INFORMASI JABATAN

1. NAMA JABATAN : PENGADMINISTRASI PERSURATAN

2. KODE JABATAN : -
3. UNIT ORGANISASI : DINAS PENGENDALIAN PENDUDUK, KELUARGA
BERENCANA, DAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT KOTA
BANJARMASIN
ESELON I : -
ESELON II : DINAS PENGENDALIAN PENDUDUK, KELUARGA
BERENCANA, DAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT KOTA
BANJARMASIN
ESELON III : SEKRETARIAT
ESELON IV : SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

4. KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI :

SEKRETARIS

KEPALA SUB BAGIAN UMUM

DAN KEPEGAWAIAN

PENYUSUN KEBUTUHAN PENGADMINISTRASI

BARANG INVENTARIS UMUM

PENGELOLA BARANG PENGEMUDI

MILIK NEGARA

PENGADMINISTRASI PRAMU KEBERSIHAN

KEPEGAWAIAN

PENGADMINISTRASI PETUGAS KEAMANAN

PERSURATAN

5. IKHTISAR JABATAN :

Melakukan kegiatan pencatatan dan pendokumentasian surat sesuai dengan

prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar pelaksanaan tugas berjalan lancar.

6. URAIAN TUGAS

6.1. Menerima, mencatat, dan menyortir, dan mengklasifikasikan surat masuk,

sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar tertib administrasi.

Tahapan:

6.1.1. Menerima surat masuk.

6.1.2. Memeriksa alamat tujuan surat masuk

 6.1.3. Mencatat surat masuk ke dalam buku agenda surat masuk.

6.1.4. Mengelompokkan surat masuk menurut jenis, nomor indek dan

sifatnya.

6.2. Memberi lembar disposisi dan kartu kendali pada surat/dokumen untuk
disampaikan kepada Pimpinan sebagai bahan tertib administrasi dan laporan
untuk didisposisi pimpinan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku

Tahapan :

6.2.1. Memberi lembar disposisi pada surat.

6.2.2. Menyerahkan surat kepada Pimpinan untuk didisposisi.

6.3. Mendistribusikan surat yang sudah didisposisi oleh Pimpinan untuk tertib
administrasi dan menyampaikan ke Bidang-bidang yang berhubungan dengan
isi surat.

Tahapan :

6.3.1 Mencatat pada buku distribusi/ekspedisi surat.

6.3.2 Meminta nama, tanggal, dan tanda tangan Bidang penerima disposisi
surat.

6.4. Mencatat surat keluar pada agenda surat keluar sesuai ketentuan yang berlaku
untuk tertib administrasi.

Tahapan :

6.4.1. Mencatat surat keluar kedalam buku agenda surat keluar.

6.4.2. Memberi nomor, tanggal, dan stempel pada surat keluar.

6.4.3. Memasukkan ke dalam amplop surat keluar dan memberi stempel unit
kerja;

6.4.4. Menyiapkan tanda terima surat/ ekspedisi surat keluar.

6.5. Mencatat agenda undangan atau kegiatan kantor pada papan agenda kantor
untuk mengingatkan kembali setiap kegiatan yang akan dilaksanakan.

Tahapan :

6.5.1 Menyiapkan agenda surat undangan sebagai catatan kegiatan yang akan
dihadiri.

6.5.2 Mencatat pada papan agenda kegiatan kantor.

6.6. Menggandakan surat masuk dan surat keluar sesuai dengan kebutuhan untuk
memudahkan pencarian pengarsipan sebagai bentuk antisipasi terhadap
kemanan pengarsipan surat-menyurat;

Tahapan:

6.6.1. Menggandakan surat masuk/keluar pada mesin pengganda/fotocopy.

 6.7. Melayani peminjaman arsip sesuai dengan prosedur untuk kelancaran
pelaksanaan tugas;

Tahapan:

6.7.1. Mencari arsip yang akan dipinjam.

6.7.2. Mencatat pada buku agenda tanggal peminjaman dan pengembalian,

nama dan tandatangan peminjam peminjaman arsip.

6.8. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban;

Tahapan:

6.8.1. Menyiapkan bahan yang diperlukan dalam rangka penyusunan laporan

pelaksanaan tugas.

6.8.2. Mengkonsultasikan hambatan/kendala yang di hadapi.

6.8.3 Meminta solusi/pendapat sebagai bahan evaluasi agar pelaksanaan tugas

berjalan lancar.

6.9. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan baik tertulis
maupun lisan.

Tahapan:

6.9.1. Mempelajari tugas.

6.9.2. Melaksanakan tugas.

6.9.3. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

7. BAHAN KERJA

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1 Buku Agenda Penerimaan, pencatatan, pengelompokkan

surat masuk
2 Lembar disposisi Pemberian lembar pengantar/ disposisi pada
surat
3 Disposisi Pimpinan Mendistribusikan surat masuk berdasarkan
disposisi
4 Surat keluar Pendokumentasian surat, dokumen
kepegawaian dan dokumen lainnya
5 Undangan Bahan pencatatan pada papan agenda
6 Surat masuk dan keluar Sebagai bahan arsip
7 Arsip Dokumentasi
8 Laporan hasil pelaksanaan tugas Pelaporan hasil pelaksanaan tugas
9 Perintah pimpinan Pelaksanaan tugas kedinasan lain
8. PERANGKAT/ALAT KERJA

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1 Petunjuk teknis Menerima, mencatat surat masuk/surat

keluar, dokumen kepegawaian dan dokumen
lainnya
2 Petunjuk teknis Memberi lembar pengantar/ disposisi pada
surat
3 Petunjuk teknis Pendistribusian surat masuk berdasarkan
disposisi
4 Petunjuk teknis Mendokumentasikan surat, dokumen
kepegawaian dan dokumen lainnya
5 Petunjuk teknis Pencatatan pada papan agenda
6 Petunjuk teknis Penggandaan surat
7 Petunjuk teknis Pelayanan peminjaman arsip
8 Petunjuk teknis Melaporkan hasil pelaksanaan tugas
9 Surat Perintah/ Surat Tugas/ Melaksanakan tugas kedinasan lain
Disposisi/ perintah lisan

9. HASIL KERJA

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1 Terlaksananya penerimaan, pencatatan surat masuk/surat Dokumen

keluar, dokumen kepegawaian dan dokumen lainnya
2 Terlaksananya pemberian lembar pengantar/disposisi pada surat Dokumen
3 Terlaksananya pengelompokkan surat, dokumen kepegawaian Dokumen
dan dokumen lainnya menurut jenis dan sifatnya
4 Terlaksananya pendokumentasian surat, dokumen kepegawaian Dokumen
dan dokumen lainnya
5 Terlaksananya pencatatan agenda kegiatan Kegiatan
6 Terlaksananya penggandaan surat Dokumen
7 Terlaksananya pengarsipan surat Dokumen
8 Laporan tugas Laporan
9 Tugas lain-lain Kegiatan

10. TANGGUNG JAWAB

10.1. Kerahasiaan data.

10.2. Kelengkapan peralatan/perangkat kerja pengadministrasi umum dan

kepegawaian.
 10.3. Keakuratan laporan kinerja/tugas pengadministrasi umum dan kepegawaian

10.4. Kesesuian pelaksanaan tugas pengadministrasi umum dan kepegawaian

terhadap peraturan/SOP

11. WEWENANG

11.1. Mengembalikan bahan kerja yang tidak sesuai ketentuan

11.2. Melakukan pemeliharaan perangkat kerja yang digunakan

11.3. Melakukan pelayanan administrasi umum dan kepegawaian

12. KORELASI JABATAN

No. Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

1. Sekretaris; Dinas Pengendalian Penduduk, Pelaporan, konsultasi,

Keluarga Berencana dan pembinaan;
Pemberdayaan Masyarakat Kota
Banjarmasin
2. Kasubbag umum Dinas Pengendalian Penduduk, Pelaporan, konsultasi,
dan kepegawaian Keluarga Berencana dan pembinaan;
Pemberdayaan Masyarakat Kota
Banjarmasin
3. Pejabat Struktural Dinas Pengendalian Penduduk, Koordinasi;
Keluarga Berencana dan
Pemberdayaan Masyarakat Kota
Banjarmasin
4. JFU Dinas Pengendalian Penduduk, Koordinasi;
Keluarga Berencana dan
Pemberdayaan Masyarakat Kota
Banjarmasin

13. KONDISI LINGKUNGAN KERJA

No. Aspek Faktor

1. Tempat kerja Dalam ruangan tertutup

2. Suhu Dingin dengan perubahan
3. Udara Kering
4. Keadaan Ruang Cukup
5. Letak Ditempat rendah dan sepi
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran Tidak ada

14. RESIKO BAHAYA

No. Fisik/Mental Penyebab

1. - -

15. SYARAT JABATAN

a. Pangkat/Gol.Ruang : Pengatur Muda (II/a)

b. Pendidikan : SLTA/DI/DII/DIII Bidang Manajemen Perkantoran/

Administrasi Perkantoran/ Tata Perkantoran atau
Bidang Lain yang relevan dengan tugas jabatan

c. Kursus/Diklat
1. Penjenjangan : Diklat Prajabatan
2. Teknis :
 Diklat Kepegawaian
 Diklat tata naskah dinas

d. Pengalaman Kerja : ---

e. Pengetahuan Kerja : pengetahuan mengenai administrasi dan ketatausahaan.

f. Keterampilan Kerja : menulis dan membaca.

g. Bakat Kerja :
1. M = Kecekatan Tangan
2. Q = Ketelitian

h. Temperamen Kerja :
1. R = Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang berulang atau
secara terus-menerus melakukan kegiatan yang sama sesuai dengan
perangkat prosedur, urutan atau kecepatan tertentu.

i. Minat Kerja :
1. 1a = Komunikasi data
2. 2a = Berhubungan dengan orang
3. 3a = Rutin, konkrit dan teratur

j. Upaya Fisik :
1. Melihat
2. Duduk
3. Berdiri
4. Bekerja dengan tangan

k. Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : Laki – Laki / Perempuan
2. Umur : -
3. Tinggi Badan : -
4. Berat Badan : -
5. Postur Badan : -
6. Penampilan : -

l. Fungsi Pekerjaan :
1. D6 = Menyalin
2. O8 = Menerima Instruksi
3. B7 = Memegang
16. PRESTASI KERJA YANG DIHARAPKAN

No. Satuan Hasil Jumlah Hasil (Dalam 1 Tahun) Waktu Penyelesaian

Dokumen 480 5
1
Dokumen 480 5
2
Dokumen 480 10
3
Dokumen 480 5
4
Laporan 12 60
5
Kegiatan 48 60
6

17. BUTIR INFORMASI LAIN

Banjarmasin, 2019
Mengetahui Atasan Langsung Yang membuat

(.............................................................) Tim Penyusun

NIP.........................................................