INFORMASI JABATAN

58

1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum

2. Kode Jabatan :

3. Unit Kerja :

Eselon I : Sekretariat Jenderal

Eselon II : Biro Umum

Eselon III : Bagian Tata Usaha

Eselon I V : Subbagian TU Sekjen dan SAM

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

5. Ikhtisar Jabatan :
Melakukan dukungan ketatausahaan dan kearsipan pada satuan organisasi di
lingkungan Sekretariat Jenderal melalui pencatatan dan pemeriksaan surat
serta dokumen sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar terwujudnya
administrasi surat dan dokumen yang teratur dan sistematis
6. Uraian Tugas:
a. Membantu pemeriksaan kelengkapan surat dan dokumen kedinasan yang
diterima;
Tahapan :
1) Menerima surat dan dokumen
2) Memilah surat dan dokumen
3) Menyusun surat dan dokumen
4) Menyimpan surat dan dokumen

b. Mencatat surat dan dokumen ke dalam buku agenda;

Tahapan :
1) Menerima surat dan dokumen
2) Memilah surat dan dokumen
3) Menyusun surat dan dokumen
4) Menyimpan surat dan dokumen

c. Mengetik konsep surat atau dokumen kedinasan sesuai ketentuan tata

naskah dinas;
Tahapan :
1) Menerima konsep surat atau dokumen
2) Menyusun konsep surat atau dokumen
3) Menyunting konsep surat atau dokumen

d. Memeriksa dan mencatat surat /dokumen kedinasan yang akan dikirim

sesuai ketentuan tata naskah dinas;
Tahapan :
1) Menerima surat dan dokumen
2) Memilah surat dan dokumen
3) Menyusun surat dan dokumen
4) Mencatat surat dan dokumen

e. Melakukan kearsipan surat dan dokumen kedinasan satuan organisasi;

Tahapan :
 1) Menyusun arsip surat dan dokumen
2) Memilah arsip surat dan dokumen
3) Menyimpan arsip surat dan dokumen

f. Membuat catatan kegiatan harian/bulanan untuk penyiapan laporan satuan

organisasi;
Tahapan :
1) menyusun catatan kegiatan harian / bulanan
2) mengolah catatan kegiatan harian / bulanan
3) melaporkan catatan kegiatan harian / bulanan kepada Kepala Sub
Bagian

g. Melaksanakan arahan dan petunjuk dari atasan sesuai kewenangan dan

tanggung-jawabnya.
Tahapan :
1) Menerima arahan dan petunjuk dari atasan
2) Melaksanakan arahan dan petunjuk dari atasan
3) Melaporkan hasil pelaksanaan arahan dan petunjuk

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1. Surat Masuk Pembuatan konsep disposisi pimpinan

dan pengarsipan surat masuk
2. Surat Keluar Pendataan dan pengarsipan surat keluar
pimpinan

8. Perangkat/ Alat Kerja:

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1. Standar Operasional Prosedur Mengatur pelaksanaan tugas

2. ATK : Mendukung pelaksanaan tugas dan

 Alat tulis pekerjaan
 Komputer/Laptop
 Printer berwarna,dll
9. Hasil Kerja:

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1 Bahan laporan kegiatan satuan organisasi; Laporan

2 Konsep disposisi pimpinan Surat

3 Agenda surat masuk/keluar Dokumen

4 Arsip satuan organisasi. Dokumen

10. Tanggung Jawab:

a. Pemeriksaan kelengkapan surat dan dokumen kedinasan yang diterima;
b. Pencatatan surat dan dokumen ke dalam buku agenda surat masuk;
c. Pengetikan konsep surat atau dokumen kedinasan sesuai ketentuan tata
naskah dinas;
d. Pemeriksaan surat dan dokumen kedinasan yang akan dikirim sesuai
ketentuan tata naskah dinas;
e. Pencatatan surat dan dokumen kedinasan yang akan dikirim ke dalam
agenda surat keluar;
f. Komunikasi dengan pihak lain yang terkait untuk koordinasi pelaksanaan
tugas;
g. Kearsipan surat dan dokumen kedinasan satuan organisasi;
h. Catatan kegiatan harian/bulanan untuk penyiapan laporan satuan
organisasi;

11. Wewenang:
1. Mengkoordinasi kegiatan caraka;
2. Mengatur pengarsipan surat masuk dan keluar.

12. Korelasi Jabatan/ Hubungan Kerja :

No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

1. Kasubbag. TU Sekjen dan SAM Biro Umum, Setjen Koordinasi Pekerjaan

2. Jabatan Fungsional terkait Biro Umum, Setjen Koordinasi Pekerjaan
13. Kondisi Lingkungan Kerja:

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Dingin
3. Udara Kering dan Lembab
4. Keadaan Ruangan Cukup
5. Letak -
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih dan rapi
9. Getaran -

14. Resiko Bahaya:

No Fisik / Mental Penyebab
1. Tidak ada

15. Syarat Jabatan:

a. Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur, II/c
b. Pendidikan : Diploma III bidang administrasi atau yang
disetarakan
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan : Diklat Prajabatan
2) Teknis : Diklat fungsional Umum, Diklat Kearsipan, Diklat
Budaya Kerja.
d. Pengalaman kerja : Minimal 1 tahun bidang umum
e. Pengetahuan kerja : Memahami peraturan dan konsep kearsipan
f. Keterampilan kerja : Mengoperasikan komputer (MS. Office)

g. Bakat Kerja :
G : intelegensia
V : Bakat Verbal
Q : Ketelitian
F : Kecekatan Jari
h. Temperamen Kerja :
1) R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang
berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama,
sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang
tertentu.
2) T : Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki
pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi atau
standar-standar tertentu.

i. Minat Kerja :
1) Realistik
2) Sosial
3) Konvensional

j. Upaya Fisik :
1) Duduk
2) Berjalan
3) Berbicara
4) Melihat

k. Kondisi Fisik :
a. Jenis Kelamin : Pria/Wanita
b. Umur : 21
c. Tinggi badan : Sedang
d. Berat badan : Sedang
e. Postur badan : Sedang
f. Penampilan : Rapih

l. Fungsi Jabatan :
1) D5 : Menyalin
2) O7 : Melayani orang
3) B7 : Memegang
16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan

Waktu
No Satuan Hasil Jumlah Hasil Kerja Penyelesaian/Satuan
Hasil
1 Laporan 1 90 Menit
2 Surat 12.000 5 Menit
3 Dokumen 2 90 Menit
4 Dokumen 600 60 Menit

17. Butir Informasi Lain :

..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................

Jakarta, ………. 2015

Mengetahui Atasan Langsung Yang membuat

( ................................... ) (...................................)
NIP. NIP.