TUGAS OTOMATISASI TATA KELOLA

KEPEGAWAIAN
“Proses Kerja Administrasi Kepegawaian Di Instansi Atau
Dunia Kerja Dan Aplikasi Administrasi Kepegawaian”

Disusun oleh:
Kelompok 3
Kelas : XII OTP 1
Nama Anggota : -Bena Viyori
-Dea Maizarah
-Delya Alfionita
-Fani Oktaviani
-Franciska Juliana Anggelina Hutabarat
Proses Kerja Administrasi Kepegawaian Di Instansi Atau Dunia
Kerja Dan Aplikasi Administrasi Kepegawaian

Pengertian Administrasi Kepegawaian

Administrasi Kepegawaian adalah seluruh aktivitas atau kegiatan yang berhubungan
dengan masalah penggunaan pegawai (tenagakerja) untuk mencapai tujuan tertentu.
Administrasi Kepegawaian juga dapat diartiakan suatu tata cara atau prosedur tentang cara-
cara mengorganisasi dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa sehingga
mereka masing-masing mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dari kemampuannya
sehingga memperoleh efisiensi yang maksimum untuk dirinya sendiri dan golongannya.

Proses Kerja Administrasi Kepegawaian

1. Kepegawaian Di Instansi
Administrasi kepegawaian didalam suatu perusahaan mempunyai peranan yang penting.
Dimana dengan administrasi kepegawaian tersebut para karyawan dapat dengan mudah
menyelesaikan setiap pekerjaan yang harus dilakukan. Dalam pelaksanaan administrasi
kepegawaian terdiri dari : perencanaan, rekrutmen, penempatan pembinaan, pengawasan dan
pemberhentian.
a. Perencanaan
Perencanaan dan pengadaan pegawai mengecek bagian apa saja yang masih
kekurangan pegawai dan lulusan yang dubuhkan untuk kemudian diusulkan pada saat proses
rekrutmen. Hal ini sesuai dengan pendapat Malayu S.P. Hasibuan bahwa perencanaan sumber
daya manusia yaitu merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan
serta efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan.
b. Penempatan pembinaan
Proses pembinaan ini dilakukan dengan tujuan agar kualitas pegawai menjadi lebih
baik. Apabila dalam melaksanakan pekerjaan atau tidak pegawai melakukan pelanggaran
maka pegawai tersebut akan diberikan teguran oleh atasan. Jika setelah diberi teguran
seorang pegawai masih melakukan pelanggaran maka akan diberikan peringatan berupa surat
selanjutnya tahap terakhir bagi pegawai yang melakukan pelanggaran yaitu diberhentikan
dari pekerjaannya. Sebagaimana pendapat Siswanto Sastrohadiwiryobahwa pembinaan
dilakukan demi kelangsungan perusahaan sesuai dengan motif perusahaan, baik hari ini
maupun hari esok.
c. Rekrutment
Rekrutmen merupakan kegiatan yang dilakukan oleh instansi untuk mendapatkan
calon pegawai yang sesuai dengan yang dibutuhkan. Tentunya yang berkualitas dan memiliki
ketrampilan dibidangnya. Calon pegawai yang berkualitas akan dapat menunjang setiap
pekerjaan yang harus diselesaikan. Hal ini sebagaimana yang dikemukakan oleh Hani
Handokobahwa untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas perlu diadakan pemilihan
calon karyawan atau pelamar yang ada.
d. Pengawasan
Proses pengawasan ini dilakukan agar dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan para
pegawai lebih giat sehingga pekerjaan dapat selesai tepat waktu. Hal tersebut sesuai dengan
pendapat Rachmanyang mengemukakan tentang maksud pengawasan, yaitu:
1. Untuk mengetahui apakah segala sesuatu berjalansesuai dengan rencana/instruksi
yang telah ditetapkan,
2. untuk mengetahui apakah kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan dan
kegagalan-kegagalannya, sehingga dapat diadakan perubahan-perubahan untuk
memperbaiki serta mencegah pengulangan kegiatan-kegiatan yang salah.
e. Pemberhentian
Tahap akhir pada pelaksanaan administrasi kepegawaian adalah proses pemberhentian
pegawai. Proses ini dilakukan apabila pegawai tidak dapat melaksanakan tugasnya dengan
baik. Pemberhentian ini dapat juga dilakukan dengan beberapa alasan yang telah diatur
didalam instansi tersebut. Hal ini sesuai dengan pendapat Malayu S.P. Hasibuanbahwa
pemberhentian dapat dilakukan oleh perusahaan atau suatu organisasi yang bersangkutan
dengan karyawannya atas dasar keputusan-keputusan yang telah disepakati sebelumnya oleh
perusahaan ataupun karyawan serta undang-undang yang berlaku.

Faktor Pendukung Dan Penghambat Penerapan Administrasi

Kepegawaian
Berikutinibeberapafaktorpenghambatpenerapanadministrasikepegawaian
1. Faktor Pendukung
Proses pelaksanaan administrasi kepegawaian tentunya dapat terlaksana dengan adanya
faktor pendukung. Faktor pendukung keberhasilan pelaksanaan administrasi kepegawaian
adalah
1) Sumber Daya Manusia,
2) kerjasama antar pegawai,
3) sarana dan prasarana yang memadai.
Faktor-faktor pendukung keberhasilan tersebut perlu diperhatikan agar pelaksanaan
administrasi kepegawaian dapat berjalan dengan baik.Sesuai dengan pendapat Sondang P.
Siagian bahwa dalam pelaksanaan administrasi kepegawaian perlu memanfaatkan sarana dan
prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna. Apabila sarana dan prasarana
sudah memadai begitu juga dengan kerjasama antar pegawai sudah baik maka dalam
melaksanakan administrasi kepegawian akan menjadi lebih mudah dan tentunya akan
mendapatkan hasil yang maksimal.
2. Faktor Penghambat
Dalam pelaksanaan administrasi kepegawaian selain ada faktor yang mendukung
keberhasilan juga ada faktor penghambat. Faktor-faktor penghambat yang ada dalam
pelaksanaan administrasi kepegawaian di instansi atau dunia usaha yaitu:
1) sarana dan prasarana dalam kondisi kurang baik,
2) beberapa pegawai yang menyerahkan materi terlalu lama,
3) kebijakan atasan yang kadang mendadak dan
4) kurangnya komunikasi antar pegawai.
Faktor-faktor tersebut sangat mengganggu dalam pelaksanaan administrasi
kepegawaian. Dengan adanya faktor-faktor tersebut proses pelaksanaan administrasi
kepegawaian menjadi lebih lama dan hasilnya juga kurang maksimal. Untuk itu hambatan-
hambatan yang ada tersebut perlu untuk diatasi . Sebagaimana pendapat yang dikemukakan
Malayu S.P. Hasibuan indikator-indikator kedisiplinan antara lain yaitu tujuan dan
kemampua, teladan pimpinan, balas jasa, keadilan, sanksi hukuman, ketegasan, hubungan
kemanusiaan.

Aplikasi Administrasi Kepegawaian

Pengertian Sistem Aplikasi Kepegawaian
Sistem Aplikasi Kepegawaian ialah aplikasi yang di pakai untuk membantu kinerja di
bidang kepegawaian pada saat melakukan aktivitas pelayanan. Dengan memakai aplikasi ini
akan membantu pekerjaan lebih cepat dan mudah. Itulah sebabnya mengapa aplikasi tersebut
banyak di pakai di lembaga pemerintah ataupun swasta.
Fungsi serta kegunaan aplikasi pada lembaga kepegawaian itu sendiri berbagai
macam, tapi tergantung dari sub bagian apa. Beberapa tugas dari kepegawaian yaitu
penyusun rencana kegiatan, pengelola administrasi umum, pengelola kerumahtanggaan,
dokumentasi, kearsipan.
1. Aplikasi sistem perencanaan kegiatan kepegawaian
Aplikasi ini dapat membantu melakukan manajemen rencana kegiatan yang terdapat
pada lembaga kepegawaian. Pengelola yang terdapat yaitu penjadwalan rencana, target
rencana dan pembuatan laporan pada rencana kegiatan yang di lakukan. Perencanaan yang
lainnya yaitu studi banding dan rencana perjalanan dinas.
2. Aplikasi sistem dokumentasi kepegawaian
Aplikasi ini berfungsi untuk mengatur kegiatan dokumentasi dan pencatatan kegiatan
kepegawaian. kegiatan lapangan ataupun diklat yang dapat di buat suatu laporan sehingga
data bisa di jadikan sebuah informasi sebagai evaluasi dan monitoring
3. Aplikasi sistem kearsipan kepegawaian
Aplikasi ini berfungsi untuk mengatur arsip dokumen. Seperti mengatur arsip di
dalam rak atau lemari. Dengan menggunakan sistem aplikasi ini dapat mencari sebuah
informasi tentang arsip dokumen.
4. Aplikasi sistem surat menyurat kepegawaian
Aplikasi ini berfungsi untuk mengatur surat yang masuk dan surat yang keluar.
Pengelolaan ini berfungsi agar bisa mengetahui surat, bisa pendistribusian atau pengarsipan.
Untuk mencatat nomor surat dan secara detail atau rincian informasi surat.
5. Aplikasi sistem pengangkatan dan pergantian pegawai
Aplikasi ini berfungsi untuk mengatur pengangkatan pegawai yang terdapat di ruang
lingkup. Pengangkatan yang di maksud yaitu informasi yang jelas tentang jabatan dan posisi,
hak, kewenangan, dan jabatan apa yang menempati posisi itu.
6. Aplikasi sistem penilaian kinerja pegawai
Aplikasi ini berfungsi untuk mengawasi kinerja pegawai yang berdasarkan pada
penilaian kriteria yang menjadi dasar dari penilaian. Dengan aplikasi tersebut bisa
mengetahui pegawai yang kreatif dan tidak kreatif.
7. Aplikasi sistem pencatatan kepegawaian
Aplikasi ini berfungsi untuk melakukan suatu pencatatan yang terdapat di pencatatan
yang ada di lembaga kepegawaian. Seperti pemakaian media, dimana media itu di pakai. Juga
berguna untuk mengawasi dimana keberadaan media dan barang yang di pakai oleh pegawai.
Sistem tersebut ialah sistem pendataan. Aplikasi ini mempunyai keunggulan yaitu bisa di
pakai untuk mengetahui secara jelas barang yang di catat, maupun tanggal ataupun nama
barang itu.
8. Aplikasi sistem agenda kepegawaian
Aplikasi ini berfungsi untuk mencatat semua data informasi dan aktivitas yang berupa
sebuah agenda. Agenda tersebut bisa berupa agenda harian, agenda mingguan, ataupun
agenda bulanan. Yang bertujuan agar dapat memberikan suatu informasi dan semuanya jelas
berhubungan dengan kegiatan kepegawaian.
9. Aplikasi sistem penyusun formasi PNS
Aplikasi ini berfungsi agar dapat membantu bagaimana cara menentukan posisi dan
bentuk jabatan pada pegawai. Jabatan yang dimaksud seperti PNS ataupun tidak PNS, atau
pegawai yang di kontrak dan honor.
10. Aplikasi sistem seleksi penerimaan calon PNS
Aplikasi ini berfungsi agar dapat membantu mengambil sebuah keputusan penerimaan
pegawai baru. Penilaian yang dapat di lakukan dengan menggunakan beberapa kriteria,
seperti kedisiplinan, tanggung jawab, serta kerja sama.
11. Aplikasi sistem penempatan PNS
Aplikasi ini berfungsi agar dapat membantu mencatat serta mengelola data
penempatan pegawai. Pada sebuah perusahaan atau dinas yang terdapat sebuah data pegawai
yang sangat banyak, oleh sebab itu, aplikasi tersebut dapat di kembangkan dan dapat di pakai
untuk mengatur penempatan pegawai.
12. Aplikasi sistem penempatan jabatan fungsional
Aplikasi ini hampir mirip dengan aplikasi yang terdapat diatas. Tetapi terdapat
perbedaan. Aplikasi ini berfungsi agar dapat mendata jabatan yang struktural dan fungsional.
13.Aplikasi sistem penilaian prestasi kinerja PNS
Aplikasi ini berfungsi untuk membantu mengawasi dan dapat meningkatkan
produktifitas pegawai. Penilaian setiap periode harus dilakukan. Penilaian tersebut berfungsi
agar bisa mengawasi pegawai pada tanggung jawab dan pekerjaan yang dikerjakannya.
14. Aplikasi sistem pendukung keputusan penentuan pegawai berprestasi
Aplikasi ini berfungsi untuk membantu pimpinan yang dapat menentukan siapa
pegawai yang berprestasi. Dengan menggunakan aplikasi ini penilaian bisa dilakukan dengan
lebih objektif. Objektivitas yang didasarkan pada penilaian beberapa ciri-ciri yang menjadi
dasar pada prestasi.
15. Aplikasi sistem sebagai penyusun regulasi kepegawaian
Pemakaian aplikasi ini berfungsi untuk pengelolaan yang lebih cepat, transparan,
hemat biaya dan tepat waktu.
16. Aplikasi sistem perizinan kepegawaian
Mengelola sebuah data informasi yang berupa izin yang terdapat pada kepegawaian.
17. Aplikasi sistem penggajian pegawai
Aplikasi ini berfungsi untuk mengatur data informasi penggajian pegawai. Aplikasi
ini dapat mengatur pegawai, jumlah gaji, tunjangan, asuransi, dan pembiayaan yang
berhubungan dengan pegawai.
18. Aplikasi sistem mutasi pegawai, Mengelola mutasi pegawai.
Pengaturan data yang dilakukan misalnya data pegawai, pemindahan jabatan,
penyebab pemindahannya. Dan secara jelas dari informasi pemindahan pegawai.
19. Aplikasi sistem pengaturan keuangan rumah tangga kepegawaian
Aplikasi ini berfungsi untuk mengatur data keuangan. Pengaturan yang dilakukan
misalnya jumlah anggaran belanja, pengaturan keuangan uang yang keluar dan masuk,
pembiayaan-pembiayaan dan secara jelas administrasi keuangan lainnya.
20. Aplikasi sistem pengelolaan aset kepegawaian
Setiap badan, lembaga, atau perusahaan swasta dapat melakukan pengelolaan pada
aset yang dimiliki. Pengelolaan tersebut berfungsi untuk menjaga keberadaan aset yang
dimiliki. Nah dari itu pengelolaan sebuah data informasi yang berkaitan dengan asset seperti:
nama aset, jenis aset, total harga dan banyak yang lainnya.