PEMERINTAH KOTA MAGELANG

INFORMASI JABATAN
1. Nama Jabatan :
Pengelola Kepegawaian

2. Kode Jabatan :

3. Unit Kerja :
- Eselon I :
- Eselon II :
- Eselon III : Sekretariat
- Eselon IV : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi

Sekretaris

Kepala Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian

Pengadministrasi Pramu Penyusun Rencana Pengelola Pengelola

Umum Bakti Pengadaan Sarana Pemanfaatan Kepegawaian
dan Prasarana BMD

5. Ikhtisar Jabatan :
Melaksanakan kegiatan Pengelolaan yang meliputi penyiapan bahan, koordinasi dan
penyusunan laporan di bidang kepegawaian

6. Uraian Tugas :
a. Mencatat surat masuk dan keluar kedalam buku agenda sesuai lajur yang telah
ditentukan untuk memudahkan pengklasifikasian surat.
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Menerima surat masuk dan surat keluar dengan membubuhkan paraf pada
tanda tangan surat;
2) Membuka amplop surat untuk melihat tujuan dan perihal surat;
3) Mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda.

b. Mengklasifikasikan surat masuk dan surat keluar sesuai jenis dan keperluan surat
untuk memudahkan distribusi tugas
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Memilah surat masuk dan surat keluar setelah dilakukan pencatatan kedalam
buku agenda;
2) Menyusun klasifikasi surat;
c. Memberi lembar disposisi pada setiap surat masuk dengan mencantumkan tanda
penerimaan dan nomor urut surat masuk untuk tertib administrasi
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Menyiapkan dan menggandakan lembar disposisi sesuai keperluan;
2) Memberikan lembar disposisi pada masing – masing surat masuk untuk
diserahkan pada pimpinan.

d. Membagi surat – surat yang telah mendapat disposisi sesuai dengan tujuan sub
bagian dan seksi unit untuk kelancaran tugas.
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Menerima seluruh surat masuk yang telah mendapat disposisi pimpinan;
2) Membaca isi disposisi untuk menentukan distribusi surat sebagai tindak lanjut;
3) Menyerahkan surat sesuai disposisi dan meminta tanda terima kepada penerima
surat.

e. Memberi nomor / stempel / cap Lembaga pada setiap surat yang sudah ditanda
tangani oleh atasan, untuk keabsahan surat keluar
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Menerima surat keluar yang siap untuk dikirimkan sesuai alamat tujuan;
2) Mencatat surat keluar yang akan dikirimkan kedalam buku agenda surat keluar;
3) Memberi nomor dan stempel pada surat keluar.

f. Menyusun rekapitulasi surat masuk dan surat keluar secara periodic sesuai dengan
juklak untuk mengetahui volume surat
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Menyiapkan daftar rekapitulasi surat masuk dan surat keluar berdasarkan
agenda untuk disampaikan pada pimpinan;
2) Menyampaikan daftar rekapitulasi surat masuk dan surat keluar sebagai bahan
kebijakan pimpinan.

g. Menyimpan naskah dinas dan buku agenda pada tempat yang telah ditentukan
untuk memudahkan pencarian apabila diperlukan serta untuk pengamanan.
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Menyiapkan lemari arsip sebagai tempat penyimpanan berkas;
2) Melakukan penyimpanan dengan menggunakan kodefikasi agar mudah
ditemukan

h. Melaksanakan urusan penggandaan dan urusan rumah tangga yang berkenaan

dengan penyediaan sarana alat kantor dan keperluan kantor untuk kelancaran
tugas
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Mempelajari tugas – tugas penggandaan dan rumah tangga dengan
berkonsultasi kepada pimpinan;
2) Melaksanakan tugas sesuai arahan dan petunjuk pimpinan.

i. Membuat laporan pelaksanaan tugas pengadminstrasi kepegawaian sesuai dengan

prosedur dan peraturan yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan
pertanggungjawaban.
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Menganalisis dan mengevaluasi hasil capaian kinerja;
2) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas;
3) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan;
4) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.
 j. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun
tertulis.
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2) Menyiapkan bahan – bahan pelaksanaan tugas;
3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

7. Bahan Kerja :
No. Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1. Surat masuk dan Surat keluar, Pencatatan dan pengklasifikasian surat
Buku Agenda
2. Klasifikasi surat Pendistribusian surat
3. Disposisi Pengadministrasi surat masuk
4. Isi disposisi Penindak lanjut surat
5. Nomor, cap stempel Pengadministrasian surat keluar
6. Daftar surat masuk/ surat keluar Rekapitulasi dan identifikasi volume
surat
7. Juklak dan Juknis kearsipan Pengarsipan surat / naskah dinas
8. Usulan pengadaan sarana dan Pengadministrasi pengadaan sarana
kebutuhan kantor dan kebutuhan kantor
9. Rencana kerja dan Hasil Capaian Penyusunan evaluasi dan pelaporan
Tugas
10. Instruksi Pimpinan Pelaksanaan Tugas Kedinasan Lain

8. Perangkat / Alat Kerja :

No. Alat Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1. SOP dan Petunjuk Teknis, Buku Mencatat dan Mengklasifikasisurat
Agenda
2. SOP dan Petunjuk Teknis Mendistribusikan surat
3. SOP dan petunjuk teknis Mengadministrasi surat masuk
4. SOP dan Petunjuk Teknis Menindak lanjut surat
5. SOP dan Petunjuk Teknis Mengadministrasi surat keluar
6. SOP, Petunjuk Teknis dan Merekapitulasi dan identifikasi
Dokumen/surat/arsip volume surat
7. Jutlak dan juknis administrasi Mengarsipkan surat / naskah dinas
ketatausahaan
8. Data dan informasi pelaksanaan Mengadministrasi pengadaan
tugas sarana dan kebutuhan kantor
9. Rencana kerja dan hasil capaian Menyusun laporan evaluasi kegiatan
tugas
10. Peraturan terkait dan Arahan Melaksanakan Tugas Kedinasan
Pimpinan Lain

9. Hasil Kerja :
No. Hasil Kerja 1) Satuan Hasil 2)
1. Klasifikasi Surat Dokumen
2. Distribusi Surat Dokumen/ Kegiatan
3. Administrasi surat masuk Dokumen
4. Tindak lanjut surat Dokumen
5. Administrasi surat keluar Dokumen
6. Rekapitulasi dan identifikasi volume surat Dokumen
7. Arsip surat / naskah dinas Dokumen/ Kegiatan
8. Administrasi pengadaan saranan dan kebutuhan Dokumen
kantor
9. Laporan pelaksanaan tugas Dokumen
10. Pelaksanaan tugas kedinasan Dokumen/Kegiatan
10. Tanggung Jawab :
a. Tertib administrasi surat masuk dan surat keluar;
b. Terlaksananya pendistribusian surat masuk;
c. Tercatatnya surat keluar masuk;
d. Tersedianya dokumentasi surat menyurat;
e. Terlaksananya koordinasi dengan unit lain terkait dalam rangka pengelolaan
saranan dan prasarana.

11. Wewenang :
a. Mengetahui isi dan perihal surat;
b. Meminta tindak lanjut penyelesaian surat masuk sesuai disposisi;
c. Keakuratan dan ketepatan waktu proses administrasi surat masuk/surat keluar;
d. Memberi informasi yang diperlukan sesuai dengan tupoksi.

12. Korelasi Jabatan :

No. Jabatan Instansi Dalam Hal
1. Kepala Sub Bagian Dinas 1. Konsultasi dan pelaporan
Umum dan Perhubungan Pelaksanaan Tugas
Kepegawaian 2. Koordinasi Pelaksanaan
Tugas
2. Sekretaris Dinas 1. Konsultasi dan pelaporan
Perhubungan Pelaksanaan Tugas

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Suhu kamar normal

3. Udara Sirkulasi baik

4. Keadaan Ruangan Terbuka / Tertutup

5. Letak Rata

6. Penerangan Cukup

7. Suara Tidak Berisik

8. Keadaan tempat kerja Bersih dan rapi

9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya

No Fisik / Mental Penyebab

1.
15. Syarat Jabatan
a. Pangkat / Golongan Ruang : Pengatur Tk.I / IId

b. Pendidikan : Diploma III di bidang ilmu transportasi /

manajemen / ilmu administrasi / psikologi

c. Kursus / Diklat :
1) Penjenjangan :-
2) Teknis : - Diklat Kepegawaian

d. Pengalaman Kerja : -

e. Pengetahuan Kerja : -

f. Keterampilan Kerja : -

g. Bakat Kerja
1) G = Intelgensia
2) M = Kecekatan tangan
3) P = Penerapan bentuk
4) Q = Ketelitian
5) N = Bakat Numerik
6) V = Bakat Verbal

h. Tempramen Kerja
1) R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang,
atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai
dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu.
2) T : Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki
pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi atau
standar-standar tertentu.
3) V : Kemampuan menyesuaikan diri untuk melaksanakan berbagai tugas,
sering berganti dari tugas yang satu ke tugas yang lainnya yang “berbeda”
sifatnya, tanpa kehilangan efisiensi atau ketenangan diri.

i. Minat Kerja
1) 1.a = Benda-benda dan objek-objek
2) 1.b = Komunikasi data
3) 3.a = Konkrit dan teratur
4) 5.b = Kepuasan nyata dan dengan proses

j. Upaya Fisik
Berdiri, berjalan, duduk, berbicara, bekerja dengan jari, berbicara, mendengar,
dan melihat.

k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan
2) Umur : Tidak dipersyaratkan
3) Tinggi Badan : Tidak dipersyaratkan
4) Berat Badan : Tidak dipersyaratkan
5) Postur Badan : Tidak dipersyaratkan
6) Penampilan : Tidak dipersyaratkan

l. Fungsi Pekerjaan
1) D0 = Memadukan data
2) D1 = Mengkoordinasikan data
3) D2 = Menganalisis data
4) D3 = Menyusun data
5) D5 = Menyalin data
 6) O6 = Berbicara – memberi tanda
7) O7 = Melayani Orang
8) O8 = Menerima instruksi
9) B1 = Mengerjakan presisi
10) B6 = Memasukkan dan mengeluarkan barang
11) B7 = Memegang

m. Prestasi Kerja Yang Diharapkan

Waktu Penyelesaian Volum
No Hasil Kerja
(menit) (setahun)
1. Klasifikasi Surat
2. Distribusi Surat
3. Administrasi surat masuk
4. Tindak lanjut surat
5. Administrasi surat keluar
6. Rekapitulasi dan identifikasi
volume surat
7. Arsip surat / naskah dinas
8. Administrasi pengadaan
saranan dan kebutuhan
kantor
9. Laporan pelaksanaan tugas
10. Pelaksanaan tugas
kedinasan

n. Butir Informasi Lain :

........................................................................................................................

........................................................................................................................

Magelang,

Mengetahui, Yang Membuat,

KEPALA SUB BAGIAN UMUM &

KEPEGAWAIAN

__________________________
NIP. …………………………….