FORMULIR INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : PENGADMINISTRASI UMUM

2. Kode Jabatan :-
3. Unit Organisasi :
Eselon II : DINAS PERHUBUNGAN KOTA PALANGKA RAYA
Eselon III : SEKRETARIAT DINAS PERHUBUNGAN KOTA PALANGKA RAYA E
BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

SEKRETARIS DINAS
PERHUBUNGAN KOTA
PALANGKA RAYA

KEPALA SUB BAGIAN UMUM

DAN KEPEGAWAIAN

PENGADMINISTRASI
UMUM

5. Ikhtisar Jabatan :
Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan da
dokumen administrasi.dan penatausahaan lingkungan kantor;
6. Uraian Tugas:
a. Menerima, membuka, membaca, mencatat surat masuk sesuai prosedur yan
kelancaran pelaksanaan tugas;
1) Menerima, membuka, membaca surat/dokumen untuk mengetahui tujuan;
2) Mencatat surat/dokumen masuk pada buku register;
3) Menyampaikan dan mendistribusikan surat/dokumen kepada atasan
ditandatangani ataupun didisposisi;
b. Mengelola kearsipan dan penyiapan kearsipan dokumen kantor; Tahapan :
1) Mengumpulkan dan mengidentifikasi bahan yang akan diarsipkan sesua
berlaku guna hasil penilaian pelaksanaan tugas;
2) Memelihara data surat/dokumen untuk disimpan ke dalam file agar me
apabila ada permintaan;
3) Menggandakan dan pengesahan naskah/surat keluar untuk kepentingan
dinas;
c. Melakukan penyiapan jadwal kegiatan pimpinan agar acara berjalan lancar T
1) Mengetik dan mengolah rencana jadwal apel pagi/sore atau agenda/surat pe
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku;
2) Mendistribusikan jadwal/ surat perintah, pengumuman dan kegiatan
dan mengumumkannya lewat media sosial atau menyerahkan ke yang bersa
3) Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan/tugas pada instansi terkait dan
ditindaklanjuti.
d. Menghimpun dan menyajikan klipping berita/laporan dan keluh
berbagai media cetak dan masyarakat;
Tahapan :
 FORMULIR INFORMASI JABATAN
1. Nama Jabatan : PENGADMINISTRASI UMUM
2. Kode Jabatan :-
3. Unit Organisasi :
Eselon II : DINAS PERHUBUNGAN KOTA PALANGKA RAYA
Eselon III : SEKRETARIAT DINAS PERHUBUNGAN KOTA PALANGKA RAYA Eselon IV : SUB
BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

5. Ikhtisar Jabatan :
Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian
dokumen administrasi.dan penatausahaan lingkungan kantor;
6. Uraian Tugas:
a. Menerima, membuka, membaca, mencatat surat masuk sesuai prosedur yang berlaku untuk
kelancaran pelaksanaan tugas;
1) Menerima, membuka, membaca surat/dokumen untuk mengetahui tujuan;
2) Mencatat surat/dokumen masuk pada buku register;
3) Menyampaikan dan mendistribusikan surat/dokumen kepada atasan untuk diperiksa,
ditandatangani ataupun didisposisi;
b. Mengelola kearsipan dan penyiapan kearsipan dokumen kantor; Tahapan :
1) Mengumpulkan dan mengidentifikasi bahan yang akan diarsipkan sesuai dengan prosedur yang
berlaku guna hasil penilaian pelaksanaan tugas;
2) Memelihara data surat/dokumen untuk disimpan ke dalam file agar memudahkan pencarian
apabila ada permintaan;
3) Menggandakan dan pengesahan naskah/surat keluar untuk kepentingan atasan dan kepala
dinas;
c. Melakukan penyiapan jadwal kegiatan pimpinan agar acara berjalan lancar Tahapan :
1) Mengetik dan mengolah rencana jadwal apel pagi/sore atau agenda/surat perintah/tugas lainnya
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku;
2) Mendistribusikan jadwal/ surat perintah, pengumuman dan kegiatan gladi/upacara lainnya
dan mengumumkannya lewat media sosial atau menyerahkan ke yang bersangkutan;
3) Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan/tugas pada instansi terkait dan atasan untuk
ditindaklanjuti.
d. Menghimpun dan menyajikan klipping berita/laporan dan keluhan masyarakat dari
berbagai media cetak dan masyarakat;
Tahapan :
 1) Mengumpulkan berita mengenai kegiatan dan kejadian yang berhubungan deng
kota palangka raya;
2) Menghimpun dan menyajikan berita yang berhubungan dengan dinas perh
raya kedalam buku agenda khusus klipping;
3) Melaporkan pemberitaan negatif/isu/hoax ataupun yang dianggap penting kepa
ditindaklanjuti.
e. Menerima dan menolak tamu dan mencatat keperluannya sesuai prosedu
pedoman pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1) Menerima dan mencatat janji pertemuan sesuai prosedur dan ketentuan y
2) Melaporkan kepada atasan untuk tindaklanjut;
3) Menginformasikan kembali kepada yang bersangkutan terkait konfirmasi ja
f. Mencatat jadwal kegiatan pimpinan sesuai prosedur yang berlaku untuk k
tugas;
Tahapan :
1) Mencatat jadwal kegiatan atasan sesuai dengan disposisi;
2) Melaporkan kepada atasan jadwal kegiatanyang akan dihadiri;
3) Menyiapkan segala hal yang diperlukan pimpinan dalam menghadiri k
g. Menerima telepon, menerima dan mengirim fax/email sesuai prosedur yang b
kelancaran pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1) Menerima dan menjawab telepon serta menanyakan data diri penelpon dan tuju
prosedur dan ketentuan yang berlaku;
2) Menerima fax/email masuk dan mendistribusikannya sesuai tujuan;
3) Mengirim fax/email sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku;
h. Melakukan penyiapan penyusunan di bidang ketatausahaan, koordinasi dan p
logistik kantor;
Tahapan :
1) Operator aplikasi dan website di sekretariat;
2) Mengetik dan pengesahan naskah/surat keluar untuk kepentingan atasan dan
3) Mengelola bahan logistik kantor;
7. Bahan Kerja :

No. Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1 Agenda Penyiapan kearsipan dokumen kantor;
2 SOP dan Petunjuk Teknis; Pencatatan surat masuk kantor;
3 Surat Tugas/Perintah; Penyusunan laporan kegiatan;
4 Agenda Penyusunan dokumentasi dinas;
 5 Agenda Pencatatan informasi dan data tamu;
6 Agenda Pencatatan informasi jadwal kegiatan;
7 Petunjuk Teknis; Penyampaian pelaksanaan kegiatan;
8 Petunjuk Teknis; Penyiapan evaluasi dan pelaporan;
8. Perangkat/ Alat Kerja:
No. Perangkat Kerja
1 Register Surat
2 Komputer/printer/scanner
3 Komputer/printer/scanner

4 Register Dokumentasi

5 Register Tamu
6 Agenda pimpinan
7 Laporan kegiatan
8 Komputer/printer/scanner
a mengenai kegiatan dan kejadian yang berhubungan dengan dinas perhubungan

enyajikan berita yang berhubungan dengan dinas perhubungan kota palangka

nda khusus klipping;
aan negatif/isu/hoax ataupun yang dianggap penting kepada atasan untuk

olak tamu dan mencatat keperluannya sesuai prosedur yang berlaku sebagai
ugas;

catat janji pertemuan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku;

tasan untuk tindaklanjut;
embali kepada yang bersangkutan terkait konfirmasi janji.
giatan pimpinan sesuai prosedur yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan

atan atasan sesuai dengan disposisi;

tasan jadwal kegiatanyang akan dihadiri;
hal yang diperlukan pimpinan dalam menghadiri kegiatan.
menerima dan mengirim fax/email sesuai prosedur yang berlaku untuk
n tugas;

wab telepon serta menanyakan data diri penelpon dan tujuannya sesuai dengan
n yang berlaku;
masuk dan mendistribusikannya sesuai tujuan;
esuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku;
n penyusunan di bidang ketatausahaan, koordinasi dan pengelolaan bahan

n website di sekretariat;
ahan naskah/surat keluar untuk kepentingan atasan dan kepala dinas;
stik kantor;

Penggunaan Dalam Tugas

Penyiapan kearsipan dokumen kantor;
Pencatatan surat masuk kantor;
Penyusunan laporan kegiatan;
Penyusunan dokumentasi dinas;
Pencatatan informasi dan data tamu;
Pencatatan informasi jadwal kegiatan;
Penyampaian pelaksanaan kegiatan;
Penyiapan evaluasi dan pelaporan;
rja:
Untuk Tugas
Penyiapan dokumen;
Penyiapan bahan dan dokumen;
Penyusunan dan penyampaian laporan
kegiatan;
Petunjuk & penyampaian laporan;

Penyiapan dokumen dan pelaporan;

Penyiapan dokumen dan pelaporan;
Pelaporan tugas dan kegiatan;
Penyusunan dan penyampaian laporan
kegiatan;
 9. Hasil Kerja:
No. Hasil Kerja Satuan Hasil
Kerja
1 Menerima, membuka, membaca, mencatat surat masuk Kegiatan
sesuai prosedur yang berlaku untuk kelancaran
pelaksanaan tugas;;
2 Mengelola kearsipan dan penyiapan kearsipan dokumen Dokumen
kantor;
3 Melakukan penyiapan jadwal kegiatan pimpinan agar acara Kegiatan
berjalan lancar;
4 Menghimpun dan menyajikan klipping berita/laporan dan Kegiatan
keluhan masyarakat dari berbagai media cetak
dan masyarakat;
5 Menerima dan menolak tamu dan mencatat Dokumen
keperluannya sesuai prosedur yang berlaku sebagai pedoman
pelaksanaan tugas;
6 Mencatat jadwal kegiatan pimpinan sesuai prosedur yang Dokumen
berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
7 Menerima telepon, menerima dan mengirim fax/email sesuai Kegiatan
prosedur yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan
tugas;
8 Melakukan penyiapan penyusunan di bidang Dokumen
ketatausahaan, koordinasi dan pengelolaan bahan logistik
kantor;
10. Tanggung Jawab:
a. Tercatatnya surat masuk;
b. Terakomidirnya tamu pimpinan;
c. Terarsipnya surat / dokumen;
d. Terlaksanannya tugas dengan baik;
11. Wewenang:
a. Keakuratan dan ketepatan waktu proses administrasi umum;
b. Kebenaran data yang disajikan;
c. Kerapihan dan ketertiban arsip dokumen pekerjaan.
d. Menolak permintaan data bagi orang yang tidak berkepentingan.

12. Korelasi Jabatan:

No. Jabatan Unit Kerja Dalam Hal
1 Sekretaris Dinas Perhubungan Kota Permintaan data dan bahan;
Dinas Palangka Raya
2 Kepala Sub Bagian Keuangan Dinas Perhubungan Kota Permintaan data dan bahan;
dan Aset Palangka Raya
3 Kepala Sub Bagian Dinas Perhubungan Kota Permintaan data dan bahan;
Perencanaan dan Evaluasi Palangka Raya

4 Kepala Sub Bagian Umum dan Dinas Perhubungan Kota Instruksi pimpinan;
Kepegawaian Palangka Raya
13. Kondisi Lingkungan Kerja:
No. Aspek Faktor
1 Tempat kerja Di dalam dan luar ruangan
2 Suhu Sejuk
3 Udara Sirkulasi baik
4 Keadaan Ruangan Luas
5 Letak Rata
6 Penerangan Cukup
7 Suara Tidak berisik
8 Keadaan tempat kerja Nyaman
9 Getaran Tidak Ada
 atuan Hasil
Kerja
Kegiatan

Dokumen

Kegiatan

Kegiatan

Dokumen

Dokumen

Kegiatan

Dokumen

mum;

ntingan.
 14. Resiko Bahaya:
No. Fisik/ Mental
1 Pusing
15. Syarat Jabatan:
a. Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur Muda, II/a
b. Pendidikan : SLTA/DI/DII/DIII/S1
Ilmu Transportasi/Administrasi/Pemerintahan;

c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan : Diklat Prajabatan;
2) Teknis : Diklat
d. Pengalaman kerja : Manajemen Perkantoran/Administrasi
e. Pengetahuan kerja : Tata Naskah dan Arsiparis;
f. Keterampilan kerja : - Mampu mengoperasikan komputer;
- Mampu menguasai Aplikasi & akses informasi Internet;

g. Bakat Kerja :
1) G: Intelegensia;
2) M: Kecekatan tangan;
3) P: Penerapan bentuk;
4) Q: Ketelitian.
h. Temperamen Kerja :
1) D: Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untu
mengendalikan atau merencanakan;
2) R: Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang
terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat
atau kecepatan yang tertentu;
3) T: Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghenda
tepat menurut perangkat batas, toleransi atau standar-standar tertentu
i. Minat Kerja :
1) S : Sosial
2) C : Konvensional
3) I : Investigatif
j. Upaya Fisik :
1) Bekerja dengan jari;
2) Berbicara;
3) Duduk;
4) Berjalan.
k. Kondisi Fisik :
JenisKelamin : Laki-laki/Perempuan;
Umur : 35 tahun;
Tinggi Badan : 165 cm;
esiko Bahaya:
Penyebab
Lelah;
Syarat Jabatan:
Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur Muda, II/a
Pendidikan : SLTA/DI/DII/DIII/S1
u Transportasi/Administrasi/Pemerintahan;

c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan : Diklat Prajabatan;
2) Teknis : Diklat
d. Pengalaman kerja : Manajemen Perkantoran/Administrasi
e. Pengetahuan kerja : Tata Naskah dan Arsiparis;
f. Keterampilan kerja : - Mampu mengoperasikan komputer;
- Mampu menguasai Aplikasi & akses informasi Internet;

g. Bakat Kerja :
1) G: Intelegensia;
2) M: Kecekatan tangan;
3) P: Penerapan bentuk;
4) Q: Ketelitian.
h. Temperamen Kerja :
1) D: Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan memimpin,
mengendalikan atau merencanakan;
2) R: Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara
terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan
atau kecepatan yang tertentu;
3) T: Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian dengan
tepat menurut perangkat batas, toleransi atau standar-standar tertentu.
i. Minat Kerja :
1) S : Sosial
2) C : Konvensional
3) I : Investigatif
j. Upaya Fisik :
1) Bekerja dengan jari;
2) Berbicara;
3) Duduk;
4) Berjalan.
k. Kondisi Fisik :
JenisKelamin : Laki-laki/Perempuan;
Umur : 35 tahun;
Tinggi Badan : 165 cm;
 Postur Badan : Ideal;
Penampilan : rapi dan menarik.
l. Fungsi Pekerjaan :
Data : D3: Menghitung Data
Orang : O7: Melayani orang
Benda : B3: Mengemudikan/menjalankan mesin
16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan

No. Satuan Hasil ¹) Jumlah Hasil Waktu

(Dalam 1 Tahun) Penyelesaian ²)
1 Kegiatan 800 15
2 Dokumen 36 250
3 Kegiatan 300 300
4 Kegiatan 12 30
5 Dokumen 300 15
6 Dokumen 300 10
7 Kegiatan 300 250
8 Dokumen 12 13.845
17. Butir Informasi Lain : Tidak ada PalangkaRaya,
Verifikator ANJAB Pemerintah Kota Palangka Raya, Yang membuat :
BETTY LESTARI, S.Psi Penyusun ANJAB Dinas Perhubungan
NIP. 19830612 201001 2 028 NURJANNAH, A.M
Pengatur Tingkat
NIP. 19890917 201101

Mengetahui :
KEPALA DINAS PERHUBUNGAN KOTA PALANGKA RAYA,

Drs. ELDY, M.Si

Pembina Utama Muda NIP. 19621024 198603 1 018
enarik.

Data
ang
kan/menjalankan mesin

PalangkaRaya, 2018.
Yang membuat :
Penyusun ANJAB Dinas Perhubungan Kota Palangka Raya,
NURJANNAH, A.Md
Pengatur Tingkat I
NIP. 19890917 201101 2 009

getahui :
NGAN KOTA PALANGKA RAYA,