Sekretaris
Kasubbag Umum
Kepegawaian
5. Ikhtisar Jabatan
- Melaksanakan kegiatan pelayanan administrasi dan mengatur jadwal serta
memfasilitasi pimpinan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku dalam
rangka melancarkan pelaksanaan tugas pimpinan.
6. Uraian Tugas
a. Mempelajari tugas dan petunjuk kerja yang diberikan untuk menghindari
kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan.
Tahapan :
1) Menerima arahan dari Kasubbag
2) Mempelajari arahan dari kasubbag dan agenda pimpinan
b. Menerima, membuka, membaca, mencatat surat masuk sesuai prosedur yang
berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
Tahapan :
1) Menerima, membuka, membaca surat / dokumen untuk mengetahui tujuan,
2) Mencatat surat / dokumen masuk pada buku register,
1
2
f. Menginformasikan kepada unit dan instansi terkait tentang acara dan kegiatan
pimpinan melalui surat, telepon, faksimili untuk bahan informasi kepada
pimpinan.
Tahapan :
1) Mempelajari kembali agenda pimpinan yang sudah ada
2) Konfirmasi kembali jadwal acara tersebut kepada unit yang membuat acara
tentang kepastian waktu acara yang akan dilaksanakan melalui telepon
maupun email panitia kegiatan
7. Bahan Kerja
8. Perangkat/Alat Kerja
N
Perangkat/Alat Kerja Digunakan untuk Tugas
o
1. Arahan tugas Mempelajari kerja
2 Telpon, Buku Catatan Menerima dan mencatat surat masuk
3. Buku Agenda, Telepon, Surat Menerima dan mencatat pesan
4. Buku Tamu Menerima dan mencatat tamu
5. Buku Agenda Mencatat dan menyusun acara
Menginformasikan kepada instansi
6. Surat, Telepon, Komputer mengenai acara yang akan
berlangsung
7. Komputer Menyusun risalah, rangkuman rapat
Menyiapkan dan menyimpan berkas
8. Komputer, lemari arsip pimpinan, dan menyiapkan keperluan
pimpinan
9. Hasil Kerja
N
Hasil Kerja Satuan Hasil
o
1. Tugas yang terencana dokumen
2. Bahan Informasi pimpinan kegiatan
3. Menerima pesan dengan baik kegiatan
4. Penerima tamu dengan baik kegiatan
5. Jadwal acara yang bisa diakses dokumen
6. Komunikasi yang baik kegiatan
Jadwal Rapat Pimpinan yang
7. dokumen
terkoordinasikan
Konsep surat dan data konfirmasi
8. laporan
yang akurat, Arsip yang rapi
10. Tanggung Jawab
a. Ketelitian dan kebenaran dalam mengetik sesuai standar, pedoman yang ada;
b. Kerahasiaan atas bahan konsep yang akan diketik yang diklasifikasi rahasia
oleh atasan;
c. Menerima tamu, menyusun acara sesuai kegiatan yang akan di laksanakan
sampai selesai
5
11. Wewenang
a. Meminta bahan/data yang dibutuhkan;
b. Menjaga keutuhan aturan yang digunakan;
c. Memproses bahan/data;
d. Menjaga keutuhan hasil analisis bahan/data.
N
Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal
o
1. Sekretaris Dinas Kepemudaan Konsultasi dan arahan
dan Olahraga
2. Kasubbag Umum dan Dinas Kepemudaan Arahan dan instruksi
Kepegawaian dan Olahraga
3. Sekretaris Pimpinan Dinas Kepemudaan Kerja sama
dan Olahraga
N
Aspek Faktor
o
1. Tempat kerja Di dalam ruangan
2. Suhu Dingin dengan perubahan
3. Udara Sejuk
4. Keadaan Ruangan Cukup
5. Letak Datar
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran -
N
Fisik / Mental Penyebab
o
1. –
2. –
h. Temperamen Kerja
Kegiatan berulang-ulang.
i. Minat Kerja
Berhubungan dengan benda.
j. Upaya Fisik
1) Duduk;
2) Berdiri;
3) Berjalan.
k. Kondisi Fisik
1) Jenis Kelamin : -
2) Umur : max 35 tahun
3) Tinggi badan : –
4) Berat badan : –
5) Postur badan : –
6) Penampilan : –
l. Fungsi Pekerja
1) D.2: Menyusun data
2) D.3: Menyusun data
3) O.6: Berbicara
7
Jumlah Hasil
Waktu
No Satuan Hasil (Dalam 1
Penyelesaian
Tahun)
1. dokumen
2. kegiatan
3. kegiatan
4. kegiatan
5. dokumen
6. kegiatan
7. dokumen
8. laporan
Tanjungpinang, 2021
Kepala Dinas Kepemudaan dan Olahraga
Provinsi Kepulauan Riau,