INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Kepegawaian

2. Kode Jabatan :-
3. Unit Organisasi
a. Eselon II :-
b. Eselon III : Sekretariat
c. Eselon IV : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

Sekretaris

Kepala Sub Bagian Umum

dan Kepegawaian

Pengadministrasi Pengadministrasi Pengelola

Pengemudi
Persuratan Kepegawaian Kepegawaian

5. Ikhtisar Jabatan :
Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian di
bidang kepegawaian sesuai dengan ketentuan dan/atau peraturan perundang-undangan
yang berlaku agar terwujudnya tertib administrasi kepegawaian.

6. Uraian Tugas :
a. Menerima dan menyimpan berkas sumpah/janji pegawai dan pembinaan pegawai
sesuai ketentuan yang berlaku agar tercipta tertib administrasi kepegawaian;
Tahapan :
1) Menerima berkas sumpah/janji pegawaidan pembinaan pegawai;
2) Menyimpan berkas sumpah/janji pegawai dan pembinaan pegawai dalam file
khusus untuk memudahkan pencarian;
3) Menyimpan berkas sumpah/janji pegawai dan pembinaan pegawai dalam file
masing-masing pegawai.

b. Menyiapkan, menghimpun dan merekap daftar hadir pegawai sesuai ketentuan

yang berlaku untuk pengawasan terhadap kehadiran tiap pegawai;
Tahapan :
1) Membuat blanko daftar hadir pegawai setiap bulan setiap bidang/sekretariat;
2) Menghimpun daftar absensi dari bidang/sekretariat/UPTD;

[1]
 3) Merekapitulasi daftar hadir pegawai setiap bulan untuk mengetahui prosentase
kehadiran masing-masing pegawai;
4) Menyampaikan laporan rekapitulasi daftar hadir kepada Kepala Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian.

c. Membuat surat cuti sesuai ketentuan yang berlaku agar tercipta tertib administrasi
surat cuti;
Tahapan :
1) Menerima pengajuan cuti dari pegawai;
2) Membuat usulan surat cuti sesuai format yang ditentukan;
3) Menyampaikan usulan kepada Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
untuk diperiksa dan diparaf;
4) Menyimpan berkas surat cuti dalam file khusus;
5) Membuat rekapitulasi cuti pegawai pada akhir tahun.

d. Membuat registrasi kepegawaian sesuai peraturan yang berlaku agar tercipta

tertib administrasi;
Tahapan :
1) Mencatat data pegawai dalam buku register kepegawaian;
2) Merubah data apabila terjadi mutasi kepegawaian;
3) Menyimpan buku register kepegawaian untuk memudahkan pencarian.

e. Menyusun Daftar Nominatif Pegawai dan Daftar Urut Kepangkatan sesuai

ketentuan yang berlaku sebagai bahan pengembangan karier;
Tahapan :
1) Mengumpulkan datapembuatan daftar nominatif dan DUK;
2) Mengentry perubahan data apabila terjadi mutasi data kepegawaian karena
kenaikan pangkat, mutasi jabatan, pendidikan dan sebagainya ;
3) Melakukan perubahan pada daftar nominatif dan DUK sesuai perubahan data;
4) Melaporkan kepada Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.

f. Menyusun arsip-arsip kepegawaian masing-masing pegawai sesuai ketentuan

yang berlaku agar tercipta tertib administrasi kepegawaian;
Tahapan :
1) Mengumpulkan arsip kepegawaian setiap pegawai;
2) Menyimpan arsip pegawai dalam file masing-masing pegawai;
3) Memeriksa kelengkapan arsip pegawai;
4) Membuat daftar kendali arsip kepegawaian untuk memudahkan pemeliharaan
arsip pegawai.

g. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun
tertulis.
Tahapan :
1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2) Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Digunakan dalam tugas

1. - Sumpah/janji pegawai Penerimaan dan penyimpanan berkas
- Laporan pembinaan pegawai sumpah/janji pegawai dan pembinaan
pegawai

[2]
 2. Daftar hadir pegawai Penyiapan, penghimpunan dan
pelaksanaan rekapitulasi daftar hadir
pegawai
3. Usulan cuti Pembuatan surat cuti
4. Rencana Kegiatan Sub Bagian Umum Pembuatan registrasi kepegawaian
dan Kepegawaian
5. Data kepegawaian Penyusunan Daftar Nominatif dan
DUK
6. Arsip kepegawaian Penyusunan arsip kepegawaian
7. Instruksi Pimpinan Pelaksanaan Tugas Kedinasan Lain

8. Perangkat/Alat Kerja :

No Alat Kerja Digunakan dalam tugas

1. SOP dan petunjuk teknis Menerima dan menyimpan berkas
sumpah/janji pegawai dan pembinaan
pegawai
2. SOP dan petunjuk teknis Menyiapkan bahan, menghimpun dan
merekap daftar hadir pegawai
3. SOP dan petunjuk teknis Membuat surat cuti
4. SOP dan petunjuk teknis Membuat registrasi kepegawaian
5. SOP dan petunjuk teknis Menyusun Daftar Nominatif dan DUK
6. SOP dan petunjuk teknis Menyusun arsip kepegawaian
7. Peraturan terkait dan Arahan Melaksanakan tugas kedinasan lain
Pimpinan

9. Hasil Kerja :

No Hasil Kerja Satuan

1. - Berkas sumpah/janji pegawai Berkas
- Laporan pembinaan pegawai
2. Rekapitulasi daftar hadir pegawai Berkas
3. Surat cuti Berkas
4. Buku registrasi kepegawaian Buku
5. Daftar Nominatif Laporan
DUK
6. Arsip kepegawaian Berkas
7. Laporan tugas kedinasan lain Laporan

10. Tanggung Jawab:

a. Ketepatan administrasi kepegawaian;
b. Kerapihan arsipkepegawaian yang dikelola;
c. Kelengkapan data pegawai;
d. Kelancaran pelaksanaan tugas atasan langsung.

11. Wewenang:
a. Meminta kelengkapan berkas yang diperlukan;

[3]
 b. Memberikan informasi kepada pegawai sesuai dengan kebutuhan;
c. Memberikan masukan kepada pimpinan terkait pelaksanaan tugas.

12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal

1. Kepala Sub Bagian Umum dan Sub Bagian Umum Konsultasi/menerima
Kepegawaian dan Kepegawaian perintah (arahan)
2. Para Jabatan Pelaksana di Sub Bagian Umum Koordinasi
Lingkungan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
dan Kepegawaian
3. Para Pegawai di Lingkungan Badan Kepegawaian Konsultasi dan
Badan Kepegawaian Pendidikan dan Koordinasi
Pendidikan dan Pelatihan Pelatihan Daerah
Daerah

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Keterangan
1. Tempat kerja Di dalam ruangan
2. Suhu Suhu kamar normal
3. Udara Sirkulasi baik
4. Keadaan ruangan Luas
5. Letak Rata
6. Penerangan Cukup
7. Suara Tidak berisik
8. Keadaan tempat kerja Bekerja dengan berkas kertas
9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya :

No Bahaya Fisik/Mental Penyebab

1. - -

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Golru : Pengatur Muda (II/a)
b. Pendidikan : SLTA/DI/DII/DIII di bidang manajemen
perkantoran/administrasi perkantoran/tata perkantoran atau
bidang lain yang relevan dengantugas jabatan
c. Diklat
1. Penjenjangan :-
2. Teknis : -Diklat Pengelolaan Kepegawaian
- Diklat Disiplin ASN

d. Pengalaman Kerja : mempunyai pengalaman menangani masalah kepegawaian

e. Pengetahuan Kerja :
1. Memiliki pengetahuan dalam administrasi kepegawaian;
2. Memiliki pengetahuan dalam disiplin pegawai;
3. Memiliki pengetahuan mengenai peraturan-peraturan kepegawaian.

[4]
f. Keterampilan Kerja :
1. Memiliki keterampilan dalam menyusun daftar nominative dan DUK;
2. Memiliki keterampilan dalam menyusun rekapitulasi absen;
3. Memiliki keterampilan dalam menyusun arsip pegawai;
4. Memiliki keterampilan dalam mengoperasikan komputer dan internet;

g. Bakat Kerja :
1) G: Intelegensi
2) Q: Ketelitian
3) N : BakatNumerik
4) F : KecekatanJari
5) M : KecekatanTangan

h. Temperamen :
1) R : kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang berulang atau secara
terus menerus melakukan kegiatan yang sama sesuai dengan perangkat prosedur,
urutan atau kecepatan tertentu
2) T : kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian
dengan tepat menurut batas-batas/indikator/kriteria, toleransi atau standar-
standar tertentu

i. Minat Kerja :
1) Konvensional : Aktifitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit,
kegiatan administrasi, rutin dan klerikal.
2) Kewirausahaaan: Aktifitas yang melibatkan kegiatan pengelolaan/manajerial
untuk pencapaian tujuan organisasi;
3) Realistik : Aktifitas-aktifitas yang memerlukan manipulasi eksplisit, teratur atau
sistematik terhadap obyek/alat/benda/mesin

j. Upaya Fisik :
1) Duduk
2) Berjalan
3) Berdiri
4) Melihat
5) Menyimpan
6) Bekerja dengan Jari

k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2) Umur : tidak ada syarat khusus
3) Tinggi Badan : tidak ada syarat khusus
4) Berat Badan : tidak ada syarat khusus
5) Postur Badan : tidak ada syarat khusus
6) Penampilan : rapi

l. Fungsi Pekerjaan :
1) Data : D2 (menyusun)
2) Orang :O7 (melayani)
3) Benda : B7 (memegang)

[5]
16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :

Waktu penyelesaian Volume

No Hasil Kerja
(menit) (setahun)
1. Berkas sumpah/janji pegawai 30 25 Berkas
Laporan Pembinaan pegawai
2. Rekapitulasi daftar hadir pegawai 120 13 Berkas
3. Surat cuti 60 5 Berkas
4. Buku registrasi kepegawaian 600 12 Buku
5. Daftar Nominatif dan DUK 180 24 Laporan
6. Arsip kepegawaian 300 50 Berkas
7. Laporan tugas kedinasan lain 300 24 Laporan

17. Butir Informasi Lain : -

[6]
[7]