Daftar Urut Kepangkatan Pegawai

Daftar Urut Kepangkatan atau DUK sangat penting dalam kepegawaian. DUK dibuat sebagai
salah satu upaya untuk menjamin objektifitas dalam pembinaan para pegawai negeri sipil
yang berdasarkan sistem karir dan sistem prestasi kerja.
Landasan hukum DUK
Daftar Urut Kepangkatan (DUK) PNS ini dibuat berdasarkan landasan hukum berikut :
1) Pasal 18 ayat 5 dan pasal 20 UPK 1974.
2) Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 1979 tentang daftar Urut Kepangkatan
Pegawai Negeri Sipil

Pengertian DUK
Pengertian DUK atau Daftar Urut Kepangkatan (DUK) pegawai negeri sipil adalah suatu
daftar yang di dalamnya memuat nama pegawai sipil dan satuan organisasi Negara yang
disusun menurut tingkat kepangkatannya.
Daftar Urut Kepangkatan yang telah ditetapkan, diumumkan dengan cara yang jelas
sedemikian rupa, sehingga PNS yang bersangkutan dapat dengan mudah membaca.
Nama Pegawai Negeri Sipil di dalam DUK juga dapat dihapus. Nama PNS dihapus dalam
DUK, apabila :
1) Diberhentikan sebagai Pegawai Negeri Sipil;
2) Meninggal dunia
3) Pindah instansi

Fungsi DUK
DUK berfungsi sebagai salah satu bahan objektif untuk melaksanakan pembinaan karir para
pegawai negeri sipil yang didasarkan pada sistem karir dan sistem prestasi kerja. Karena
dibuat untuk pembinaan karir dan prestasi, maka DUK perlu dibuat dan dipertahankan
secara terus-menerus.
Daftar urut kepangkatan ini dibuat setiap tahun secara rutin. Tiap tahunnya, DUK harus
sudah selesai dibuat pada setiap akhir bulan Desember.

Penyusunan DUK
Daftar urut kepangkatan disusun secara berurutan, yang berdasarkan:
1) Pangkat
2) Jabatan
3) Masa kerja
4) Latihan jabatan
5) Pendidikan
6) Usia
Urutan ukuran tersebut tidak boleh berubah atau tetap
Penggunaan DUK
Penyusunan DUK ini dapat digunakan sebagai :
1. Salah satu bahan obyektif dalam melaksanakan pembinaan karir untuk para pegawai
negeri sipil.
2. Dengan DUK, pembinaan karir PNS dapat dilakukan secara obyektif. Pembinaan
karier dalam hal ini, antara lain meliputi kepangkatan, penempatan dalam jabatan,
pengiriman untuk mengikuti latihan jabatan, dan lain sebagainya.
3. DUK juga berguna untuk bahan pertimbangan dalam mengisi lowongan. Ketika ada
lowongan, maka PNS yang menduduki DUK lebih tinggi, wajib dipertimbangkan
terlebih dahulu. Akan tetapi, bila tidak mungkin diangkat untuk mengisi lowongan
tersebut karena tidak memenuhi syarat-syarat lain, seperti syarat kecakapan,
kepemimpinan, pengalaman, dan lainnya, maka harus diberitahukan kepadanya,
sehingga ia dapat berusaha untuk memenuhi kekurangan tersebut untuk
kepentingan masa mendatang.

Pembuatan DUK
Dalam pembuatan DUK, ada berbagai ketentuan yang perlu diketahui. Berikut ini adalah
ketentuan -ketentuan dalam pembuatan DUK :
1. DUK dibuat untuk seluruh PNS dari satuan organisasi Negara.
2. Daftar urut kepangkatan dibuat sekali dalam setahun.
3. Pejabat pembuat DUK, harus memenuhi ketentuan berikut :
a. Pejabat pembuat DUK termasuk : Menteri, jaksa agung, pimpinan
kesekretariasan lembaga tinggi Negara, pimpinan pemerintah nondepartemen,
gubernur, dan pejabat lain yang ditentukan oleh presiden, membuat dan
memelihara DUK dalam lingkungan masing-masing.
b. Para pejabat tersebut, selanjutnya dapat mendelegasikan sebagian
wewenangnya
kepada pejabat lain, yang berada dalam lingkungan kekuasaannya untuk
membuat dan memelihara DUK dalam lingkungan masing-masing.
c. Pejabat yang dapat diberi wewenang untuk membuat dan memlihara DUK
serendah-rendahnya setingkat dengan pejabat yang memangku jabatan
struktural eselon V, yang antara lain meliputi : penilik sekolah dasar, penilik
pendidikan agama, kepala sekolah dasar.

4. DUK untuk pegawai yang diperbantukan, dibuat oleh : Instansi yang menerima
bantuan dan Instansi yang memberi bantuan
5. DUK untuk pegawai negeri sipil di luar jabatan organik tetap, harus dicantumkan
dalam DUK instansi yang bersangkutan.
6. Calon pegawai negeri sipil tidak dicantumkan dalam DUK.
DUK secara nasional dibuat oleh BAKN, yajni untuk golongan IV/a sampai dengan
golongan IV/c.
Penentuan Nomor Urut dalam DUK

Ukuran yang digunakan untuk menetapkan nomor urut di dalam DUK sudah ditentukan dan
harus dipatuhi. Ketentuan dalam penentuan nomor urut dalam DUK tersebut meliputi :

1. Berdasarkan pangkat Pegawai negeri sipil

PNS yang berpangkat lebih tinggi, dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam
DUK. Apabila ada 2 orang atau lebih PNS dengan pangkat sama, semisal sama-sama
berpangkat Pembina Tk.I golongan ruang IV/b, maka di antara mereka yang lebih tua dalam
pangkat tersebut dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK.

2. Berdasarkan Jabatan
Apabila ada lebih dari 2 orang PNS yang berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat
tersebut pada waktu sama pula, maka di antara mereka yang memangku jabatan lebih
tinggilah yang dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK.

3. Berdasarkan masa kerja

Apabila ada dua orang atau lebih PNS dengan pangkat sama yang memangku jabatan yang
sama pula, maka pegawai negeri sipil yang memiliki masa kerja lebih banyak yang
dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi. Masa kerja yang diperhitungkan di dalam
penyusunan DUK ini adalah masa kerja yang dapat diperhitungkan untuk penetapan gaji.

4. Berdasarkan Latihan jabatan

Apabila ada dua orang atau lebih PNS yang memiliki pangkat sama dan memangku jabatan
yang sama serta memiliki masa kerja yang sama, maka pegawai yang pernah mengikuti
latihan jabatan yang ditentukanlah yang dicantumkan pada nomor urut yang lebih tinggi.
Jenis dan tingkat latihan jabatan ditentukan lebih lanjut oleh menteri yang
bertanggungjawab di dalam bidang penertiban dan penyempurnaan aturan aparatur
Negara. Jika jenis dan tingkat latihan jabatan yang dilakukan sama, maka pegawai yang lebih
dulu mengikuti latihan jabatan yang dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi.

5. Berdasarkan Pendidikan
Apabila terdapat dua orang atau lebih PNS yang memiliki pangkat sama, memangku jabatan
yang sama, memiliki jumlah masa kerja sama serta lulus dari latihan jabatan yang sama pula,
maka pegawai yang lulus dari pendidikan yang lebih tinggi yang dicantumkan dalam nomor
urut yang lebih tinggi.

6. Berdasarkan Usia
Jika ada dua orang atau lebih PNS yang memiliki pangkat yang sama memangku jabatan
sama, mempunyai masa kerja yang sama, lulus dari latihan jabatan yang sama pula, serta
lulus dari pendidikan yang sama atau setingkat, maka pegawai yang berusia lebih tinggi yang
dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi.
Format Penulisan DUK

1. Penulisan Nomor Urut

Diisi dengan angka (value), tanpa tanda titik. Angka 1 sampai dengan jumlah PNS pada
instansi yang bersangkutan.

2. Penulisan Nama
a) Diisi dengan nama lengkap beserta gelar yang dimiliki;
b) Setelah inisial gelar di depan nama, diberi tanda titik (.) dan 1 spasi. Contoh : Drs.
Hardjanto.
c) Antara gelar satu dan lainnya, diberi 1 spasi. Contoh : Drs. Ir. Prof. H. Hardjanto
d) Untuk inisial gelar di belakang nama, setelah huruf di akhir nama, diberi tanda koma
(,) dan 1 spasi, lalu inisial gelar. Contoh : Drs. Ir. Prof. H. Hardjanto, M.Si.
e) Untuk singkatan nama, yang ada di depan atau di belakang nama utama, diberi
tanda titik dan 1 spasi (tanpa tanda koma). Contoh : Hardjanto W
f) Untuk nama singkatan yang menggunakan 2 atau lebih huruf besar atau gabungan
dari huruf besar dan kecil, maka cukup diberi 1 tanda titik setelah huruf
terakhir. Contoh : Hardjanto W P.
g) Untuk nama dengan singkatan nama yang diikuti dengan inisial gelar, setelah tanda
titik diberi tanda koma, 1 spasi kemudian inisial gelar. Contoh : Hardjanto W P.,
M.Pd.

3. Penulisan NIP
Diisi dengan angka NIP yang terdiri dari 9 digit.
Tanpa tanda titik (.)
Tanpa Spasi

4. Penulisan Golongan / Ruang pangkat terakhir

Tanpa Spasi dan Tanpa Tanda Titik (.)
Sesuai dengan SK Kenpa yang terakhir

5. Penulisan TMT Kenpa

Terhitung Mulai Tanggal (TMT), Kenaikan Pangkat terakhir
Sesuai dengan SK Kenpa terakhir
Format input data : dd-mm-yyyy

6. Penulisan Nama Jabatan

Ditulis sesuai dengan NOMENKLATUR atau Struktur Organisasi instansi yang bersangkutan.
Jika terlalu panjang, nama jabatan dapat disingkat dengan bentuk baku atau yang umum/
sering digunakan, seperti berikut : Ka. Dinas; Ka. Badan; Wk. Ka; Karo; Kasubdin; Kabag;
Kabid; Kasubbid; Set. ; Sek. ; Dir. ; WK. Dir. ; Kasubbag; Kasubbid; Kasi; Ka. UPTD;
Jika ada Nama Jabatan Struktural Eselon IV (di bawah Eselon III) di dalam suatu instansi yang
sama, maka Nama Jabatan tersebut harus dilengkapi dengan Jabatan Struktural Eselon III
nya. Misalnya: Kasubbid
Istilah Staf untuk PNS yang tidak mempunyai Jabatan Struktural, sebaiknya tidak digunakan.
Seperti contoh : Juru Ketik; Caraka; Sopir/Pengemudi
Gunakan istilah Pelaksana atau Peng-administrasi untuk PNS yang tidak mempunyai Jabatan
Struktural. Misalnya: Pelaksana Administrasi Kepegawaian; Pengadministrasi Data Kenaikan
Pangkat; Pelaksana Administrasi Keuangan; Pelaksana Pengawasan Lapangan.
Setelah Nama Jabatan Pelaksana ... atau Pengadministrasi ..., maka sebaiknya dilengkapi
dengan nama Jabatan Struktural tempat PNS tersebut bertugas. Seperti misalnya: Pelaksana
Administrasi Kepegawaian Subbag Umum; Pengadministrasi Data Kenaikan Pangkat Subbag
Kenaikan Pangkat; Pelaksana Administrasi Keuangan Subbag Keuangan; Pelaksana
Pengawasan Lapangan Seksi Jalan dan Jembatan.

7. Penulisan Eselon
Tanpa Spasi, di antara Tanda Titik Tengah
Tanpa titik, setelah karakter terakhir

8. Penulisan TMT Eselon

Terhitung Mulai Tanggal (TMT) Pelantikan pada Eselon yang bersangkutan.
Sesuai dgn Surat Pernyataan Pelantikan Eselon yang bersangkutan.
Input data : dd/mm/yy,
Contoh: 1/3/02 atau 01/03/02

9. Penulisan Tahun Masa Kerja

Angka tahun Masa Kerja Golongan, terdiri dari 1- 2, digit: 0 - 40
Masa Kerja pada kolom ini, adalah MASA KERJA GOLONGAN dalam satuan Tahun,
berdasarkan SK Pangkat/ Berkala atau SK lain yang terakhir, yang di dalamnya
mencantumkan Masa Kerja Golongan.

10. Penulisan Bulan Masa Kerja

Angka bulan Masa Kerja Golongan, terdiri dari 1 - 2, digit: 0 – 11
Sesuai dengan SK Pangkat/ Berkala atau SK lainn yang terakhir yang mencantumkan Masa
Kerja Golongan.

11. Penulisan Nama Diklat Jabatan, seperti :

Spati - Spama
Pim. I - Pim.II
Spamen - Spala
Sespa - Adumla
Sespanas - Sepada
Pim. II - Adum
Sepadya - Pim.IV.
Sepadyanas

12. Penulisan Tahun Diklat

Angka tahun Latihan Jabatan terdiri dari 4 digit: yakni, 1995/ 2002/ 2005

13. Penulisan Jumlah Jam Diklat

Diisi dengan jumlah jam Diklat yang bersangkutan. Contoh : 400/ 750/ 1000
14. Penulisan Nama Pendidikan
Nama pendidikan disingkat sesuai dengan bentuk baku atau yang umum digunakan, seperti
antara lain:
Fekon/ Fisipol/ Poltek/ Faperta/ Fahutan/ Ak. Farmasi/ F. Kedokteran/ F. Teknik Unmul/ F.
Hukum/ ABA/ UI/ Akper/ SMA/ Unair/ SMU/ STM/ ITB/ SPMA/ SMP/ Untag/ SKKA/ SKKP/
ITS/ STN/ PGAN/ IPB/ SD/ FKIP/ UGM/ SR/ IKIP/ Unhas.
Penulisan Nama Pendidikan sesuai dengan urutan berikut :
- Fakultas, Jurusan, Universitas, Kota
- Akademi, Jurusan, Kota
- Sekolah, Jurusan, Kota
Contohnya :
- ABA, Sastra Inggris, Yogyakarta
- Akper, Kebidanan, Pontianak
- Fekon, Akuntantasi, Unmul, Banjarmasin
- Fisipol, A.N., Unmul, Pekanbaru
- FKIT, Teknik Listrik, IKIP, Surabaya
- Kedokteran, Umum, Airlangga Surabaya
- Poltek, Tata Niaga, Malang
- SMAN 1, IPA, Surakarta
- SMPN 2, Bandung
- SRN 13, Denpasar
- STIE, Manajemen Perusahaan, Makassar

15. Penulisan Lulus Tahun

Angka tahun lulus Pendidkan terdiri dari 4 digit, seperti : 1995/ 2002/ 2005

16. Penulisan Tingkat Ijazah

Tanpa spasi di antara tanda titik tengah dan tanpa tanda titik setelah karakter
terakhir, Contoh:
S.3 SM SLTA
S.2 D.III SLTP
S.1 D.II SD
D.IV D.I

17. Penulisan Tgl. Lahir

Diisi tanggal lahir yang bersangkutan, sesuai dengan yang tercantum dalam SK CPNS- nya.
Input data: dd/mm/yy,
contohnya : 1/3/02 atau 01/03/02
18. Penulisan Catatan Mutasi
Diisi dengan mutasi terakhir dari atau ke instansi lain.

19. Penulisan Keterangan

Diisi keterangan yang penting atau perlu saja, seperti :
- TB : Tugas belajar
- CTN : Cuti di luar tanggungan Negara
- MD : Meninggal dunia
- PT : Purna Tugas (Pensiun)
- Keterangan lainnya yang perlu.

Penentuan Nomor Urut Daftar Urut Kepangkatan

1. Pangkat
PNS yang berpangkat lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam
DUK, Jika ada dua orang/lebih yang memiliki pangkat yang sama maka dari mereka yang
lebih tua dalam pangkat tersebut dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi.

2. Jabatan
Apabila ada dua orang/lebih, PNS yang berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu
dalam waktu yang sama, maka dari mereka yang memangku jabatan yang lebih tinggi
dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dan dilihat yang lebih dahulu diangkat
dalam jabatan yang sama tingkatannya.

3. Masa Kerja
Apabila ada dua orang/lebih, PNS yang berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu
dalam waktu yang sama dan memangku jabatan yang sama, maka dari mereka yang
memiliki masa kerja sebagai PNS yang lebih banyak dicantumkan dalam nomor urut yang
lebih tinggi

4. Latihan Jabatan
Apabila ada dua orang/lebih, PNS yang berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu
dalam waktu yang sama dan memangku jabatan yang sama dan memiliki masa kerja yang
sama, maka dari mereka yang pernah mengikuti latihan jabatan yang ditentukan,
dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK.

5. Pendidikan
Apabila ada dua orang/lebih, PNS yang berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu
dalam waktu yang sama dan memangku jabatan yang sama dan memiliki masa kerja yang
sama, dan pernah mengikuti latihan jabatan yang ditentukan, maka dari mereka yang lulus
dari pendidikan yang lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam
DUK

Keberatan atas nomor urut dalam DUK

Jika ada PNS yang merasa keberatan atas nomor urutnya yang tercantum di dalam DUK,
maka PNS yang bersangkutan berhak untuk mengajukan keberatan secara tertulis.
Keberatan ini ditujukan kepada penjabat pembuat DUK yang bersangkutan melalui
hierarkhi.
Keberatan tersebut, sudah harus diajukan dalam jangka waktu 30 hari terhitung mulai
diumumkannya DUK. Apabila keberatan yang diajukan melebihi jangka waktu 30 hari, maka
pengajuannya tidak akan dipertimbangkan.
Berikut ini adalah beberapa ketentuan terkair keberatan atas Daftar Urut Kepangkatan yang
dibuat :
1. PNS yang bersangkutan berhak untuk mengajukan keberatan secara tertulis melalui
hierarki jabatan.
2. Keberatan diajukan paling lambat 30 hari setelah pengumuman DUK .
3. Pejabat Pembuat DUK wajib mempertimbangkan keberatan yang diajukan
4. Apabila memiliki dasar yang kuat, maka Pejabat Pembuat DUK dapat menetapkan
perubahan.
5. Apabila tidak ada dasar yang kuat, maka Pejabat Pembuat DUK dapat menolak
secara tertulis mengenai pengajuan keberatan DUK.
6. Perubahan atau penolakan harus sudah ditetapkan atau diberitahukan dalam jangka
waktu selambatnya 14 hari setelah diajukan keberatan.
7. Apabila PNS tidak puas dengan hasilnya, dapat mengajukan banding kepada atasan
Pejabat Pembuat DUK.
8. Perubahan atau penolakan setelah pengajuan keberatan banding, harus sudah
ditetapkan atau diberitahukan oleh atasan Pejabat (Pembuat DUK) dalam jangka
waktu 14 hari.
9.
Perubahan Dan Penghapusan Nomor Urut
1. Setiap mutasi yang mengakibatkan perubahan nomor urut dalam DUK harus dicatat.
2. Untuk memudahkan pemeliharaan DUK, maka cukup dicatat jenis mutasi
kepegawaian dan tanggal berlakunya saja.
3. Nama dalam DUK dapat dihapus, karena beberapa alasan, seperti : Diberhentikan
sebagai PNS, meninggal dunia, dan pindah instansi.
4. Penghapusan nama dapat dilakukan pada waktu penyusunan DUK di tahun
berikutnya.

Referensi:
Mursiat, https://www.portal-ilmu.com/2016/09/penjelasan-lengkap-daftar-urut_28.html
Sudiman. 1998. Bahan Diklat Prajabatan Golongan III: Kepegawaian. Jakarta: Lembaga
Administrasi Negara – Republik Indonesia.