INFORMASI JABATAN

1. NamaJabatan : Pengelola Kepegawaian

2. KodeJabatan :-

3. Unit Organisasi : -

Eselon II : Sekretariat DPRD Kabupaten Cianjur

Eselon III : Bagian Umum

4.Eselon IV : Sub bagian Umum dan Kepegawaian

5. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

KEPALA BAGIAN UMUM

KASUBAG UMUM DAN

KEPEGAWAIAN

PENGADMINISTRASI PENGELOLA PENGELOLA SURAT

UMUM KEPEGAWAIAN

6. Ikhtisar Jabatan :
Melakukan kegiatan pengelolaan yang meliputi penyiapan bahan, koordinasi dan
penyusunan laporan di bidang kepegawaian berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku agar hak-hak pegawai dapat terpenuhi dengan baik dan
terciptanya tertib administrasi kepegawaian.

7. Uraian Tugas:
a. Melaksanakan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan dan pemeliharaan data
kepegawaian di lingkungan Sekretariat DPRD berdasarkan ketentuan dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam rangka tertib administrasi
kepegawaian.
Tahapan :
1. Membuat surat permintaan berkas kepegawaian yang berupa SK CPNS, SK
PNS, Kartu pegawai, kartu Taspen, SK Kenaikan Gaji Berkala, SK Jabatan,
Berita Acara Sumpah Jabatan, Daftar Riwayat Hidup, dan SK Pangkat
Terakhir.
2. Menandatangankan surat permintaan berkas kepegawaian pada pimpinan
 2

3. Memperbanyak surat permintaan berkas kepegawaian sesuai dengan jumlah

pegawai yang adadanMembagikan surat permintaan berkas kepagawaian
pada masing-masing pegawai.
4. Menerima setiap berkas kepegawaian yang masuk.
5. Memeriksa setiap berkas kepegawaian yang masuk dan memastikan
keabsahannya.
6. Menyimpan berkas kepegawaian pada ordner/file masing-masing pegawai
7. Mengkalifikasikan penyimpanan file pegawai sesuai unit kerja masing-masing
pegawai agar memudahkan pencarian jika sewaktu-waktu diperlukan
8. Melaksanakan pengelolaan dan pemeliharaan data kepegawaian.

b. Melaksanakan penyiapan administrasi kepegawaian, meliputi : usul kenaikan

pangkat, fasilitasi penilaian prestasi kinerja pegawai Negeri Sipil (SKP),
penyusunan Daftar Urut Kepangkatan (DUK), pengajuan sumpah/janji pegawai,
Kenaikan Gaji Berkala (KGB), usul pensiun, cuti, registerasi kepegawaian,
pengajuan pembuatan KARPEG, TASPEN, dan KARIS/KARSU berdasarkan
ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku agar terpenuhinya
hak-hak pegawai.
Tahapan :
1. Menginventarisir bahan-bahan yang diperlukan;
2. Mempersiapkan berkas persyaratan yang diperlukan;
3. Membuat surat usulan terkait jenis administrasi kepegawaian yang akan
diajukan;
4. Menyampaikan surat usulan ke instansi terkait.
5. Mengarsipkan surat usulan dalam ordner/file.

c. Melaksanakan penyiapan pegawai untuk mengikuti pendidikan/pelatihan

kepemimpinan, teknis dan fungsional serta fasilitasi penyiapan rencana pegawai
yang akan mengikuti ujian dinas, ujian penyesuaian kenaikan pangkat, dan
ijin/tugas belajar berdasarkan ketentuan dan peraturan perundang-undangan
yang berlaku dalam rangka memenuhi hak-hak pegawai.
Tahapan :
1. Menginvetarisir calon peserta yang akan diajukan untuk mengikuti kegiatan
diklat, ujian dinas, ujian penyesuaian kenaikan pangkat, dan ijin/tugas belajar;
2. Membantu mempersiapkan berkas persyaratan yang diperlukan;
3. Membuat surat usulan pengajuan calon peserta diklat, ujian dinas, ujian
penyesuaian kenaikan pangkat, dan ijin/tugas belajar;
4. Menyampaikan surat usulan calon peserta diklat, ujian dinas, ujian
penyesuaian kenaikan pangkat, dan ijin/tugas belajar ke instansi terkait.

d. Membuat Daftar Apel Pagi, Apel Siang,Daftar Hadir Kerja Pegawai,dan laporan
rekapitulasi kehadiran apel pagi, apel siang dan kehadiran pegawai berdasarkan
nominatif pegawai yang ada untuk mengukur tingkat kehadiran pegawai dan
meningkatkan kedisiplinan pegawai.
Tahapan :
1. Membuat daftar apel pagi, siang dan daftar hadir kerja pegawai
2. Memeriksa kehadiran pegawai
3. Membuat rekapitulasi daftar hadir apel pagi, apel siang dan daftar hadir kerja
pegawai pada setiap bulannya dan melaporkannya pada pimpinan.
 3

4. Mengarsipkan daftar hadir Apel pagi, apel siang, daftar hadir kerja pegawai,
dan laporan rekapitulasi apel pagi, apel siang dan kehadiran pegawai pada
ordner/file.

e. Membuat Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan (SPMJ) berdasarkan SK

jabatan agar terciptanya tertib administrasi kepegawaian.
Tahapan :
1. Membuat/mengetik Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan (SPMJ), dan
menandatangankan pada pimpinan.
2. Menomori SPMJ dengan mencatat dalam buku agenda.
3. Menyerahkan SPMJ pada yang bersangkutan.
4. Mengarsipkan SPMJ pada ordner/file.

f. Membuat SKUM PTK berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku

sebagai dasar bagi pegawai untuk mendapatkan tunjangan keluarga.
Tahapan :
1. Membuat/mengetik SKUM PTK berdasarkan data yang ada pada masing-
masing pegawai.
2. Menandatangankan SKUM PTK pada pegawai yang bersangkutan.
3. Menandatangankan SKUM PTK yang telah ditandatangani pegawai pada
pimpinan.
4. Menyerahkan SKUM PTK pada pegawai yang bersangkutan.
5. Mengarsipkan SKUM PTK pada ordner/file.

g. Membaca, menelaah dan menindaklanjuti surat-surat/dokumen yang ditujukan

pada pengelola kepegawaian berdasarkan disiposisi pimpinan untuk kelancaran
dan ketepatan penyelesaian pekerjaan.
Tahapan :
1. Membaca dan menelaah surat/dokumen yang masuk;
2. Menindaklanjuti surat/dokumen dengan membuat surat balasan/telaahan staf.
3. Menandatangankan surat pada pimpinan;
4. Menyampaikan surat balasan/dokumen pada unit/instansi terkait;
5. Mengarsipkan surat pada ordner/file.

h. Melaksanakan penyiapan bahan rancangan produk hukum, pendokumenasian

peraturan perundang-undangan sesuai dengan ketentuan dan/atau peraturan
perundang-undangan yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
Tahapan :
1. Mengumpukan bahan yang diperlukan;
2. Mempersiapkan bahan rancangan produk hukum;
3. Menyampaikan bahan rancangan produk hukum ke instansi terkait;
4. Mendokumentasikan peraturan perundang-undangan.

i. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan
maupun tertulis berdasarkan ketentuan dan atau arahan dari pimpinan dalam
rangka menunjang pelaksanaan kegiatan, tugas dan fungsi Sekretariat DPRD.
Tahapan :
1. Menerima perintah
2. Melaksanakan perintah
3. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kedinasan lain pada pimpinan.
 4

8. Bahan Kerja:

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1. SOP/Petunjuk Teknis Pengumpulan dan
Dokumen/Berkas Kepegawaian penghimpunan data/berkas
kepegawaian

2. SOP/Petunjuk Teknis Penyiapan administrasi

Referensi/peraturan perundang- kepegawaian yang meliputi :
usul kenaikan pangkat, fasilitasi
undangan yang terkait penilaian prestasi kinerja
pegawai Negeri Sipil (SKP),
penyusunan Daftar Urut
Kepangkatan (DUK), pengajuan
sumpah/janji pegawai,
Kenaikan Gaji Berkala (KGB),
usul pensiun, cuti, registerasi
kepegawaian, pengajuan
pembuatan KARPEG, TASPEN,
dan KARIS/KARSU
3.  Pegawai Penyiapan pegawai untuk
 Database Kepegawaian mengikuti diklatpim, diklat
 SOP/Petunjuk Teknis teknis/fungsional, ujian
dinas/UPKP, Ijin/tugas belajar.

4. Database kepegawaian/ Nominatif Pembuatan daftar hadir apel

pegawai pagi, apel siang, dan daftar
hadir kerja pegawai
5. SK jabatan Struktural Pembuatan SPMJ

6.  SOP/Petunjuk Teknis Pembuatan SKUM PTK

 SE Dirjen Anggaran Tanggal 09-
12-1983 Nomor : 88/A/20/1983
Tentang Tata cara untuk
mendapatkan tunjangan

7 Surat masuk/disposisi pimpinan Pelaksanaan menindaklanjuti

surat masuk

8 SOP/Petunjuk Teknis Penyiapan rancangan produk

hukum

9. Instruksi pimpinan/surat perintah Pelaksanaan tugas kedinasan

lain.

9. Perangkat/Alat Kerja:
 5

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1. SOP/Petunjuk Teknis Mengumpulkan dan menghimpun
data/berkas kepegawaian

2. SOP/Petunjuk Teknis Menyiapkan administrasi

Referensi/peraturan perundang- kepegawaian yang meliputi : usul
undangan yang terkait kenaikan pangkat, fasilitasi
penilaian prestasi kinerja pegawai
Negeri Sipil (SKP), penyusunan
Daftar Urut Kepangkatan (DUK),
pengajuan sumpah/janji pegawai,
Kenaikan Gaji Berkala (KGB), usul
pensiun, cuti, registerasi
kepegawaian, pengajuan
pembuatan KARPEG, TASPEN,
dan KARIS/KARSU
3. SOP/Petunjuk Teknis Menyiapkan pegawai untuk
mengikuti diklatpim, diklat
teknis/fungsional, ujian dinas/UPKP,
Ijin/tugas belajar.
4. SOP/Petunjuk Teknis Membuat Pembuatan daftar hadir
apel pagi, apel siang, dan daftar
hadir kerja pegawai
5. SOP/Petunjuk Teknis Membuat SPMJ

6. SOP/Petunjuk Teknis Membuat SKUM PTK

7 Disposisi pimpinan Menindaklanjuti surat masuk

8 SOP/Petunjuk Teknis Menyiapkan rancangan produk

hukum

9. Instruksi pimpinan/surat perintah/ Melaksanakan tugas kedinasan lain.

disposisi pimpinan/petunjuk
teknis

10. Hasil Kerja:

No Hasil Kerja1) Satuan Hasil 2)

1. Dokumen/Berkas kepegawaian Dokumen

2.  Usulan Kenaikan pangkat  Dokumen

 Kegiatan fasilitasi penyusunan  Kegiatan
SKP
 DUK  Dokumen
 Surat usulan sumpah/janji  Surat
PNS
 SK Kenaikan Gaji Berkala  SK KGB
 Usulan Pensiun  Dokumen
 Surat Cuti  Surat
 Registerasi Pegawai  Dokumen
 6

 KARPEG  KARPEG
 TASPEN  TASPEN
 KARIS/KARSU  KARIS/KARSU

3.  Berkas usulan Diklatpim  Dokumen

 Berkas usulan Diklat  Dokumen
Teknis/Fugsional
 Berkas usulan Ujian  Dokumen
Dinas/UPKP
 Berkas usulan ijin/tugas  Dokumen
belajar

4 Daftar Hadir Apel Pagi Daftar Hadir Apel Pagi

Daftar Hadir Apel Siang Daftar Hadir Apel Siang
Daftar Kehadiran pegawai Daftar kehadiran pegawai
Laporan Rekapitulasi apel pagi Laporan
Laporan Rekapitulasi apel siang Laporan
Laporan Rekapitulasi kehadiran Laporan
pegawai
5 SPMJ Dokumen
6 SKUM PTK Dokumen
7 Surat keluar Surat
8 Rancangan produk hukum Dokumen
Dokumentasi peraturan Dokumen
perundang-undangan
9 Laporan pelaksanaan tugas Laporan
kedinasan lain

11. Tanggung Jawab:

a. Ketepatan waktu dalam pelayanan administrasi kepegawaian.
b. Keamanan rahasia kepegawaian
c. Keamanan dokumen/berkas kepegawaian
d. Kesesuaian pelaksanaan tugas dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku.

12. Wewenang:
a. Memeriksa berkas kepegawaian
b. Meminta dan Menggunakan peralatan kerja
c. Menolak permintaan berkas kepegawaian/data pegawai yang tidak sesuai
dengan prosedur
d. Menyelenggarakan pelayanan administrasi kepegawaian.

13. Korelasi Jabatan:

Unit Kerja/
No Jabatan Dalam Hal
Instansi
1. Kepala Bagian Sekretariat DPRD Meminta arahan/petunjuk
Umum dalam pelaksanaan tugas

2. Kasubag Umum Sekretariat DPRD Meminta arahan/petunjuk

dan Kepegawaian dalam pelaksanaan tugas

3. Pegawai Negeri Sekretariat DPRD Koordinasi/kerjasama

Sipil di lingkungan
Sekretariat DPRD
 7

4. Subid terkait di BKPPD Koordinasi dan kerjasama

lingkungan BKPPD

14. Kondisi Lingkungan Kerja:

No Aspek Faktor
1. Tempat kerja Ruangan tertutup
2. Suhu Dingindengan perubahan
3. Udara Sejuk, ber AC
4. Keadaan Ruangan Luas
5. Letak Strategis
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Nyaman, bersih dan rapi
9. Getaran Tenang

15. Resiko Bahaya:

No Fisik / Mental Penyebab

1. - -
2.
3.
dst

16. SyaratJabatan:
a. Pangkat/Gol. Ruang
b. Pendidikan
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan
2) Teknis
d. Pengalamankerja
e. Pengetahuankerja
f. Keterampilankerja
kepegawaian
g. BakatKerja
1) G : Intelegensia
2.)V :Bakat Verbal
penggunaannya secara tepat dan efektif
2) Q :Ketelitian
: Pengatur Muda (II/a)
: SLTA/SMK
:-
: - Administrasi Kepegawaian
- Tata Kearsipan
: 1 tahun di bidang administrasi kepegawaian
: Mengetahui tata cara Administrasi Kepegawaian
: - Terampil menata dan mengarsipkan dokumen/berkas
- Bisa mengoperasikan komputer
:
: kemampuan belajar secara umum
: kemampuan untuk memahami arti kata-kata dan
: Kemampaun menyerap perincian yang berkaitan dalam
bahan verbal atau dalam tabel

h. TemperamenKerja :
1) P :Penerimaan : Kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan
dengan orang lain lebih dari hanya penerimaan dan
 8

pembuatan instruksi
2) R :Rutinitas :Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-
kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus
melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan
perangkat prosedur, urutan atau kecepatan tertentu.

i. MinatKerja :
1) Sosial
AlternatifTambahan :
2) Kewirausahaan
3) Artistik

j. UpayaFisik :
1) Bekerjadenganjari
2) Melihat
3) Mendengar
4) Berbicara

k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2) Umur : disesuaikan
3) Tinggi badan : disesuaikan
4) Berat badan : disesuaikan
5) Postur badan : disesuaikan
6) Penampilan : disesuaikan

l. Fungsi Pekerjaan :
1) Data = D5 : Membandingkan/mencocokkan data
2) Orang = O7 : Melayani orang
3) Benda = B7 : Memegang/menggunakan alat untuk menunjang
Pelaksanaan tugas.

17. Standar Prestasi Kerja

Waktu
No Hasil Kerja Jumlah Hasil Penyelesaian
1. Dokumen/Berkas kepegawaian 46 dokumen 1200 menit
 9

2.  Usulan Kenaikan pangkat 10 dokumen 420 menit

 Kegiatan fasilitasi penyusunan 6 dokumen 30 menit
SKP
 DUK 1 dokumen 90 menit
 Surat usulan sumpah/janji PNS 1 dokumen 30 menit
 SK Kenaikan Gaji Berkala 20 dokumen 30 menit
 Usulan Pensiun 1 dokumen 420 menit
1 dokumen 30 menit
 Surat Cuti
1 dokumen 30 menit
 Registerasi Pegawai
1 dokumen 180 menit
 KARPEG 1 dokumen 180 menit
 TASPEN 1 dokumen 180 menit
 KARIS/KARSU

3.  Berkas usulan Diklatpim 1 dokumen 180 menit

 Berkas usulan Diklat 4 dokumen 180 menit
Teknis/Fugsional
 Berkas usulan Ujian 2 dokumen 420 menit
Dinas/UPKP
 Berkas usulan ijin/tugas belajar 180 menit
1 dokumen

4. Daftar Hadir Apel Pagi 1 dokumen 30 menit

Daftar Hadir Apel Siang 1 dokumen 30 menit
Daftar Kehadiran pegawai 1 dokumen 30 menit
Laporan Rekapitulasi apel pagi 1 dokumen 60 menit
Laporan Rekapitulasi apel siang 1 dokumen 60 menit
Laporan Rekapitulasi kehadiran 1 dokumen 60 menit
pegawai
5. SPMJ 13 dokumen 15 menit
6. SKUM PTK 46 dokumen 30 menit
7. Surat keluar 40 dokumen 45 menit

8. Rancangan produk hukum 1 dokumen 420 menit

Dokumentasi peraturan 1 dokumen 30 menit
perundang-undangan
9. Laporan pelaksanaan tugas 12 dokumen 180 menit
kedinasan lain

18. Butir Informasi Lain :

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................
10