1771

PEMERINTAH KOTA PONTIANAK

INFORMASI JABATAN

4. PENGADMINISTRASI UMUM

1. Nama Jabatan : PENGADMINISTRASI UMUM

2. Kode Jabatan : -
3. Unit Kerja
Eselon II : DINAS KEPEMUDAAN, OLAHRAGA DAN PARIWISATA
Eselon III : SEKRETARIAT
Eselon IV : SUB BAGIAN UMUM DAN APARATUR
:
4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi

SEKRETARIS

KEPALA SUB BAGIAN

UMUM DAN
APARATUR

PENGADMINISTRASI PENGELOLA PRANATA PENYUSUN KEBUTUHAN PENGOLAH DATA

UMUM KEPEGAWAIAN KEARSIPAN BARANG INVENTARIS KEBIJAKAN
((PENYIMPAN BARANG) KLASIFIKASI BARANG
(PENGURUS BARANG)

PETUGAS
PENGELOLA DATA PRAMU KEBERSIHAN KEAMANAN PENGEMUDI
 DISPORAPAR

Dokumen Analisis Jabatan

5. Ikhtisar Jabatan :

Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian dokumen

administrasi sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar pelaksanaan tugas
berjalan lancar.

6. Uraian Tugas :
a. Menerima, mencatat dan menyortir surat masuk dan surat keluar sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pencarian.
Tahapan :
1.1 Menerima surat masuk, surat keluar, dan dokumen administrasi lainnya
1.2 Membuka dan membaca surat masuk, surat keluar, dan dokumen administrasi
lainnya
1.3 Mencatat surat masuk, surat keluar, dan dokumen administrasi lainnya pada agenda
surat masuk/keluar dan kartu kendali masuk/keluar
1.4 Menyortir surat masuk, surat keluar, dan dokumen administrasi lainnya sesuai
peruntukannya
1.5 Memberi nomor dan tanggal pada surat keluar dan dokumen administrasi lainnya
serta membubuhkan stempel dinas

b. Memberi lembar pengantar pada surat masuk, sesuai dengan prosedur dan ketentuan
yang berlaku, agar memudahkan pengendalian.
Tahapan :
2.1 Memberi lembar pengantar pada surat masuk
2.2 Menulis tanggal, nomor surat, perihal dan alamat asal surat pada lembar pengantar
3.3 Mendistribusikan surat masuk kepada Sekretaris

c. Mengelompokkan surat atau dokumen administrasi lainnya menurut jenis dan sifatnya,
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian.
Tahapan :
3.1 Menerima surat masuk dan surat keluar serta dokumen administrasi lainnya dari
Kepala Dinas/Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama
3.2 Mengelompokkan surat masuk dan surat keluar serta dokumen administrasi lainnya
menurut jenis dan sifatnya
3.3 Mendistribusikan surat masuk dan surat keluar serta dokumen administrasi lainnya
sesuai dengan disposisi atau alamat yang dituju

d. Mengelompokkan surat atau dokumen aktif dan in aktif, sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku, agar dapat diketahui permasalahannya.
Tahapan :
4.1 Menerima surat atau dokumen aktif dan in aktif dari sekretariat dan bidang
4.2 Mengelompokkan surat atau dokumen aktif dan in aktif menurut jenis dan sifatnya
4.3 Mencatat surat atau dokumen aktif dan in aktif sesuai dengan sifat atau
permasalahannya

e. Mendokumentasikan surat masuk dan surat keluar serta dokumen administrasi sesuai
dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi.
Tahapan :
5.1 Mempersiapkan sarana dan prasarana arsip
5.2 Memberi kode arsip surat masuk dan surat keluar serta dokumen administrasi
lainnya
5.3 Menyimpan arsip surat masuk dan surat keluar serta dokumen administrasi lainnya
sesuai dengan ketentuan atau pengelompokkan
 DISPORAPAR

Dokumen Analisis Jabatan

f. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan
evaluasi dan pertanggungjawaban.
Tahapan :
6.1 Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas.
6.2 Mengkonsultasikan konsep laporan kepada Kepala Sub Bagian Umum dan
Aparatur/Jabatan Pengawas
6.3 Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas kepada Kepala Sub Bagian Umum dan
Aparatur/Jabatan Pengawas

g. Melaksanakan tugas kedinasan lainya yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi
Pengadministrasi Umum yang diberikan oleh Kasubbag Umum dan Aparatur/Jabatan
Pengawas.
Tahapan :
7.1 Menerima disposisi perintah pelaksanaan tugas dari Kepala Sub Bagian Umum dan
Aparatur/Jabatan Pengawas
7.2 Mempelajari tugas yang diberikan
7.3 Menjalankan tugas yang diberikan
7.4 Melaporkan hasil pelaksanaan tugas

7. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1 Surat masuk dan surat keluar serta
dokumen administrasi lainnya, agenda
surat masuk dan surat keluar serta
dokumen administrasi lainnya dan Kartu
Kendali surat masuk dan surat keluar
Penerimaan, pencatatan dan penyortiran
surat masuk, surat keluar dan dokumen
administrasi lainnya

2 Surat masuk dan surat keluar serta Pemberian lembar pengantar pada surat
dokumen administrasi lainnya, lembar masuk
pengantar

3 Surat atau dokumen administrasi lainnya Pengelompokkan surat atau dokumen

administrasi lainnya menurut jenis dan
sifatnya

4 Surat atau dokumen aktif dan in aktif Pengelompokkan surat atau dokumen aktif
dan in aktif

5 Surat masuk dan surat keluar serta Pendokumentasian surat masuk dan surat
dokumen administrasi lainnya keluar serta dokumen administrasi lainnya

6 Hasil kegiatan Pengadministrasi Umum/ Penyusunan laporan kegiatan

Jabatan Pelaksana/Jabatan Fungsional Pengadministrasi Umum/ Jabatan
Umum Pelaksana/Jabatan Fungsional Umum

7 Perintah Pimpinan (Kepala Sub Bagian Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya

Umum dan Aparatur/Jabatan Pengawas)

8. Perangkat/Alat Kerja :

No Perangkat Kerja Digunakan untuk Tugas

1 Peraturan Walikota tentang Pedoman Tata Menerima, mencatat dan menyortir surat
Naskah Dinas dilingkungan Pemerintah masuk, surat keluar serta dokumen
Kota Pontianak, Peraturan tentang administrasi
Klasifikasi Kode Surat, Petunjuk Teknis dan
Petunjuk Pelaksanaan Lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian Umum
dan Aparatur
 DISPORAPAR

Dokumen Analisis Jabatan

No Perangkat Kerja Digunakan untuk Tugas

2 Peraturan Walikota tentang Pedoman Tata Memberi lembar pengantar pada surat masuk
Naskah Dinas dilingkungan Pemerintah
Kota Pontianak, Peraturan tentang
Klasifikasi Kode Surat, Petunjuk Teknis dan
Petunjuk Pelaksanaan Lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian Umum
dan Aparatur

3 Peraturan Walikota tentang Pedoman Tata Mengelompokkan surat atau dokumen

Naskah Dinas dilingkungan Pemerintah administrasi menurut jenis dan sifatnya
Kota Pontianak, Peraturan tentang
Klasifikasi Kode Surat, Petunjuk Teknis dan
Petunjuk Pelaksanaan Lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian Umum
dan Aparatur

4 Peraturan Walikota tentang Pedoman Tata Mengelompokkan surat atau dokumen

Naskah Dinas dilingkungan Pemerintah administrasi aktif dan in aktif
Kota Pontianak, Peraturan tentang
Klasifikasi Kode Surat, Petunjuk Teknis dan
Petunjuk Pelaksanaan Lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian Umum
dan Aparatur

5 Peraturan Walikota tentang Pedoman Tata Mendokumentasikan surat masuk dan surat
Naskah Dinas dilingkungan Pemerintah keluar serta dokumen administrasi
Kota Pontianak, Peraturan tentang
Klasifikasi Kode Surat, Petunjuk Teknis dan
Petunjuk Pelaksanaan Lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian Umum
dan Aparatur

6 Peraturan Walikota tentang Pedoman Tata Menyusun laporan kegiatan Pengadministrasi

Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Umum/Jabatan Pelaksana/Jabatan
Kota Pontianak, Petunjuk Teknis dan Fungsional Umum
Petunjuk Pelaksanaan Lainnya

7 Surat Perintah/Surat Tugas Melaksanakan tugas kedinasan lainnya

8 Alat Tulis Kantor dan Perangkat IT Penunjang pelaksanaan tugas

9. Hasil Kerja :

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1 Catatan surat masuk dan surat keluar Kegiatan

2 Lampiran Disposisi pada Surat Kegiatan

3 Jenis dan Sifat Surat dan Dokumen Administrasi Lainnya Dokumen

4 Surat atau Dokumen Administrasi Aktif dan In Aktif Dokumen

5 Arsip surat masuk, surat keluar serta dokumen administrasi Dokumen

lainnya
 DISPORAPAR

Dokumen Analisis Jabatan

No Hasil Kerja Satuan Hasil

6 Laporan Pelaksanaan Kegiatan Pengadministrasi Umum/ Dokumen

Jabatan Pelaksana/Jabatan Fungsional Umum

7 Tugas kedinasan lainnya Kegiatan

10. Tanggung Jawab :

a. Mencatat dan mendistribusikan surat dinas
b. Menata arsip surat dan dokumen lainnya
c. Kebenaran, ketepatan dan kecepatan pelaksanaan tugas Pengadministrasi Umum/Jabatan
Pelaksana/Jabatan Fungsional Umum
d. Menjaga kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi bidang Pengadministrasi
Umum/Jabatan Pelaksana/Jabatan Fungsional Umum

11. Wewenang :
a. Menentukan prioritas pekerjaan
b. Menginventarisir surat masuk dan surat keluar
c. Mengisi formulir disposisi dan kartu kendali surat masuk dan surat keluar
d. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada Kasubbag Umum dan Aparatur/Jabatan
Pengawas
e. Membuat laporan pelaksanaan tugas

12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal

1 Sekretaris/Jabatan Sekretariat Dinas Menerima instruksi,

Administrator Kepemudaan, Olahraga dan konsultasi, melaporkan
Pariwisata Kota Pontianak

2 Kasubbag Umum dan Sekretariat Dinas Menerima instruksi,

Aparatur/Jabatan Kepemudaan, Olahraga dan konsultasi, melaporkan
Pengawas Pariwisata Kota Pontianak

3 Staf/ Jabatan Sub Bagian Umum dan Koordinasi/Kerjasama

Pelaksana/Jabatan Aparatur Sekretariat Dinas
Fungsional Umum Kepemudaan, Olahraga dan
Pariwisata Kota Pontianak

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Faktor

1 Tempat kerja Dalam ruangan

2 Suhu Dingin

3 Udara Sejuk

4 Keadaan ruangan Cukup

5 Letak Datar

6 Penerangan Terang

7 Suara Tenang
 DISPORAPAR

Dokumen Analisis Jabatan

No Aspek Faktor

8 Keadaan tempat kerja Bersih dan Tertata Rapi

9 Getaran Tidak Ada getaran

14. Resiko Bahaya :

No Fisik/Mental Penyebab

1 Tidak Ada Tidak Ada

2 Tidak Ada Tidak Ada

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Gol. Ruang : Minimal : Pengatur Muda (II/a)
Diutamakan : Pengatur (II/c)

b. Pendidikan : SLTA/DI/ DII/ DIII di bidang manajemen perkantoran/

administrasi perkantoran/tata perkantoran atau bidang
lain yang relevan dengan tugas jabatan

c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan : Prajabatan
2) Teknis : o Diklat Teknis Administrasi Perkantoran
o Diklat Teknis Tata Kearsipan

d. Pengalaman Kerja : -

e. Pengetahuan Kerja : 1. Menguasai pengetahuan teknis administrasi

perkantoran
2. Menguasai pengetahuan teknis tata kearsipan

f. Keterampilan Kerja : 1) Mampu mencatat dengan cepat

2) Menguasai Informasi dan Teknologi

g. Bakat Kerja :
1) G (Intelegensi) : kemampuan belajar secara umum
2) F (Kecekatan Jari) : kemampuan menggerakkan jari jemari dengan mudah dan perlu
keterampilan

h. Temperamen Kerja :
1) R (Repetitive, Continously) : kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan
yang berulang, atau secara terus menerus melakukan
kegiatan yang sama sesuai dengan perangkat prosedur,
urutan atau kecapatan yang tertentu

i. Minat Kerja :
1) Konvensional : pekerjaan-pekerjaan yang terdiri dari kegiatan-kegiatan antara lain
administratif/tugas dasar organisasi, mengelola arsip, menjalankan
sistem atau rutinitas, menyusun pembukuan/akuntansi, mengikuti
kebijakan atau prosedur, kegiatan yang berhubungan dengan angka,
pelaporan yang rinci dan jadwal kerja yang ketat dan terstruktur
 DISPORAPAR

Dokumen Analisis Jabatan

2) Kewirausahaan : pekerjaan-pekerjaan yang terdiri dari kegiatan-kegiatan antara lain

kegiatan yang menantang atau melibatkan pengambilan resiko,
pengembangan bisnis, memiliki potensi untuk berkembang, memiliki
orientasi financial, melibatkan pengambilan keputusan, aktifitas-
aktifitas penjualan/marketing, negosiasi perjanjian dan kontrak dan
aktifitas enterpreneurial
3) Realistik : pekerjaan-pekerjaan yang memiliki antara lain kegiatan yang membutuhkan
keterampilan tangan, tugas mekanikal atau teknikal, aktifitas fisik, pekerjaan
yang dilakukan di luar ruangan, menggunakan peralatan atau peralatan
yang spesifik, memperbaiki mesin atau benda-benda, bekerja dengan obyek
nyata dan dapat dilakukan seorang diri

j. Upaya Fisik :
1) Duduk : berada dalam suatu tempat dalam posisi duduk biasa
2) Bekerja dengan jari : memungut, menjepit, menekan dan lain sebagainya dengan
menggunakan jari

k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2) Umur : -
3) Tinggi badan : Normal
4) Berat badan : Normal
5) Postur badan : Normal
6) Penampilan : Rapi

l. Fungsi Pekerjaan :
1) D6 (Menyalin Data) : menyalin, mencatat atau memindahkan data
2) O8 (Menerima Instruksi) : membantu melaksanakan kerja berdasarkan perintah atasan
yang tidak memerlukan tanggapan

16. Prestasi Kerja yang diharapkan :

Jumlah Hasil Waktu Penyelesaian

No Satuan Hasil
(Dalam 1 Tahun) (Menit)

1 Kegiatan 6000 5

2 Kegiatan 3600 5

3 Dokumen 4800 5

4 Dokumen 24 30

5 Dokumen 6000 3

6 Dokumen 12 30

7 Kegiatan 24 60

17. Butir Informasi Lain :