INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Sekretaris Pimpinan

2. Kode Jabatan :–
3. Unit Kerja : Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau
Eselon I : Sekretaris Daerah
Eselon II : Kepala Dinas Sosial
Eselon III : Sekretaris
Eselon IV : Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi

Sekretaris

Kasubbag Umum Kepegawaian

Pengadministrasi Umum
Sekretaris Pimpinan Pengemudi
Pengelola Barang Milik Negara Arsiparis Ahli Pertama
Analis SDM Aparatur

5. Ikhtisar Jabatan
- Melaksanakan kegiatan pelayanan administrasi dan mengatur jadwal serta
memfasilitasi pimpinan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku dalam
rangka melancarkan dalam rangka melancarkan pelaksanaan tugas pimpinan.

6. Uraian Tugas
a. Mempelajari tugas dan petunjuk kerja yang diberikan untuk menghindari
kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan.
Tahapan :
1) Menerima arahan dari Kasubbag
2) Mempelajari arahan dari kasubbag dan agenda pimpinan

b. Menerima, membuka, membaca, mencatat surat masuk sesuai prosedur yang

berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

1
 2

Tahapan :
1) Menerima, membuka, membaca surat / dokumen untuk mengetahui tujuan,
2) Mencatat surat / dokumen masuk pada buku register,
3) Menyampaikan surat / dokumen kepada pimpinan untuk diperiksa,
ditandatangani ataupun didisposisi,
4) Mendistribusikan atau menyampaikan surat dokumen sesuai petunjuk pada
lembar disposisi.

c. Menerima dan mencatat pesan baik telepon maupun surat bahan lain yang di
tujukan kepada pimpinan sebagai bahan informasi untuk disampaikan kepada
pimpinan.
Tahapan :
1) Menerima pesan dan menjawab telepon sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku,
2) Menanyakan data diri penelepon atau pemberi pesan dan tujuannya,
3) Mencatat segala pesan dan informasi untuk ditindak lanjuti,
4) Menyampaikan pesan tersebut kepada pimpinan secara lengkap dan jelas,
5) Menyampaikan kembali jawaban dan arahan dari pimpinan kepada
pemberi pesan.

d. Menerima tamu dengan menanyakan maksud kedatangannya dan

menyampaikan perihalnya kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan
serta mengatur tamu yang akan menghadap pimpinan sesuai dengan
kepentingannya.
Tahapan :
1) Menerima tamu dengan sopan
2) Menanyakan maksud dan tujuan kedatangannya serta mencatat biodata
tamu
3) Melaporkan kepada pimpinan keperluan tamu dan menunggu tindak lanjut
dari pimpinan
4) Mempersilahkan tamu bertemu pimpinan setelah mendapatkan persetujuan
dari pimpinan

e. Menyusun acara kegiatan pimpinan sesuai dengan rencana kegiatan dan

petunjuknya dalam buku agenda dan papan kegiatan sebagai informasi dan
jadwal kegiatan.
Tahapan :
1) Membaca surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan sesuai dengan
disposisi,
2) Merekap rencana kegiatan / undangan yang akan dihadiri pimpinan,
 3

3) Menginformasikan kepada pimpinan rencana kegiatan yang akan dihadiri

pimpinan,
4) Meminta persetujuan pimpinan untuk acara yang akan dihadiri pimpinan,
5) Menyiapkan segala hal yang diperlukan pimpinan dalam menghadiri
kegiatan.

f. Menginformasikan kepada unit dan instansi terkait tentang acara dan kegiatan
pimpinan melalui surat, telepon, faksimili untuk bahan informasi kepada
pimpinan atau menteri.
Tahapan :
1) Mempelajari kembali agenda pimpinan yang sudah ada
2) Konfirmasi kembali jadwal acara tersebut kepada unit yang membuat acara
tentang kepastian waktu acara yang akan dilaksanakan melalui telepon
maupun email panitia kegiatan

g. Membuat notulen atau risalah rapat, mengingatkan pimpinan mengenai rapat,

acara dan kegiatan yang segera dilaksanakan atau dihadiri oleh pimpinan agar
sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah disusun.
Tahapan :
1) Mencatat segala informasi penting dalam rapat,
2) Merangkum intisari rapat menjadi notulen yang lengkap,
3) Melaporkan hasil rapat kepada pimpinan.
h. Menyiapkan bahan-bahan lain yang telah dan akan digunakan oleh pimpinan.
Tahapan :
1) Memeriksa kerapian dan kebersihan ruangan pimpinan,
2) Menyiapkan makan minum pimpinan,
3) Memastikan semua kebutuhan yang diperlukan pimpinan sudah tersedia.

7. Bahan Kerja

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1. Arahan tugas Petunjuk kerja
2 SOP Penerimaan dan pencatatan pesan
3. Petunjuk atasan Penerimaan tamu
Petunjuk dan prosedur yang
4. Penyusunan acara
berlaku
Menghubungi dan
5. Petunjuk atasan
menginformasikan
6. Risalah rapat Pencatat, mengingatkan dalam
 4

membuat jadwal
Penyususnan konsep surat dan
7 SOP
data konfirmasi
8 Petunjuk atasan Penyiapan dan menyimpan
9 Surat Tugas Pelaksanaan tugas lainnya

8. Perangkat/Alat Kerja
Perangkat/Alat Kerja adalah sarana yang dipergunakan untuk mengolah bahan
kerja menjadi hasil kerja. Perangkat/Alat Kerja tidak terbatas pada sarana materiil,
melainkan dapat juga berupa peraturan, pedoman, prosedur kerja, atau acuan lain
yang digunakan dalam pelaksanaan tugas.

N
Perangkat/Alat Kerja Digunakan untuk Tugas
o
1. Arahan tugas Mempelajari kerja
2 Telpon, Buku Catatan Menerima dan Mencatat pesan
3. Buku Tamu Menerima tamu
4. Buku Agenda Menyusun acara
5. Telpon, surat Menghubungi dan menginformasikan
Mencatat, mengingatkan dalam
6. Buku, komputer
membuat jadwal
Menyususuan konsep surat dan data
7. Komputer
konfirmasi
8 Komputer, lemari arsip Menyiapkan dan menyimpan
9 Surat tugas Melaksanakan tugas lainnya

9. Hasil Kerja

N
Hasil Kerja Satuan Hasil
o
1. Tugas yang terencana dokumen
2. Bahan Informasi pimpinan kegiatan
3. Penerimaa tamu dengan baik kegiatan
4. Jadwal acara yang bisa diakses dokumen
5. Komunikasi yang baik kegiatan
6. Jadwal Rapat Pimpinan yang
dokumen
terkoordinasikan
7 Konsep surat dan data konfirmasi dokumen
 5

yang akurat
8 Arsip yang rapi kegiatan
6. Laporan tugas kedinasan lainnya Laporan

10. Tanggung Jawab

a. Ketelitian dan kebenaran dalam mengetik sesuai standar, pedoman yang ada;
b. Kerahasiaan atas bahan konsep yang akan diketik yang diklasifikasi rahasia
oleh atasan;
c. Menerima tamu, menyusun acara sesuai kegiatan yang akan di laksanakan
sampai selesai
d. Kebenaran konsep telaahan;
e. Kebenaran hasil kerja;
11. Wewenang
a. Meminta bahan/data yang dibutuhkan;
b. Menjaga keutuhan aturan yang digunakan;
c. Memproses bahan/data;
d. Menjaga keutuhan hasil analisis bahan/data.

12. Korelasi Jabatan

N
Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal
o
1. Sekretaris Dinas Kepemudaan Konsultasi dan arahan
dan Olahraga
2 Kasubbag Umum dan Dinas Kepemudaan Arahan dan instruksi
Kepegawaian dan Olahraga
2. JFU/JFT terkait Dinas Kepemudaan Kerja sama
dan Olahraga
3. JFU/JFT Instansi Terkait Koordinasi
 6

13. Kondisi Lingkungan Kerja

N
Aspek Faktor
o
1. Tempat kerja Di dalam ruangan
2. Suhu Dingin dengan perubahan
3. Udara Sejuk
4. Keadaan Ruangan Cukup
5. Letak Datar
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran -

14. Resiko Bahaya

N
Fisik / Mental Penyebab
o
1. –
2. –
3. –

15. Syarat Jabatan

a. Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur / II d
b. Pendidikan : D3 Sekretaris, Administrasi, Tata Perkantoran
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan : –
2) Teknis : –
d. Pengalaman kerja : –.
e. Pengetahuan kerja
1) Mengetahui keterkaitan sistem secara keseluruhan;
2) Mekanisme kerja perangkat keras;
3) Perkembangan teknologi informasi;
4) Cara memperbaiki kerusakan perangkat keras.
f. Keterampilan kerja : –
g. Bakat Kerja :
1) Numerik;
2) Kecekatan jari;
3) Ketelitian.
h. Temperamen Kerja
 7

Kegiatan berulang-ulang.
i. Minat Kerja
Berhubungan dengan benda.
j. Upaya Fisik
1) Duduk;
2) Berdiri;
3) Berjalan.
k. Kondisi Fisik
1) Jenis Kelamin : –
2) Umur : –
3) Tinggi badan : –
4) Berat badan : –
5) Postur badan : –
6) Penampilan : –
l. Fungsi Pekerja
1) D.2: Menyusun data
2) D.3: Menyusun data
3) O.6: Berbicara
4) O.7: Melayani orang

16. Prestasi Kerja yang Diharapkan

Jumlah Hasil
Waktu
No Satuan Hasil (Dalam 1
Penyelesaian
Tahun)
1. dokumen
2. kegiatan
3. kegiatan
4. dokumen
5. kegiatan
6. dokumen
7. dokumen
8. kegiatan
9. Laporan

17. Butir Informasi Lain :

..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
 8

..............................................................................................................................

Tanjungpinang, 2020
Mengetahui Atasan Langsung, Yang membuat,

HILDA YANI, SE RUBAITUL HALIFAH, S.Sos