1771

PEMERINTAH KOTA PONTIANAK

INFORMASI JABATAN

38. PRANATA KEARSIPAN

1. Nama Jabatan : PRANATA KEARSIPAN/PELAKSANA/

FUNGSIONAL UMUM
2. Kode Jabatan : -
3. Unit Kerja
Eselon II : BADAN KEPEGAWAIAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER
DAYA MANUSIA
Eselon III : BIDANG PENGEMBANGAN SUMBER DAYA APARATUR
Eselon IV : SUBBID DATA DAN INFORMASI
:
4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi

KEPALA BIDANG
PENGEMBANGAN
SUMBER DAYA
APARATUR

KEPALA SUBBIDANG
DATA DAN INFORMASI

PRANATA PENGELOLA SISTEM

INFORMASI MANAJEMEN
KEARSIPAN KEPEGAWAIAN
 Dokumen Analisis Jabatan
BKPSDM

5. Ikhtisar Jabatan :

Melakukan kegiatan yang meliputi pengumpulan, pengolahan, pelayanan dan evaluasi hasil
kerja di bidang kearsipan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar pelaksanaan
pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan .
.

6. Uraian Tugas :

a. Menyusun program kerja, bahan dan alat perlengkapan pranata kearsipan sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan
dengan baik.
Tahapan :
1.1 Menerima konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pranata kearsipan
dari Kepala Subbidang Data dan Informasi/Pengawas
1.2 Mempelajari dan menelaah konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan
pranata kearsipan
1.3 Mengetik konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pranata kearsipan
1.4. Menyerahkan konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pranata
kearsipan kepada Kepala Subbidang data dan informasi /Pengawas untuk
diverifikasi dan divalidasi

b. Memantau pengelolaan kearsipan sesuai dengan bidang tugasnya, agar dalam

pelaksanaan terdapat kesesuaian dengan rencana awal.
Tahapan :
2.1 Menyusun jadwal kegiatan pemantauan pengelolaan kearsipan
2.2 Memantau pengelolaan kearsipan barang sesuai jadwal kegiatan
2.3 Mencatat berkas yang akan disimpan ke dalam buku agenda

c. Menerima, memeriksa dan mengumpulkan berkas arsip/data PNS dari Pengelola Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian yang akan disimpan untuk di masukkan ke dalam
box file masing-masing PNS sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.
Tahapan :
3.1 Mengumpulkan berkas arsip data PNS yang berasal dari Pengelola Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian
3.2 Menginventarisir berkas, yang sudah selesai diinput oleh Pengelola Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian untuk disimpan ke dalam box arsip PNS
3.3 Mencatat berkas yang akan disimpan ke dalam buku agenda

d. Mengelompokkan arsip berkas data PNS sesuai klasifikasi berdasarkan bulan dan tahun
kelahiran untuk memudahkan penyimpanan.
Tahapan :
4.1 Menulis tahun dan bulan kelahiran masing-masing PNS
4.2 Menyortir atau memisah-misahkan berkas data PNS sesuai dengan Bulan dan
tahun Lahir PNS
4.3 Mengelompokkan berkas ke dalam kelompok Tahun dan bulan Kelahiran masing-
masing PNS untuk memudahkan penyimpanan

e. Melayani Pegawai Negeri Sipil yang akan meminjam arsip baik dari Badan Kepegawaian
dan Pengembangan Sumber Daya Manusia maupun OPD di lingkungan Pemerintah Kota
Pontianak dengan menampilkan kembali arsip yang diperlukan oleh sebagai wujud
pelayanan prima.
Tahapan :
5.1 Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam

5.2 Menentukan kode berdasarkan Tahun dan bulan Lahir yang telah di indeks
5.3 Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan mencatat arsip yang dipinjam
5.4 Menyerahkan arsip kepada peminjam
 Dokumen Analisis Jabatan
BKPSDM

f. Memelihara dan mengamankan arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan yang
berasal dari arsip itu sendiri maupun disebabkan serangan dari luar arsip, agar arsip
lebih tahan lama disimpan.
Tahapan :

6.1 Melakukan restorasi arsip dengan cara memperbaiki arsip yang rusak, atau yang
sulit digunakan, agar dapat dipergunakan dan dapat disimpan kembali.
6.2 Melakukan laminasi arsip dengan cara menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari
plastik sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab
dan serangan serangga.
6.3 Melakukan pengamanan atau upaya menyelamatkan informasi yang terkandung
dalam arsip dengan mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain seperti
menyimpan database di dalam file computer.

g. Menyusun laporan kegiatan pengelolaan kearsipan, sesuai dengan prosedur dan

ketentuan yang berlaku sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan.
Tahapan :
7.1 Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas.
7.2 Mengkonsultasikan konsep laporan kepada Kasubbid Data dan
Informasi/Pengawas.
7.3 Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas kepada Kasubbid Data dan Informasi
/Pengawas.

h. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintah atasan baik secara tertulis maupun
lisan.

Tahapan :
8.1 Menerima disposisi perintah pelaksanaan tugas dari Kasubbid Data dan Informasi
/Pengawas.
8.2 Mempelajari tugas yang diberikan.
8.3 Menjalankan tugas yang diberikan
8.4 Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1 Dokumen Pelaksanaan Anggaran tahun Pengetikan konsep program kerja Subbidang

yang sudah berjalan, Visi dan Misi Kepala Data dan Informasi
Daerah, Rancangan awal Rencana
Pembangunan Jangka Menengah Daerah,
program lokalitas Satuan Kerja Perangkat
Daearah, Dokumen Rencana Kerja
Tahunan Subbidang Data Dan Informasi

2 Data administrasi kepegawaian Pemantauan pengelolaan kearsipan

3 Arsip Berkas Kepegawaian Penerimaan, pemeriksaan dan pengumpulan

berkas arsip/data PNS

4 Arsip Berkas Kepegawaian Pengelompokkan arsip berkas sesuai bulan

dan tahun kelahiran

5 Arsip Berkas Kepegawaian Pelayanan kepada Pegawai Negeri Sipil yang

akan meminjam arsip

6 Arsip Berkas Kepegawaian Pemeliharaan dan pengamanan arsip

 Dokumen Analisis Jabatan
BKPSDM

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

7 Hasil kegiatan Pranata kearsipan/ Penyusunan laporan kegiatan Pranata

Pelaksana/Fungsional Umum kearsipan/Pelaksana/Fungsional Umum

8 Perintah Pimpinan (Kasubbid Data dan Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya

Informasi /Pengawas)

8. Perangkat/Alat Kerja :

No Perangkat Kerja Digunakan untuk Tugas

1 Undang-Undang tentang Pemerintah Mengetik konsep program kerja Subbidang

Daerah, Undang-Undang tentang
perimbangan keuangan antara Pemerintah Data dan Informasi
Pusat dan Pemerintah Daerah, Petunjuk
Teknis dan Petunjuk Pelaksanaan Lainnya

2 Standar Operasional Prosedur Subbidang Memantau pengelolaan kearsipan

Data dan Informasi

3 Peraturan Walikota tentang Pedoman Tata Menerima, memeriksa dan mengumpulkan

Kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota berkas arsip/data PNS
Pontianak, Petunjuk Teknis dan Petunjuk
Pelaksanaan lainnya, Standar Operasional
Prosedur Subbidang Data dan Informasi

4 Peraturan Walikota tentang Pedoman Tata Mengelompokkan arsip (surat, buku dan/atau
Kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota berkas) sesuai masalahnya
Pontianak, Petunjuk Teknis dan Petunjuk
Pelaksanaan lainnya, Standar Operasional
Prosedur Subbidang Data dan Informasi

5 Peraturan Walikota tentang Pedoman Tata Melayani Pegawai Negeri Sipil yang akan
Kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota meminjam arsip
Pontianak, Petunjuk Teknis dan Petunjuk
Pelaksanaan lainnya, Standar Operasional
Prosedur Subbidang Data dan Informasi

6 Lemari Besi, ,Map Plastik. Box File, Memelihara dan mengamankan arsip
Komputer, kapur barus, cairan pembasmi
hama rayap

7 Peraturan Walikota tentang Pedoman Tata Melaporkan pelaksanaan kegiatan Pranata

Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Kearsipan /Pelaksana/Fungsional Umum
Kota Pontianak, Petunjuk Teknis dan
Petunjuk Pelaksanaan Lainnya

8 Surat Perintah/Surat Tugas Penunjang pelaksanaan tugas

 Dokumen Analisis Jabatan
BKPSDM

9. Hasil Kerja :

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1 Program kerja Subbidang Data dan Informasi Dokumen

2 Hasil penelitian pengelolaan kearsipan Dokumen

3 Arsip/ Dokumentasi Kepegawaian Dokumen

4 Arsip/ Dokumentasi Kepegawaian Dokumen

5 Arsip yang diperlukan Kegiatan

6 Keamanan arsip Kegiatan

7 Laporan Pelaksanaan Kegiatan Pranata Dokumen

kearsipan/Pelaksana/Fungsional Umum

8 Tugas kedinasan lainnya Kegiatan

10. Tanggung Jawab :

a. Bertanggung jawab terhadap penataan, pemberkasan, dan perawatan arsip, serta
memberikan pelayanan peminjaman arsip tepat waktu.
b. Bertanggung jawab terhadap ketepatan dan kebenaran dalam memberikan informasi
kearsipan dalam publikasi kearsipan
c. Bertanggung jawab terhadap kebenaran, ketepatan dan kecepatan pelaksanaan tugas
Pengelola Kepegawaian/Pelaksana/Jabatan Fungsional Umum.
d. Bertanggung jawab terhadap kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi Pranata
Kearsipan/Pelaksana/Fungsional Umum

11. Wewenang :
a. Menentukan prioritas pekerjaan
b. Melaksanakan ketatalaksanaan arsip dinas
c. Melaksanakan pemberkasan arsip
d. Melakukan perawatan arsip
e. Memproses penemuan arsip Berkas Kepegawaian dengan cepat
f. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada Kepala Subbidang Data dan Informasi
Pengawas
g. Membuat laporan pelaksanaan tugas

12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal

1 Kepala Bidang
Pengembangan Sumber Daya
Aparatur/Administrator
2 Kepala Subbidang Data dan
Informasi /Pengawas
3 Staf/Pelaksana/Fungsional
Umum
Bidang Pengembangan Sumber Menerima instruksi,
Daya Aparatur Badan konsultasi,
Kepegawaian dan Pengembangan melaporkan
Sumber Daya Manusia Kota
Pontianak
Bidang Pengembangan Sumber Menerima instruksi,
Daya Aparatur Badan konsultasi,
Kepegawaian dan Pengembangan melaporkan
Sumber Daya Manusia Kota
Pontianak
Subbid Data dan Informasi Bidang Koordinasi/
Pengembangan Sumber Daya Kerjasama
Aparatur Badan Kepegawaian dan
Pengembangan Sumber Daya
Manusia Kota Pontianak
 Dokumen Analisis Jabatan
BKPSDM

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Faktor

1 Tempat kerja Dalam ruangan

2 Suhu Dingin

3 Udara Sejuk

4 Keadaan ruangan Cukup

5 Letak Datar

6 Penerangan Terang

7 Suara Tenang

8 Keadaan tempat kerja Bersih dan Tertata Rapi

9 Getaran Tidak Ada getaran

14. Resiko Bahaya :

No Fisik/Mental Penyebab

1 Gangguan Pernafasan Debu yang melekat pada arsip sewaktu

penataan

2 - -

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Gol. Ruang : Diutamakan : Pengatur (II/c)

b. Pendidikan : Minimal Diploma III di bidang

Kearsipan atau bidang lain yang
relevan dengan tugas jabatan
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan :
2) Teknis : o Diklat Teknis Kearsipan

d. Pengalaman Kerja : -
e.
Pengetahuan Kerja : 1) Menguasai teknis tata kearsipan
2) Menguasai teknis standar
operasional prosedur pranata
kearsipan
3) Mengetahui dan memahami
Peraturan Perundang-Undangan
Bidang Kearsipan
f. Keterampilan Kerja : 1) Mampu mengelola arsip
2) Menguasai informasi dan teknologi

:
 Dokumen Analisis Jabatan
BKPSDM

g. Bakat Kerja

1) G (Intelegensi)
2) F (Kecekatan Jari

h. Tempramen Kerja :
1) R (Repetitive, Continously)
2) T (Set of limits)

i. Minat Kerja :
1) 1) Konvensional
2) 2) Kewirausahaan
3) 3) Realistik

j. Upaya Fisik :
1) Duduk
2) Berdiri
3) Bekerja dengan jari
4) Mengangkat
5) Membawa

k. Kondisi Fisik :

1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan

2) Umur : -
3) Tinggi Badan : Normal
4) Berat Badan : Normal
5) Postur Badan : Normal
6) Penampilan : Rapi

l. Fungsi Pekerjaan
:
1) D3 (Menyusun Data)
2) O7 (Melayani Orang)
3) O8 (Menerima Instruksi)
4) B7 (Memegang)

16. Prestasi Kerja yang diharapkan :

Jumlah Hasil Waktu Penyelesaian

No Satuan Hasil
(Dalam 1 Tahun) (Menit)
1 Dokumen 3 300
2 Dokumen 48 300
3 Dokumen 3.120 10
4 Dokumen 3120 20
5 Dokumen 240 15
6 Dokumen 12 600
7 Dokumen 48 60
8 Kegiatan 24 120

17. Butir Informasi Lain :