PEMERINTAH KOTA MAGELANG

INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan :
Pranata Kearsipan

2. Kode Jabatan :

3. Unit Kerja :
- Eselon I :
- Eselon II :
- Eselon III : Bidang
- Eselon IV : Seksi Pengelolaan Arsip

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi

Kepala Bidang

Kepala Seksi Pengelolaan Arsip

Arsiparis Penyuluh Pranata Pranata

Pelaksana Kearsipan Reproduksi Kearsipan
Arsip

5. Ikhtisar Jabatan :
Melaksanakan kegiatan yang meliputi pengumpulan, pengolahan, pelayanan dan evaluasi hasil
kerja di bidang kearsipan

6. Uraian Tugas :
a. Menyusun program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelola kearsipan sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan
dengan baik
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Menerima konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelola kearsipan;
2) Mempelajari dan menelaah konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelola
kearsipan;
3) Mengetik konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelola kearsipan;
4) Menyerahkan konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelola kearsipan
kepada pengawas untuk diverifikasi dan divalidasi.

b. Memantau pengelolaan kearsipan sesuai dengan bidang tugasnya, agar dalam pelaksanaan
terdapat kesesuaian dengan rencana awal
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Menyusun jadwal kegiatan pemantauan pengelolaan kearsipan;
2) Memantau pengelolaan kearsipan barang sesuai jadwal kegiatan;
3) Mencatat hasil pemantauan pengelolaan kearsipan.
c. Menerima, mencatat dan memeriksa surat, buku atau berkas yang akan disimpan dari buku
agenda masing – masing unit kerja untuk mengetahui jenis dan permasalahannya
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Mengumpulkan surat, buku dan/atau berkas yang berasal dari masing – masing unit kerja
pada bagian kearsipan;;
2) Memeriksa / meneliti tanda pada lembar disposisi apakah surat, buku dan / atau berkas
tersebut sudah boleh untuk disimpan atau pengelola kearsipan yakni bahwa surat, buku
dan / atau berkas sudah selesai diproses dan boleh disimpan;
3) Mencatat surat, buku dan/ atau berkas yang akan disimpan ke dalam buku agenda masing
– masing unit kerja.

d. Mengelompokkan arsip (surat, buku dan / atau berkas) sesuai masalahnya untuk
mempermudah penyimpanan.
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Menyortir atau memisah – misahkan surat, buku dan / atau berkas sesuai dengan bagian,
masalah atau tujuan surat;
2) Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian
menguraikannya menjadi unit – unit untuk keperluan mengabjad;
3) Mengelompokkan surat, buku dan / atau berkas ke dalam kelompok abjad masing – masing
untuk mempermudahkan penyimpanan.

e. Mencatat arsip yang diterima ke dalam buku agenda sebagai buku pengendalian penyimpanan.
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Membaca surat, buku / atau berkas untuk mengetahui apakah merupakan arsip dinamis,
arsip statis atau arsip berdasarkan nilai guna;
2) Mencatat surat, buku / atau berkas ke dalam buku agenda arsip dinamis;
3) Mencatat surat, buku / atau berkas ke dalam buku agenda arsip statis;
4) Mencatat surat, buku / atau berkas ke dalam buku agenda arsip berdasarkan nilai guna.

f. Memberi nomor kode penyimpanan pada setiap arsip berdasarkan masalah dan urutannya
untuk memudahkan pengaturan penyimpanan..
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Memberi nomor kode penyimpanan dengan menggunakan sistem Abjad / Alphabetic Filing
System, untuk penyimpanan dan penemuan kembali arsib berdasarkan abjad sesuai
dengan warkat yang ada;
2) Memberi nomor kode penyimpanan dengan menggunakan sistem tanggal;
3) Memberi nomor kode penyimpanan dengan menggunakan sistem nomor;
4) Memberi nomor kode penyimpanan dengan menggunakan sistem wilayah;
5) Memberi nomor kode penyimpanan dengan menggunakan sistem subyek.

g. Menyusun arsip ke tempat penyimpanan secara sistematis sesuai dengan masalah dan
urutannya agar memudahkan pencariannya kembali.
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Menyimpan arsip dengan cara Horizontal Filing (Flat Filing), arsip dimasukan dalam
stofmap atau snelhecter kemudian ditumpuk ke atas dalam almari arsip;
2) Menyimpan arsip dengan cara Vertikal Filing, arsip dimasukan dalam folder/map arsip
kemudian diletakkan berdiri / tegak memanjang dan disusun berurutan dari depan ke
belakang;
3) Menyimpan arsip dengan cara Lateral Filing, arsip dimasukan dalam snelhecter atau brief
ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.

h. Mencari dan menampilkan kembali arsip yang diperlukan oleh seluruh unit kerja untuk
menyelesaikan permasalahan.
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Menanyakan jenis arsip yang akan di pinjam;
2) Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks;
 3) Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman 1
(satu) folder harus dibuat out foldernya;
4) Menyerahkan arsip kepada peminjam.

i. Memelihara dan mengamankan arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan yang berasal dari
arsip itu sendiri maupun disebabkan serangan dari luar arsip, agar arsip lebih tahan lama
disimpan.
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Melakukan restorasi arsip dengan cara memperbaiki arsip yang rusak, atau yang sulit
digunakan agar dapat digunakan dan dapat disimpan kembali;
2) Melakukan laminasi arsip dengan cara menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari
plastik sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan
serangan serangga;
3) Melakukan pengamanan atau upaya menyelamatkan informasi yang terkandung dalam
arsip dengan mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain seperti micro film, fich dan
ke media digital.

j. Menyusun laporan secara berkala, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
sebagai bahan penyusunan program berikutnya.
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas;
2) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan;
3) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas kepada atasan.

k. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis.
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2) Menyiapkan bahan – bahan pelaksanaan tugas;
3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

7. Bahan Kerja :
No. Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1. Data / daftar rencana program kerja, Pengetikan konsep program kerja
Dokumen pelaksanaan anggaran
2. Data, jadwal Pemantauan pengelolaan kearsipan
3. Surat, buku atau berkas, arsip aktif, Penerimaan, pencatatan, dan pemeriksaan
arsip pandang dengar, daftar aktif dan surat, buku atau berkas
daftar in aktif
4. Surat, buku atau berkas, arsip aktif, Pengelompokan arsip (surat, buku, dan/
arsip pandang dengar, daftar aktif dan atau berkas) sesuai masalahnya
daftar in aktif
5. Surat, buku atau berkas, arsip aktif, Pencatatan arsip
arsip pandang dengar, daftar aktif dan
daftar in aktif
6. Surat, buku atau berkas, arsip aktif, Pemberi nomor kode penyimpanan arsip
arsip pandang dengar, daftar aktif dan
daftar in aktif
7. Surat, buku atau berkas, arsip aktif, Penyusunan arsip ke tempat penyimpanan
arsip pandang dengar, daftar aktif dan
daftar in aktif
8. Surat, buku atau berkas, arsip aktif, Pencarian dan penampilan kembali arsip
arsip pandang dengar, daftar aktif dan yang diperlukan
daftar in aktif
9. Surat, buku atau berkas, arsip aktif, Pemeliharaan dan pengamanan arsip
arsip pandang dengar, daftar aktif dan
daftar in aktif
10. Rencana kerja dan Hasil Capaian Tugas Penyusunan laporan kegiatan pengelolaan
kearsipan
11 Instruksi Pimpinan Pelaksanaan Tugas Kedinasan Lain
8. Perangkat / Alat Kerja :
No. Alat Kerja
1. Undang – undang, Petunjuk Teknis, dan
Petunjuk Pelaksanaan lainnya
2. SOP dan Petunjuk Teknis
3. Peraturan terkait, petunjuk teknis, petunjuk
pelaksanaan lainnya, dan SOP
4. Peraturan terkait, petunjuk teknis, petunjuk
pelaksanaan lainnya, dan SOP
5. Peraturan terkait, petunjuk teknis, petunjuk
pelaksanaan lainnya, dan SOP
6. Peraturan terkait, petunjuk teknis, petunjuk
pelaksanaan lainnya, dan SOP
7. Peraturan terkait, petunjuk teknis, dan
petunjuk pelaksanaan lainnya, Map
arsip/folder, lemari arsip, dan SOP
8. Peraturan terkait, petunjuk teknis, petunjuk
pelaksanaan lainnya, dan SOP
9. Lemari plastic, micro film, fich, media digital
10. Rencana kerja dan hasil capaian tugas
11. Peraturan terkait dan Arahan Pimpinan
Penggunaan Dalam Tugas
Mengetik konsep program kerja
Memantau pengelolaan kearsipan
Menerima, mencatat dan memeriksa
surat, buku atau berkas
Mengelompokkan arsip (surat, buku
dan/atau berkas) sesuai masalahnya
Mencatat Arsip
Memberi nomor kode penyimpanan
arsip
Menyusun arsip ke tempat
penyimpanan
Mencari dan menampilkan kembali
arsip yang diperlukan
Memelihara dan mengamankan arsip
Menyusun laporan evaluasi kegiatan
Melaksanakan Tugas Kedinasan Lain

9. Hasil Kerja :
No. Hasil Kerja 1) Satuan Hasil 2)
1. Program Kerja Dokumen
2. Hasil penelitian pengelolaan kearsipan Dokumen
3. Catatan arsip (surat, buku dan / atau berkas) Dokumen
4. Arsip dinamis, arsip statis dan arsip berdasarkan nilai guna Dokumen
5. Catatan arsip (surat, buku, dan / atau berkas) Dokumen
6. Kode Abjad/Alphabetic filing system, Tanggal, Nomor, Kegiatan / Dokumen
Wilayah, Subyek / pokok masalah
7. Susunan arsip Horizontal Filing (Flat Filing), Vertikal Filing, Dokumen/Kegiatan
dan Lateral Filing
8. Arsip yang diperlukan Kegiatan
9. Keamanan arsip Kegiatan
10. Laporan pelaksanaan tugas Dokumen
11. Pelaksanaan tugas kedinasan Dokumen / Kegiatan

10. Tanggung Jawab :

a. Ketepatan penataan arsip;
b. Ketelitian dalam pemberkasan arsip;
c. Ketepatan dan kebenaran perawatan arsip;
d. Ketepatan dan keakuratan dalam memberikan pelayanan arsip;
e. Ketepatan dan kebenaran dalam memberikan informasi kearsipan dalam publikasi kearsipan;
f. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi pengelola kearsipan / pelaksana/ fungsional
umum.

11. Wewenang :
a. Menentukan prioritas pekerjaan;
b. Melaksanakan ketatalaksanaan arsip dinas;
c. Melaksanakan pemberkasan arsip;
d. Melakukan perawatan arsip;
e. Memberikan pelayanan kearsipan;
f. Memproses penemuan arsip dinas dengan cepat;
g. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan / pengawas;
h. Membuat laporan pelaksanaan tugas
12. Korelasi Jabatan :
No. Jabatan Instansi Dalam Hal
1. Kepala Seksi Pengelolaan Dinas 1. Konsultasi dan pelaporan
Arsip Pelaksanaan Tugas
2. Koordinasi Pelaksanaan Tugas

2. Sekretaris Dinas 1. Konsultasi dan pelaporan

Pelaksanaan Tugas

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Suhu kamar normal

3. Udara Sirkulasi baik

4. Keadaan Ruangan Terbuka / Tertutup

5. Letak Rata

6. Penerangan Cukup

7. Suara Tidak Berisik

8. Keadaan tempat kerja Bersih dan rapi

9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya

No Fisik / Mental Penyebab

1.

15. Syarat Jabatan

a. Pangkat / Golongan Ruang : Pengatur / IIc

b. Pendidikan : Diploma III di bidang kearsipan atau bidang lain

Yang relevan dengan tuga sjabatan
c. Kursus / Diklat :
1) Penjenjangan :-
2) Teknis : - Diklat Teknis Kearsipan

d. Pengalaman Kerja : -

e. Pengetahuan Kerja : -

f. Keterampilan Kerja : -

g. Bakat Kerja
1) G = Intelgensia
2) M = Kecekatan tangan
3) P = Penerapan bentuk
4) Q = Ketelitian
5) N = Bakat Numerik
6) V = Bakat Verbal
 h. Tempramen Kerja
1) R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang, atau
secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat
prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu.
2) T : Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian
dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi atau standar-standar tertentu.
3) V : Kemampuan menyesuaikan diri untuk melaksanakan berbagai tugas, sering
berganti dari tugas yang satu ke tugas yang lainnya yang “berbeda” sifatnya, tanpa
kehilangan efisiensi atau ketenangan diri.

i. Minat Kerja
1) 1.a = Benda-benda dan objek-objek
2) 1.b = Komunikasi data
3) 3.a = Konkrit dan teratur
4) 5.b = Kepuasan nyata dan dengan proses

j. Upaya Fisik
Berdiri, berjalan, duduk, berbicara, bekerja dengan jari, berbicara, mendengar, dan melihat.

k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan
2) Umur : Tidak dipersyaratkan
3) Tinggi Badan : Tidak dipersyaratkan
4) Berat Badan : Tidak dipersyaratkan
5) Postur Badan : Tidak dipersyaratkan
6) Penampilan : Tidak dipersyaratkan

l. Fungsi Pekerjaan
1) D3 = Menyusun data
2) O7 = Melayani Orang
3) O8 = Menerima instruksi
4) B7 = Memegang

m. Prestasi Kerja Yang Diharapkan

Waktu Penyelesaian Volum
No Hasil Kerja
(menit) (setahun)
1. Program Kerja
2. Hasil penelitian pengelolaan kearsipan
3. Catatan arsip (surat, buku dan / atau
berkas)
4. Arsip dinamis, arsip statis dan arsip
berdasarkan nilai guna
5. Catatan arsip (surat, buku, dan / atau
berkas)
6. Kode Abjad/Alphabetic filing system,
Tanggal, Nomor, Wilayah, Subyek /
pokok masalah
7. Susunan arsip Horizontal Filing (Flat
Filing), Vertikal Filing, dan Lateral
Filing
8. Arsip yang diperlukan
9. Keamanan arsip
10. Laporan pelaksanaan tugas
11. Pelaksanaan tugas kedinasan
n. Butir Informasi Lain :
.................................................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................................................

Magelang, Juli 2019

Mengetahui,
Atasan Langsung Yang Membuat,

…………………………………….. (Sulistyo Nugroho, S.Tr)

NIP. ……………………….. NIP. 19760508 201001 1 015

Koordinator Tim Anjab

(Bela Rachmawan, SE)

NIP. 19770817 199803 1 005