ANALISIS JABATAN

INFORMASI JABATAN
1. Nama Jabatan : Petugas Protokol
2. Kode Jabatan :
3. Unit Organisasi : Sekretariat Daerah Kabupaten Batang Hari

a. Eselon I :
b. Eselon II : Asisten Administrasi Umum
c. Eselon III : Kepala Bagian Keprotokolan dan Rumah Tangga
d. Eselon IV : Kepala Bagian Protokol

4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi

Asisten Administrasi
Umum

Kepala Bagian
Keprotokolan dan
Rumah Tangga

Kepala Sub Bagian Kepala Sub Bagian Kepala Sub Bagian

Rumah Tangga dan Ketatausahaan Pimpinan Keprotokolan Pimpinan
Perlengkapan Pimpinan

Petugas Protokol

5. Iktisar Jabatan : Menyusun acara, menata tempat, mengantar dan

menjemput serta mengurus surat-surat ijin keluar negeri
para pejabat, menyiapkan pengumuman, memeriksa
laporan dan memandu kunjungan tamu sesuai ketentuan
yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

6. Uraian Tugas : 1. Menyusun pelaksanaan acara memperingati hari-

hari besar nasional dan HUT Kantor sesuai
ketentuan yang berlaku agar acara berjalan lancar;
2. Menata tempat acara-acara berdasarkan ketentuan
keprotokolan untuk kelancaran pelaksanaan acara;

3. Mengantar dan menjemput perjalanan dinas para

pejabat berdasarkan perintah atasan agar tepat
sampai tujuan;

4. Mengurus surat-surat ijin keluar negeri para Pejabat

Eselon II sesuai dengan prosedur untuk kelancaran
perjalanan;

5. Menyiapkan pengumuman berdasarkan substansi

permasalahan untuk diumumkan;

6. Memeriksa laporan jumlah tarnu dari penerima

tamu/resepsionis sesuai ketentuan yang berlaku
sebagai bahan laporan;
 7. Memandu kunjungan tamu (rombongan) dari
instansi pemerintah / swasta untuk menghadap/
bertemu dengan pimpinan sesuai jadwal yang
ditentukan agar kunjungan berjalan lancar;

8. Membuat laporan kegiatan sesuai dengan prosedur

sebagai akuntabillitas pelaksanaan tugas;

9. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang

diperintahkan pimpinan baik lisan maupun tertulis.

7. Bahan Kerja :
No. Bahan Kerja Digunakan dalam tugas
1. Tata upacara Penyusunan susunan acara
2. Label nama Penataan tata tempat
3. Instruksi Pimpinan Persiapan sarana dan prasarana
4. Surat Tugas Peemohonan ijin perjalanan dinas
5. Bahan pengumuman Penyebarluasan informasi
6. Buku register tamu Penyusunan laporan tamu
7. Agenda kegiatan Pendampingan tamu undangan
8. Hasil kegiatan Penyusunan Laporan kegiatan
9. Instruksi Pimpinan Pelaksanaan Tugas Kedinasan Lain

8. Perangkat / Alat Kerja

No. Bahan Kerja Digunakan dalam tugas
1. SOP dan Petunjuk Teknis Mencatat surat masuk
2. SOP dan Petunjuk Teknis Mencatat informasi telepon masuk
3. SOP dan Petunjuk Teknis Mencatat informasi faximile
4. SOP dan Petunjuk Teknis Mencatat informasi dan data tamu
5. SOP dan Petunjuk Teknis Mencatat informasi jadwal kegiatan
6. SOP dan Petunjuk Teknis Mencatat informasi jadwal kegiatan
7. SOP dan Petunjuk Teknis Mencatat surat masuk dan keluar
8. SOP dan Petunjuk Teknis Menyusun Laporan kegiatan
9. Peraturan terkait dan Arahan Melaksanakan Tugas Kedinasan Lain
Pimpinan

9. Hasil Kerja
No. Hasil Kerja Satuan Hasil
1. Tata Upacara Dokumen
2. Tata Tempat Kegiatan
3. Perjalanan dinas Kegiatan
4. Surat ijin perjalanan dinas Dokumen
5. Bahan informasi pengumuman Dokumen
6. Laporan jumlah tamu Dokumen
7. Kunjungan tamu Kegiatan
8. Laporan kegiatan Dokumen
9. Laporan Kegiatan Dokumen

10. Tanggung Jawab :

a. Tersusunya susunan acara kegiatan;
b. Tertata nya tata tempat kegiatan;
c. Terakomodirnya tamu pimpinan;
d. Terurusnya ijin Perjalan Dinas Pejabat;
e. Terlaksanannya tugas dengan baik;
11. Wewenang :
a. Menyusun susunan acara kegiatan;
b. Menata tata tempat kegiatan sesuai dengan keprotokolan;
c. Mengakomodir tamu pimpinan;
d. Mengurus ijin Perjalanan Dinas Pejabat;
e. Melaksanakan tugas dengan baik.

12. Korelasi Jabatan :

No. Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam hal
1. Kepala Bagian Bagian Menerima Instruksi
dan Konsultasi
2. Kepala Sub Bagian Bagian Koordinasi dan
konsultasi
3. JFU Bagian Koordinasi
4. Pejabat terkait OPD Koordinasi

13. Kondisi Lingkungan Kerja

No. Aspek Keterangan

1. Tempat Kerja Kondusif
2. Suhu Normal
3. Udara Sejuk
4. Keadaan Ruangan Bersih
5. Letak Strategis
6. Penerangan Cukup
7. Suara Tenang
8. Keadaaan Tempat Kerja Refresentatif
9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya

No. Bahaya Fisik/ Mental Penyebab
1. - -

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/ Gol.ruang : Pengatur (II/c)
b. Pendidikan : D-3 (Diploma-Tiga)
c. Kursus/ Diklat :
1) Diklat teknis : Diklat teknis keprotokolan
2) Diklat Penjenjanan : -
d. Pengalaman Kerja : Minimal 2 tahun
e. Pengetahuan Kerja :
1) Kehumasan;
2) Manajemen Pelayanan Umum;
3) Manejemen pengambilan keputusan;
4) Manajemen perencanaan;
5) Peraturan tentang Keprotokolan;
6) Pelayanan Prima;
7) Teknik komunikasi;
f. Keterampilan Kerja :
1) Melakukan koordinasi internal/eksternal;
2) Mendeteksi dan memantau kodisi lapangan;
3) Mengoperasikan komputer;
4) Menyusun jadwal kegiatan;

g. Bakat Kerja :
G : Intelegensi
V : Bakat Verbal
N : Bakat Numerik
Q : Bakat Pencerapan Bentuk
 h. Temperamen Kerja
D (DCP) Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung
jawab untuk kegiatan memimpin, mengendalikan
atau merencanakan;

M (MVC) Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan

pengambilan kesimpulan, pembuatan pertimbangan, atau
pembuatan peraturan/ keputusan berdasarkan kriteria
yang diukur atau yang dapat diuji.

i. Minat Kerja
1. : Realistik
2. : Investigatif
3. : Artistik

j. Upaya Fisik
1. Berdiri
2. Berjalan
3. Duduk
4. Berbicara
5. Membawa

k. Kondisi Fisik
Kondisi Syarat Ideal
Jenis Kelamin : Laki-laki atau Perempuan
Umur : Relatif
Tinggi Badan : Relatif
Berat Badan : Relatif
Postur Tubuh : Relatif
Penampilan : Menarik, Rapi

l. Fungsi Pekerja
1). Fungsi terhadap Data
D4 : Menghitung
2). Fungsi terhadap orang
O7 : Melayani
3). Fungsi terhadap benda
B7 : Memegang

16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :

No. Satuan Hasil1 Jumlah hasil Waktu Penyelesaian2

(Dalam 1 tahun)
1. Dokumen 300 12
2. Kegiatan 200 250
3. Kegiatan 200 50
4. Dokumen 150 5
5. Dokumen 200 25
6. Dokumen 200 200
7. Kegiatan 150 15
8. Dokumen 200 250
9. Dokumen 150 20
17. Butir Informasi Lain :
Jabatan ini memerlukan kemampuan untuk dapat bekerja cermat, cepat, teliti dan selalu
komitmen akan tugasnya.

BUPATI BATANG HARI

MHD. FADHIL ARIEF