DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Data fisik

Semua dokumen yang berupa fisik

Contohnya : kertas, surat, gambar, patung, dll

Penyimpanan dokumen dilakukan secara langsung di tempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.

Penyimpanan dokumen fisik dipengaruhi oleh kebersihan ruangan kebersihan

Data Digital

• penyimpanan dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik.

Kelebihan data Digital

• Memudahkan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali informasi yang dibutuhkan

• Tidak membutuhkan banyak tempat penyimpanan

• Mudah dilakukan back-up

• Mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan

• Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, fleksibel dan kemudahan distribusi

Kekurangan

• Lambat diakses dibandingkan data yang sudah di print terlebih dahulu

• Dapat hilang terformat atau data rusak/virus

• Dapat diakses oleh siapa saja /hacker

Kelebihan data Fisik

• Lebih cepat di akses

• Tidak akan mudah terhapus

• File lebih jelas

• Mudah dipindah tangankan

Kekurangan

• Dapat rusak dimakan waktu

• Bisa ada kerusakan fisik

• Membutuhkan ruang yang besar

• Sulit untuk mengirimkan jarak jauh

• Tidak dapat diakses dari mana saja

Contoh dokumen/arsip PNS

1)      Daftar Kepemilikan Kartu Tunjangan Pensiun (TASPEN)

2)      Daftar Nama Pejabat Struktural

3)      Daftar Nama Pejabat Fungsional

4)      Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil

5)      Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP) Pegawai NegeriSipil (PNS)

6)      Buku Penjagaan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) Pegawai Negeri Sipil (PNS)
7)      Daftar Kepemilikan Kartu Istri / Suami (KARIS / KARSU)

8)      Daftar Kepemilikan Kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG)

9)      Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)

10)  Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil (PNS) Daerah

11)  Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya

12)  Buku Catatan Pelanggaran Disiplin Pegawai Negeri Sipil (PNS)

13)  Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat

14)  Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar

15)  Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas - Tugas Lainnya

16)  Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)

CARA PENANGANAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN

• 1) Menghimpun : Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala

keterangan yang diperlukan untuk keperluan tertentu yang sebelumnya masih belum diklasifikasikan
penghimpunannya.

• 2) Mencatat : mencatat adalah kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen
yang masih dianggap penting, dengan tujuan agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

• 3) Mengolah : mengolah yakni mencakup macam - macam kegiatan yang dilakukan dengan cara
mengolah berbagai keterangan yang ada dengan tujuan untuk menyajikan maksud yang lebih bermanfaat

• 4)      Menggandakan : menggandakan adalah kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu
sebanyak jumlah tertentu sesuai yang diinginkan.

• 5)      Mengirim : mengirim merupakan bentuk kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan
menggunakan alat dan perantara.

• 6)      Menyimpan : menyimpan adalah kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu,
dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat nanti
ketika diperlukan.

PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN FISIK

Prosedur Pemeliharaan Tata Naskah Kepegawaian PNS

• Pemeliharaan Nilai Guna

• Memperpanjang Usia Dokumen

• Pengendalian Jumlah Tata Naskah

A.Pemeliharaan Nilai Guna

1. Pengelola tata naskah secara berkala melakukan inventarisasi dan rasionalisasi isi tata naskah
kepegawaian PNS sesuai dengan jadwal retensi arsip
2. Dalam hal terjadi mutasi pindah wilayah kerja di lingkungan Kanreg BKN, BKD Kab/Kota/Provinsi,maka
tata naskah kepegawaian PNS yang bersangkutan dipindahkan ke Kanreg BKN, BKD Kab/Kota/Provinsi
sesuai dengan unit kerja yang baru oleh unit pengelola tata naskah yang lama.
3. Melaporkan hasil inventarisasi dan rasionalisasi kepada atasannya
4. Membuat laporan.

B. Memperpanjang Usia Dokumen

 Mengatur suhu ruangan antara 18'- 21' C;

 Memberikan penerangan yang cukup;
 Membersihkan debu pada rak lemari dengan vacuum cleaner;
 Di tiap-tiap rak lemari diberi kapur barus secukupnya;
 Melakukan penyemprotan bahan kimia pembrantas serangga/fumigasi secara berkala
 Membersihkan dan mengganti sarana penyimpanan yang rusak

C. Pengendalian Tata Naskah

 Pengelola tata naskah rnengendalikan jumlah tata naskah yang dikelola secara berkala dengan
berpedoman pada listing
 Mengendalikan katalog peminjaman dan pengembalian tata naskah
 Membuat laporan

Prosedur penyimpanan tata naskah kepegawaian PNS

 Memberikan label pada lemari penyimpanan tata naskah dan sampul

tata naskah sesuai dengan urutan NIIP
 Menyusun tata naskah sesuai dengan urutan NIP, diatur
sebagai berikut:
1) disusun menurut tahun, bulan, dan tanggal lahir;
2) apabila terdapat PNS yang tahun, bulan, dan tanggal lahirnya
sama, maka disusun menurut tahun dan bulan pengangkatan(TMT
CPNS, PNS);
3) apabila terdapat PNS yang tahun, bulan, dan tanggal lahir, serta
tahun dan bulan pengangkatan (TMT CPNS, PNS) sama, maka
disusun menurut jenis kelamin; dan
4) apabila terdapat PNS yang tahun, bulan, dan tanggal lahir, tahun
dan bulan pengangkatan (TMT CPNS, PNS), serta jenis kelaminnya
sama, maka disusun menurut nomor urut NIP PNS yang
bersangkutan.
 Menyimpan tata naskah ke dalam lernari penyimpanan tata naskah
sesuai dengan urutan NIP
 Membuat laporan

PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN DIGITAL

Jenis dokumen PNS yang harus dipindai (Scan)

• Nota Persetujuan, Pertimbangan NIP Calon PNS, PNS, Nota

PersetujuanTeknis Pengalihan Status menjadi PNS;
• ljazah yang digunakan sebagai dasar pengangkatan menjadi Calon
PNS, PNS dan ljazah terakhir yang diperoleh dari Peningkatan
Pendidikan;
• Daftar Riwayat Hidup (DRH);
• Keputusan Pengangkatan Calon PNS;
• Keputusan Pengangkatan PNS;
• Keputusan Penetapan Perubahan Data Dasar (Nama,Tahun,Bulan
dan tanggal lahir, TMT CPNS dan PNS dan jenis kelamin);
• Keputusan Kenaikan Pangkat terakhir;
• Keputusan Pengangkatan dalam jabatan terakhir;
• Keputusan Pembebasan/Pemberhentian dari jabatan organikl
Pegawai Negeri; dan
• Keputusan Pengangkatan, pemberhentian sebagai Pejabat Negara

Prosedur Pemindaian Dokumen Kepegawaian PNS

• Tahap Pra-Scanning

1. Mengeluarkan dan mengelompokkan jenis dokurnen kepegawaian sesuai urutan NIP dari
lernariltempat penyirnpanan;
 2. Mengisi Formulir Pengendalian Dokumen Scanning sesuai
dengan jenis dokumen kepegawaian dibuat menurut contoh
sebagairnana tersebut dalam Anak Lampiran 7 Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini;
3. MenandatanganiFormulir Pengendalian Scanning
4. Mengirimkan dokurnen kepegawaian kepada petugas scanning;
5. Membuat laporan

• Tahap Scanning

1. Menerima dan menandatangani bukti pengiriman dokumen;

2. Meminda idokumen yang telah dikelompokkan;
3. Melakukan scanning dokumen dengan menggunakan aplikasi
yang tata caranya dibuat menurut Peraturan Kepala Badan Kepegawaian
Negara ini;
4. Memberikan nama jenis dokumen pada image document hasil
perekaman sesuai dengan format penamaan jenis dokumen;
5. Mengendalikan jenis dokumen yang telah discan dalam formulir
pengendalian;
6. Menandatangani formulir pengendalian;
7. Mengembalikan dokumen yang telah di scanning ke pengelola
tata naskah;
8. Membuat laporan

• Tahap Pasca Scanning

1. Menerima, memeriksa jumlah dokumen kepegawaian dari petugas

scanning;
2. Memasukkan dokumen kepegawaian sesuai dengan urutan NIP kedalam lemariltempat penyimpanan tata
naskah;
3. Membuat laporan.

Prosedur Penyimpanan Dokumen Kepegawaian

1. Dokumen kepegawaian elektronik otomatis telah tersirnpan secara terpusat pada database image saat
pemindaian dokumen dilakukan.

2. Dapat pula disimpan dengan menggunakan folder yang terdiri atas folder-folder yang berisikan nama file
dalam bentuk digital

Prosedur Pemeliharaan Tata Naskah Kepegawaian PNS

Untuk mengatur penggunaan database image digunakan sistem manajemen dokumen dengan menggunakan aplikasi
sebagai berikut:
a. Pencariandokumen;
b. Mengubah metadata dokumen;
c. Menghapus dokumen;
d. Memindahkandokumen;
e. Pengelolaan jenis dokumen;
f. Riwayat aktifitas dokumen elektronik;
g. Pengelolaan dokumen; dan
h. Peminjaman dokumen