INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum

2. Kode Jabatan :
3. Unit Kerja :

Eselon II : Dinas Perhubungan

Eselon III : Sekretariat

Eselon IV : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

SEKRETARIS

KASUBAG UMUM DAN

KEPEGAWAIAN

PENGELOLA PENGADMINISTRASI
ANALIS TATA USAHA PENGEMUDI PRAMU KEBERSIHAN PETUGAS KEAMANAN
KEPEGAWAIAN UMUM

5. Ikhtisar Jabatan

Melaksanakan tugas pengadministrasian berkas / laporan

kepegawaian di lingkungan sub bagian umum dan kepegawaian
Dinas Perhubungan Kabupaten Wakatobi sesuai dengan
peraturan dan prosedur yang berlaku agar tertib administrasi dan
tertib pelaporan kepegawaian.

6. Uraian tugas:
a. Menerima dan menelaah Surat yang Masuk berdasarkan Surat
undangan yang dikirim ke Dinas Perhubungan sehingga
maksud/tujuan dari Surat tersebut bisa ditindaklanjuti dengan
baik
Tahapan :
1) Membuka & Membaca Surat Masuk
2) Mengagendaka/Mencatat, Memberi Nomor dan Melampirkan
Lembar Disposisi pada Surat Masuk
3) Menelaah dan mempelajari maksud dan tujuan surat

Hkmsetdawktb 0201031
131
 4) Menyerahkan Surat Masuk yang telah diberi Nomor pada
atasan
5) Mendistribusikan / Menyerahkan Surat Masuk kepada orang
yang dituju sesuai dengan isi disposisi
6) Membuat laporan hasil kegiatan dan melaporkan ke Pimpinan

b. Mempelajari konsep surat yang dibuat oleh atasan dan

membuat Surat Keluar sesuai dengan prosedur yang berlaku
sehingga terciptanya kelancaran pelaksaan tugas/kegiatan
tersebut.
Tahapan :
1) Membaca dan menelaah maksud/tujuan konsep surat yang
dibuat oleh atasan
2) Mengetik surat sesuai konsep surat yang ada
3) Mencetak dan meminta atasan untuk mengoreksi surat
4) Memberi stempel kantor pada Surat dan Amplop surat yang
dibuat
5) Mencatat, Memberi Nomor pada Surat keluar berdasarkan
urutan penomoran di Buku Agenda Surat Keluar

c. Mendistribusikan surat keluar ke alamat yang dituju sesuai

dengan arahan/petunjuk dari atasan demi kelancaran
pelaksanaan tugas/kegiatan.
Tahapan :
1) Menerima dan menyortir surat yang akan didistribusikan
2) Mencatat surat yang akan didistribusikan sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk bahan
pengklasifikasian pendistribusian
3) Menyalurkan/Mendistribusikan surat sesuai dengan alamat
yang dituju untuk mendukung kelancaran pelaksanaan
tugas
4) Meminta penerima surat untuk mengisi nama dan
menandatangani Buku Ekspedisi
5) Merekap surat yang sudah didistribusikan dan
melaporkannya ke atasan

d. Menggandakan surat keluar yang akan didistribusikan sesuai

dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku dan menyimpan
nota penggandaan agar memudahkan dalam pencarian
Tahapan :
1) Menerima surat yang akan digandakan ke dalam buku
pengendalian sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku untuk tertib administrasi
2) Membuat nota sesuai dengan jumlah obyek kerja yang akan
digandakan

Hkmsetdawktb 0201031
132
 3) Meneruskan nota permintaan penggandaan kepada atasan
untuk mendapatkan persetujuan
4) Menggandakan surat dengan menggunakan mesin
pengganda sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku agar menghasilkan penggandaan yang efisien dan
efektif
5) Merekapitulasi nota penggandaan secara periodik untuk
mengetahui jumlah penggandaan
6) Menyimpan nota sesuai dengan prosedur dan ketentuan
yang berlaku untuk memudahkan pencarian kembali apabila
diperlukan
7) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur
yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan
pertanggungiawaban

e. Mengumpulkan dan menyimpan arsip persuratan secara tertib

agar mudah diketemukan saat diperlukan
Tahapan :
1) Memilah dokumen persuratan yang terkait dengan urusan
kepegawaian
2) Mencatat dokumen persuratan sesuai dengan prosedur
dan ketentuan yang berlaku untuk bahan pengklasilikasian
3) Menyusun arsip persuratan berdasarkan metode yang telah
ditentukan sebagai bahan penolong agar dokumen mudah
ditemukan;
4) Menyiapkan dokumen persuratan sesuai dengan prosedur
dan ketentuan yang berlaku untuk melayani pemakai
5) Melakukan penyimpanan berkas/dokumen yang terkait
dengan urusan kepegawaian
6) Melakukan pemeliharaan dokumen/arsip kepegawaian
dengan baik.

f. Mendokumentasikan surat/ dokumen kepegawaian sesuai

dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar tertib
administrasi
Tahapan :
1) Mengumpulkan arsip surat / dokumen kepegawaian
2) Menyiapkan bundel dan tempat untuk penyimpanannya
3) Menata arsip dalam lemari / rak arsip

g. Melaporkan pelaksanaan tugas pada atasan sesuai dengan

prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai bahan evaluasi
dan pertanggungjawaban
Tahapan :
1) Membuat laporan pelaksnaan tugas kepada atasan

Hkmsetdawktb 0201031
133
 2) Mengkonsultasikan laporan kepada atasan
3) Memfinalisasi laporan yang telah dikoreksi oleh atasan

h. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan

pimpinan baik secara tertulis maupun lisan.
Tahapan :
1) Mempelajari tugas
2) Menjalankan tugas
3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Penggunaan Bahan

Kerja
1. Surat / dokumen kepegawaian Pelaksanaan tugas
2. Surat masuk, disposisi atasan, Pelaksanaan tugas
bundel perorangan pegawai, berkas /
data kepegawaian tahun lalu
3. Pelaksanaan tugas
Surat / dokumen kepegawaian
4. Bundel perorangan Pelaksanaan tugas

5. Surat / dokumen kepegawaian Pelaksanaan tugas

6. Bundel perorangan Pelaksanaan tugas

Realisasi kegiatan
Perintah pimpina

8. Perangkat/ AlatKerja :
NO PerangkatKerja DigunakanUntukTugas
1 SOP Pedoman pelaksanaan tugas
2 Juknis Pedoman pelaksanaan tugas
3 Jaringan Internet Pelaksanaan tugas
4 ATK Pelaksanaan tugas
5 Perangkat komputer Pelaksanaan tugas

Hkmsetdawktb 0201031
134
 9. Hasil Kerja :
No Hasil Kerja Satuan
1. Surat masuk Dokumen
2. Konsep surat keluar Dokumen
3. Surat yang telah disalurkan Kegiatan
4. Surat yang digandakan Dokumen
5. Arsip yang terkait Dokumen
kepegawaian, barang serta
keuangan
6. Dokumentasi persuratan Dokumen
7. Laporan hasil kegiatan Dokumen
8. Pelaksanaan tugas dinas lain Kegiatan

10. Tanggung Jawab :

a. Kesesuaian dan kebenaran dalam penerimaan dan penelaahan
Surat yang Masuk berdasarkan Surat undangan yang dikirim
ke Dinas Perhubungan
b. Kebenaran konsep surat yang dibuat
c. Kelancaran pendistribusian surat keluar ke alamat yang dituju
d. Ketertiban dalam penggandaan surat keluar yang akan
didistribusikan
e. Keakuratan dalam pengumpulan dan penyimpanan arsip
persuratan secara tertib agar mudah diketemukan saat
diperlukan
f. Kesesuaian mendokumentasikan surat/ dokumen
kepegawaian;
g. Ketepatan melaporkan pelaksanaan tugas pada atasan;
h. Kelancaran melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang
diperintahkan pimpinan baik secara tertulis maupun lisan;

e. Wewenang :
a. Menerima dan menelaah Surat yang Masuk berdasarkan Surat
undangan yang dikirim ke Dinas Perhubungan
b. Membuat konsep surat
c. Mendistribusikan surat keluar ke alamat yang dituju
d. Menggandakan surat keluar yang akan didistribusikan
e. Menyimpan arsip persuratan secara tertib agar mudah
diketemukan saat diperlukan
f. Mendokumentasikan surat/ dokumen kepegawaian ;

Hkmsetdawktb 0201031
135
 g. Melaporkan pelaksanaan tugas pada atasan;
h. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan
pimpinan baik secara tertulis maupun lisan;

12. Korelasi jabatan:

No Jabatan Unit Kerja / Dalam Hal
Instansi
1. Kepala Sub Bagian Dinas Meminta
Umum dan Perhubungan petunjuk dan
Kepegawaian Kabupaten menerima
2. Wakatobi perintah
Sesama Pejabat
pelaksana Sub Bagian Kordinasi
Umum dan pelaksanaan
Kepegawaian tugas
3. Lingkup Dinas
Perhubungan
Pejabat berwenang
pada unit Instansi/
kerja/Instansi/Lemba Lembaga terkait Koordinasi
ga terkait Pelaksanaan
tugas

13. Kondisi lingkungan kerja:

No Aspek Faktor

1 Tempat Kerja Didalam ruangan

2 Suhu Sejuk
3 Udara Sejuk
4 Keadaan Ruangan Nyaman
5 Letak Datar
6 Penerangan Terang
7 Suara Tenang
8 Keadaan tempat kerja Bersih
9 Getaran Tidak ada

Hkmsetdawktb 0201031
136
14. Resiko Bahaya : -
No Fisik / Mental Penyebab
- -

15. Syarat Jabatan:

a Pangkat/ : Pengatur Muda, II / a

. Gol.Ruang
b Pendidikan : SLTA/D1/D2/D3 bidang Manajemen,
. Tata perkantoran, Administrasi
Perkantoran atau bidang yang relevan
dengan tugas dan jabatannya.
c Kursus/Diklat
1) Penjenjanga : -
n
2) Teknis : -
d Pengalaman : 1 tahun pada sub bagian umum dan
Kerja kepegawaian
e Pengetahuan :  Administrasi kepegawaian
Kerja
f. Keterampilan : Mengoperasikan computer, Mengolah
Kerja Surat masuk dan surat keluar
g Bakat Kerja : 1) G Inteligensi
. 2) Q Ketelitian
3) V Bakat Verbal

h Temperamen : - D: Kemampuan menyesuaikan diri

. Kerja menerima tanggung jawab untuk
kegiatan memimpin,
mengendalikan atau
merencanakan.
- M: Kemampuan menyesuaikan diri
dengan kegiatan pengambilan
kesimpulan, pembuatan
pertimbangan, atau pembuatan
- Kemampuan menyesuaikan diri
Hkmsetdawktb 0201031
137
 dalam kegiatan-kegiatan yang
berulang, atau secara terus
menerusmelakukan kegiatan yang
sama, sesuai dengan perangkat
prosedur, urutan dan kecepatan
yang tertentu ( R )

i. Minat Kerja : 1.a : Pilihan melakukan kegiatan-

kegiatan yang berhubungan dengan
dan obyek
3.a : Melakukan kegiatan – kegiatan
rutin, kongkrit & teratur
4.a : Melakukan kegiatan – kegiatan
yang dianggap baik bagi orang lain
5.b :Melakukan kegiatan yang
menghasilkan kepuasan nyata dan
dengan proses

j. UpayaFisik : 1) Duduk
2) Berbicara
3) Berjalan
4) Berdiri

k Kondisi Fisik : 1) Jenis Kelamin : laki-laki/perempuan

. 2) Umur : Tidak Dipersyaratkan
3) Tinggi badan : Tidak Dipersyaratkan
4) Berat badan : Tidak Dipersyaratkan
5) Postur badan : Tidak Dipersyaratkan
6) Penampilan : Tidak Dipersyaratkan

k. Fungsi Pekerjaan :
1. D5 = Menyalin data
2. O8 = Menerima Instruksi
3. O7 = Melayani orang

Hkmsetdawktb 0201031
138
16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan

Waktu
N
Hasil Kerja Jumlah yang
o
diperlukan
1. Dokumen Surat masuk
2. Dokumen surat keluar
3. Laporan Surat yang telah
disalurkan
4. Laporan Surat yang digandakan
5. Dokumen Arsip yang terkait
kepegawaian, barang serta
keuangan
6. Laporan Dokumentasi
persuratan
7. Laporan hasil kegiatan
8. Laporan hasil Pelaksanaan tugas
dinas lain

17. Butir Informasi Lain :

………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………
………………………………………………………………………………………
………

Wangi-Wangi, 30 Januari 2020

Mengetahui :
Atasan langsung Yang Membuat :

DHIAN AMBARWATI, S.Kep,. NS (……………………………………)

NIP. 19881125 201101 2 018

Hkmsetdawktb 0201031
139