Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai

Daftar Urut Kepangkatan atau DUK sangat penting dalam

kepegawaian. DUK dibuat sebagai salah satu upaya untuk menjamin
objektifitas dalam pembinaan para pegawai negeri sipil yang berdasarkan
sistem karir dan sistem prestasi kerja.
a. Landasan Hukum DUK
Daftar Urut Kepangkatan (DUK) PNS ini dibuat berdasarkan
landasan hukum berikut :
1) Pasal 18 ayat 5 dan pasal 20 UPK 1974.
2) Peraturan Pemerintah Nomor 5 Tahun 1979 tentang daftar Urut
Kepangkatan Pegawai Negeri Sipil.
b. Pengertian DUK
Pengertian DUK atau Daftar Urut Kepangkatan (DUK) pegawai
negeri sipil adalah suatu daftar yang di dalamnya memuat nama
pegawai sipil dan satuan organisasi Negara yang disusun menurut
tingkat kepangkatannya.
Daftar Urut Kepangkatan yang telah ditetapkan, diumumkan
dengan cara yang jelas sedemikian rupa, sehingga PNS yang
bersangkutan dapat dengan mudah membaca. Nama Pegawai Negeri
Sipil di dalam DUK juga dapat dihapus. Nama PNS dihapus dalam DUK,
apabila:
1) Diberhentikan sebagai Pegawai Negeri Sipil;
2) Meninggal dunia
3) Pindah instansi
c. Fungsi DUK
DUK berfungsi sebagai salah satu bahan objektif untuk
melaksanakan pembinaan karir para pegawai negeri sipil yang
didasarkan pada sistem karir dan sistem prestasi kerja. Karena dibuat
untuk pembinaan karir dan prestasi, maka DUK perlu dibuat dan
dipertahankan secara terus-menerus. Daftar urut kepangkatan ini dibuat
setiap tahun secara rutin. Tiap tahunnya, DUK harus sudah selesai
dibuat pada setiap akhir bulan Desember.
d. Penyusunan DUK
Daftar urut kepangkatan disusun secara berurutan, yang
berdasarkan sebagai berikut:
1) Pangkat
2) Jabatan
3) Masa kerja
4) Latihan jabatan
5) Pendidikan
6) Usia
7) Urutan ukuran tersebut tidak boleh berubah atau tetap.
e. Penggunaan DUK
Penyusunan DUK ini dapat digunakan sebagai:
1) Salah satu bahan obyektif dalam melaksanakan pembinaan karir
untuk para pegawai negeri sipil.
2) Dengan DUK, pembinaan karir PNS dapat dilakukan secara obyektif.
Pembinaan karier dalam hal ini, antara lain meliputi kepangkatan,
penempatan dalam jabatan, pengiriman untuk mengikuti latihan
jabatan, dan lain sebagainya.
3) DUK juga berguna untuk bahan pertimbangan dalam mengisi
lowongan. Ketika ada lowongan, maka PNS yang menduduki DUK
lebih tinggi, wajib dipertimbangkan terlebih dahulu. Akan tetapi, bila
tidak mungkin diangkat untuk mengisi lowongan tersebut karena tidak
memenuhi syarat-syarat lain, seperti syarat kecakapan,
kepemimpinan, pengalaman, dan lainnya, maka harus diberitahukan
kepadanya, sehingga ia dapat berusaha untuk memenuhi
kekurangan tersebut untuk kepentingan masa mendatang.
f. Pembuatan DUK
Dalam pembuatan DUK, ada berbagai ketentuan yang perlu diketahui.
Berikut ini adalah ketentuan -ketentuan dalam pembuatan DUK:
1) DUK dibuat untuk seluruh PNS dari satuan organisasi Negara.
2) Daftar urut kepangkatan dibuat sekali dalam setahun.
3) Pejabat pembuat DUK, harus memenuhi ketentuan berikut:
a) Pejabat pembuat DUK termasuk : Menteri, jaksa agung, pimpinan
kesekretariasan lembaga tinggi Negara, pimpinan pemerintah
 nondepartemen, gubernur, dan pejabat lain yang ditentukan oleh
presiden, membuat dan memelihara DUK dalam lingkungan
masing-masing.
b) Para pejabat tersebut, selanjutnya dapat mendelegasikan
sebagian wewenangnya kepada pejabat lain, yang berada dalam
lingkungan kekuasaannya untuk membuat dan memelihara DUK
dalam lingkungan masing-masing.
c) Pejabat yang dapat diberi wewenang untuk membuat dan
memlihara DUK serendah-rendahnya setingkat dengan pejabat
yang memangku jabatan struktural eselon V, yang antara lain
meliputi : penilik sekolah dasar, penilik pendidikan agama, kepala
sekolah dasar.
g. DUK untuk pegawai yang diperbantukan, dibuat oleh: Instansi yang
menerima bantuan dan Instansi yang memberi bantuan.
h. DUK untuk pegawai negeri sipil di luar jabatan organik tetap, harus
dicantumkan dalam DUK instansi yang bersangkutan.
i. Calon pegawai negeri sipil tidak dicantumkan dalam DUK.
j. Penentuan Nomor Urut dalam DUK
Ukuran yang digunakan untuk menetapkan nomor urut di dalam DUK
sudah ditentukan dan harus dipatuhi. Ketentuan dalam penentuan
nomor urut dalam DUK tersebut meliputi:
1) Berdasarkan pangkat pegawai negeri sipil
PNS yang berpangkat lebih tinggi, dicantumkan dalam nomor urut
yang lebih tinggi dalam DUK. Apabila ada 2 orang atau lebih PNS
dengan pangkat sama, semisal sama-sama berpangkat Pembina Tk.I
golongan ruang IV/b, maka di antara mereka yang lebih tua dalam
pangkat tersebut dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi
dalam DUK.
2) Berdasarkan Jabatan
Apabila ada lebih dari 2 orang PNS yang berpangkat sama dan
diangkat dalam pangkat tersebut pada waktu sama pula, maka di
antara mereka yang memangku jabatan lebih tinggilah yang
dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK.
3) Berdasarkan Masa Kerja
 Apabila ada dua orang atau lebih PNS dengan pangkat sama yang
memangku jabatan yang sama pula, maka pegawai negeri sipil yang
memiliki masa kerja lebih banyak yang dicantumkan dalam nomor
urut yang lebih tinggi. Masa kerja yang diperhitungkan di dalam
penyusunan DUK ini adalah masa kerja yang dapat diperhitungkan
untuk penetapan gaji.
4) Berdasarkan Latihan Jabatan
Apabila ada dua orang atau lebih PNS yang memiliki pangkat sama
dan memangku jabatan yang sama serta memiliki masa kerja yang
sama, maka pegawai yang pernah mengikuti latihan jabatan yang
ditentukanlah yang dicantumkan pada nomor urut yang lebih tinggi.
Jenis dan tingkat latihan jabatan ditentukan lebih lanjut oleh menteri
yang bertanggungjawab di dalam bidang penertiban dan
penyempurnaan aturan aparatur Negara. Jika jenis dan tingkat
latihan jabatan yang dilakukan sama, maka pegawai yang lebih dulu
mengikuti latihan jabatan yang dicantumkan dalam nomor urut yang
lebih tinggi.
5) Berdasarkan Pendidikan
Apabila terdapat dua orang atau lebih PNS yang memiliki pangkat
sama, memangku jabatan yang sama, memiliki jumlah masa kerja
sama serta lulus dari latihan jabatan yang sama pula, maka pegawai
yang lulus dari pendidikan yang lebih tinggi yang dicantumkan dalam
nomor urut yang lebih tinggi.
6) Berdasarkan Usi
Jika ada dua orang atau lebih PNS yang memiliki pangkat yang sama
memangku jabatan sama, mempunyai masa kerja yang sama, lulus
dari latihan jabatan yang sama pula, serta lulus dari pendidikan yang
sama atau setingkat, maka pegawai yang berusia lebih tinggi yang
dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi.

k. Format Penulisan DUK

1) Penulisan Nomor Urut DUK
Diisi dengan angka (value), tanpa tanda titik. Angka 1 sampai dengan
jumlah PNS pada instansi yang bersangkutan.
 2) Penulisan Nama
a) Diisi dengan nama lengkap beserta gelar yang dimiliki;
b) Setelah inisial gelar di depan nama, diberi tanda titik (.) dan 1
spasi. Contoh : Drs. Hardjanto.
c) Antara gelar satu dan lainnya, diberi 1 spasi. Contoh : Drs. Ir. Prof.
H. Hardjanto
d) Untuk inisial gelar di belakang nama, setelah huruf di akhir nama,
diberi tanda koma (,) dan 1 spasi, lalu inisial gelar. Contoh : Drs. Ir.
Prof. H. Hardjanto, M.Si.
e) Untuk singkatan nama, yang ada di depan atau di belakang nama
utama, diberi tanda titik dan 1 spasi (tanpa tanda koma). Contoh :
Hardjanto W
f) Untuk nama singkatan yang menggunakan 2 atau lebih huruf
besar atau gabungan dari huruf besar dan kecil, maka cukup diberi
1 tanda titik setelah huruf terakhir. Contoh : Hardjanto W P.
g) Untuk nama dengan singkatan nama yang diikuti dengan inisial
gelar, setelah tanda titik diberi tanda koma, 1 spasi kemudian
inisial gelar. Contoh : Hardjanto W P., M.Pd.
3) Penulisan NIP
Diisi dengan angka NIP yang terdiri dari 9 digit, Tanpa tanda titik (.),
Tanpa Spasi.
4) Penulisan Golongan atau Ruang Pangkat Terakhir
Tanpa Spasi dan Tanpa Tanda Titik (.) dan esuai dengan SK Kenpa
yang terakhir.
5) Penulisan TMT Kenpa
Terhitung Mulai Tanggal (TMT), Kenaikan Pangkat terakhir Sesuai
dengan SK Kenpa terakhir.
Format input data : dd-mm-yyyy
6) Penulisan Nama Jabatan
Ditulis sesuai dengan NOMENKLATUR atau Struktur Organisasi
instansi yang bersangkutan. Jika terlalu panjang, nama jabatan dapat
disingkat dengan bentuk baku atau yang umum/ sering digunakan,
seperti berikut : Ka. Dinas; Ka. Badan; Wk. Ka; Karo; Kasubdin;
 Kabag; Kabid; Kasubbid; Set. ; Sek. ; Dir. ; WK. Dir. ; Kasubbag;
Kasubbid; Kasi; Ka. UPTD;
Jika ada Nama Jabatan Struktural Eselon IV (di bawah Eselon III) di
dalam suatu instansi yang sama, maka Nama Jabatan tersebut harus
dilengkapi dengan Jabatan Struktural Eselon III nya. Misalnya:
Kasubbid
Istilah Staf untuk PNS yang tidak mempunyai Jabatan Struktural,
sebaiknya tidak digunakan. Seperti contoh: Juru Ketik; Caraka;
Sopir/Pengemudi
Gunakan istilah Pelaksana atau Peng-administrasi untuk PNS yang
tidak mempunyai Jabatan Struktural. Misalnya: Pelaksana
Administrasi Kepegawaian; Pengadministrasi Data Kenaikan
Pangkat; Pelaksana Administrasi Keuangan; Pelaksana Pengawasan
Lapangan. Setelah Nama Jabatan Pelaksanaan atau
Pengadministrasi, maka sebaiknya dilengkapi dengan nama Jabatan
Struktural tempat PNS tersebut bertugas. Seperti misalnya:
Pelaksana Administrasi Kepegawaian Subbag Umum;
Pengadministrasi Data Kenaikan Pangkat Subbag Kenaikan Pangkat;
Pelaksana Administrasi Keuangan Subbag Keuangan; Pelaksana
Pengawasan Lapangan Seksi Jalan dan Jembatan.
7) Penulis Eselon
Tanpa Spasi, di antara Tanda Titik Tengah dan Tanpa titik, setelah
karakter terakhir.
8) Penulisan TMT Eselon
Terhitung Mulai Tanggal (TMT) Pelantikan pada Eselon yang
bersangkutan. Sesuai dgn Surat Pernyataan Pelantikan Eselon yang
bersangkutan. Input data : dd/mm/yy, contoh: 1/3/02 atau 01/03/02.
10) Penulisan Tahun Masa Kerja
Angka tahun Masa Kerja Golongan, terdiri dari 1- 2, digit: 0 – 40.
Masa Kerja pada kolom ini, adalah MASA KERJA GOLONGAN
dalam satuan Tahun, berdasarkan SK Pangkat/ Berkala atau SK lain
yang terakhir, yang di dalamnya mencantumkan Masa Kerja
Golongan.
11) Penulisan Bulan Masa Kerja
 Angka bulan Masa Kerja Golongan, terdiri dari 1 – 2, digit: 0 – 11.
Sesuai dengan SK Pangkat/ Berkala atau SK lainn yang terakhir yang
mencantumkan Masa Kerja Golongan.
12) Penulisan Nama Diklat Jabatan
Diklatpim I, Diklatpim II, Diklatpim III, dan Diklatpim IV.
13) Penulisan Tahun Diklat
Angka tahun Latihan Jabatan terdiri dari 4 digit: yakni, 1995/ 2002/
2005
14) Penulisan Jumlah Jam Diklat
Diisi dengan jumlah jam Diklat yang bersangkutan. Contoh : 400/
750/ 1000.
15) Penulisan Nama Pendidikan
Nama pendidikan disingkat sesuai dengan bentuk baku atau yang
umum digunakan, seperti antara lain:
Fekon/ Fisipol/ Poltek/ Faperta/ Fahutan/ Ak. Farmasi/ F. Kedokteran/
F. Teknik Unmul/ F. Hukum/ ABA/ UI/ Akper/ SMA/ Unair/ SMU/
STM/ ITB/ SPMA/ SMP/ Untag/ SKKA/ SKKP/ ITS/ STN/ PGAN/ IPB/
SD/ FKIP/ UGM/ SR/ IKIP/ Unhas. Penulisan Nama Pendidikan
sesuai dengan urutan berikut:
a) Fakultas, Jurusan, Universitas, Kota
b) Akademi, Jurusan, Kota
c) Sekolah, Jurusan, Kota
Contohnya :
a) ABA, Sastra Inggris, Yogyakarta
b) Akper, Kebidanan, Makassar
c) Fekon, Akuntantasi, Unmul, Banjarmasin
d) Fisipol, A.N., Unmul, Pekanbaru
e) FIS Universitas Negeri Makassar, Makassar
f) Kedokteran, Umum, Airlangga Surabaya
g) Poltek, Tata Niaga, Malang
h) SMAN 1, IPA, Makassar
i) SMPN 2, Watampone
j) SRN 13, Denpasar
k) STIE, Manajemen Perusahaan, Makassar
 16. Penulisan Lulus Tahun
Angka tahun lulus Pendidkan terdiri dari 4 digit, seperti : 1995/ 2002/
2005.

17. Penulisan Tingkat Ijazah

Tanpa spasi di antara tanda titik tengah dan tanpa tanda titik setelah
karakter terakhir, contoh:

S.3 SM SLTA

S.2 D.III SLTP

S.1 D.II SD

D.IV D.I
18. Penulisan Tgl. Lahir
Diisi tanggal lahir yang bersangkutan, sesuai dengan yang tercantum
dalam SK CPNS- nya. Input data: dd/mm/yy, contohnya : 1/3/02 atau
01/03/02.
19. Penulisan Catatan Mutasi
Diisi dengan mutasi terakhir dari atau ke instansi lain.
20. Penulisan Keterangan
Diisi keterangan yang penting atau perlu saja, seperti :
1. TB : Tugas belajar
2. CTN : Cuti di luar tanggungan Negara
3. MD : Meninggal dunia
4. PT : Purna Tugas (Pensiun)
5. Keterangan lainnya yang perlu.

l. Penentuan Nomor Urut Daftar Urut Kepangkatan

1. Pangkat
PNS yang berpangkat lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut
yang lebih tinggi dalam DUK, Jika ada dua orang/lebih yang memiliki
pangkat yang sama maka dari mereka yang lebih tua dalam pangkat
tersebut dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi.
2. Jabatan
 Apabila ada dua orang/lebih, PNS yang berpangkat sama dan
diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama, maka dari
mereka yang memangku jabatan yang lebih tinggi dicantumkan
dalam nomor urut yang lebih tinggi dan dilihat yang lebih dahulu
diangkat dalam jabatan yang sama tingkatannya.
3. Masa Kerja
Apabila ada dua orang/lebih, PNS yang berpangkat sama dan
diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama dan memangku
jabatan yang sama, maka dari mereka yang memiliki masa kerja
sebagai PNS yang lebih banyak dicantumkan dalam nomor urut yang
lebih tinggi.
4. Latihan Jabatan
Apabila ada dua orang/lebih, PNS yang berpangkat sama dan
diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama dan memangku
jabatan yang sama dan memiliki masa kerja yang sama, maka dari
mereka yang pernah mengikuti latihan jabatan yang ditentukan,
dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK.
5. Pendidikan
Apabila ada dua orang/lebih, PNS yang berpangkat sama dan
diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama dan memangku
jabatan yang sama dan memiliki masa kerja yang sama, dan pernah
mengikuti latihan jabatan yang ditentukan, maka dari mereka yang
lulus dari pendidikan yang lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut
yang lebih tinggi dalam DUK.
m. Keberatan atas nomor urut dalam DUK
Jika ada PNS yang merasa keberatan atas nomor urutnya yang
tercantum di dalam DUK, maka PNS yang bersangkutan berhak untuk
mengajukan keberatan secara tertulis. Keberatan ini ditujukan kepada
penjabat pembuat DUK yang bersangkutan melalui hierarkhi. Keberatan
tersebut, sudah harus diajukan dalam jangka waktu 30 hari terhitung
mulai diumumkannya DUK. Apabila keberatan yang diajukan melebihi
jangka waktu 30 hari, maka pengajuannya tidak akan dipertimbangkan.
Berikut ini adalah beberapa ketentuan terkair keberatan atas Daftar Urut
Kepangkatan yang dibuat:
1. PNS yang bersangkutan berhak untuk mengajukan keberatan secara
tertulis melalui hierarki jabatan.
2. Keberatan diajukan paling lambat 30 hari setelah pengumuman DUK.
3. Pejabat Pembuat DUK wajib mempertimbangkan keberatan yang
diajukan.
4. Apabila memiliki dasar yang kuat, maka Pejabat Pembuat DUK dapat
menetapkan perubahan.
5. Apabila tidak ada dasar yang kuat, maka Pejabat Pembuat DUK
dapat menolak secara tertulis mengenai pengajuan keberatan DUK.
6. Perubahan atau penolakan harus sudah ditetapkan atau
diberitahukan dalam jangka waktu selambatnya 14 hari setelah
diajukan keberatan.
7. Apabila PNS tidak puas dengan hasilnya, dapat mengajukan banding
kepada atasan Pejabat Pembuat DUK.
8. Perubahan atau penolakan setelah pengajuan keberatan banding,
harus sudah ditetapkan atau diberitahukan oleh atasan Pejabat
(Pembuat DUK) dalam jangka waktu 14 hari. Perubahan dan
Penghapusan Nomor Urut Setiap mutasi yang mengakibatkan
perubahan nomor urut dalam DUK harus dicatat. Untuk memudahkan
pemeliharaan DUK, maka cukup dicatat jenis mutasi kepegawaian
dan tanggal berlakunya saja. Nama dalam DUK dapat dihapus,
karena beberapa alasan, seperti: Diberhentikan sebagai PNS,
meninggal dunia, dan pindah instansi. Penghapusan nama dapat
dilakukan pada waktu penyusunan DUK di tahun berikutnya.