173

URAIAN JABATAN
INSPEKTORAT KABUPATEN BANJARNEGARA

1. a. NAMA JABATAN
Pengadministrasi Umum

b. KODE JABATAN : 14.74.03.01.02.06

c. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

2. RINGKASAN TUGAS JABATAN / IKHTISAR JABATAN

Melaksanakan tugas, menerima, mencatat dan mendokumentasikan administrasi
umum yang meliputi administrasi perjalanan dinas; distribusi surat keluar; surat
masuk; penggandaan dokumen hasil pengawasan; dan dokumen administrasi
lainnya guna kelancaran pelaksanaan tugas kedinasan.

3. RINCIAN TUGAS JABATAN / URAIAN TUGAS

3.1 Menyiapkan surat perintah tugas dan surat perintah perjalanan dinas
bagi pegawai di lingkungan Inspektorat yang akan melaksanakan dinas luar
dareah maupun dalam daerah guna kelancaraan pelaksanaan tugas
kedinasan;
1) Menerima tugas pembuatan SPT dan SPPD;
2) Mengetik SPT dan SPPD dan mengajukan konsep SPT dan SPPD kepada
Kasubag Administrasi dan Umum;
3) Memproses SPT dan SPPD yang telah ditandatangani Inspektur yang
meliputi penggandaan dan distribusi;
4) Melakukan penyimpanan SPT dan SPPD sesuai prosedur yang berlaku.

3.2 Melaporkan kebutuhan pemeliharaan gedung kantor dan prasarana

kantor guna kelancaran pelayanan perkantoran.
1) Mengecek kondisi sarana dan prasarana rumah tangga kantor
2) Mencatat kebutuhan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor
3) Menyampaikan daftar kebutuhan pemeliharaan kepada Kasubag Adum

3.3 Memproses surat masuk sesuai dengan prosedur untuk tertib

administrasi.
1) Menerima surat yang diantarkan untuk Inspektorat
2) Mencatat surat yang masuk pada agenda surat masuk dan buku surat
masuk
3) Melampirkan lembar disposisi pada surat masuk
4) Mengarsipkan agenda surat masuk
5) Menyerahkan surat masuk yang telah diolah kepada Kasubag
Administrasi dan Umum

173
 6) Memantau dan mencatat proses surat masuk dari mulai pengajuan
sampai dengan disposisi pimpinan
7) Mendistribusikan surat masuk sesuai dengan instruksi Kasubag
Administrasi dan Umum
8) Menulis perihal surat yang berkaitan dengan undangan/kegiatan pada
papan

3.4 Memproses surat keluar sesuai dengan ketentuan agar tertib administrasi
untuk kelancaran proses surat keluar
1) Menerima surat, nota dinas dan dokumen lainnya yang akan diajukan
permohonan tanda tangan pimpinan
2) Mencatat surat, nota dinas dan dokumen lainnya yang akan diajukan
pada buku/agenda sesuai dengan jenis dan klasifikasinya
3) Meneruskan surat, nota dinas dan dokumen lainnya yang akan diajukan
kepada pimpinan sesuai prosedur yang berlaku
4) Menerima surat keluar, nota dinas atau dokumen lainnya yang telah
diproses pimpinan
5) Mencatat dan memberikan nomor pada surat keluar, nota dinas atau
dokumen lainnya
6) Mendistribusikan surat keluar, nota dinas atau dokumen lainnya kepada
konseptor sesuai dengan prosedur yang berlaku

3.5 Mengelola surat masuk dan surat keluar secara online melalui e-
office/tnde untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
1) Membuka aplikasi tnde pada website portal.banjarnegarakab.go.id
2) Mengecek surat dan nota dinas masuk
3) Mencetak surat dan nota dinas masuk dan diproses sesuai prosedur
4) Memfasilitasi pembuatan surat keluar melalui aplikasi

3.6 Melaksanakan fasilitasi dan administrasi pembayaran listrik, telepon,

air dan koran guna kelancaran pelayanan perkantoran.
1) Melakukan pembayaran pemakaian listrik, telepon dan air serta
pembayaran koran setiap bulannya secara tepat waktu
2) Menyerahkan bukti pembayaran listrik, telepon, air dan koran kepada
Pembantu PPTK

3.7 Melaksanakan fasilitasi dan administrasi pembayaran pajak kendaraan

untuk tertib administrasi penggunaan kendaraan dinas.
1) Membuat daftar inventarisasi kendaraan dinas dan masa pembayaran
pajak kendaraan
2) Mengecek secara rutin setiap bulan kendaraan yang habis masa
pajaknya pada bulan berjalan
3) Melaporkan kepada Kasubag Adum
4) Menerima disposisi Kasubag Adum untuk melakukan pembayaran pajak
kendaraan dinas

3.8 Melaksanakan penggandaan surat dan dokumen pengawasan untuk

kelancaran penyampaian hasil pengawasan kepada pihak yang
berkepentingan.
1) Melakukan penomoran surat keluar kepada Pengadministrasi Persuratan
dan meminta penomoran dokumen pengawasan kepada Staf Subbag
Evalap
2) Melaksanakan penggandaan surat dan dokumen pengawasan sesuai
prosedur/ketentuan yang berlaku

174
 3) Menyerahkan asli dokumen pengawasan kepada Subbag Evalap untuk
penatausahaan dokumen
4) Melakukan penyimpanan asli surat keluar sesuai prosedur yang berlaku

3.9 Melaksanakan distribusi surat keluar dan dokumen pengawasan guna

kelancaran tugas kedinasan.
1) Membuat agenda ekspedisi distribusi surat keluar dan pengiriman
dokumen pengawasan
2) Melakukan distribusi surat keluar dan dokumen pengawasan melalui
kurir/jasa pengiriman

3.10 Mengelompokkan dan mendokumentasikan berkas menurut jenis dan

sifatnya agar tertib administrasi.
1) Menyeleksi berkas
2) Melakukan pendataan dan pencatatan arsip
3) Menyimpan arsip sesuai jenis dan sifatnya sesuai ketentuan yang
berlaku
4) Membuat program penyusutan berkas/arsip
5) Melaksanakan pemusnahan arsip sesuai ketentuan yang berlaku

3.11 Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai prosedur dan ketentuan

yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban.
1) Menyusun bahan laporan
2) Mengonsep laporan
3) Menyampaikan laporan

3.12 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan sesuai tugas
dan fungsinya sebagai ujud loyalitas dan kerjasama yang baik.
1) Memahami dan mencermati perintah atasan
2) Menyiapkan bahan pelaksanaan tugas
3) Melaksanakan tugas
4) Melaporkan hasil tugas

4. WEWENANG
4.1 Meminta data dan informasi sebagai bahan pembuatan surat tugas.
4.2 Mengajukan kebutuhan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor.
4.3 Menerima, mengembalikan dan mendistribusikan surat masuk.
4.4 Menerima dan mengembalikan surat keluar, nota dinas dan dokumen
lainnya.
4.5 Mengakses aplikasi tnde online
4.6 Mengajukan kebutuhan dana terkait pembayaran rekening listrik, telpon, air
dan koran.
4.7 Meminta dokumen kepemilikan kendaraan sebagai dokumen pendukung yang
diperlukan dalam pembayaran pajak kendaraan
4.8 Meminta surat/dokumen yang akan digandakan.
4.9 Mengajukan kebutuhan dana dan sumber daya manusia untuk pelaksanaan
kurir dan jasa pengiriman.
4.10 Meminta berkas/arsip yang akan didokumentasikan
4.11 Meminta bahan laporan pelaksanaan tugas
4.12 Meminta data atau informasi dalam rangka pelaksanaan perintah yang
diberikan atasan sesuai tugas dan fungsinya.

5. TANGGUNG JAWAB
5.1 Kebenaran SPT dan SPPD.
5.2 Ketepatan kebutuhan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor
175
 5.3 Kelancaran pengelolaan surat masuk dan Ketepatan distribusi surat masuk
sesuai dengan disposisi pimpinan
5.4 Kelancaran pengajuan surat keluar, nota dinas atau dokumen lainnya untuk
ditandatangani pimpinan
5.5 Kelancaran surat masuk dan surat keluar melalui aplikasi tnde
5.6 Ketepatan waktu pembayaran rekening listrik, air, telepon dan koran
5.7 Ketepatan waktu pembayaran pajak kendaraan
5.8 Keakuratan jumlah penggandaan dan kerahasiaan dokumen pengawasan
5.9 Ketepatan distribusi surat dan dokumen pengawasan
5.10 Ketertiban penatausahaan arsip.
5.11 Kebenaran laporan pelaksanaan tugas
5.12 Kesesuaian pelaksanaan tugas kedinasan lain

6. HASIL KERJA :
6.1 SPT dan SPPD (satuan: Dokumen)
6.2 Terlaksananya pemeliharaan sarana dan prasarana kantor (Satuan:
Kegiatan).
6.3 Terkelolanya surat yang masuk ke Inspektorat (satuan : kegiatan) dan
agenda surat masuk (satuan : dokumen)
6.4 Terlayaninya pengajuan penandatangan pimpinan pada surat keluar, nota
dinas atau dokumen lainnya (satuan : kegiatan) dan Agenda surat keluar,
administrasi pencatatan kendali nota dinas (satuan: dokumen)
6.5 Tercetaknya surat masuk dan terkirimnya surat keluar melalui tnde
(satuan : kegiatan)
6.6 Bukti pembayaran rekening listrik, air, telepon dan koran (Satuan:
Dokumen).
6.7 Tertibnya pembayaran pajak kendaraan (Satuan: kegiatan).
6.8 Terlaksananya kegiatan penggandaan surat dan dokumen pengawasan
(Satuan: Kegiatan)
6.9 Tersampaikannya surat dan dokumen pengawasan kepada pihak yang
berkepentingan (satuan: kegiatan)
6.10 Buku catatan/agenda arsip (satuan: dokumen)
6.11 Laporan pelaksanaan tugas (Satuan: Dokumen).
6.12 Terlaksananya tugas kedinasan lain (satuan: Kegiatan).

7. BAHAN KERJA.
7.1 Disposisi atasan sebagai petunjuk kerja
7.2 Surat tanda kepemilikan kendaraan untuk dokumen pendukung
pembayaran pajak
7.3 Dokumen perencanaan dan anggaran sebagai pengendali target tugas
7.4 Laporan Hasil Pengawasan, surat keluar, surat masuk untuk diolah
7.5 Arsip dokumen

8. PERANGKAT KERJA / alat :

8.1 ATK: untuk mencukupi kebutuhan administrasi
8.2 Computer/Laptop: : untuk mencukupi kebutuhan administrasi
8.3 Internet: untuk mencukupi kebutuhan administrasi
8.4 Telpon: untuk komunikasi secara cepat
8.5 Kendaraan: untuk operasional lapangan (distribusi)
8.6 Peraturan per-UU : untuk pedoman tugas
8.7 Dokumen perencanaan dan penganggaran, SOP : untuk pegangan
operasional
8.8 Disposisi pimpinan: untuk menentukan arah tugas

176
9. HUBUNGAN JABATAN /KORELASI JABATAN
9.1 Atasan Langsung : Kasubag Administrasi dan Umum untuk menerima
perintah/disposisi dan melaporkan pelaksanaan tugas
9.2 Pejabat dan staf di lingkup Inspektorat : untuk koordinasi dan kerjasama
pelaksanaan tugas
9.3 Pihak lain :
Staf dan Pejabat Perangkat Daerah lain dalam rangka kelancaran
pelaksanaan tugas
Tukang/ operator/ teknisi dalam rangka koordinasi pelaksanaan tugas
pemeliharaan prasarana dan sarana kantor

10. KEADAAN TEMPAT KERJA

Tempat kerja : didalam dan luar ruangan
Suhu : sejuk dan kadang-kadang tidak menentu dalam rangka
tugas kurir

11. UPAYA FISIK

1 Duduk dalam rangka mengetik
2 Berbicara dalam rangka koordinasi tugas
3 Berjalan dalam rangka kurir dan penggandaan

12. KEMUNGKINAN RESIKO BAHAYA

Tidak ada resiko kerja.

13. SYARAT JABATAN

13.1 PANGKAT:
II/a (Pengatur Muda )

13.2 PENGETAHUAN:
13.2.1 Kearsipan/ketatausahaan (dalam rangka pengelolaan
arsip/dokumen)
13.2.2 Administrasi Pemerintahan Daerah (dalam rangka mendukung
kelancaraan tugas administrasi)

13.3 KETERAMPILAN:
13.3.1 Mengoperasikan komputer (MS. Word, Excel)
13.3.2 Mengelola arsip dan dokumen
13.3.3 Memelihara sarana dan prasarana
13.3.4 Menyusun laporan

13.4 PENDIDIKAN:
SLTA/DI/ D-2 (Diploma-Dua)/D-3 (DiplomaTiga) bidang Manajemen
Perkantoran/ Administrasi perkantoran/ Tata Perkantoran atau bidang lain
yang relevan dengan tugas jabatan

13.5 KURSUS / PELATIHAN:

Penjenjangan : -
Teknis : Penataan arsip, komputer

13.6 PENGALAMAN KERJA:

Jabatan Fungsional Umum teknik menengah

13.7 BAKAT KERJA

177
 13.7.1 Verbal : Kemampuan untuk memahami kata-kata dan
penggunaanya secara tepat dan efektif
13.7.2 Intelegensia : Kemampuan belajar secara umum
13.7.3 Ketelitian : Kemampuan menyerap perincian yang
berkaitan dalam bahan verbal atau dalam tabel

13.8 TEMPERAMEN KERJA:

13.8.1 P : Kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan
dengan orang lain lebih dari hanya penerimaan dan
pembuatan instruksi.
13.8.2 R : Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan-kegiatan
yang berulang atau secara terus-menerus melakukan
kegiatan yang sama sesuai dengan perangkat prosedur,
urutan atau kecepatan tertentu.

13.9 Minat Kerja :

13.9.1 Kewirausahaan (Ke) : Aktifitas yang melibatkan kegiatan
pengelolaan/manajerial untuk
pencapaian tujuan organisasi.
13.9.2 Sosial : Aktifitas yang bersifat sosial atau
memerlukan keterampilan
berkomunikasi dengan orang lain
13.9.3 Convensional : Aktifitas yang memerlukan manipulasi
data yang eksplisit, kegiatan
administrasi, rutin dan klerikal.

13.10 Upaya Fisik :

13.9.4 Duduk (dalam rangka pengetikan)
13.9.5 Berbicara (dalam rangka koordinasi tugas)
13.9.6 Berjalan (dalam rangka kurir dan penggandaan).

13.11 Kondisi Fisik :

13.9.7 Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
13.9.8 Umur : Maksimal 35 Tahun
13.9.9 Tinggi Badan : tidak ada syarat khusus
13.9.10 Berat Badan : tidak ada syarat khusus
13.9.11 Postur Badan : tidak ada syarat khusus
13.9.12 Penampilan : tidak ada syarat khusus

13.12 Fungsi Pekerjaan :

13.9.13 Data : D5 : Membandingkan/mencocokkan
13.9.14 Orang : O8 : Menerima instruksi
13.9.15 Benda : B5 : Melayani mesin

14. Prestasi Kerja yang Diharapkan :

178
 SIFAT KEB
Volume Beban
Waktu PEK PEG
(lama Kerja
No Hasil Kerja penyel (jam (wkt/sft
pekerja (wkt x
(jam) kerja pek)
an) vol)
efektif)
1 2 3 4 5 6=3x5 7=6/4
1. SPT dan SPPD 1 Bl-an 4 4 0.040
(100
jam)
2. Terlaksananya pemeliharaan 2 Bl-an 2 4 0,040
sarana dan prasarana kantor (100
jam)

3. Terkelolanya surat yang 0,5 Hr-an 2 1 0,200

masuk ke Inspektorat dan (5 jam)
agenda surat masuk
4. Terlayaninya pengajuan 0,5 Hr-an 3 1,5 0,300
penandatangan pimpinan (5 jam)
pada surat keluar, nota dinas
atau dokumen lainnya dan
Agenda surat keluar,
administrasi pencatatan
kendali nota dinas
5. Tercetaknya surat masuk 0,5 Hr-an 4 2 0,400
dan terkirimnya surat keluar (5 jam)
melalui tnde
6. Bukti pembayaran rekening 1 Bl-an 1 1 0,010
listrik, air, telepon dan koran (100
jam)
7. Tertibnya pembayaran pajak 2 Th-an 25 50 0,042
kendaraan (1200
jam)
8. Terlaksananya kegiatan 1 Hr-an 5 5 1,000
penggandaan surat dan (5 jam)
dokumen pengawasan
9. Tersampaikannya surat dan 1 Bl-an 15 15 0,150
dokumen pengawasan (100
kepada pihak yang jam)
berkepentingan
10. Buku catatan/agenda arsip 1
Hr-an 5 5 1,000
(5 jam)
11. Laporan pelaksanaan tugas 1 Bl-an 1 1 0,010
(100
jam)
12. Terlaksananya tugas 1 Bl-an 1 1 0,010
kedinasan lain (100
jam)
Kebutuhan Pegawai = 3,202
Pembulatan 3 orang

179