INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian

2. Kode Jabatan :–

3. Unit Kerja : Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau

Eselon I : Sekretaris Daerah

Eselon II : Kepala Kepemudaan dan Olahraga

Eselon III : Sekretaris

Eselon IV :–

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi

Kepala Dinas

Sekretaris

Kasubbag Kasubbag Kasubbag

Perencanaan dan Evaluasi Keuangan Umum dan Kepegawaian

5. Ikhtisar Jabatan
Menyiapkan bahan pelayanan dan pengendalian dalam urusan pengelolaan
administrasi umum ketatausahaan, rumah tangga dan kelengkapan serta
administrasi kepegawaian.
6. Uraian Tugas
a. Menyusun rencana dan program, evaluasi dan pelaporan subbagian umum
dan kepegawaian;
Tahapan :
1) Mempelajari rencana kegiatan tahun lalu;
2) Mensinkronisasikannya dengan rencana operasional Sekretariat;
3) Menyusun konsep rencana kegiatan subbagian Umum dan Kepegawaian;

1
 2

4) Mengonsultasikan konsep rencana kegiatan dengan pimpinan untuk

mendapatkan pengarahan.

b. Menerima, menganalisa dan mengendalikan penyimpanan surat menyurat;

Tahapan :
1) Menerima surat dari yang telah di disposisi oleh pimpinan;
2) Menelaah dan mempelajari isi surat dan arahan dari pimpinan;
3) Menjalankan arahan yang diperintahkan oleh pimpinan terkait surat yang
didisposisi;
4) Menyimpan surat dalam arsip umum kepegawaian.

c. Menyusun bahan rencana kebutuhan pegawai, bezetting formative, daftar

urutan kepangkatan, nominatif penyuluh, dokumentasi kepegawaian sesuai
juknis untuk bahan informasi kepegawaian;
Tahapan :
1) Pembentukan tim analis jabatan;
2) Pengumpulan, pengolahan, verifikasi, dan penyempurnaan data jabatan
PNS;
3) Membuat rencana usulan formasi jabatan fungsional;
4) Meminta persetujuan usulan formasi jabatan kepada pimpinan;
5) Merekapitulasi rencana usulan yang telah disetujui;
6) Menyampaikan usulan formasi jabatan kepada Badan Kepegawaian
Daerah.
7) Penyajian hasil dan pengesahan.

d. Mengatur dan menata kearsipan;

Tahapan :
1) Meneliti lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk
disimpan;
2) Mengindeks atau memberi kode surat tersebut;
3) Menyortir atau memisahkan surat sesuai bagian, masalah atau tujuan
surat;
4) Menyimpan surat ke dalam map (folder) kemudian di tata dalam tempat
penyimpanan surat.

e. Menyusun usulan kenaikan pangkat pegawai;

Tahapan :
1) Menyampaikan batas waktu penyampaian usulan kenaikan pangkat PNS
di Dinas Kepemudaan dan Olahraga;
2) Menyampaikan persyaratan yang harus dilengkapi untuk usulan;
3) Menerima berkas usulan kenaikan pangkat PNS;
 3

4) Membuat rekapitulasi daftar PNS yang memenuhi syarat untuk diusulkan;

5) Menyampaikan rekapitulasi usulan kenaikan ke Badan Kepegawaian
Daerah.

f. Menyiapkan urusan administrasi kepegawaian, kepangkatan, DUK, DP3,

pengurusan kenaikan gaji berkala, kartu pegawai, karis/karsu, daftar hadir,
cuti, pelatihan, disiplin pegawai dan pengurusan pensiunan;
Tahapan :
1) Menyampaikan batas waktu penyampaian usulan kenaikan pangkat PNS
di Dinas Kepemudaan dan Olahraga;
2) Menyampaikan persyaratan yang harus dilengkapi untuk usulan;
3) Menerima berkas usulan kenaikan pangkat PNS;
4) Membuat rekapitulasi daftar PNS yang memenuhi syarat untuk diusulkan;
5) Menyampaikan rekapitulasi usulan kenaikan ke Badan Kepegawaian
Daerah.

g. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh sekretaris dan /atau
kepala dinas.
Tahapan :
1) Menjelaskan tugas yang akan dilaksanakan bawahan;
2) Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan;
3) Mengonsultasikan permasalahan kepada Sekretaris untuk menentukan
solusi terbaik;
4) Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan yang dialami.

7. Bahan Kerja

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

Menyusun rencana dan program,

Rencana kegiatan subbagian
1.
tahun lalu
Lembar disposisi, surat masuk
2.
dan surat dari bidang
3. Surat masuk dan keluar
Arsip dan surat-surat di Dinas
4.
Pemuda dan Olahraga
5. Ruang rapat, meja kursi rapat,
evaluasi dan pelaporan subbagian
umum dan kepegawaian
Menerima, menganalisa dan
mengendalikan penyimpanan surat
menyurat
Menyiapkan pengolahan,
pengetikan, pencatatan surat
menyurat dan naskah dinas lainnya
Mengatur dan menata kearsipan
Menyiapkan fasilitas kantor, rapat
 4

dinas dan upacara, keamanan dan

alat kebersihan
kebersihan kantor
Melakukan pengelolaan administrasi
Kartu inventaris barang, perlengkapan dan inventaris,
6. pemeliharaan barang dan pengadaan, pendistribusian,
penghapusan barang penyimpanan, pemeliharaan dan
penghapusan barang

8. Perangkat/ Alat Kerja

No Perangkat Kerja Digunakan untuk Tugas

1. Rencana operasional Sekretariat Menyusun rencana kegiatan subbagian

2. Permendagri No. 19 Tahun 2016 Merencanakan kebutuhan barang

tentang Pedoman Pengelolaan Dinas Kepemudaan dan Olahraga
Barang Milik Daerah

3. Permenpan No. 41 Tahun 2018 Membuat analisis jabatan PNS Dinas

tentang Nomenklatur Jabatan Kepemudaan dan Olahraga
Pelaksana Bagi Pegawai Negeri
Sipil di Lingkungan Instansi
Pemerintah

4. Permenpan RB No. 34 Tahun 2018 Merencanakan usulan formasi jabatan

tentang Jabatan Fungsional Peneliti fungsional di Dinas Kepemudaan dan
Olahraga

5. DP3, Karpeg, SK terakhir, SK Memproses usulan kenaikan pangkat

jabatan, Riwayat Hidup PNS Dinas Kepemudaan dan Olahraga

6. Perlengkapan arsiparis, komputer, Melakukan kegiatan kearsipan dan

printer surat menyurat di Dinas Kepemudaan
dan Olahraga

7. SOP Membagi tugas bawahan

8. Uraian tugas Membimbing bawahan

9. SOP Memeriksa hasil tugas bawahan

10. UU No. 5 Tahun 2015 tentang Memberi arahan kepada bawahan

Aparatur Sipil Negara

11. SOP Menyusun laporan subbagian Umum

dan Kepegawaian

12. SOTK Melaksanakan tugas kedinasan lain

9. Hasil Kerja

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1. Rencana kegiatan subbagian Umum dan Rencana kegiatan

Kepegawaian
 5

2. Rencana kebutuhan barang Dinas Rencana kebutuhan barang

Kepemudaan dan Olahraga

3. Analisis jabatan PNS Dinas Kepemudaan Analisis jabatan

dan Olahraga

4. Rencana usulan formasi jabatan Rencana usulan formasi jabatan

fungsional di Dinas Kepemudaan dan fungsional
Olahraga

5. Usulan kenaikan pangkat PNS Dinas Usulan kenaikan pangkat PNS

Kepemudaan dan Olahraga

6. Tugas bawahan Kegiatan bawahan

7. Bimbingan bawahan Kegiatan membimbing

8. Laporan hasil kerja bawahan Laporan bawahan

9. Hasil analisis laporan Kegiatan analisis laporan

10. Laporan hasil evaluasi kegiatan dinas Laporan evaluasi kegiatan dinas

11. Laporan hasil evaluasi tugas bawahan Laporan kinerja bawahan

12. Laporan hasil pelaksanaan tugas Laporan tugas kedinasan lain

kedinasan lain

10. Tanggung Jawab

a. Keakuratan data kegiatan dinas, yang tidak berjalan;

b. Kelancaran dalam penyusunan petunjuk teknis;

c. Keberlangsungan program kerja dinas;

d. Keterwujudan koordinasi antar stakeholder ;

e. Kebenaran konsep telaahan.

11. Wewenang

a. Meminta bahan/data yang dibutuhkan dari bidang-bidang di Dinas

Kepemudaan dan Olahraga;

b. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan subbagian Umum dan Kepegawaian;

c. Memastikan terwujudnya koordinasi antar unit dan antar instansi;

d. Memantau pelaksanaan program di lokasi kegiatan;

e. Memantau pelaksanaan koordinasi dengan para stakeholder.

12. Korelasi Jabatan

No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

1. Kepala Dinas Dinas Kepemudaan Koordinasi dan konsultasi

 6

dan Olahraga Provinsi

Kepulauan Riau

3. Eselon lll dan lV Intansi terkait Koordinasi

4. Eselon lV terkait Dinas Pemuda dan Kerja sama

Olahraga Provinsi
Kepulauan Riau

13. Kondisi Lingkungan Kerja

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Dingin dengan perubahan
3. Udara Sejuk
4. Keadaan ruangan Cukup
5. Letak Datar
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran -

14. Resiko Bahaya

No Fisik / Mental Penyebab

1. –

15. Syarat Jabatan

a. Pangkat/Gol. Ruang : Penata Muda Tingkat l / III b
b. Pendidikan : S1 Semua Jurusan
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan : Diklat Pim IV
2) Teknis : –

d. Pengalaman kerja : 1 tahun di bidang kepegawaian.

e. Pengetahuan kerja : Peraturan-peraturan tentang kepegawaian.

f. Keterampilan kerja : –

g. Bakat Kerja

1) G: Inteligensia :

Kemampuan belajar secara umum.

 7

2) V: Verbal :

Kemampuan untuk memahami arti kata-kata dan penggunaannya

secara tepat dan efektif.

3) Q: Ketelitian :

Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan dalam bahan verbal

atau dalam tabel.

h. Temperamen Kerja

1) D: Kemampuan memimpin.

2) M: Kemampuan mengambil keputusan.

3) S: Kemampuan bekerja dalam keadaan darurat.

i. Minat Kerja
1. Konvensional
Aktivitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan
admnistrasi, rutin, dan klerikal.
2. Realistik
Aktivitas yang memerlukan manipulasi eksplisit, teratur atau sistimatik
terhadap objek/alat/benda/mesin.
3. Kewirausahaan
Aktivitas yang melibatkan kegiatan pengelolaan/manajerial untuk
pencapaian tujuan organisasi.

j. Upaya Fisik
1) Duduk;
2) Berdiri;
3) Berjalan

k. Kondisi Fisik
1) Jenis Kelamin : –
2) Umur : –
3) Tinggi badan : –
4) Berat badan : –
5) Postur badan : –
6) Penampilan : –

l. Fungsi Pekerja
1) D.3: Menyusun data
2) O.6: Berbicara

16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan

 8

Jumlah Hasil Waktu

No Satuan Hasil
(Dalam 1 Tahun) Penyelesaian

1. Rencana kegiatan 1 1 bulan

2. Rencana kebutuhan barang 1 1 bulan

3. Analisis jabatan 52 12 bulan

4. Rencana usulan formasi jabatan 1 1 bulan

fungsional

5. Usulan kenaikan pangkat PNS 45 12 bulan

6. Kegiatan bawahan 12 12 bulan

7. Kegiatan membimbing 12 12 bulan

8. Laporan bawahan 12 12 bulan

9. Kegiatan analisis laporan 11 12 bulan

10. Laporan evaluasi kegiatan dinas 1 1 bulan

11. Laporan kinerja bawahan 12 12 bulan

12. Laporan tugas kedinasan lain 12 12 bulan

17. Butir Informasi Lain :

..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................

Tanjungpinang, 2020
Mengetahui Atasan Langsung, Yang membuat,

HILDA YANI, SE RUBAITUL HALIFAH, S.Sos