Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia

INFORMASI JABATAN
1. Nama Jabatan : Pranata Kearsipan
2. Kode Jabatanr :-
3. Unit Organisasi
a. Eselon III : Sekretariat Badan
b. Eselon IV : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

Sekretariat Badan

Kasubbag. Umum
dan Kepegawaian

Penyusun
Analis
Pengadministrasi Pengelola Kebutuhan Pranata
Umum Pelayanan Pengemudi
Kepegawaian Barang Kearsipan
Publik
Inventaris

5. Ikhtisar Jabatan :
Melakukan kegiatan yang meliputi pengumpulan, pengolahan, pelayanan da
evaluasi hasil kerja di bidang kearsipansesuai prosedur dan ketentuan yang
berlaku, guna kelancaran jalannya organisasi.
6. Uraian Tugas :
a. Menyusun program kerja serta menyiapkan bahan dan alat perlengkapan
Pengelolaan kearsipan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku,
agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik.
1) Menerima konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan
Pengelolaan kearsipan dariKepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
2) Mempelajari dan menelaah konsep program kerja, bahan dan alat
perlengkapanPengelolaan kearsipan
3) Mengetik konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan
Pengelolaan kearsipan
4) Menyerahkan konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan
Pengelolaan kearsipan kepada Kepala Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian untuk diverifikasi dan divalidasi

Informasi Jabatan Pranata Kearsipan

[1]
Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia

b. Memantaupengelolaankearsipansesuaidenganbidangtugasnya, agardalam
pelaksanaan terdapat kesesuaian dengan rencana awal.
1) Menyusun jadwal kegiatan pemantauan pengelolaan kearsipan
2) Memantau pengelolaan kearsipan barang sesuai jadwal kegiatan
3) Mencatat hasil pemantauan pengelolaan kearsipan

c. Menerima, mencatat dan memeriksa surat, buku atau berkas yang akan
disimpan dari buku agenda masing-masing unit kerja untuk mengetahui
jenis dan permasalahannya.
1) Mengumpulkan surat, buku dan/atau berkas yang berasal dari masing-
masing unitkerja pada bagian kearsipan
2) Memeriksa/meneliti tanda pada lembar disposisi apakah surat, buku
dan/atau berkas tersebut sudah boleh untuk disimpan atau pengelola
kearsipan yakin bahwa surat, buku dan/atau berkas sudah selesai
diproses dan boleh disimpan
3) Mencatat surat, buku dan/atau berkas yang akan disimpan ke dalam
buku agenda masing-masing unit kerja

d. Mengelompokkan arsip (surat, buku dan/atau berkas) sesuai masalahnya

untuk memudahkan penyimpanan.
1) Menyortiratau memisah-misahkan surat, buku dan/atau berkas sesuai
denganbagian, masalah atau tujuan surat
2) Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan
kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan
mengabjad
3) Mengelompokkan surat, buku dan/atau berkas ke dalam kelompok abjad
masing- masing, untuk memudahkan penyimpanan

e. Mencatat arsip yang diterima kedalam buku ageda sebagai buku

pengendalian penyimpanan.
1) Membaca surat, buku dan/atau berkas untuk mengetahui apakah
merupakan arsipdinamis, arsip statis atau arsip berdasarkan nilai guna
2) Mencatat surat, buku dan/atau berkas ke dalam buku agenda arsip
dinamis
3) Mencatat surat, buku dan/atau berkas ke dalam buku agenda arsip statis
4) Mencatat surat, buku dan/atau berkas ke dalam buku agenda arsip
berdasarkan nilai guna

Informasi Jabatan Pranata Kearsipan

[2]
Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia

5) Memberi nomor kode penyimpanan pada setiap arsip berdasarkan

masalah dan urutannya untuk memudahkan pengaturan penyimpanan.

f. Memberi nomor kode penyimpanan dengan menggunakan sistem

Abjad/AlphabeticFiling System, untuk penyimpanan dan penemuan kembali
arsip berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada
1) Memberinomorkodepenyimpanandengan menggunakan
sistemTanggal/Chronological Filing System
2) Memberinomorkodepenyimpanan dengan menggunakan sistem
Nomor/NumericFiling System
3) Memberinomorkodepenyimpanandengan menggunakan
sistemWilayah/Geographic Filing System
4) Memberi nomor kode penyimpanan dengan menggunakan sistem
Subyek/PokokMasalah/Subject Filing System

g. Menyusun arsip ke tempat penyimpanan secara sistematis sesuai dengan

masalah dan urutannya agar memudahkan pencariannya kembali.
1) Menyimpan arsip dengan cara Horizontal Filing (Flat Filing), arsip
dimasukan dalam stofmap atau snelhecter kemudian ditumpuk ke atas
dalam almari arsip (disusunsecara mendatar/horizontal dari bawah ke
atas)
2) Menyimpan arsip dengan caraVertikal Filing, arsip dimasukan dalam
folder/map arsip kemudian diletakkan berdiri/tegak memanjang (sisi
panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/map) dan disusun berurutan
dari depan ke belakang.
3) Menyimpan arsip dengan cara Lateral Filing, arsip dimasukan dalam
snelhecter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan
punggung di depan.

h. Mencari dan menampilkan kembali arsip yang diperlukan oleh seluruh unit
kerja Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia untuk
menyelesaikan permasalahan.
1) Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam
2) Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks
3) Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan
bon pinjaman1 (satu) folder harus dibuat out foldernya
4) Menyerahkan arsip kepada peminjam

Informasi Jabatan Pranata Kearsipan

[3]
Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia

i. Memelihara dan mengamankanarsipdarisegala kerusakan dan kemusnahan

yang berasal dari arsip itu sendiri maupun disebabkan serangan dari luar
arsip, agar arsip lebih tahan lama disimpan.
1) Melakukan restorasi arsip dengan cara memperbaiki arsip yang rusak,
atau yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan dan dapat disimpan
kembali
2) Melakukan laminasi arsip dengan cara menutup kertas arsip diantara 2
(dua) lemari plastik sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya
kena air, udara lembab dan serangan serangga
3) Melakukan pengamanan atau upaya menyelamatkan informasi yang
terkandung dalam arsip dengan mengalih mediakan ke dalam bentuk
media lain seperti micro film, fich dan ke media digital

j. Melaporkan kegiatan di bidang pengelolaan kearsipankepada atasan sesuai

dengan pedoman dan ketentuan yang berlaku sebagai bahan pertimbangan
dalam pengambilan keputusan.
1) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas.
2) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada Kasubbag Umum dan
Kepegawaian
3) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas kepada Kasubbag Umum dan
Kepegawaian

k. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik

tertulis maupun lisan;
1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2) Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Digunakan dalam tugas

1. Dokumen Pelaksanaan Anggaran Pengetikan konsep program
tahun yang sudah berjalan, Visi kerja SubbagianUmum dan
dan Misi Kepala Daerah, Kepegawaian
Rancangan awal Rencana
Pembangunan Jangka Menengah
Daerah, program lokalitas
Perangkat Daearah, Dokumen
Rencana Kerja Tahunan Subbagian

Informasi Jabatan Pranata Kearsipan

[4]
Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia

Umum dan Kepegawaian

2. Data administrasi kepegawaian Pemantauan pengelolaan
kearsipan
3. Surat,buku atau berkas atau arsip Penerimaan, pencatatan dan
in aktif, arsip aktif, arsip pandang pemeriksaan surat, buku atau
dengar, daftar in aktif dan daftar berkas
aktif
4. Surat, buku atau berkas atau arsip Pengelompokkan arsip (surat,
in aktif, arsip aktif, arsip pandang buku dan/atau berkas) sesuai
dengar, daftar in aktif dan daftar masalahnya
aktif
5. Surat, buku atau berkas atau arsip Pencatatan arsip
in aktif, arsip aktif, arsip pandang
dengar, daftar in aktif dan daftar
aktif
6. Surat, buku atau berkas atau arsip Pemberian nomor kode
in aktif, arsip aktif, arsip pandang penyimpanan arsip
dengar, daftar in aktif dan daftar
aktif
7. Surat, buku atau berkas atau arsip Penyusunan arsip ke tempat
in aktif, arsip aktif, arsip pandang penyimpanan
dengar, daftar in aktif dan daftar
aktif
8. Surat, buku atau berkas atau arsip Pencarian dan penampilan
in aktif, arsip aktif, arsip pandang kembali arsip yang diperlukan
dengar, daftar in aktif dan daftar
aktif
9. Surat, buku atau berkas atau arsip Pemeliharaan dan pengamanan
in aktif, arsip aktif, arsip pandang arsip
dengar, daftar in aktif dan daftar
aktif
10. Hasilkegiatan Pengelolaan Penyusunan laporan kegiatan
kearsipan Pengelolaan kearsipan
11. Perintah Pimpinan(Kepala Sub Pelaksanaantugaskedinasanlainnya
BagianUmumdanKepegaiwan)

8. Perangkat/Alat Kerja :
No Alat Kerja Digunakan dalam tugas
1. Undang-Undang tentang Pemerintah Mengetik konsep program kerja
Daerah, Petunjuk Teknis dan Petunjuk bidangPengelolaan kearsipan
Pelaksanaan lainnya
2. Standard Operating Procedures (SOP), Memantau pengelolaan kearsipan

Informasi Jabatan Pranata Kearsipan

[5]
Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia

Petunjuk Teknis dan Petunjuk Pelaksanaan

lainnya, Standar Operasional Prosedur
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
3. Peraturan Bupati tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah
Kabupaten Kolaka Timur, Petunjuk Teknis
dan Petunjuk Pelaksanaan Lainnya
4. . Peraturan Bupati tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah
Kabupaten Kolaka Timur, Petunjuk Teknis
dan Petunjuk Pelaksanaan Lainnya
5. Peraturan Bupati tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah
Kabupaten Kolaka Timur, Petunjuk Teknis
dan Petunjuk Pelaksanaan Lainnya
6. Peraturan Bupati tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah
Kabupaten Kolaka Timur, Petunjuk Teknis
dan Petunjuk Pelaksanaan Lainnya
7. Peraturan Bupati tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah
Kabupaten Kolaka Timur, Petunjuk Teknis
dan Petunjuk Pelaksanaan Lainnya
8. Peraturan Bupati tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah
Kabupaten Kolaka Timur, Petunjuk Teknis
dan Petunjuk Pelaksanaan Lainnya
9. Lemariplastik,microfilm,fich, media
digital,kapurbarus,alat penyemprot
hamarayap,cairanpembasmihama
10. Peraturan Bupati tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah
Kabupaten Kolaka Timur, Petunjuk Teknis
dan Petunjuk Pelaksanaan Lainnya
11. SuratPerintah/SuratTugas
12. AlatTulisKantordanPerangkatIT
Menerima, mencatat dan
memeriksa surat,
bukuatauberkas
Mengelompokkanarsip(surat,bu
kudan/atau
berkas)sesuaimasalahnya
Mencatatarsip
Memberinomorkodepenyimpan
anarsip
Mencaridanmenampilkankembal
iarsipyang diperlukan
Menyusun laporan kegiatan
Pengelolaan kearsipan/
Pelaksana/Jabatan Fungsional
Umum
Memeliharadanmengamankana
rsip
Melaporkanpelaksanaan
kegiatanPranata Kearsipan
Melaksanakantugaskedinasanlainny
a
Penunjangpelaksanaantugas

9. Hasil Kerja :

No Hasil Kerja Satuan

1. Program kerja Dokumen
2. Hasil penelitian pengelolaan kearsipan Dokumen
3. Catatan arsip (surat, buku dan/atau berkas) Dokumen
4. Arsip dinamis, arsip statis dan arsip berdasarkan nilai
Dokumen
guna

Informasi Jabatan Pranata Kearsipan

[6]
Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia

5. Catatan arsip (surat, buku dan/atau berkas) Dokumen

6. Kode Abjad/ Alphabetic Filing System,
Tanggal/Chronological Filing System, Nomor/Numeric
Kegiatan
Filing System, Wilayah/Geographic Filing System,
Subyek/Pokok Masalah/Subject Filing System
7. Susunan arsip Horizontal Filing (Flat Filing), Vertikal
Kegiatan
Filing, dan Lateral Filing
8. Arsip yang diperlukan Kegiatan
9. Keamanan arsip Kegiatan
10. Laporan PelaksanaanKegiatan Dokumen
11. Tugaskedinasanlainnya Kegiatan

10. Tanggung Jawab :

a. Ketepatan penataan arsip
b. Ketelitian dalam pemberkasan arsip
c. Ketepatan dan kebenaran perawatan arsip
d. Kecepatan dan keakuratan dalam memberikan arsip
e. Kebenaran,ketepatandankecepatanpelaksanaantugas
f. Kerahasiaansurat,dokumen,data

11. Wewenang :
a. Mengumpulkankelengkapandatadaninformasiyangdiperlukan
b. Melaksanakan ketatalaksanaan arsip dinas
c. Melaksanakan pemberkasan arsip
d. Melakukan perawatan arsip
e. Memberikan pelayanan kearsipan
f. Memproses penemuan arsip dinas dengan cepat
g. Menentukanprioritaspekerjaan
h. MenyampaikansarandanpertimbangankepadaKasubbagUmumdanKepegawai
an/Pengawas
i. Membuatlaporanpelaksanaantugas
12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal

1. Sekretaris Badan SekretariatBadan Menerimainstruks
Kepegawaiandan i,
PengembanganSumberDaya konsultasi,melap
ManusiaKab. Kolaka Timur orkan
2. Kepala Sub Bagian SekretariatBadan Menerimainstruks
Umum dan KepegawaianDan i,
Kepegawaian PengembanganSumberDaya konsultasi,melap

Informasi Jabatan Pranata Kearsipan

[7]
Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia

ManusiaKab. Kolaka Timur orkan

3. Pejabat Pelaksana / SubbagianUmumdan
Fungsional Umum KepegawaianSekretariatBadan Koordinasi/Kerjas
KepegawaianDan ama
PengembanganSumberDaya
ManusiaKab. Kolaka Timur

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Keterangan
1. Tempat kerja Di dalam ruangan
2. Suhu Suhu kamar normal
3. Udara Sirkulasi baik
4. Keadaan ruangan Luas
5. Letak Rata
6. Penerangan Cukup
7. Suara Tidak berisik
8. Keadaan tempat kerja Bekerja dengan berkas kertas
9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya :

No Bahaya Fisik/Mental Penyebab

1. GangguanPernafasan Debuyangmelekatpadaarsipsewaktu
penataan

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Golru : Pengatur, II/c
b. Pendidikan : D-III dibidang kearsipan atau bidang lain yang
relevan dengan tugas jabatan
c. Diklat
1) Penjenjangan : -
2) Teknis :
 Diklat Teknis Kearsipan
d. Kerja Pengalaman Kerja :
e. Pengetahuan Kerja :
 Menguasai tata kearsipan
 Menguasai SOP
 Mengetahui dan memahami peraturan kearsipan
f. Keterampilan Kerja :
 Mengelola Arsip

Informasi Jabatan Pranata Kearsipan

[8]
Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia

 Menguasai informasi dan teknologi

g. Bakat Kerja :
1) G: Intelegensi
2) F: FingerDexterity
h. Temperamen :
R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang
berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama,
sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang
tertentu.
i. Minat Kerja :
1) C: Konvensional
2) R: Realistik
3) E: Kewirausahaan
j. Upaya Fisik :
1) Bekerja dengan jari
2) Duduk
3) Mengangkat
4) Membawa
5) Berdiri
k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2) Umur : tidak ada syarat khusus
3) Tinggi Badan : tidak ada syarat khusus
4) Berat Badan : tidak ada syarat khusus
5) Postur Badan : tidak ada syarat khusus
6) Penampilan : rapi
l. Fungsi Pekerjaan:
1) Data : D3 :Menyusun data.
2) Orang : O7 : melayani orang, O8 : menrima instruksi.
3) Benda : B7 : Memegang
16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :
Waktu
N Volume
Hasil Kerja penyelesaian
o (setahun)
(menit)
1. Program kerja 300 3
2. Hasil penelitian pengelolaan kearsipan 300 48
3. Catatan arsip (surat, buku dan/atau berkas) 30 12

Informasi Jabatan Pranata Kearsipan

[9]
Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia

4. Arsip dinamis, arsip statis dan arsip 75 240

berdasarkan nilai guna
5. Catatan arsip (surat, buku dan/atau berkas) 75 240
6. Kode Abjad/ Alphabetic Filing System, 75 240
Tanggal/Chronological Filing System,
Nomor/Numeric Filing System,
Wilayah/Geographic Filing System,
Subyek/Pokok Masalah/Subject Filing System
7. Susunan arsip Horizontal Filing (Flat Filing), 75 240
Vertikal Filing, dan Lateral Filing
8. Arsip yang diperlukan 10 20
9. Keamanan arsip 600 12
10. Laporan PelaksanaanKegiatan 60 48
11. Tugaskedinasanlainnya 60 36

17. Butir Informasi Lain : -

Informasi Jabatan Pranata Kearsipan

[10]