INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum

2. Kode Jabatan : -

3. Unit Organisasi :

Eselon I : -

Eselon II : Sekretariat Daerah

Eselon III : Bagian Organisasi

Eselon IV : Sub Bagian Kelembagaan, Analisis dan Formasi Jabatan

4. Kedudukan dalam struktur organisasi :

Kepala Bagian Organisasi

Kepala Sub Bagian Kelembagaan,

Analisis dan Formasi Jabatan

Analis Kelembagaan

Analis Jabatan

Pengelola Data

Pengadministrasi Umum

5. Ikhtisar Jabatan :
Melakukan kegiatan penerimaan, pencatatan, penggandaan, pendistribusian surat dan
dokumen administrasi Bagian Organisasi.

6. Uraian Tugas :
a. Mempelajari kebijakan, pedoman dan prosedur kerja Bagian Organisasi.
Tahapan:
1) Mengumpulkan kebijakan, pedoman dan prosedur kerja Bagian Organisasi;
2) Mempelajari kebijakan, pedoman dan prosedur kerja Bagian Organisasi;
3) Membuat catatan/resume tentang prosedur kerja Bagian Organisasi.

b. Menerima dan mendistribusikan surat masuk.

Tahapan:
1) Menerima surat masuk;
2) Mengklasifikasikan surat masuk berdasarkan tujuan surat;
3) Menggandakan surat masuk;
4) Mencatat surat masuk dan memberi lembar disposisi;
5) Menyampaikan surat masuk kepada atasan langsung;
6) Mendistribusikan surat masuk sesuai disposisi atasan;
7) Menyimpan/mengarsipkan surat masuk.

Page 1 of 6
c. Menerima dan mendistribusikan surat keluar.
Tahapan:
1) Menerima surat keluar;
2) Mengklasifikasikan surat keluar berdasarkan tujuan surat;
3) Menggandakan surat keluar;
4) Mencatat surat keluar dan memberi nomor;
5) Mendistribusikan surat keluar sesuai tujuan;
6) Menyimpan/mengarsipkan surat keluar.

d. Menyiapkan surat tugas dan surat perintah perjalanan dinas Bagian Organisasi.
Tahapan :
1) Menerima perintah/disposisi atasan;
2) Menyusun rancangan surat tugas dan surat perintah perjalan dinas;
3) Memberi nomor pada rancangan surat tugas dan surat perjalanan dinas;
4) Menyampaikan rancangan surat tugas dan surat perjalanan dinas kepada
atasan.

e. Menyiapkan kebutuhan barang unit Bagian Organisasi.

Tahapan :
1) Menginventarisir kebutuhan barang unit Bagian Organisasi;
2) Menyusun kebutuhan barang unit Bagian Organisasi;
3) Menyampaikan permohonan kebutuhan barang unit Bagian Organisasi;
4) Mencatat dan menyimpan barang unit Bagian Organisasi;
5) Menyajikan barang unit sesuai kebutuhan pada Bagian Organisasi.

f. Menyiapkan bahan pertanggungjawaban kegiatan pada Bagian Organisasi.

Tahapan :
1) Mempelajari pedoman penyusunan pertanggungjawaban kegiatan;
2) Mengumpulkan bahan terkait penyusunan pertanggungjawaban kegiatan;
3) Memverifikasi bahan;
4) Menyusun rancangan laporan pertanggungjawaban kegiatan;
5) Menyampaikan rancangan pertanggungjawaban kegiatan kepada atasan;
6) Menyempurnakan rancangan pertanggungjawaban sesuai arahan atasan.

g. Menyiapkan pelaksanaan rapat Bagian Organisasi.

Tahapan :
1) Menerima perintah/disposisi atasan;
2) Menginventarisir bahan kebutuhan rapat meliputi tempat pelaksanaan, waktu
pelaksanaan, daftar hadir dan konsumsi yang dibutuhkan;
3) Menyusun draf undangan rapat;
4) Menyampaikan draf undangan kepada atasan;
5) Mendistribusikan undangan rapat sesuai tujuan.

h. Melaporkan pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai

bahan evaluasi dan pertanggungjawaban.
Tahapan:
1) Mengumpulkan hasil pelaksanaan tugas secara berkala
2) Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas secara berkala
3) Menyampaikan laporan hasil pelaksanaan tugas secara berkala.

i. Memberikan saran berdasarkan pelaksanaan pekerjaan dan pemanfaatannya untuk

disampaikan kepada atasan.
Tahapan:
1) Mengidentifikasi permasalahan terkait pelaksanaan tugas;
2) Menyusun saran kepada atasan;

Page 2 of 6
 3) Menyampaikan saran kepada atasan.

j. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan.

Tahapan:
1) Mempelajari tugas yang diberikan;
2) Mempelajari tugas yang diberikan;
3) Menyusun laporan pelaksanaan tugas;
4) Menyampaikanlaporan kepada atasan.

7. Bahan Kerja:

No. Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1. Pedoman, juknis Pembelajaran kebijakan, pedoman dan
prosedur kerja
2. Surat masuk Penerimaan dan pendistribusian surat
masuk
3. Surat keluar Penerimaan dan pendistribusian surat
keluar
4. Disposisi atasan Penyiapan surat tugas dan surat perintah
perjalanan dinas
5. Kebutuhan barang unit Penyiapan kebutuhan barang unit
6. Dokumen pertanggungjawaban Penyiapan dokumen pertanggungjawaban
kegiatan
7. Disposisi Penyiapan pelaksanaan rapat
8. Laporan pelaksanaan tugas Pelaporan pelaksanaan tugas
9. Laporan identifikasi masalah Pemberian saran terhadap pelaksanaan
pekerjaan dan pemanfaatannya
10. Undangan/Surat tugas/disposisi Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya

8. Perangkat/Alat Kerja :

No. Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1. Peraturan perundang-undangan Mempelajari kebijakan, pedoman dan
prosedur kerja
2. SOP surat masuk Menerima dan mendistribusikan surat
masuk
3. SOP surat keluar Menerimaan dan mendistribusikan surat
keluar
4. Petunjuk teknis Menyiapkan surat tugas dan surat perintah
perjalanan dinas
5. SOP permintaan barang Menyiapan kebutuhan barang unit
6. Pedoman Menyiapkan dokumen pertanggungjawaban
kegiatan
7. Juknis, SOP Menyiapkan pelaksanaan rapat
8. SOP penyusunan laporan Melaporkan pelaksanaan tugas
9. Pedoman tata naskah Memberikan saran terhadap pelaksanaan
pekerjaan dan pemanfaatannya
10. Petunjuk teknis Melaksanakan tugas kedinasan lainnya

9. Hasil Kerja :
No. Hasil Kerja Satuan Hasil
1. Catatan/resume prosedur kerja pengadministrasi umum Dokumen
2. Lembar disposisi, penggandaan dan pengarsipan surat Dokumen
keluar

Page 3 of 6
 3. Nomor surat/naskah dinas, penggandaan dan pengarsipan Dokumen
surat/naskah dinas
4. Rancangan surat tugas dan surat perintah perjalan dinas Dokumen
5. Surat permohonan permintaan barang unit, rekapitulasi Dokumen
barang masuk dan keluar
6. Dokumen pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan Dokumen
(dokumen pencairan)
7. Undangan rapat, daftar absensi rapat, nota pemesanan Dokumen
konsumsi rapat
8. Laporan pelaksanaan tugas lain Dokumen
9. Nota Dinas Dokumen
10. Laporan pelaksanaan tugas kedinasan Dokumen

10. Tanggung Jawab :

a. Kelancaran pelaksanaan administrasi surat menyurat
b. Ketepatan dalam pendistribusian surat
c. Kesesuaian dalam membuat pertanggungjawaban kegiatan
d. Keakuratan laporan pelaksanaan tugas

11. Wewenang :
a. Meminta kelengkapan berkas pertanggungjawaban.
b. Menolak memberikan nomor surat yang tidak berkaitan dengan kedinasan.

12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

1. Kepala Bagian Bagian Organisasi Konsultasi/Menerima
instruksi
2. Kepala Sub Bagian Bagian Organisasi Konsultasi/Menerima
Penataan dan Batas instruksi
Daerah
3. Kepala Sub Bagian Bagian Organisasi Konsultasi/Menerima
Penyelenggaraan Urusan instruksi
Organisasi
4. Kepala Sub Bagian Humas Bagian Organisasi Konsultasi/Menerima
dan Kerjasama instruksi
5. Pengelola sarana prasarana Bagian Umum / Sub Koordinasi
kantor Bagian Perlengkapan
dan Rumah Tangga
6. Pengadministrasi keuangan Bagian Umum / Sub Koordinasi
Bagian Perencanaan
dan Keuangan
7. Pengadministrasi umum Bagian Umum / Sub Koordinasi
Bagian Kepegawaian
dan Keprotokolan
8. Pejabat Pelaksana Bagian Organisasi Koordinasi

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No. Aspek Faktor

1. Tempat kerja Di dalam ruangan
2. Suhu Dingin dengan perubahan
3. Udara Sejuk
4. Keadaan ruangan Cukup

Page 4 of 6
 No. Aspek Faktor
5. Letak Datar
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya :

No Fisik / Mental Penyebab

1. - -

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat / Golongan Ruang : Pengatur / II/a

b. Pendidikan : SLTA di bidang manajemen

perkantoran/administrasi perkantoran/tata
perkantoran atau bidang lain yang relevan
dengan tugas dan jabatan

c. Kursus/Diklat :
1) Penjenjangan : Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil/
Pendidikan dan Pelatihan Pra Jabatan
2) Teknis : Diklat arsiparis

d. Pengalaman Kerja : -

e. Pengetahuan Kerja : Memahami tugas dan fungsi unit kerja

f. Keterampilan Kerja : Mampu melakukan pengolahan data, mampu

mengoperasikan/memahami komputer

g. Bakat Kerja :
1) G (intelegensia) : Kemampuan belajar secara umum.
2) Q (ketelitian) : Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan
dalam bahasa verbal atau dalam tabel

h. Temperamen Kerja : R (Kemampuan menyesuaikan diri dengan

kegiatan yang berulang atau secara terus-
menerus melakukan kegiatan yang sama sesuai
dengan perangkat prosedur, urutan atau
kecepatan tertentu)

i. Minat Kerja : 1) Investigatif (I)

2) Konvensional (C)
j. Upaya Fisik : 1) Duduk
2) Bekerja dengan jari
3) Mendengar
4) Melihat

Page 5 of 6
 k. Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2. Umur : -
3. Tinggi Badan : -
4. Berat Badan : -
5. Postur Badan : -
6. Penampilan : -

l. Fungsi Jabatan : 1) D6 (Menyalin)

2) O7 (Melayani)
16. Prestasi kerja yang diharapkan :

Jumlah Hasil Waktu Penyelesaian

No Satuan Hasil
(Dalam 1 Tahun) (Dalam Menit)
1. Dokumen 2 420
2. Dokumen 500 7.000
3. Dokumen 300 6.000
4. Dokumen 238 4.522
5. Dokumen 12 1.620
6. Dokumen 1 195
7. Dokumen 50 10.750
8. Dokumen 12 2.880
9. Dokumen 1 180
10. Dokumen 2 720

17. Butir Informasi Lainnya :

..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................

Tana Paser, 31 Mei 2018

Kepala Sub Bagian Kelembagaan,
Analisis dan Formasi Jabatan Tim Analisis Jabatan,

Pamardi Bayu Aji, S.Sos, M.Si Dina Fitrianty, S.Sos, MA

NIP. 19711206 199103 1 001 NIP. 19820109 201001 2 016

Page 6 of 6