INFORMASI JABATAN

A. Identitas Jabatan
1. Nama Jabatan : Pengelola Data
2. Kode Jabatan : A035
3. Unit Organisasi:RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta
4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

Dir. Jen.
Yankes

Direktur Utama
RSUP Dr.
Sardjito

Direktur Medik Direktur SDM & Direktur Umum Direktur Ke-

& Wat. Pendidikan & Operasional uangan

Kepala Bagian
Umum.

Kepala Sub Bag.

Tata Usaha

Analis Tata Pengadministrasi Pengelola Sekretaris Pramu Bakti

Laksana Umum Data

5. Ikhtisar Jabatan : Melaksanakan pengolahan data/ bahan yang diperoleh dari

pihak lain sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk disajikan kepada
pihak terkait dan dapat dipertanggung jawabkan kepada pimpinan.

B. Uraian Jabatan
1. Uraian Tugas :

1. Memberikan nomor surat/dokumen /SK/PKS dan mencatat surat keluar /SK/PKS

pada Agenda Surat Keluar :
Tahapan :
1) Menerima berkas surat yang sudah ditanda tangani oleh direksi
 2) Menyinkronisasi surat dengan dokumen pendukung yang dibutuhkan
3) Mencatat dalam buku agenda surat keluar
4) Memberi kode klasifikasi dan nomor sesuai dengan tanggal surat
5) Menyerahkan dokumen kepada petugas ekspedisi untuk proses pengiriman
6) Menerima permintaan nomor surat/SK/PKS dari satuan kerja (unit pengolah) di
lingkungan RS
2. Memberikan layanan penomoran surat keluar SK/PKS kepada Unit Pelaksana
pengolah di lingkungan RS
Tahapan :
1) Menerima permintaan nomor surat/SK/PKS dari satuan kerja (unit pengolah) di
lingkungan RS
2) Memeriksa dan menyinkronisasi dokumen dan kelengkapan dokumen dengan
tanggal surat
3) Mencatat data surat, memberikan kode klasifikasi dan memberi nomor surat
4) Menyerahkan kembali surat/SK/PKS kepada satuan kerja
3. Mencatat proses PKS untuk proses tanda tangan :
Tahapan :
1) Menerima Verbal PKS dari Hukmas maupu dari institusi luar RS
2) Mencatat dalam buku monitor proses PKS
3) Memberikan informasi dan telusur proses PKS jika ditanya atasan dan atau
satuan kerja terkait
4. Membantu melayani permintaan cap/stempel dinas RS:
Tahapan :
1) Menerima permitaan cap/stempel RS dari pelanggan
2) Meneliti dan memeriksa dokumen yang akan distempel/dicap RS
3) Melakukan pengecapan/stempel dokumen
4) Menulis pada buku layanan permintaan cap/stempel RS
5. Membuat surat, edaran, undangan, surat pengantar , surat keterangan kelas penuh
dan surat-surat lainnya :
Tahapan :
1) Membuat Konsep Surat/Edaran/Undangan/Surat Pengantar/Surat Keterangan
Kelas Penuh atau surat-Surat Lainnya
2) Memberikan konsep surat kepada Kasubbag Tata Usaha (Paraf jika sudah Acc)
 3) Print Surat dan diberi Konsep Verbal
4) Meminta Tanda Tangan
5) Surat diberi Nomor Agenda Keluar
6) Menfinalisasi surat, edaran, undangan, surat pengantar , surat keterangan kelas
penuh dan surat-surat lainnya
6. Membantu memberikan Informasi yang dibutuhkan dalam pelayanan, baik melalui
email, telepon maupun langsung
1) Menerima Tamu
2) Menerima dan menjawab Telepon
3) Cek email dan menjawab email
7. Mengkoordinir kebutuhan alat-alat kantor Subbagian Tata Usaha :
Tahapan :
1) Membuat perencanaan permintaan kebutuhan barang (ATK dll)
2) Membuat usulan permintaan barang (ATK dll) kebutuhan Subbaga Tata Usaha
3) Menyampaikan usulan permintaan barang (ATK dll) kebutuhan Subbaga Tata
Usahake pada pimpinan untuk mendapat persetujuan
4) Memfinalisasi usulan kepada Subbag Perlengkapan dan RT
8. Membuat Membuat laporan- laporan pelaksanaan tugas sebagai pertanggungjawaban
kepada pimpinan
Tahapan :
1) Laporan UYHD, IKI dan Presensi,agenda Surat keluar
2) Laporan Semesteran Subaggian Tata Usaha
9. Membuat Laporan Presensi Bulanan :
Tahapan :
1) Merekap Presensi Kepala Bagian Umum, dan Kasubbag Tata Usaha beserta
Staf Subbag Tata Usaha
2) Input izin/Cuti/Sakit/ Dinas Luar /Dalam Kota dalam aplikasi SIMETRIS
3) Membuat Surat Pertanggung Jawaban Mutlak yang ditanda tangani oleh
pimpinan
4) Input Izin/Sakit/Cuti dalam aplikasi
5) Print/Cetak Ringkasan Kehadiran dari aplikasi SIMETRIS
6) Melakukan Penggandaan laporan presensi Bulanan sebagai arsip
7) Menyerahkan Laporan Presensi ke bagian SDM
10. Merekap Laporan IKI
Tahapan :
1) Mengkoordinir dan mengumpulkan form IKI Kepala Bagian Umum, Kasubbag
Tata Usaha beserta Staf Subbag Tata Usaha
2) Input IKI Kepala Bagian Umum, dan Kasubbag Tata Usaha beserta Staf Subbag
Tata Usaha dalam Aplikasi Simetris
3) Mengumpulakn Laporan IKI Kepala Bagian Umum, dan Kasubbag Tata Usaha
beserta Staf Subbag Tata Usaha ke bagian SDM
11. Laporan Kontrak Kinerja
Tahapan :
1) Membantu membuat Form Kontrak Kinerja
2) Mengkoordinir Pengumpulan Kontrak Kinerja
12. Mengkoordinir kebutuhan alat-alat kantor Subbagian Tata Usaha :
Tahapan :
1. Melakukan Koordinasi dengan staf di subbagian tata usaha tentang kebutuhan
alat kantor yang sudah habis dan mencatatnya
2. Membuat Bon Perlangkapan
3. Meminta Tanda Tangan Kasubbag Tata Usaha
13. Melaksanakan pertanggungjawaban UYHD penggandaan surat/dokumen atau
pembelian perlengkapan:
Tahapan :
1) Merekap nota-nota biaya penggandaan/fotokopi pembelian perlengkapan
2) Membuat kuitansi dan pertanggungjawabaan sesuai nota
3) Membuat laporan pertanggungjawaban biaya /penggandaan/fotokopi/ pembelian
perlengkapan surat/dokumen
4) Menyampaikan laporan pertanggunjawaban kepada pimpinan untuk mendapat
persetujuan
5) Memfinalisasi pertanggungjawaban kepada petugas UYHD di bagian Umum
14. Melaksanakan pertanggungjawaban UYHD biaya pengiriman surat/dokumen ,
Tahapan :
1) Merekap biaya pengiriman surat/dokumen
2) Membuat kuitansi dan pertanggungjawaban
3) Menyampaikan laporan pertanggungjawaban rekab biaya pengiriman
 surat/dokumen
15. Menyimpan Arsip
Tahapan :
1) Menyimpan arsip UYHD, IKI dan Laporan Presensi tempat penyimpanan arsip
aktif
16. Membantu melayani Peminjaman/penggunaan Arsip
Tahapan :
1) Melakukan pencarian arsip yang akan dipinjam
2) Mencatat arsip yang dipinjam beserta keterangan arsip , tanggal pinjam, tanggal
pengembaliannya dan tanda tangan
3) Memberikan petunjuk atau tanda di tempat arsip yang diambil untuk dipinjam
4) Memonitoring arsip yang dipinjam dan melakukan pengambilan arsip apabila
sudah lama belum dikembalikan atau diperpanjang masa peminjamannya
5) Menyimpan kembali arsip yang dipinjam sesuai dengan tempat semula
17. Membantu menyiapkan dokumen yang diperlukan dalam rangka penilaian akreditasi
rumah sakit (ISO/JCI)
18. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan
19. Melaksanakan tugas-tugas lain yang perlu dilakukan guna membantu kelancaran
pekerjaan

2. Bahan Kerja :
No. Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1. Surat/dokumen/arsip
2 Data dari Satker Penyimpanan dan Pengkalisifikasian Arsip
2. Dokumen (Soft dan Hard)

3. Perangkat/Alat Kerja :
No. Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1. Komputer
2. Telepon
3. Internet
4. ATK
5. Peraturan Perundang-undangan Terkait Arsip
6. SK Direktur
7 SPO

4. Hasil Kerja :
 No. Hasil Kerja Satuan Hasil
1. Daftar Arsip sebagai sarana temu balik arsip Dok

2. Penataan Arsip Aktif , Arsip Inaktif serta Arsip Statis Folder arsip

3. Penyimpanan arsip sesuai dengan klasifikasinya guna Dok

mempermudah temu kembali arsip

4. Buku Layanan Peminjaman Arsip Dok

5. Daftar Pertelaan Arsip (usul arsip musnah) Dok

6. Pemeliharaan Arsip Dok

7. Laporan Presensi Bulanan Dok

8. Laporan Inventaris Bulanan Dok

10 Draf/konsep surat Dok

11. Laporan Semesteran Subaggian Tata Usaha Dok

9. Laporan Tugas lain-lain Dok

10.

5. Tanggung Jawab :
a. Kerahasiaan data
b. Memilah dan Mengklasifikasi Arsip
c. Membuat Daftar Arsip
d. Penataan Arsip-arsip sesuai klasifikasinya
e. Penyimpanan Arsip sesuai dengan Jenis dan klasifikasinya
f. Memelihara Arsip
g. Membuat Usulan Daftar Retensi Arsip
h. Melayani peminjaman arsip / temu kembali arsip
i. Pemusnahan Arsip
j. Menjaga keamanan arsip

6. Wewenang :
a. Pengelolaan Arsip
b. Meminta kembali arsip yang dipinjam
c. Membuat Usulan Jadwal Retensi Arsip
d. Menata Arsip
e. Menyimpan Arsip
f. Memelihara Arsip

g. Korelasi Jabatan :
No. Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal
Kasubbag Tata Usaha RSUP Dr. Sardjiro Konsultasi, pelaporan
dan pelaksanaan tugas
h. Kondisi Lingkungan Kerja :
No. Aspek Faktor
1. Tempat Kerja 1. Di dalam ruangan
2. Suhu 2. Dingin tanpa perubahan
3. Udara 3. Sejuk
4. 4.

i. Resiko Bahaya :
No. Fisik/Mental Penyebab
1. Pernafasan debu
2. gatal Serangga
3. terluka Tergores kertas
4.

C. Syarat Jabatan
1. Pangkat/Gol. Ruang : Penata Muda / II C
2. Pendidikan : D3 (Semua Jurusan / Kearsipan : kesepakatan dg Pimpinan)
3. Kursus/Diklat :
a. Penjejangan :
b. Teknis : Tata Kearsipan
Tata Naskah Dinas
Customer Sevice

4. Pengalaman kerja : 2 tahun di bidang Kearsipan dan Pengolah Data

5. Pengetahuan kerja : Tata Naskah Dinas, Manajemen kearsipan, Kebijakan, SPO
Peraturan Perundang-undangan, Komunikasi
6. Keterampilan kerja : Menguasai Aplikasi MS Office dan Internet

7. Bakat kerja :
1) G (intelegensia)
Kemampuan belajar secara umum, kompilasi, dan klarifikasi
2) V (verbal)
Kemampuan untuk memahami arti data/informasi dan penggunaannya sebagai
bahan dasar pengambilan keputusan dan atau rekomendasi oleh manajer.
3) Q (ketelitian)
Kemapuan menyerap perincian data/informasi beserta kesahihan data/informasi
yang berkaitan dalam bahan verbal atau tabel.
8. Minat Kerja :
1) Investigatif (I)
Membutuhkan ketelitian, melakukan kegiatan brainstorming (penciptaan
ide/konsep/kreasi), pekerjaan yang membutuhkan kerapihan dan ketekunan.
2) Konvensional (K)
Administratif / tugas dasar organisasi
Menjalankan sistem atau rutinitas
Mengikuti kebijakan dan prosedur
9. Upaya Fisik :
1) Duduk
 2) Berdiri
10. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Wanita
2) Umur : - tahun
3) Tinggi Badan :-
4) Berat Badan :-
5) Postur Badan :-
6) Penampilan :-

D. Prestasi Kerja Yang Diharapkan :

No. Hasil Kerja Jumlah Hasil Waktu
(Dalam 1 Tahun) Penyelesaian
1. Catatan Proses Agenda Surat X Dok
Keluar/PKS/SK/Surat2 Dinas Lainnya

2. Buku Agenda Surat X Dok

Keluar/PKS/SK/Surat2 Dinas Lainnya

3. Laporan Presensi 12 Dok

4. Laporan IKI 12 Dok

5. Laporan Kontrak Kinerja 12 Dok

6. Bon Perlengkapan 12 Dok

8.

9.

Yogyakarta,

Mengetahui Atasan Langsung Pemangku Jabatan

L. Ernawan Edy H, SIP Pipit Rohmahati, A.Md

NIP 196205241981112001 201407300419872045