INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Pengadministrasian Umum

2. Kode Jabatan :
3. Unit Kerja : Dinas Kesehatan
Eselon II.a :
Eselon II.b : Kepala Dinas Kesehatan
Eselon III.a :
Eselon IV.a :
4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

5. Ikhtisar Jabatan :
Menerima, mencatat, menyimpan surat serta dokumen lainnya sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku, agar pelaksanaan tugas berjalan dengan lancar

6. Uraian Tugas :
a. Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk, sesuai dengan prosedur dan ketentuan
yang berlaku agar memudahkan pencarian;
b. Memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku,
agar memudahkan pengendalian;
c. Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur
dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian
d. Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib
administrasi;
e. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan
evaluasi dan pertanggung jawaban.
f. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun
lisan
g. Mengelompokan data objek kerja (umum dan kepegawaian)sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku untuk diproses lebih lanjut.
h. Memproses objek kerja (umum dan kepegawaian)sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku sebagai wujud pelayanan prima.
 i. Memeriksa dan mengkonsultasikan kendala yang timbul dalam pelaksanaan proses objek
kerja (umum dan kepegawaian) dengan pejabat yang berwenang dan terkait sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk penyelesaian masalah.
j. Menyusun program kerja, bahan dan alat perlengkapan obyek kerja (aset dan perlengkapan)
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan
dapat berjalan dengan baik;
k. Memantau obyek kerja (aset dan perlengkapan) sesuai dengan bidang tugasnya, agar dalam
pelaksanaan terdapat kesesuaian dengan rencana awal;
l. Mengendalikan program kerja, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar tidak
terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan;
m. Mengkoordinasikan dengan unit-unit terkait dan atau instansi lain dalam rangka
pelaksanaannya, agar program dapat terlaksana secara terpadu untuk mencapai hasil yang
optimal;
n. Mengevaluasi dan menyusun laporan secara berkala, sesuai dengan prosedur dan ketentuan
yang berlaku sebagai bahan penyusunan program berikutnya;
o.
Mempelajari pedoman dan petunjuk sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
untuk mengetahui macam, metode dan teknik dalam mengolah data dan informasi kesehatan;

p. Mengumpulkan dan memeriksa data sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
sebagai bahan kegiatan berdasarkan jenis dan data dan informasi kesehatan;
q. Menganalisis data dan informasi kesehatan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku untuk menghasilkan kebenaran informasi dan volume kegiatan berdasarkan laporan
yang masuk;
r. Menyusun rekapitulasi kegiatan berdasarkan jenis data dan informasi kesehatan;
s. Mencatat perkembangan dan permasalahan data dan informasi kesehatan secara periodik
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk mengetahui langkah
pemecahannya;
t. Mengolah dan menyajikan data dan informasi kesehatan dalam bentuk yang telah ditetapkan
sebagai bahan proses lebih lanjut;
u. Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan kepada atasan sebagai bahan evaluasi dan
pertanggungjawaban; dan

7. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1. Surat masuk
Penerimaan, Pencatatan dan penyortiran

2. Surat
Pemberian lembar pengantar pada surat

3. Surat Pengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis

dan sifatnya
4. Surat Pendokumentasian surat sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku
5. Surat, dokumen
Pelaporan pelaksanaan hasil kegiatan
 6. Disposisi pimpinan
Pelaksanaan tugas kedinasan lain.

8. Perangkat/Alat Kerja:
No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1. Surat, ATK Menerima, mencatat dan menyortir surat

2. Surat, ATK Memberi lembar pengantar surat

3. Surat, ATK Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis

dan sifatnya
4. Surat, ATK Mendokumentasikan surat

5. Surat, ATK Melaporkan pelaksanaan hasil kegiatan

6. Disposisi pimpinan Melaksanakan tugas kedinasan lain.

9. Hasil Kerja :
No Hasil Kerja Satuan Hasil
1.
Pengadministrasian surat umum Dokumen

2.
Terdistribusinya surat menyurat Kegiatan

3.
Arsip data Dokumen

4.
Arsip data Dokumen

5.
Laporan Dokumen

6.
Tugas lain-lain Kegiatan

10. Tanggung Jawab :

a.    Kelancaran distribusi surat menyurat.
b.    Tersedianya kelengkapan lampiran surat menyurat.
c.     
Menjaga kerahasiaan surat yang mesti dirahasiakan.
d.    Keterwujudan kerapihan dan kualitas dalam pengetikan.
e.     
Menyimpan dan menjaga arsip surat.
f. Kelancaran pendampingan pelaksanaan tugas.

11. Wewenang :
a.    Meminta bahan ATK dan peralatan lainnya untuk administrasi.
b.    Menolak menerima surat bukan untuk keperluan dinas.
c.    Memberikan/menyampaikan
M surat yang telah didisposisi oleh atasan.
12. Korelasi Jabatan :
No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal
1. Kasubag Umum dan Kepegawaian Dinas Kesehatan Konsultasi dan
2. Fungsional Umum lainnya Dinas Kesehatan arahan
Kerjasama

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Hasil Kerja Satuan Hasil
1. Tempat kerja Di dalam ruangan
2. Suhu Dingin dengan perubahan
3. Udara Sejuk
4. Keadaan Ruangan Cukup
5. Letak Datar
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat Bersih
9. kerja
Getaran

14. Resiko Bahaya :

No Fisik / Mental Penyebab
1. - -

15. SyaratJabatan :
a. Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur Muda -II/a
b. Pendidikan : SLTA sederajat
c.  Kursus/Diklat
Penjenjangan :
Teknis : 1. Kearsipan
2.
d. Pengalaman kerja : 1 tahun di bidang administrasi
Tata cara kearsipan, jenis-jenis arsip aktif dan non aktif, dan
e. Pengetahuan kerja : Menyusun arsip aktif dan non aktif, mengoperasikan komputer
tata surat menyurat
f. Keterampilan kerja : dan membuat kode arsip aktif.
g. Bakat Kerja : G, N dan Q
h. h. Temperamen Kerja : P, R dan T
i. Minat Kerja : 1.a, 2.a dan 3.a
j. Upaya Fisik : Duduk, Berdiri dan Berjalan
k. Kondisi Fisik : Pria/ Wanita, sehat jasmani dan rohani
l. Fungsi Pekerjaan : D5, O8 dan B7

16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan :

No Satuan Hasil Jumlah Hasil (dalam 1 th) Waktu Penyelesaian

(menit)
1. Dokumen 600 5
2. Kegiatan 600 5
 3. Dokumen 600 5
4. Kegiatan 600 5
5. Dokumen 48 90
6. Dokumen 48 150
7. Kegiatan 48 180
8. Dokumen Err:509 Err:509

17. Butir Informasi Lain :

 ANALISIS BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN P

Nama Jabatan : Pengadministrasian Umum

Unit Kerja : Dinas Kesehatan
Ikhtisar Jabatan : Menerima, mencatat, meny
ketentuan yang berlaku, ag

SATUAN
NO URAIAN TUGAS
HASIL

1 2 3

Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk, sesuai dengan

1 Dokumen
prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pencarian;

Memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan

2 Kegiatan
ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian;

Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya, sesuai

3 dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan Dokumen
pendistribusian

Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang

4 Dokumen
berlaku, agar tertib administrasi;

Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang

5 Dokumen
berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggung jawaban.

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan

6 Kegiatan
baik tertulis maupun lisan

Mengelompokan data objek kerja (umum dan kepegawaian)sesuai dengan

7 Dokumen
prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk diproses lebih lanjut.

Memproses objek kerja (umum dan kepegawaian)sesuai dengan prosedur

8 Dokumen
dan ketentuan yang berlaku sebagai wujud pelayanan prima.

Memeriksa dan mengkonsultasikan kendala yang timbul dalam

pelaksanaan proses objek kerja (umum dan kepegawaian) dengan pejabat
9 Dokumen
yang berwenang dan terkait sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku untuk penyelesaian masalah.

Menyusun program kerja, bahan dan alat perlengkapan obyek kerja (aset
10 dan perlengkapan) sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, Dokumen
agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik;
 SATUAN
NO URAIAN TUGAS
HASIL

1 2 3

Memantau obyek kerja (aset dan perlengkapan) sesuai dengan bidang

11 tugasnya, agar dalam pelaksanaan terdapat kesesuaian dengan rencana Dokumen
awal;

Mengendalikan program kerja, sesuai dengan prosedur dan ketentuan

12 Dokumen
yang berlaku agar tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan;

Mengkoordinasikan dengan unit-unit terkait dan atau instansi lain dalam

13 rangka pelaksanaannya, agar program dapat terlaksana secara terpadu Dokumen
untuk mencapai hasil yang optimal;

Mengevaluasi dan menyusun laporan secara berkala, sesuai dengan

14 prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai bahan penyusunan Dokumen
program berikutnya;

Mempelajari pedoman dan petunjuk sesuai dengan prosedur dan

15 ketentuan yang berlaku untuk mengetahui macam, metode dan teknik Dokumen
dalam mengolah data dan informasi kesehatan;

Mengumpulkan dan memeriksa data sesuai dengan prosedur dan

16 ketentuan yang berlaku sebagai bahan kegiatan berdasarkan jenis dan Dokumen
data dan informasi kesehatan;

Menganalisis data dan informasi kesehatan sesuai dengan prosedur dan

17 ketentuan yang berlaku untuk menghasilkan kebenaran informasi dan Dokumen
volume kegiatan berdasarkan laporan yang masuk;

Menyusun rekapitulasi kegiatan berdasarkan jenis data dan informasi

18 Dokumen
kesehatan;

Mencatat perkembangan dan permasalahan data dan informasi

19 kesehatan secara periodik sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang Dokumen
berlaku untuk mengetahui langkah pemecahannya;

Mengolah dan menyajikan data dan informasi kesehatan dalam bentuk

20 Dokumen
yang telah ditetapkan sebagai bahan proses lebih lanjut;

Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan kepada atasan sebagai

21 Dokumen
bahan evaluasi dan pertanggungjawaban; dan
 SATUAN
NO URAIAN TUGAS
HASIL

1 2 3
JUMLAH
PEMBULATAN
K KEBUTUHAN PEGAWAI

inistrasian Umum
sehatan
a, mencatat, menyimpan surat serta dokumen lainnya sesuai dengan prosedur dan
n yang berlaku, agar pelaksanaan tugas berjalan dengan lancar

WAKTU
WAKTU BEBAN PEGAWAI YANG
KERJA KET
PENYELESAIAN KERJA DIBUTUHKAN
EFEKTIF

4 5 6 7 8

5 72,000 600 0.0417

5 72,000 600 0.0417

5 72,000 600 0.0417

5 72,000 600 0.0417

90 72,000 48 0.0600

150 72,000 48 0.1000

180 72,000 48 0.1200

180 72,000 48 0.1200

90 72,000 48 0.0600

90 72,000 48 0.0600
 WAKTU
WAKTU BEBAN PEGAWAI YANG
KERJA KET
PENYELESAIAN KERJA DIBUTUHKAN
EFEKTIF

4 5 6 7 8

180 72,000 48 0.1200

240 72,000 48 0.1600

180 72,000 48 0.1200

60 72,000 48 0.0400

120 72,000 12 0.0200

300 72,000 12 0.0500

300 72,000 12 0.0500

600 72,000 12 0.1000

600 72,000 12 0.1000

1,500 72,000 12 0.2500

60 72,000 12 0.0100
 WAKTU
WAKTU BEBAN PEGAWAI YANG
KERJA KET
PENYELESAIAN KERJA DIBUTUHKAN
EFEKTIF

4 5 6 7 8
1.7067
1.7