja :
1) Administrasi kepegawaian
2) …
g. Bakat Kerja :
1) G : Inteligensia
2) V : Bakat Verbal
3) N : Bakat Numerik
4) Q : Ketelitian
5) F : Kecekatan Jari
h. Temperamen :
1) R = Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-
kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus

[6]
 melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan
perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang
tertentu
i. Minat Kerja :
1) I (Investigasi)
2) …..;
3) ……
j. Upaya Fisik :
1) Duduk
2) Bekerja Dengan Jari
3) Berbicara
4) Mendengar
5) Melihat
6) Ketajaman Jarak Dekat
7) Penyesuaian Lensa Mata
k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2) Umur : antara usia 21 hinggga 56 Tahun
3) Tinggi Badan : tidak ada syarat khusus
4) Berat Badan : tidak ada syarat khusus
5) Postur Badan : tidak ada syarat khusus
6) Penampilan : tidak ada syarat khusus
l. Fungsi Pekerjaan :
1) Data :…….
2) Orang : …..
15. Prestasi Kerja yang Diharapkan :

Volume
No Hasil Kerja Waktu penyelesaian (menit)
(setahun)

1. Melaksanakan Pengelolaan 1 berkas

Administrasi dengan baik dan Benar

2. Melakasnakan tugas dengan baik

dan benar

3. Terlaksananya pengelolaan
administrasi umum sesuai
perencanaan

4. Tersedianya data surat masuk

5. Tersedianya data surat keluar

[7]
 6. Tersedianya Arsip sesuai jumlah
dokumen yang ada ( surat masuk-
Keluar)

7. Tersedianya SPJ dengan baik dan

Benar

8. Terlaksananya Tugas Pokok dan

Fungsi

16. Butir Informasi Lain : Tidak ada

[8]