INFORMASI JABATAN

1. NamaJabatan : Pengadministrasi Umum

2. KodeJabatan :-

3. Unit Organisasi : -

Eselon II : Srekretariat DPRD Kabupaten Cianjur

Eselon III : Bagian Umum

4.Eselon IV : Sub bagian Umum dan Kepegawaian

5. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

KEPALA BAGIAN UMUM

KASUBAG UMUM DAN

KEPEGAWAIAN

PENGELOLA SURAT PENGADMINISTRASI PENGELOLA

UMUM KEPEGAWAIAN

6. Ikhtisar Jabatan :
Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian
dokumen administrasi berdasarkan ketentuan dan peraturan yang berlaku agar
terwujudnya tertib administrasi dalam bidang kesekretariatan.

7. Uraian Tugas:
a. Melaksanakan pengadministrasian surat keluar berdasarkan ketentuan yang
berlaku agar proses penyelesaian surat dapat tepat waktu.
Tahapan :
1. Menerima disposisi surat yang harus ditindaklanjuti;
2. Membuat balasan surat;
3. Menyerahkan pada pimpinan untuk ditandatangani;
4. Meregister surat keluar pada buku agenda;
5. Menyerahkan pada caraka untuk dikirim sesuai tujuan/alamat surat.
 2

b. Menyusun agenda kegiatan pimpinan sesuai dengan jadwal yang telah

ditetapkan dalam rangka menunjang kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan.
Tahapan :
1. Melaksanakan koordinasi pada pimpinan mengenai jadwal kegiatan yang
akan dilaksanakan.
2. Mencatat kegiatan pimpinan pada buku agenda.
3. Membuat dan menyusun jadwal kegiatan pimpinan.

c. Mencatat register surat tugas di lingkungan Sekretariat DPRD dan DPRD

berdasarkan ketentuan dan peraturan yang berlaku agar tercapainya tertib
administrasi persuratan.
Tahapan :
1. Menerima surat tugas DPRD dan Sekretariat DPRD;.
2. Mencatat surat tugas pada buku agenda.
3. Memberikan nomor register pada surat tugas
4. Menyimpan arsip surat tugas pada ordner/file.

d. Membuat surat tugas dan surat perintah perjalanan dinas di lingkungan subag
umum dan kepegawaian berdasarkan ketentuan yang berlaku dalam rangka
menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan.
Tahapan :
1. Membuat surat tugas/surat perintah perjalanan dinas.
2. Menyerahkan surat tugas/surat perintah perjalanan dinas untuk
ditandatangani oleh pimpinan.
3. Menyimpan arsip pada ordner/file.

e. Menyusun laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh pimpinan berdasarkan

ketentuan yang berlaku dalam rangka menunjang kelancaran tugas pimpinan.
Tahapan :
1. Menghimpun kegiatan yang telah dilaksanakan oleh pimpinan
2. Menyusun laporan kegiatan pimpinan.

f. Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan kepada atasan berdasarkan

ketentuan yang berlaku sebagai pertanggungjawaban.
Tahapan :
1. Mencatat laporan pelaksanaan tugas pada buku agenda.
2. Menyusun laporan pelaksanaan dan hasil kegiatan.
3. Menyerahkan laporan pelaksanaan tugas pada atasan untuk dievaluasi.

g. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan
maupun tertulis.
Tahapan :
1. Menerima perintah
2. Melaksanakan perintah
3. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kedinasan lain.

8. Bahan Kerja:
 3

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1. Surat masuk Pembuatan surat keluar/ surat
SOP dan petunjuk teknis balasan

2. Agenda Kegiatan Pimpinan Penyusunan agenda kegiatan

Disposisi/arahan dari pimpinan pimpinan

3. Surat tugas Sekretariat DPRD Pencatatan surat tugas pada

Surat tugas DPRD buku agenda
4. Agenda kegiatan subag umum dan Pembuatan surat tugas dan surat
kepegawaian/ arahan dari atasan perintah perjalanan dinas

5. Notulen kegiatan yang telah Penyusunan laporan kegiatan

dilaksanakan oleh pimpinan pimpinan

6. Kegiatan/pelaksanaan tugas harian Pelaporan pelaksanaan hasil

kegiatan

7. Perintah pimpinan/surat perintah Pelaksanaan tugas kedinasan

lain.

9. Perangkat/Alat Kerja:

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1. SOP dan Petunjuk Teknis Membuat surat keluar/ surat
balasan

2. Disposisi pimpinan Menyusun agenda kegiatan

SOP dan petunjuk teknis pimpinan

3. SOP dan Petunjuk Teknis Mencatat surat tugas pada buku

agenda

4. SOP dan Petunjuk Teknis Membuat surat tugas dan surat

perintah perjalanan dinas

5. SOP dan Petunuk Teknis Menyusun laporan kegiatan

pimpinan
6. SOP dan Petunjuk Teknis Membuat laporan pelaksanaan hasil
kegiatan

7. Peraturan/referensi terkait, surat Melaksanakan tugas kedinasan

tugas/ disposisi pimpinan lain.

10. Hasil Kerja:

No Hasil Kerja1) Satuan Hasil 2)

 4

1. Surat keluar Surat

2. Jadwal Kegiatan Pimpinan Dokumen
3. Register surat tugas Sekretariat Kegiatan
DPRD
Register surat tugas DPRD Kegiatan
4. Surat tugas Surat
Surat perintah perjalanan dinas Surat
5. Laporan hasil kegiatan pimpinan laporan
6. Laporan hasil pelaksanaan tugas Laporan
7. Laporan hasil pelaksanaan tugas Laporan
kedinasan lain

11. Tanggung Jawab:

a. Kebenaran pelaksanaan tugas
b. Ketepatan waktu penyelesaian pekerjaan

12. Wewenang:
a. Menolak register surat yang tidak sesuai SOP.
b. Meminta dan Menggunakan peralatan kerja

13. Korelasi Jabatan:

No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal
1. Subag Sekretariat DPRD Meminta arahan/petunjuk
Administrasi dalam pelaksanaan tugas
Umum dan
Kepegawaian
2. Jabatan Sekretariat DPRD Kegiatan Memberikan
Pelaksana di pelayanan/fasilitasi
lingkungan
Sekretariat
DPRD

14. Kondisi Lingkungan Kerja:

No Aspek Faktor
1. Tempat kerja Ruangantertutup
2. Suhu Dingindenganperubahan
3. Udara Sejukber-AC
4. Keadaan Ruangan Cukup
5. Letak Strategis
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersihdanrapi
9. Getaran Tenang

15. Resiko Bahaya:

No Fisik / Mental Penyebab
1. - -
2.
3.
dst
 5

16. SyaratJabatan:
a. Pangkat/Gol. Ruang :PengaturMuda (II/a)
b. Pendidikan :SLTA
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan :-
2) Teknis :-
d. Pengalamankerja :-
e. Pengetahuankerja : Mengetahui dasar-dasar kegiatan tata usaha
f. Keterampilankerja : mampu melaksanakan tugas ketatausahaan.

g. BakatKerja :
1) G :Intelegsia
2) V :Bakat Verbal

h. TemperamenKerja :
1) R :Penerimaan/Instruksi
2) R :Rutinitas
i. Minat Kerja :
1) Sosial
Alternatif Tambahan :
2) Artistik
3) Kewirausahaan
j. Upaya Fisik :
1) Berbicara
2) Bekerjadenganjari
3) Berjalan
4) Melihat
5) Mendengar
k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2) Umur : -
3) Tinggi badan : -
4) Berat badan : -
5) Postur badan : -
6) Penampilan : -

l. Fungsi Pekerjaan :
 6

1) Data = 6 : Menyalin dalam buku agenda

2) Orang = 8 : Menerimainstruksidariatasan
3) Benda = 7 : Memegang/menggunakan alat untuk menunjang pelaksanaan
tugas.
17. Standar Prestasi Kerja
N Waktu
Hasil Kerja Jumlah Hasil Penyelesaian
o
1. Surat keluar 500 Surat 60 menit
2. Jadwal Kegiatan Pimpinan 4 Jadwal 60 menit
3. Register surat tugas 600 kegiatan 15 menit
Sekretariat DPRD
Register surat tugas DPRD 700 kegiatan 15 menit

4. Surat tugas 24 surat 15 menit

Surat perintah perjalanan dinas 24 surat 30 menit
5. Laporan hasil kegiatan 4 laporan 60 menit
pimpinan
6. Laporan hasil pelaksanaan 4 Laporan 60 menit
tugas
7. Laporan hasil pelaksanaan 12 Laporan 180 menit
tugas kedinasan lain

18. Butir Informasi Lain :

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................