INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum

2. Kode Jabatan :-

3. Unit Organisasi :
Eselon II : Dinas Pendidikan Kota Medan
Eselon III :
Eselon IV :

4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

KEPALA UPT
SEKOLAH DASAR

Verifikator Pengelola Pengadministrasi Petugas

Guru Kelas
Keuangan Data Umum Keamanan

5. Ikhtisar Jabatan:
Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian
dokumen administrasi sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar.

6. Uraian Tugas:

1. Mnerima, mencatat dan meyortir suratmasuk. Surat keluar dan doken administrasi
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan
pencarian.
Tahapan :
a. Menerima naskah dinas masuk, konsep naskah dinas keluar, dan
dokumen
b. Membuka dan membaca naskah dinas masuk, konsep naskah dinas
keluar dan dokumen administrasi
c. Mencatat naskah dinas masuk, konsep naskah dinas keluar dan
dokumen administrasi pada agenda surat masuk/keluar, kartu kendali
masuk/keluar, dan agenda dokumen administrasi
d. Menyortir naskah dinas masuk, konsep naskah dinas keluar, dan
dokumen administrasi sesuai peruntukannya
e. Memberi nomor dan tanggal pada surat keluar dan dokumen administrasi
serta membubuhkan stempel sekolah

2. Memberi lembar pengantar pada surat masuk, sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian.
Tahapan :
a. Memberi lembar pengantar pada surat masuk
b. Menulis tanggal, nomor surat, perihal dan alamat asal surat pada lembar
pengantar
c. Mendistribusikan surat masuk kepada Kepala UPT Sekolah Menengah Pertama

[1]
 3. Mengelompokkan surat atau dokumen administrasi menurut jenis dan sifatnya,
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan
pendistribusian.
Tahapan :
a. Menerima surat masuk dan surat keluar serta dokumen administrasi dari
atasan
b. Mengelompokkan surat masuk dan surat keluar serta dokumen
administrasi menurut jenis dan sifatnya
c. Mendistribusikan surat masuk dan surat keluar serta dokumen administrasi
sesuai dengan disposisi atau alamat yang dituju

4. Mengelompokkan surat atau dokumen aktif dan in aktif, sesuai dengan

prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dapat diketahui permasalahannya.
Tahapan :
a. Menerima surat atau dokumen aktif dan in aktif dari Kepala UPT Sekolah
Menengah Pertama
b. Mengelompokkan surat atau dokumen aktif dan in aktif menurut jenis dan
sifatnya
c. Mencatat surat atau dokumen aktif dan in aktif sesuai dengan sifat
atau permasalahannya

5. Mendokumentasikan surat masuk dan surat keluar serta dokumen administrasi

sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi.
Tahapan :
a. Mempersiapkan sarana dan prasarana arsip
b. Memberi kode arsip surat masuk dan surat keluar serta dokumen lainnya
c. Menyimpan arsip surat masuk dan surat keluar serta dokumen
lainnya sesuai dengan ketentuan atau pengelompokkan

6. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku

sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban
Tahapan :
a. Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas.
b. Mengkonsultasikan konsep laporan kepada Kepala UPT Sekolah Menengah
Pertama
c. Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas kepada Kepala UPT Sekolah
Menengah Pertama

7. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintah atasan.

Tahapan :
a. Menerima disposisi perintah pelaksanaan tugas dari Kepala Sub Bagian
Umum dan Aparatur/Pengawas
b. Mempelajari tugas yang diberikan
c. Menjalankan tugas yang diberikan
d. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas

7. Bahan Kerja:

No Bahan Kerja Digunakan dalam tugas

1. Surat masuk dan surat keluar serta Penerimaan, pencatatan dan
dokumen administrasi, agenda surat penyortiran surat masuk, surat keluar
masuk dan surat keluar serta dokumen dan dokumen administrasi
administrasi dan Kartu Kendali surat
masuk dan surat keluar
2. Surat masuk dan surat keluar Pemberian lembar pengantar

[2]
No Bahan Kerja Digunakan dalam tugas
serta dokumen administrasi, lembar pada surat masuk
pengantar
3. Surat atau dokumen administrasi Pengelompokkan surat atau
dokumen administrasi menurut jenis
dan sifatnya
4. Surat atau dokumen aktif dan in aktif Pengelompokkan surat atau
dokumen aktif dan in aktif
Surat masuk dan surat keluar Pendokumentasian surat masuk
5. serta dokumen administrasi dan surat keluar serta dokumen
administrasi
6. Hasil kegiatan Pengadministrasi Penyusunan laporan kegiatan
Umum Pengadministrasi Umum
Perintah Pimpinan (Kepala U P T Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya
7. Sekolah Menengah
Pertama)

8. Perangkat/Alat Kerja:

No Alat Kerja Digunakan dalam tugas

1.
Peraturan Walikota tentang Pedoman Menerima, mencatat dan menyortir
Tata Naskah Dinas dilingkungan surat masuk, surat keluar serta
Pemerintah Kota Medan, Peraturan dokumen administrasi
tentang Klasifikasi Kode Surat,
Petunjuk Teknis dan Petunjuk
Pelaksanaan Lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian Tata
Usaha
2. Peraturan Walikota tentang Pedoman Memberi lembar pengantar pada surat
Tata Naskah Dinas dilingkungan masuk
Pemerintah Kota Medan , Peraturan
tentang Klasifikasi Kode Surat,
Petunjuk Teknis dan Petunjuk
Pelaksanaan Lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian
Tata Usaha
Peraturan Walikota tentang Pedoman Mengelompokkan surat atau
Tata Naskah Dinas dilingkungan dokumen administrasi menurut jenis
Pemerintah Kota Medan, Peraturan dan sifatnya
3. tentang Klasifikasi Kode Surat,
Petunjuk Teknis dan Petunjuk
Pelaksanaan Lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian Tata
Usaha
4. Peraturan Walikota tentang Pedoman Mengelompokkan surat atau
Tata Naskah Dinas dilingkungan dokumen administrasi aktif dan in aktif
Pemerintah Kota Medan, Peraturan
tentang Klasifikasi Kode Surat,
Petunjuk Teknis dan Petunjuk
Pelaksanaan Lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian Tata
Usaha
5. Peraturan Walikota tentang Pedoman Mendokumentasikan surat masuk
Tata Naskah Dinas dilingkungan dan surat keluar serta dokumen

[3]
 Pemerintah Kota Medan, Peraturan administrasi
tentang Klasifikasi Kode Surat,
Petunjuk Teknis dan Petunjuk
Pelaksanaan Lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian Tata
Usaha
6. Peraturan Walikota tentang Pedoman Menyusun laporan kegiatan
Tata Naskah Dinas di lingkungan Pengadministrasi Umum/
Pemerintah Kota Medan, Petunjuk Teknis Pelaksana/Jabatan Fungsional Umum
dan Petunjuk Pelaksanaan Lainnya
7. Surat Perintah/Surat Tugas Melaksanakan tugas kedinasan
lainnya
8. Alat Tulis Kantor dan Perangkat IT Penunjang pelaksanaan tugas

9. Hasil Kerja:

No Hasil Kerja Satuan

1. Catatan surat masuk dan surat keluar Dokumen
2. Lampiran Disposisi Dokumen
3. Pengelompokkan Surat dan Dokumen Dokumen
Administrasi
4. Pengelompokkan surat atau dokumen Kegiatan
administrasi aktif dan in aktif
5. Arsip surat masuk dan surat keluar Dokumen
serta dokumen administrasi
6. Laporan Pelaksanaan Kegiatan Dokumen
Pengadministrasi Umum/
Pelaksana/Jabatan Fungsional Umum
7. Tugas kedinasan lainnya Kegiatan

10. Tanggung Jawab:

a. Bertanggung jawab terhadap pencatatan dan pendistribusian surat dinas
b. Bertanggung jawab terhadap penataan arsip surat dan dokumen lainnya
c. Bertanggung jawab terhadap kebenaran, ketepatan dan kecepatan
pelaksanaan tugas Pengadministrasi Umum
d. Bertanggung jawab terhadap kerahasiaan surat, dokumen, data dan
informasi bidang Pengadministrasi Umum

11. Wewenang:
a. Menginventarisir surat masuk dan surat keluar
b. Mengisi formulir disposisi dan kartu kendali surat masuk dan surat keluar
c. Membuat laporan pelaksanaan tugas

[4]
 12. Korelasi Jabatan:

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal

1. UPT Satuan
Pelaporan dan penerima
Kepala Sekolah Pendidikan Formal
perintah
SMP
2. UPT Satuan
Koordinasi dan berkerja
Guru Lainnya Pendidikan Formal
sama
SMP
3. Konsultasi dan menerima
Pengawas Dinas Pendidikan
arahan
4. UPT Satuan
Pengelola Database
Pendidikan Formal Konsultasi
Pendidikan (JFU)
SMP
5. UPT Satuan
Komite Pendidikan Formal Koordinasi
SMP
6. Wali Murid - Komunikasi
7. UPT Satuan
Siswa Pendidikan Formal Peserta Didik
SMP

13. Kondisi Lingkungan Kerja:

No Aspek Keterangan
1. Tempat kerja Ruangan
2. Suhu Sejuk
3. Udara Sejuk
4. Keadaan ruangan Bersih
5. Letak Dalam Gedung
6. Penerangan Normal
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Nyaman
9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya:

No Bahaya Fisik/Mental Penyebab

1. Punggung,pinggang sakit Sering duduk dan berdiri
2. Mata lelah Pengunaan laptop,computer
3. Pernafasan Debu kapur tulis,spidol

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Gol. Ruang ...................................................... :
Pengatur Muda, II/a

[5]
 b. Pendidikan : SLTA /DI/ DII/ DIII di bidang manajemen perkantoran /
adminstrasi perkantoran / tata perkantoran atau bidang
lainnya yang relevan dengan tugas jabatan.
c. Kursus/Diklat................................................................
1.Penjenjangan : Diklat Prajabatan
2.Teknis : a. Diklat Teknis Administrasi Perkantoran
b. Diklat Teknis Tata Kearsipan
d. Pengalaman kerja :-
e. Pengetahuan kerja : 1. Menguasai pengetahuan teknis administrasi
perkantoran
2. Menguasai pengetahuan teknis tata kearsipan

f. Keterampilan kerja : Teknik Analisis Data, Teknik Menyampaikan Materi

g. Bakat :
1. G; Intelegensia:
Kemampuan belajar secara umum
2. V; Bakat verbal;
Kemampuan untuk memahami arti kata-kata dan penggunaannya secara
tepat dan efektif
3. Q; Ketelitian
Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan dalam bahan verbal

h. Temperamen Kerja :
1. R (Repetitive, Continously)

i. Minat kerja
1. Investigatif
2. Realistik
3. Artistik

j. Upaya Fisik :
1. Berdiri
2. Duduk
3. Mengetik

k. Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : L/P
2. Umur : ≥ 23 Tahun
3. Tinggi badan : ideal
4. Berat badan : ideal
5. Postur badan : Ideal
6. Penampilan : Menarik

l. Fungsi Jabatan :
1. D6 Menyalin
2. O7 Melayani
3. O8 Menerikam Intruksi

16. Prestasi Kerja yang Diharapkan:

N Waktu penyelesaian Volume

Hasil Kerja
o (menit) (setahun)
1.
Dokumen 12000 5

[6]
2. Dokumen 3600 5
3. Dokumen 12000 10
4. Kegiatan 24 30
5. Dokumen 7200 7

6. Dokumen 12 30
7. Kegiatan 50 60

Medan, Desember 2021

Penyusun Analisis Jabatan
Sekretaris Ka. Sub. Umum dan
Dinas Pendidikan Kota Medan Kepegawaian

( Kiky Zulfikar, S.Sos., M.Si. ) ( Agung Riadi, S.E )

NIP. 19771225 199803 1 002 NIP. 19850719 201001 1 017

[7]